Si vous voulez apprendre à créer un nouveau dossier dans SharePoint, suivez les étapes illustrées et vous serez en mesure de personnaliser et de gérer les dossiers dans votre site Web. Les dossiers SharePoint offrent des options sur la façon de regrouper et de gérer le contenu de votre site contenu dans une liste ou une bibliothèque. Les sites SharePoint qui ont beaucoup de contenu devraient utiliser des dossiers afin de regrouper et de classer facilement les catégories de contenu pour faciliter l’identification et éviter les mélanges.
Comment créer un nouveau dossier dans SharePoint
Créer un dossier de base dans votre site SharePoint est très facile. Par défaut, SharePoint est personnalisé pour afficher le menu du nouveau dossier dans votre bibliothèque de site, mais n’apparaît pas sur les listes, sauf si l’administrateur active les listes. Si vous voulez ajouter le menu du nouveau dossier à une liste, vous devez modifier les paramètres de liste avancés de votre site Web.
- Pour ce faire, cliquez sur un nom de liste situé sur les options de lancement rapide
- Sur le nouveau-menu, cliquez sur nouveau-dossier
- Créer le dossier et le nommer avec un nom approprié qui couvre sa catégorie
Comment organiser les éléments dans des sous-dossiers et des dossiers pour un accès facile
Si une liste ou une bibliothèque porte de nombreux éléments qui sont similaires ou qui prêtent à confusion d’une manière particulière, utilisez des dossiers pour organiser le contenu au sein de la liste ou de la bibliothèque. Un bon exemple de groupes-dossiers comprend ; les départements, les catégories, les projets, les tranches d’âge, les sous-groupes alphabétiques et les listes alphabétiques. Les dossiers aident les utilisateurs de sites SharePoint à gérer facilement les fichiers de manière très professionnelle.
Par défaut, les listes et bibliothèques SharePoint activent l’affichage des dossiers pour toutes les listes ou bibliothèques sans filtre. Cette option vous aide à choisir le dossier de fichiers approprié et à insérer de nouveaux éléments. Avoir plusieurs dossiers dans votre site vous permet d’ajouter correctement des éléments et des contenus depuis l’intérieur ou l’extérieur de votre site. Même si vous pouvez facilement réorganiser les éléments dans différents dossiers de bibliothèques à l’aide de l’explorateur de fenêtres standard, il n’y a pas de moyen automatique pour les nouveaux utilisateurs de déplacer les éléments entre les dossiers d’une liste.
Bien que, la liste ou les bibliothèques ne s’affichent pas dans la section des documents de quick-launch, les propriétaires de sites Web ayant les autorisations de modifier ou de concevoir le site peuvent activer la vue arborescente qui affiche la section du contenu du site dans quick-launch. Selon la conception de la mise en page de votre site Web, vous pouvez envisager d’utiliser des dossiers ainsi que des vues, car ils aident à permettre au contenu d’être filtré, trié de plusieurs façons et regroupé différemment.
Comment ajouter un dossier à une liste
Si vous apprenez à créer un nouveau dossier dans SharePoint, vous pourriez également être intéressé à apprendre comment ajouter ce dossier à une liste. Par défaut, la commande new-folder n’est pas disponible dans les listes. Un utilisateur ayant des autorisations de conception sur les listes SharePoint peut ajouter de nouveaux dossiers à une liste en modifiant certains paramètres avancés de la liste.
- Si vous avez l’autorisation requise, naviguez sur le site Web contenant les listes auxquelles vous voulez ajouter de nouveaux dossiers.
- Cliquez sur le nom d’une liste particulière située dans le lancement rapide. Si vous ne pouvez pas le faire, cliquez sur site-settings >> site-contents et la recherche du titre de votre liste.
- Dans les rubans, cliquez sur l’onglet items et ensuite, new-group. cliquez sur new-folder.
- Dans la boîte de dialogue nouveau-dossier, tapez un nom de dossier dans la boîte de nom et cliquez sur OK.
