En tant que collecteur de fonds, vous apprenez à organiser une vente aux enchères silencieuse réussie. Juste au moment où vous pensez l’avoir, les tendances changent, de nouveaux articles chauds apparaissent, les donateurs recherchent quelque chose de différent, la technologie évolue, et plus encore. Alors, vous vous adaptez.
Les enchères silencieuses sont l’une des façons les plus populaires pour les organisations à but non lucratif d’engager les invités et de collecter des fonds lors des événements de collecte de fonds. Il existe une variété de façons d’organiser une vente aux enchères silencieuse, mais si vous vous souvenez des points clés ci-dessous, vous êtes sûr de voir le succès.
1. Recrutement et formation des bénévoles pour votre vente aux enchères silencieuse
Faites attention à qui vous recrutez pour organiser votre vente aux enchères silencieuse. Les bénévoles qui se procurent les articles de la vente aux enchères vont-ils tenir leurs promesses ? Ont-ils les relations dont vous avez besoin pour obtenir les articles incontournables ou les expériences que vos donateurs désirent ?
Puis, vous devez penser au jour même de votre vente aux enchères silencieuse. Les bénévoles qui ont dit qu’ils aideront à la caisse seront-ils là, ou sur la piste de danse ? Ces bénévoles sont-ils extravertis et encourageront-ils les invités de l’événement à enchérir dans la vente aux enchères ?
2. Comment former les bénévoles de la vente aux enchères silencieuse
Non seulement il est essentiel que vos bénévoles de la vente aux enchères silencieuse se présentent pour aider à maximiser la vente aux enchères silencieuse, mais aussi qu’ils sachent quoi faire. La formation de vos bénévoles est un élément important menant à tout événement, surtout si vous utilisez un logiciel d’enchères silencieuses.
L’académie de formation en ligne de GiveSmart est disponible pour tous nos partenaires à but non lucratif, à n’importe quel niveau de service. Notre équipe d’enchères silencieuses à service complet arrive avant votre événement pour aider à mettre en place la zone d’enregistrement, former les invités sur le logiciel, fournir du matériel et assurer la cohérence entre votre site Web d’enchères silencieuses et les articles d’enchères disponibles lors de l’événement.
La formation enseigne également aux bénévoles et au personnel comment utiliser la plateforme GiveSmart afin qu’ils puissent enchérir et faire des dons au nom des invités qui pourraient avoir besoin d’aide.
3. Comment solliciter des dons pour votre enchère silencieuse
En plus des bénévoles de la soirée de l’événement, vous compterez probablement sur certains bénévoles pour obtenir des dons pour votre enchère silencieuse. Lorsque vous commencez à planifier votre vente aux enchères silencieuse, il est important de décider qui va solliciter une certaine valeur d’articles de vente aux enchères.
Ces objectifs doivent être clairement définis afin que les bénévoles et le personnel soient tenus responsables de remplir un catalogue de vente aux enchères qui vous aidera à atteindre vos objectifs de collecte de fonds.
Il est également utile de discuter des articles ou des expériences que vos donateurs veulent et qui les intéressent, car cela guidera les solliciteurs de dons et conduira finalement à plus d’activités d’enchères. Les articles très recherchés augmenteront les montants que les donateurs sont prêts à enchérir, par rapport aux articles (comme les cartes-cadeaux) qui ont une valeur fixe.
Votre vente aux enchères silencieuse devrait être composée entièrement de dons, si possible. Parfois, les organisations font appel à des entreprises de consignation lorsqu’elles n’arrivent pas à mettre la main sur des articles plus difficiles à obtenir (par exemple, des billets pour Hamilton ou des forfaits vacances exclusifs).
Nous vous recommandons d’adopter une approche stratégique lorsque vous incorporez des articles en consignation. Il est important de comprendre la structure de prix de la société de consignation et la mesure dans laquelle leurs articles sont désirés par les donateurs. Dans certains cas, les articles de consignation que vous proposez peuvent attirer un nouveau public à l’événement.
Comprendre ce que les donateurs veulent est essentiel pour organiser une vente aux enchères silencieuse réussie.
Alors que vous sollicitez votre communauté pour des dons pour votre vente aux enchères silencieuse, vous pouvez également activer le formulaire de don d’articles sur votre site GiveSmart. Ce formulaire accélère la collecte d’informations auprès des donateurs et ajoute automatiquement les articles à la file d’attente pour que les administrateurs puissent les télécharger dans le catalogue des enchères. Utiliser la technologie de cette manière permet de soumettre facilement les articles à la vente aux enchères et de télécharger des images mobiles en cours de route lorsque vous importez des articles.
