Une bonne organisation d’entreprise peut assurer le bon fonctionnement de vos opérations. Suivez ces 7 conseils sur la façon d’organiser une entreprise pour que votre entreprise fonctionne comme une machine bien huilée.
Table des matières
1. Définissez vos objectifs et vos plans d’affaires
Écrivez vos objectifs d’affaires et la façon dont vous comptez les atteindre de manière claire et précise et tenez-vous-y. Gardez ce plan visible pour vous rappeler de votre plan au jour le jour. Achetez un agenda ou utilisez un logiciel pour ce faire.
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En étudiant et en vous tenant à votre plan, vous pouvez évaluer votre position pour savoir où vous en êtes et faire les ajustements nécessaires pour vous remettre sur la bonne voie.
2. Maintenez votre motivation et celle de vos employés
Lorsque vous et vos employés êtes heureux au travail, cela se voit – et les clients le remarquent immédiatement. Cela améliore également l’efficacité et cela montre à vos clients que vous et votre équipe êtes bien organisés.
Continuez à récompenser vos employés avec toute méthode qui vous semble efficace, afin de maintenir leur moral élevé.
Vous pouvez également utiliser un logiciel comme Advance Systems pour vous aider à gérer votre personnel. Des outils comme celui-ci aident à l’organisation de l’entreprise.
3. Planifier selon les besoins de l’organisation de l’entreprise
Il y a des choses qui doivent être planifiées quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement et annuellement. Faites une liste de ces éléments et planifiez-les en conséquence. La planification quotidienne doit être faite tôt le matin ou en fin de soirée le jour précédent. Avant d’aller vous coucher (ou même plus tôt, peut-être avant de quitter votre bureau), faites une liste des 5 principales choses que vous voulez accomplir le lendemain.
Vous pouvez utiliser des agendas imprimés, un simple bloc-notes ou une application mobile ou de bureau pour garder une trace de vos activités.
Des outils comme les Tasks de Google et la To Do list d’Apple peuvent vous faciliter la vie. Et avec de nouveaux produits comme le Home Mini de Google et l’Echo Dot d’Amazon, vous pouvez avoir un assistant personnel à commande vocale pour créer des listes et vous rappeler des réunions.
Pour d’autres parties de votre entreprise, utilisez des outils de comptabilité et de gestion des produits pour planifier votre stock, augmenter la rotation des produits et gérer vos dépenses – augmentant ainsi votre flux de trésorerie et votre marge bénéficiaire.
4. Organisez vos articles de bureau
Le désordre affecte l’organisation des affaires. Gardez votre bureau ou votre magasin aussi ordonné que possible. Rangez les articles dont vous avez besoin tous les jours au même endroit afin de ne pas avoir à les chercher à chaque fois que vous en avez besoin. Des systèmes de classement bien rangés vous rendront la vie tellement plus facile.
Voici un petit conseil sur la façon d’organiser une entreprise qui vous mènera très loin : lorsque vous réduisez le désordre visuel autour de vous, vous réduisez automatiquement votre désordre mental. Cela libère votre esprit pour trouver des idées créatives pour obtenir des clients et construire votre entreprise. Nous prenons régulièrement des journées d’imagination.
Dégager les objets dont vous n’avez pas besoin ou que vous n’avez pas utilisés depuis longtemps. Cela vous évitera de perdre du temps et vous aidera à vous concentrer sur les questions importantes plutôt que sur les choses futiles.
5. Respectez vos engagements
Tenez vos promesses envers vos clients, vos fournisseurs et vos employés. Faire les paiements à temps à vos fournisseurs indique une entreprise bien organisée.
Faire les livraisons à l’heure convenue à vos clients gagnera leur confiance et vous aidera à obtenir des commandes répétées, ainsi qu’à générer de la publicité de bouche à oreille.
6. Restez en contact avec les clients et les prospects
Rester en contact avec vos clients indique que vous vous souciez d’eux et que vous appréciez leur activité. Envoyez régulièrement des notes ou des courriels sur les nouveaux produits et services que vous offrez.
Mieux encore, envoyez du matériel éducatif qui montre votre expertise. C’est différent du matériel de vente. Le marketing de contenu éducatif donne un aperçu des tendances et des alertes du secteur. Cela positionne votre entreprise comme une ressource de confiance, ce qui rend très difficile pour vos concurrents de vous voler vos clients.
Envoyez à vos clients des cartes d’anniversaire ou des cartes de vœux pour les occasions spéciales et les fêtes. Cela en dit long sur le degré d’organisation de votre entreprise. Plusieurs outils de marketing par courriel comme MailChimp vous permettent de stocker l’anniversaire d’un client et d’envoyer une carte électronique automatiquement.
7. Utilisez cet ordinateur
Un ordinateur est comme avoir un cerveau supplémentaire. Utilisez-le autant que possible. Faites votre comptabilité, votre inventaire, vos plannings de livraison et même votre correspondance dessus. Il vous fera gagner beaucoup de temps et d’efforts – bien plus que de faire ces tâches manuellement.
Avec les nouvelles applications plus rapides, il est maintenant possible d’avoir un bureau sans papier et sans encombrement. Avoir accès aux données du bout des doigts est le signe d’une bonne organisation de l’entreprise. N’oubliez simplement pas de faire une sauvegarde régulière de vos données.
Plus votre petite entreprise sera organisée, plus il sera facile de la faire fonctionner au quotidien, ce qui vous laissera plus de temps pour vous concentrer sur l’augmentation de vos bénéfices.