Mise à jour à 9 h le 24 décembre : Ce post a été mis à jour pour clarifier qui est exclu de la loi.
Avec l’adoption du projet de loi 454 du Sénat et la signature du gouverneur, l’Oregon est devenu cette année le quatrième État à obliger les employeurs à fournir des congés de maladie payés.
À partir du 1er janvier 2016, la loi exige que les employeurs ayant 10 travailleurs ou plus leur donnent au moins 40 heures de congé de maladie payé – essentiellement, cinq jours par an. Les employeurs ayant neuf travailleurs ou moins doivent fournir 40 heures de congé de maladie non rémunéré.
À Portland, le seuil est plus bas. Les employeurs ayant six travailleurs ou plus doivent fournir un congé payé, tandis que ceux ayant cinq travailleurs ou moins doivent offrir un congé de maladie non payé. Les législateurs ont taillé une exception pour Portland, qui a adopté sa propre ordonnance sur les congés maladie deux ans plus tôt, et ont effectivement annulé la loi d’Eugene, qui devait entrer en vigueur le 1er juillet et se serait appliquée à tous les employeurs, quelle que soit leur taille.
La nouvelle loi s’applique aux employeurs des secteurs privé et public, mais exclut le gouvernement fédéral. La grande majorité de la main-d’œuvre de l’Oregon est couverte par la loi, ce qui signifie que les travailleurs à temps plein, à temps partiel, temporaires et saisonniers accumuleront des congés de maladie.
Bien que les groupes d’affaires se soient généralement opposés au nouveau mandat, les partisans ont déclaré qu’il aiderait particulièrement les travailleurs à faible salaire, citant une étude qui a révélé que près de la moitié des travailleurs du secteur privé en Oregon n’accumulent pas de jours de maladie.
La loi prévoit des exceptions limitées pour les entrepreneurs indépendants, certains participants aux programmes de formation professionnelle et aux programmes de travail-étude, et les personnes employées par leur parent, leur conjoint ou leur enfant.
L’Oregon rejoignant la Californie, le Connecticut et le Massachusetts, The Oregonian/OregonLive s’est tourné vers deux avocats locaux versés dans le droit du travail pour plus de détails.
Voici une conversation éditée avec Shenoa Payne, un avocat de Portland qui représente les employés, et Jillian Pollock, un avocat de Lake Oswego qui représente les employeurs.
Q. Quelle est l’importance de la nouvelle loi ?
Payne : C’est toute une expansion parce qu’elle s’applique à tous les employeurs dans tout l’État, pas seulement à Portland.
Pollock : Je pense que cela déplace beaucoup l’aiguille. Même les employeurs qui ont déjà des politiques de congé en place doivent les revoir pour s’assurer qu’elles sont conformes aux nouvelles lois.
En termes de comptabilité, je ne pense pas que ce soit un fardeau majeur. Il s’agit de garder la trace du nombre d’heures de congé de maladie que l’employé a accumulées et de garder la trace du nombre d’heures de congé de maladie que l’employé a utilisées.
Jillian Pollock (à gauche) et Shenoa Payne.
Q. Qui a le droit de recevoir des congés de maladie payés?
Payne : Tout employé qui a travaillé pour un employeur admissible pendant au moins 91 jours civils peut utiliser les congés de maladie qui ont été accumulés. Si vous êtes un employé existant le 1er janvier, vous pouvez commencer à utiliser vos congés de maladie dès qu’ils s’accumulent. Ils s’accumulent à raison d’une heure par tranche de 30 heures de travail ou de 1,3 heure par tranche de 40 heures de travail. L’employeur peut décider ce qui s’applique.
Les congés de maladie peuvent être pris par tranches d’heures, à moins que cela n’impose une contrainte excessive à l’employeur, auquel cas il incombe à l’employeur de le démontrer.
Pollock : Il ne s’agit que d’un plancher. Un plus petit employeur pourrait toujours offrir des congés de maladie payés et pourrait vouloir le faire pour attirer et retenir les employés.
Q. À quoi peuvent servir les congés de maladie payés ?
Payne : Les congés de maladie payés ou les congés de maladie non payés peuvent être utilisés pour des maladies physiques ou mentales, des blessures ou des rendez-vous médicaux pour des traitements ou des soins préventifs.
Ils peuvent être utilisés pour votre propre état de santé ou pour les soins d’un membre de la famille souffrant de l’une de ces conditions.
Pollock : Il peut également être utilisé dans certaines situations de violence dans les relations domestiques – harcèlement et agression sexuelle. Si vous avez une situation où un employé est victime de violence domestique et a besoin de rencontrer les forces de l’ordre ou d’aller à une audience au tribunal ou de demander un conseil à la victime, cet employé peut utiliser le congé de maladie. Les employés peuvent également l’utiliser s’ils ont un enfant malade à la maison et que l’enfant ne peut pas être laissé seul.