4. Comment promouvoir votre vente aux enchères silencieuse
Promouvoir votre vente aux enchères silencieuse avant votre événement est un excellent moyen d’enthousiasmer les invités pour les articles et l’événement lui-même. Si c’est la première fois que vous utilisez un logiciel d’enchères mobiles, il est important de faire savoir aux invités qu’ils enchériront sur leurs téléphones afin qu’ils se souviennent de les apporter à l’événement.
La plateforme d’enchères silencieuses de GiveSmart vous permet de communiquer avec les invités par courriel ou par message texte, vous pouvez donc utiliser cette fonctionnalité pour promouvoir votre enchère silencieuse avant votre événement. Vous pouvez également ouvrir l’enchère avant le début de l’événement pour engager les donateurs dans la pré-enchère.
Enchérir avant l’événement est bénéfique car cela permet aux invités de s’habituer à la plateforme mobile, cela les excite pour l’événement et cela engage l’enchère, ce qui vous permet de donner le coup d’envoi de la nuit de l’événement avec de l’argent déjà collecté !
5. Accueillir votre vente aux enchères silencieuse en ligne
Héberger votre vente aux enchères en ligne avec des enchères mobiles permet aux donateurs de participer de n’importe où, c’est donc une excellente idée de promouvoir vos articles de vente aux enchères et votre page de dons à travers les médias sociaux. Votre organisation, votre personnel et vos bénévoles devraient tous partager l’enchère sur Facebook, Twitter, Instagram et toute autre plateforme sur laquelle ils sont actifs.
Cela encouragera les personnes au-delà de votre bassin de donateurs habituel à faire des dons, car l’enchère touchera de nouveaux publics sur les réseaux sociaux. Peut-être que vos amis à travers le pays veulent soutenir une organisation dans laquelle vous êtes impliqué, ou qu’ils connaissent justement la personne qui fera des folies sur ce maillot signé pour une bonne cause.
6. Comment mettre en place un événement d’enchères silencieuses
Il est bénéfique d’avoir une page d’accueil pour votre événement d’enchères silencieuses sur laquelle les invités peuvent venir pour l’itinéraire de l’événement, les billets, les informations de contact, les détails de l’enchère, et plus encore. Une page d’accueil pour votre événement vous met sur la voie du succès lorsque les invités, les donateurs et les bénévoles cherchent à obtenir plus d’informations.
GiveSmart fournit aux organisations un hub pour vendre des billets, des parrainages, faire des dons, enchérir sur des articles, acheter des marchandises, traiter les paiements et exécuter des rapports. Pour le traitement des paiements et les rapports, il est excellent d’avoir une solution de billetterie qui s’intègre à votre vente aux enchères afin que les invités n’aient à se connecter et à payer qu’une seule fois.
La mise en place physique de la vente aux enchères le jour de l’événement est aussi importante que le numérique à considérer. La façon dont vous présentez vos articles de vente aux enchères aura un impact direct sur leur performance. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Gardez l’emplacement et l’espace à l’esprit en pensant aux endroits où les invités se mêleront.
- Placez la vente aux enchères à portée de vue.
- Assurez-vous qu’il y a de l’espace pour parcourir les articles de la vente aux enchères.
- Imprimez les feuilles d’affichage dans une police lisible.
- Pour les expériences ou les certificats, vous pouvez imprimer une feuille d’affichage personnalisable directement à partir de votre site GiveSmart au lieu de réécrire toutes les informations qui existent déjà dans votre catalogue de vente aux enchères.
7. Gestion de votre événement d’enchères silencieuses
Le jour de l’événement, la zone d’enchères doit être un point fort, et c’est là que le personnel ou les bénévoles des enchères silencieuses entrent en jeu. Il est important qu’ils encouragent les invités à parcourir la zone de vente aux enchères et à parcourir les articles au fur et à mesure qu’ils arrivent et se dirigent vers le bar.
Si les invités souhaitent enchérir, vous pouvez les diriger vers le message texte de bienvenue qu’ils ont reçu à leur arrivée, leur proposer de placer une enchère en leur nom ou leur fournir toute autre instruction sur l’enchère, si nécessaire.
Alors que l’événement se poursuit, utilisez le centre de messages pour communiquer avec les invités tout au long de la soirée. Faites-leur savoir quand il est temps de s’asseoir pour le dîner. Rappelez-leur que certains articles n’ont peut-être pas encore d’enchères. Demandez-leur s’ils ont jeté un coup d’œil au super forfait vacances. Dites-leur quand le programme est sur le point de commencer, ou donnez-leur un avertissement temporel lorsque la vente aux enchères touche à sa fin.
