Athens, Ga – Le bureau du registraire de l’Université de Géorgie a récemment lancé un nouveau système de demande et de suivi électronique, qui fournit un service amélioré et une efficacité accrue pour les étudiants et les anciens élèves qui ont besoin de leurs transcriptions UGA.
Le nouveau programme de transcription électronique, qui est alimenté par Avow Systems Inc, permet à tout étudiant ou ancien élève disposant d’un numéro d’identification 810 de demander l’envoi d’un PDF certifié de ses relevés de notes, soit à lui-même, soit à un tiers – que ce soit un futur employeur ou une autre école ou université. Les étudiants et les anciens élèves qui ont reçu un numéro 810 peuvent se connecter au nouveau système.
« Avant de lancer le service de transcription électronique, nous demandions à nos étudiants et anciens élèves de nous envoyer une lettre sur papier pour demander l’envoi de leurs relevés de notes, puis nous traitions leur demande dans notre bureau et envoyions un relevé de notes papier au destinataire », a déclaré Jan Hathcote, registraire de l’UGA. « L’ensemble du processus prenait environ deux semaines, parfois plus, en fonction du temps nécessaire pour que la demande arrive dans le courrier et pour que le courrier de retour arrive à destination. »
L’automne dernier, suite à la nouvelle nomination de Hathcote en tant que registraire à l’été 2011, son bureau a pu intégrer la première étape du processus de transcription électronique pour que les utilisateurs envoient une demande par le biais d’un formulaire en ligne, et une transcription papier était générée par le bureau du registraire et envoyée par courrier américain de première classe au destinataire.
« Cela a accéléré le processus de plusieurs jours en amont, mais le processus n’était toujours pas aussi efficace que nous l’avions envisagé », a déclaré Hathcote. « Nous voulions fournir un meilleur service beaucoup plus efficace tout en maintenant la sécurité et la fiabilité.
Le 1er mai, Hathcote et son personnel ont pu passer à l’étape suivante en fournissant un processus électronique entièrement intégré. En partenariat avec Avow Systems Inc, une société de services de livraison de documents authentiques, le nouveau système de transcription électronique permet au demandeur de commander la transcription en ligne et de recevoir un PDF certifié en quelques minutes, réduisant ainsi le délai d’exécution de plusieurs jours. Le PDF certifié permet uniquement aux utilisateurs authentifiés – ceux désignés par la personne qui demande le relevé de notes – de se connecter et d’accéder au relevé de notes de l’étudiant.
« Nous avons reçu dans nos bureaux un étudiant qui avait besoin de son relevé de notes pour un entretien d’embauche deux jours plus tard. Nous avons pu lui fournir son relevé de notes électroniquement en quelques minutes », a déclaré Hathcote, « et il a pu envoyer simultanément son relevé de notes dans un format PDF sécurisé et certifié à la personne qui l’interviewait également. »
Un service supplémentaire inclus par Avow fournit des capacités de suivi afin que l’utilisateur sache l’emplacement exact du relevé de notes. Cela atténue l’anxiété de savoir si les relevés ont été envoyés et reçus de manière appropriée. Il permet également aux étudiants de joindre des documents supplémentaires, tels que curriculum vitae, lettres de référence et candidatures, en même temps que leurs relevés de notes.
Pour plus d’informations et pour passer des commandes de relevés de notes électroniques, voir http://www.reg.uga.edu/transcripts.