Accords d’achat global

Un BPA GSA Schedule est un accord établi par un acheteur gouvernemental avec un entrepreneur Schedule pour combler des besoins répétitifs en fournitures ou services (FAR 8.405-3). Les BPA permettent à l’entrepreneur et à l’acheteur de combler plus facilement les besoins récurrents en tenant compte des exigences spécifiques du client, tout en utilisant le plein pouvoir d’achat de l’acheteur en profitant des remises sur les quantités, en économisant du temps administratif et en réduisant la paperasse. Les BPA sont bénéfiques pour :

Schedule BPAs : A votre service

Appels à la commande à l’échelle du gouvernement

En quoi les APP à l’échelle du gouvernement sont-ils différents ?

Établissement d’APP à l’échelle du gouvernement

Participation à l’APP

Articles du marché libre

Appels à la commande à l’échelle du gouvernement

La GSA gère plusieurs APP qui sont disponibles pour toutes les agences fédérales. Ces BPA ont été établis pour consolider un besoin spécifique identifié à travers les agences gouvernementales.

• BPAs de l’initiative d’approvisionnement stratégique fédéral
  • FSSI sans fil
  • Fournitures d’entretien et d’assainissement
  • Entretien, réparation, et opérations
• Informatique et services
  • Services de protection de l’identité
  • Salesforce
  • Contrats d’achat de logiciels (anciennement SmartBUY)
    • Contrats de logiciels

    .

    • Contrats de logiciels de gestion de bases de données
    • Contrats de logiciels de gestion d’entreprise (EMS)
    • Contrats de logiciels d’assurance de l’information
• Voyages, Transport et logistique
  • Hébergement d’urgence

Retour en haut de page

Comment les APP bilatéraux à échéancier sont-ils différents ?

La différence entre les accords d’achat global (BPA) « traditionnels » et les BPA établis dans le cadre du programme GSA Schedules est que les BPA « traditionnels » sont soumis aux exigences de la partie 13 du FAR. La partie 13 de la FAR ne s’applique pas aux BPA du programme GSA, à l’exception de la FAR 13.303-2(c), qui stipule que  » des BPA peuvent être établis avec les contractants du programme d’approvisionnement fédéral de la GSA… « , la FAR 8.405-3 stipule que les activités de commande peuvent établir des BPA dans le cadre de tout contrat du programme pour répondre à des besoins récurrents.

Considérez les avantages de l’utilisation du programme GSA Schedules : économies de coûts, de temps et d’efforts administratifs, plus flexibilité, transparence et contrôle de l’approvisionnement.

En partant de ces avantages, considérez s’il faut établir des BPA – et combien de BPA établir – et évaluez divers facteurs spécifiques à l’agence, mais incluant :

• La portée et la complexité du ou des besoins;
• La fréquence/le nombre total de besoins prévus à placer sous le ou les BPA – y compris tous les utilisateurs/activités de commande prévus;
• Les avantages d’une concurrence continue et la nécessité de comparer périodiquement plusieurs approches techniques ou prix;
• Le coût administratif des BPA par rapport à la capacité d’établir et d’utiliser des BPA. la capacité d’établir et d’utiliser des procédures de commande encore plus rapides et simplifiées à partir des nouvelles procédures de commande de l’annexe ; et
• Les qualifications techniques du ou des entrepreneurs de l’annexe disponibles.

Détermination de la meilleure approche d’approvisionnement et APP de l’annexe

FAR 17.5, Interagency Acquisition, exige que les agences préparent une détermination de la meilleure approche d’approvisionnement lorsqu’elles utilisent le contrat d’une autre agence. Cette exigence s’applique aux commandes de l’annexe qui dépassent 550 000 $ en valeur, et comprend les commandes contre des BPA de l’annexe.

Retour en haut

Établissement de BPA de l’annexe

Lorsqu’il établit des BPA de l’annexe à attribution unique ou multiple, un acheteur doit suivre les procédures décrites dans FAR 8.405-3. Il en résulte que l’acheteur sollicite généralement au moins, et reçoit des devis de trois sources et cherche à obtenir des réductions de prix avant d’établir un BPA GSA Schedule.

Si l’acheteur ne sollicite qu’une seule source (c’est-à-dire une « source unique »), l’activité de commande doit justifier son action conformément à FAR 8.405-6, Limited Sources Justification and Approval. En établissant un BPA « source unique », l’acheteur a limité la prise en compte du nombre de contractants qui pourraient recevoir à la fois le BPA et les commandes résultantes. Par conséquent, ils acheteur doit se conformer aux sources limitées et les exigences d’approbation de FAR 8.405-6 au moment de l’attribution BPA.

