La montée en puissance
Hay est né à Salem, dans l’Indiana, en 1838, d’un médecin qui s’était déplacé vers l’ouest depuis la Virginie, vivant quelque temps au Kentucky et s’installant finalement dans l’Indiana. Après avoir reçu une éducation à la maison, puis dans une académie privée, Hay a fréquenté l’Illinois State College en 1852. Trois ans plus tard, il s’inscrit à l’université de Brown et obtient son diplôme en 1858. Hay étudie le droit dans le cabinet de son oncle et est admis au barreau de l’Illinois en 1861. À cette époque, il rencontre Abraham Lincoln et joue un petit rôle dans sa campagne présidentielle. Après l’élection de Lincoln, le nouveau président choisit Hay comme secrétaire particulier.
Après la guerre civile américaine, Hay occupe de multiples postes diplomatiques, notamment ceux de Paris, Vienne et Madrid. En 1870, il quitte le service diplomatique pour écrire. Il finira par publier une étude en dix volumes sur Lincoln, coécrite avec John Nicolay.
Hay revient au service public en 1896 lorsque le président McKinley, nouvellement élu, le nomme ambassadeur en Grande-Bretagne. On lui propose le poste de secrétaire d’État pendant que les États-Unis négocient le traité de paix avec l’Espagne après avoir gagné la guerre hispano-américaine. Il accepte l’offre et entre en fonction en septembre 1898.