Les bénévoles et le personnel agissant comme assistants aux enchères doivent continuer à soutenir les invités tout au long de l’événement, au-delà de l’heure du cocktail, en vérifiant s’ils ont besoin d’aide pour enchérir ou faire un don.
8. L’impact d’un visuel d’enchère
Alors que l’événement est en cours, vous pouvez projeter un visuel d’enchère sur un mur ou un écran de projection qui se mettra à jour en temps réel au fur et à mesure que les enchères arrivent. Cela attise la compétition dans la salle et met à jour les invités sur l’état des enchères alors que l’horloge de l’enchère continue de diminuer. Un visuel similaire de don ou de thermomètre peut être affiché lors d’une promesse de don numérique ou d’un don par SMS afin que chacun puisse voir les dons affluer. C’est un excellent moyen de susciter l’enthousiasme dans la salle et d’encourager les dons de toutes tailles à être faits.
9. Comment mettre fin à votre vente aux enchères silencieuse
C’est une bonne idée de fixer une heure de fin pour votre vente aux enchères, car cela crée un sentiment d’urgence et est excitant pour les invités d’être encore à l’événement quand ils découvrent qu’ils sont gagnants. Lorsque l’enchère se termine, envoyez un message texte aux gagnants via le centre de messages.
Filtrer et diriger les gagnants vers la zone de paiement accélérera le processus de paiement et éliminera la congestion à la fin de la soirée. Les invités sauront s’ils ont gagné et n’auront pas besoin de bombarder la zone de caisse pour s’enquérir des gagnants de l’enchère.
10. Suivi des invités après une vente aux enchères silencieuse
Les notes de remerciement et les reçus fiscaux sont importants à envoyer après un événement. Cependant, les donateurs de tous âges disent que la réception d’un rapport d’impact est le message de suivi le plus important à recevoir pour eux, selon l’étude sur l’expérience des donateurs de Community Brands. Les donateurs veulent savoir comment leur contribution a eu un impact direct sur la mission que votre organisation sert — ils veulent voir qu’ils ont contribué à faire la différence.
11. Fournir des reçus
Pour des raisons financières et fiscales, les reçus sont indispensables. La plateforme de GiveSmart envoie automatiquement des reçus aux donateurs et aux acheteurs de billets après le traitement d’un paiement sur le site d’un événement. Cette seule fonctionnalité permet aux équipes de développement d’économiser des heures de travail et de ne pas avoir à compiler et à envoyer manuellement les reçus.
12. Comment évaluer le succès de votre vente aux enchères silencieuse
Une fois l’événement dit et fait, il est important de regarder en arrière et de voir si les articles de vente aux enchères ont bien fonctionné. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Combien de vos invités ont participé à la vente aux enchères ?
- Qui étaient les enchérisseurs les plus actifs
- Quel était votre retour sur investissement ?
13. Rapport post-événement et planification pour l’année prochaine
Le rapport post-événement est important car vous planifiez l’année prochaine. Le tableau de bord des événements de GiveSmart fournit des informations en temps réel sur les enchères, les utilisateurs et les finances.
Le hub des rapports est l’endroit où les administrateurs de l’organisation peuvent télécharger une variété de rapports aux formats Excel, CSV et PDF.
Ces rapports comprennent :
- Soldes impayés
- Enchères silencieuses
- Dons
- Commandes de billets
- Attendants
- Raffles
- Articles instantanés, et plus encore.
Conclusion
Les ventes aux enchères silencieuses sont un excellent moyen d’engager les donateurs, d’offrir des expériences uniques, de collecter des fonds et de susciter l’enthousiasme pour la mission de votre organisation. Accorder une attention appropriée à chaque phase du processus garantit un maximum de succès et un minimum de stress lorsque vous utilisez une vente aux enchères dans votre collecte de fonds.
Nous vous invitons à explorer nos produits, à programmer une démo gratuite ou à nous contacter pour toute curiosité, question ou si vous souhaitez parler à un membre de notre équipe dans votre région !
- Auteur
- Messages récents
- Les collecteurs de fonds champions…et où les trouver. – 24 mars 2021
- 7 conseils sur la façon de construire une stratégie de sensibilisation efficace – 10 mars 2021
- Guide de collecte de fonds pour les tournois de golf – 16 février 2021
.