Comment supprimer un dossier contenu dans une liste ou une bibliothèque
La suppression des dossiers dans les listes supprime tous les fichiers, sous-dossiers et documents qu’ils contiennent. Vous devez toujours faire attention lorsque vous effectuez cette option afin de ne pas supprimer des dossiers importants et critiques de votre site web. Envisagez de copier les dossiers vers une destination dans votre bureau au cas où vous pourriez en avoir besoin à l’avenir.
Si vous avez les autorisations pour modifier et créer de nouveaux dossiers d’un site particulier, vous pouvez effectuer les actions suivantes pour supprimer définitivement des dossiers. Un serveur de site web qui porte peu de dossiers répond plus rapidement qu’un serveur qui héberge des milliers de dossiers. Il est très important de s’assurer que votre serveur web SharePoint ne contient que des dossiers utiles. Si votre serveur contient quelques dossiers de liste non pertinents, envisagez de les supprimer.
- Naviguez vers votre site web contenant la liste ou la bibliothèque qui contient un dossier que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur le nom du dossier dans les options de lancement rapide.
- Confirmez le dossier à supprimer en cliquant sur sa ligne.
- Sur l’onglet éléments du groupe de gestion, cliquez sur supprimer l’élément ou supprimer le document.
- Votre dossier sera définitivement supprimé.
Comment créer un nouveau dossier dans une bibliothèque
Par défaut, la création d’un nouveau dossier dans une bibliothèque apparaît dans une commande de cette bibliothèque. Si vous avez les autorisations de conception de votre site, vous pouvez modifier les paramètres avancés et créer des dossiers d’une autre manière civilisée que vous voulez.
- Pour créer un nouveau dossier, naviguez vers le site contenant la bibliothèque que vous voulez ajouter un nouveau dossier.
- Sur l’option de lancement rapide, cliquez sur le nom de la bibliothèque.
- Dans les rubans, cliquez sur l’onglet éléments puis, nouveau-groupe. Cliquez sur nouveau-dossier.
- Dans la boîte de dialogue nouveau-dossier, tapez un nom de dossier dans la boîte de nom et cliquez sur OK.
Comment déplacer un document vers de nouveaux dossiers créés dans votre bibliothèque ou votre liste
Contrairement à d’autres versions précédentes de SharePoint, le SharePoint 2013 est livré avec de nouvelles fonctionnalités qui vous permettent de glisser-déposer facilement des fichiers dans des dossiers. Vous ne pouvez pas glisser-déposer des fichiers dans des dossiers sur les versions 2010, 2007 de SharePoint et vous devez donc directement les copier-coller de manière manuelle. Déplacer plusieurs fichiers ou documents dans un nouveau dossier a été un grand défi pour les utilisateurs qui utilisent les anciennes versions de SharePoint. SharePoint 2013 est doté d’une nouvelle fonction de glisser-déposer qui permet de copier facilement les dossiers, fichiers et documents contenus dans un site SharePoint. Avec la fonctionnalité de glisser-déposer, vous pouvez copier plusieurs documents d’une liste à une autre.
1. Pour glisser-déposer des fichiers et des documents, ouvrez les dossiers et tous les endroits où vous souhaitez copier des éléments.
2. Redimensionnez les fenêtres des dossiers en petites fenêtres et arrangez-les sur votre écran de manière à ce que, aucune fenêtre ne soit au-dessus de l’autre.
3. Faites glisser les documents et les fichiers vers les destinations du dossier que vous voulez qu’ils soient.
Les dossiers sont très importants car ils aident à catégoriser les documents et les fichiers pour un accès plus facile. Utilisez le tutoriel ci-dessus pour créer et supprimer des dossiers dans votre site. Une fois que vous aurez effectué les procédures ci-dessus, vous trouverez facile de maintenir les dossiers de votre site SharePoint et vous apprendrez également comment créer un nouveau dossier dans SharePoint.
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