Séminaires sur le temps de maladie pour les employeurs
Le Bureau du travail et des industries organisera une série de séminaires à l’échelle de l’État au début de 2016 pour les employeurs qui veulent se renseigner sur la nouvelle loi sur le temps de maladie de l’Oregon.
Les séminaires de janvier à mars expliqueront les détails des protections élargies adoptées par la législature de 2015. Un total de 26 sessions de deux heures sont prévues dans 19 villes du 6 janvier au 16 mars.
L’inscription est de 25 $ par personne. Les employeurs peuvent réserver une place en envoyant un courriel à l’agence à
Bien que les lieux de réunion soient encore sécurisés, les détails sur les jours, les heures et les villes sont disponibles sur le site de l’agence
. Pour plus d’informations : (971) 673-0824.
Q. Qu’est-ce qui définit un membre de la famille ?
Payne : Le « membre de la famille » dans le cadre de la nouvelle loi est défini de la même manière que dans le cadre de la loi sur les congés médicaux familiaux de l’Oregon – il comprend les conjoints, les parents et les enfants (qu’ils soient biologiques, adoptifs ou nourriciers), les grands-parents et les petits-enfants, les beaux-parents et toute personne pour laquelle l’employé a une responsabilité parentale légale.
Q. Quand une vérification médicale est-elle nécessaire pour prendre des congés de maladie payés ?
Pollock : Elle n’est jamais exigée. Mais un employeur peut demander une vérification médicale si un employé a utilisé un congé de maladie pendant quatre jours de travail prévus ou plus.
Payne : L’employeur peut demander une vérification médicale, mais l’employeur doit payer tous les coûts associés à cette vérification médicale. L’employeur peut également l’exiger si un employé abuse du temps de maladie – par exemple, s’il y a une tendance à l’absence ou à l’abus.
Un employeur peut également demander une vérification médicale si un employé ne fournit pas de préavis. Si le congé de maladie est prévisible, comme dans le cas d’un rendez-vous médical, vous êtes censé donner un préavis raisonnable. Si vous vous réveillez malade, vous êtes censé donner un préavis dès que possible.
Q. Quel est votre sentiment sur la façon dont les deux parties – employeurs et employés – sont préparés à la nouvelle loi ?
Payne : Je n’ai pas du tout ce sentiment. J’espère que les employeurs sont informés de leurs responsabilités, car s’ils ne le sont pas, un employé peut intenter une action auprès du Bureau du travail et de l’industrie pour ne pas avoir fourni de congés de maladie ou si un employeur exerce des représailles contre un employé qui a demandé des congés de maladie. Les employeurs doivent vraiment comprendre leurs obligations et les employés doivent comprendre leurs droits.
Pollock : Dans ma pratique, nous avons vu une réponse variée. Un petit pourcentage, peut-être 20 pour cent, était conscient que la législature envisageait de promulguer une loi sur les congés de maladie payés ou non payés, ils n’ont donc pas été surpris lorsque la loi a été adoptée. Certains, à nouveau environ 20 %, ont été complètement surpris lorsqu’ils ont appris la nouvelle au cours du mois ou des deux derniers mois. La majorité se situait au milieu -ils savaient que quelque chose se préparait mais ne savaient pas si cela aurait un impact sur leur entreprise.
Je me suis rendu sur le lieu de travail d’un client cette semaine et je pense que tous les employés savaient qu’il y avait une nouvelle loi à leur avantage, mais ils ne savaient vraiment pas à quel point elle était expansive. J’ai commencé à passer en revue une liste de raisons admissibles pour l’utilisation des congés de maladie payés et ils ont été surpris de l’étendue de la loi.
Q. De quoi s’inquiètent les employeurs ?
Pollock : Il y a eu trois principaux domaines de préoccupation :
Coût. Comment cela va-t-il affecter le résultat net. Pour les employeurs qui offrent déjà une certaine forme de congé de maladie payé, c’est moins un problème. Pour les employeurs de petite ou moyenne taille, en particulier ceux qui n’ont pas une grande marge bénéficiaire, ils sont profondément préoccupés par les coûts.
Administration. Comment vais-je faire le suivi de tout cela ? Quel genre de système dois-je mettre en place ? Ai-je besoin d’une aide supplémentaire pour le faire ou y a-t-il déjà quelqu’un dans le personnel qui peut le gérer ?
Mauvais traitements des employés. Que les employés qui ne sont pas malades vont prendre le temps de maladie payé comme des vacances ou que sais-je encore.
Q. Que peut faire un employeur si un employé a une « gueule de bois du lundi matin » – disons, après avoir célébré le Super Bowl?