Termes et conditions

Lors de l’établissement d’un BPA Schedule, tous les termes et conditions du contrat Schedule descendent à la BPA. Les acheteurs ne peuvent pas modifier ou adapter les termes et conditions du contrat Schedule, mais peuvent ajouter des termes et conditions au niveau de l’agence et au niveau local qui ne sont pas en conflit avec les termes et conditions du contrat Schedule.

Les dispositions et clauses couramment ajoutées traitent de sujets tels que les conflits d’intérêts organisationnels et l’approbation des sous-traitants ou du personnel clé. D’autres considérations au niveau de la commande peuvent inclure des délais de livraison plus rapides, et des réductions de prix.

Lorsqu’il y a une question pour savoir si des termes supplémentaires de l’APP de GSA Schedule entrent en conflit avec le contrat de GSA Schedule, l’acheteur doit contacter l’agent contractant de GSA.

Approbation d’un BPA à attribution unique

Aucun BPA à attribution unique dont la valeur estimée dépasse 112 millions de dollars, y compris toutes les options, ne peut être attribué à moins que le chef de l’agence ne détermine par écrit que :

• Les commandes attendues dans le cadre du BPA sont si intégralement liées que seule une source unique peut raisonnablement exécuter le travail ;
• Le BPA ne prévoit que des commandes à prix fixe ferme, qui comprennent :
  • Des produits ou des services (tâches spécifiques à exécuter) avec des prix établis dans le BPA ; et
  • Une seule source est qualifiée et capable d’exécuter le travail à un prix raisonnable pour le gouvernement, ou il est nécessaire dans l’intérêt public d’attribuer le BPA à une seule source pour des circonstances exceptionnelles.

Limites de temps

Les BPA à attributions multiples ne doivent pas dépasser cinq ans, mais peuvent le faire pour répondre aux exigences du programme (FAR 8.405-3(d)(1)).

Un BPA à attribution unique ne doit pas dépasser un an, mais peut avoir jusqu’à quatre options d’un an.

Un entrepreneur de l’annexe peut se voir attribuer un BPA qui se prolonge au-delà de la durée actuelle de son contrat de l’annexe (ou un BPA qui contient des options qui se prolongent au-delà de la durée actuelle du contrat de l’annexe) s’il reste des périodes d’option sur le contrat de l’annexe qui, si elles sont exercées, couvrent la période d’exécution du BPA, y compris toute(s) option(s).

Toute commande émise (y compris ses options de commande) contre un BPA existant avant l’expiration du BPA aura sa propre période d’exécution (y compris les options de commande). Elle sera achevée (y compris ses options de commande) conformément à la clause 52.216-22(d) du contrat annexe de la FAR, qui stipule,

« Toute commande émise pendant la période effective de ce contrat et non achevée au cours de cette période sera achevée par le contractant dans le délai spécifié dans la commande. Le contrat régit les droits et obligations de l’entrepreneur et du gouvernement en ce qui concerne cette commande dans la même mesure que si la commande était achevée pendant la période d’effet du contrat, à condition que l’entrepreneur ne soit pas tenu d’effectuer des livraisons en vertu du présent contrat après l’achèvement de la commande du client, y compris les options, 60 mois après l’expiration de la période de commande de base du contrat. »

Placement des commandes

Lorsqu’un acheteur établit un BPA contre un contrat GSA Schedule, les commandes passées dans le cadre du BPA répondent aux exigences de la loi sur la concurrence dans les contrats de 1984 (CICA) pour une concurrence complète et ouverte lorsque les procédures de commande du BPA GSA Schedule sont suivies à 8.405-3(c).

Revue annuelle

L’acheteur doit procéder à une revue annuelle de l’APP GSA Schedule pour déterminer si :

• Le contrat Schedule sous-jacent est toujours en vigueur
• L’APP représente toujours la meilleure valeur
• Les quantités/montants estimés ont été dépassés et des réductions de prix supplémentaires peuvent être obtenues.

L’acheteur documentera les résultats de sa revue.

Retour en haut

Mises de côté BPA

À la discrétion de l’acheteur, les BPA peuvent être mises de côté pour les types de petites entreprises suivantes :

• Petites entreprises
• Entreprises 8(a) (les agences doivent travailler avec SBA pour compléter le processus d’offre et d’acceptation)
• Petites entreprises HUBZone
• Petites entreprises appartenant à un vétéran handicapé par le service
• .owned small businesses
• Economically disadvantaged women-owned small businesses
• Women-owned small businesses eligible under the Women-Owned Small Business Program

Les procédures dans 8.405-3 doivent être suivies pour les marchés réservés de l’APP. L’étude de marché fournira des informations sur la question de savoir si trois détenteurs d’annexe ou plus dans l’une des catégories de petites entreprises énoncées peuvent fournir les produits et/ou services requis.