Pollock : Les employeurs doivent éduquer leurs employés sur les utilisations admissibles des congés de maladie. Les employeurs doivent avoir une politique écrite contre l’utilisation abusive du temps de maladie. Et, si l’employeur soupçonne qu’un employé a abusé des congés de maladie, il est très utile d’avoir des documents montrant que l’employé a quitté le travail plus tôt chaque vendredi au cours des cinq dernières fois ou des deux derniers mois – ou a tendance à être malade les jours où l’Université de l’Oregon joue un match de football.
L’employeur doit s’asseoir avec l’employé et le conseiller, selon la situation.
Q. Y a-t-il des zones de confusion dont vous entendez parler ? Des mythes ou des perceptions erronées?
Payne : Je pense qu’il y a une confusion sur ce qui se passe avec les lois antérieures à Portland et à Eugene. Les gens se sont habitués à avoir ces lois locales et maintenant la loi de l’État va les préempter une fois qu’elle entrera en vigueur.
Pollock : Je reçois beaucoup de questions sur la façon dont le temps de maladie peut être calculé. Selon la loi, il y a deux méthodes d’accumulation pour gagner du temps de maladie au fur et à mesure en fonction du nombre d’heures travaillées. Il y a aussi la méthode du front-loading, où l’employeur attribue un certain nombre d’heures en début d’année, peut-être 40. Je reçois beaucoup de questions sur ces deux options. Laquelle est la meilleure dépend de l’entreprise.
Q. Qu’entendez-vous de la part des clients ? Et que leur dites-vous ?
Payne : Je n’entends rien de particulier. Je peux dire que depuis longtemps, il y a un besoin pour une loi de ce genre, surtout pour les familles monoparentales. Elles ne peuvent tout simplement pas se permettre de prendre des congés pour s’occuper de leurs enfants. Cette loi va faire une énorme différence pour eux.
Pollock : La plupart des employeurs ont accepté la nouvelle loi et cherchent simplement les meilleures façons de la faire fonctionner pour leur entreprise. J’ai eu un plus petit groupe d’employeurs qui sont plus en colère à ce sujet. Ils estiment que c’est une loi inutile s’ils accordaient déjà des congés de maladie à leurs employés et pensent que ce n’est qu’un autre niveau de réglementation et de bureaucratie.
J’ai examiné pas mal de politiques d’emploi et j’ai dû apporter des révisions à presque toutes ces politiques pour m’assurer qu’elles étaient conformes à la nouvelle loi.
Plusieurs politiques permettaient à l’employé d’utiliser des congés pour des vacances ou pour sa propre maladie, mais pas nécessairement pour les membres de sa famille. D’autres politiques permettaient à un employé d’accumuler des congés de maladie mais ne lui permettaient pas de reporter les congés de maladie inutilisés.
En général, un employeur doit maintenant laisser un employé reporter les congés de maladie accumulés et inutilisés d’une année à l’autre. L’employeur peut fixer certaines restrictions – un plafond maximum de 80 heures — et peut également limiter l’employé à utiliser seulement 40 heures par an.
Q. Que se passe-t-il si l’employeur ne se conforme pas à la loi ? Quels sont les recours de l’employé ?
Pollock : Un employé peut se plaindre à un employeur en interne par le biais du département des ressources humaines ou peut déposer une plainte auprès du Bureau du travail et de l’industrie, qui a le pouvoir d’enquêter et d’imposer une amende civile en cas de non-conformité. Dans certaines situations, si un employé pense qu’il a été victime de discrimination ou de représailles pour avoir utilisé ou demandé des congés maladie, il peut intenter un procès civil.
Payne : En général, si une personne intente une action au BOLI, elle n’est pas représentée par un avocat. Le BOLI a le pouvoir de prendre plusieurs mesures, y compris l’évaluation d’une amende civile, qui peut dépasser 1 000 $ si la violation est intentionnelle.
Une action civile peut également être un moyen efficace de faire respecter la loi. Parfois, elle apporte une menace supplémentaire d’application de la loi. Si un employé a perdu son salaire ou a été victime de représailles, une action civile peut être un meilleur moyen de faire appliquer la loi. Cela dépend si l’individu s’est vu refuser un congé de maladie ou a subi une forme plus extrême de représailles – perte d’un emploi ou d’une opportunité d’emploi ou parfois harcèlement pour avoir demandé des droits en vertu de la loi.
Q. Dernières réflexions ?
Payne:
Les employés fédéraux sont exclus en vertu de la loi. La loi peut également ne pas s’appliquer aux employés syndiqués dans des circonstances limitées.
Pollock : Cette loi ne va pas disparaître. Les employeurs doivent aborder les changements dans leurs politiques ou adopter de nouvelles politiques maintenant et les employés devraient apprendre quels sont leurs nouveaux droits.
— George Rede
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