Alternativement, les activités de commande peuvent prendre en compte le statut socio-économique lors de l’identification des entrepreneurs pour la considération ou la concurrence pour l’attribution d’une commande ou d’un BPA. Au minimum, les activités de commande doivent prendre en considération, si disponible, au moins un entrepreneur de l’annexe des petites entreprises, des petites entreprises appartenant à des vétérans, des petites entreprises appartenant à des vétérans handicapés de service, des petites entreprises HUBZone, des petites entreprises appartenant à des femmes ou des petites entreprises défavorisées (FAR 8.405-5).

Si un BPA est réservé à d’autres types de petites entreprises, la documentation du dossier doit inclure l’étude de marché réalisée avec les annexes considérées pour l’attribution.

Commandes de marchés réservés dans le cadre d’un BPA non réservé

Si des BPA à attributions multiples sont établis sans recours à des marchés réservés, les commandes dans le cadre de ces BPA peuvent être réservées, à condition qu’un avis approprié ait été donné au moment de l’attribution des BPA indiquant que l’activité de commande peut, à sa discrétion, procéder à des marchés réservés. Lors de la mise en place d’ordres de mise en réserve dans le cadre des BPA, les activités de commande doivent respecter les directives suivantes :

Lors de la mise en place d’ordres de mise en réserve dans le cadre des BPA, nous avons les directives suivantes :

• Les BPA existants à attributions multiples, ou les BPA qui ont été établis sans notification préalable aux titulaires potentiels de BPA que des ordres peuvent être mis en réserve dans le cadre des BPA, ne doivent pas avoir d’ordres de mise en réserve. Les procédures pour passer des commandes contre des BPA proviennent de la FAR 8.405-3(c) et exigent que l’activité de commande donne une « opportunité équitable » à tous les titulaires de BPA.
• Les BPA à attributions multiples nouvellement établis peuvent utiliser des mises en réserve de commandes lorsque :
  1. La RFQ du BPA indique clairement que l’acheteur/s peut déterminer de mettre en réserve des commandes de tâches ou de livraison, comme décrit dans les procédures de commande contenues dans la demande de devis du BPA et selon la FAR 8.405-3(c)(2) ; et
  2. Il y a suffisamment de concurrence entre les titulaires de BPA pour que les ordres de tâches ou de livraison qui en résultent soient pleinement conformes aux exigences réglementaires citées ci-dessus. La façon la plus simple de se conformer à ces exigences est d’établir un nombre plus qu’adéquat de BPA pour couvrir l’ampleur et la profondeur des ordres de livraison de tâches attendus, et au moins trois sources seront des concurrents viables pour chaque tâche ou ordre de livraison ; ou
  3. L’acheteur a correctement documenté la considération restrictive conformément aux exigences de FAR 8.405-6, et généré une justification des sources limitées.

Retour en haut

Open Market Items

Selon les termes des contrats GSA Schedule, les entrepreneurs ont la possibilité de soumettre des demandes d’ajout de fournitures ou de services qui sont dans la portée de leurs contrats existants. Ainsi, les acheteurs peuvent contacter les contractants de l’annexe pour demander que les articles du marché ouvert qui sont dans la portée soient ajoutés à leurs contrats GSA Schedule.

Les articles du marché ouvert sont également connus comme des articles accessoires, des articles hors contrat, des articles hors annexe, et des articles qui ne sont pas dans la portée de l’annexe du contractant et ne peuvent pas être ajoutés au contrat. Conformément à la FAR 8.402(f), pour des raisons de commodité administrative, un agent contractuel acheteur peut ajouter des articles ne figurant pas sur le contrat GSA Schedule – c’est-à-dire des articles du marché libre – à un BPA GSA Schedule ou à une tâche individuelle ou un ordre de livraison uniquement si :

• Toutes les réglementations d’acquisition applicables relatives à l’achat des articles ne figurant pas sur le contrat GSA Schedule ont été suivies (par ex, la publicité (partie 5 de la FAR), les exigences en matière de concurrence (partie 6 de la FAR), l’acquisition d’articles commerciaux (partie 12 de la FAR), les méthodes de passation de marchés (parties 13, 14 et 15 de la FAR) et les programmes pour les petites entreprises (partie 19 de la FAR)) ;
• L’agent contractuel acheteur a déterminé que les prix des articles ne figurant pas sur le contrat GSA Schedule sont justes et raisonnables;
• Les articles sont clairement étiquetés sur la commande comme des articles ne figurant pas sur le contrat GSA Schedule ; et
• Toutes les clauses applicables aux articles ne figurant pas sur le contrat GSA Schedule sont incluses dans la commande.

Retour au début