L’ordonnance de Seattle sur les congés de maladie et de sécurité augmente le besoin de suivi des employés

Contexte des lois sur les congés de maladie dans tout Washington

Seattle a été des années en avance sur l’État de Washington pour adopter une loi sur les congés de maladie et de sécurité payés (PSST). En tant que premier État à adopter une loi sur les congés maladie, Seattle a défini la tendance en matière de congés maladie et de sécurité dans tout l’État. Cette loi est entrée en vigueur le 1er septembre 2012. Cependant, 2016 a vu des changements importants pour les congés de maladie payés dans les municipalités locales de Washington et, en novembre, les électeurs ont apporté d’autres changements.

Les congés de maladie et de sécurité payés de Washington

En 2016, les électeurs de l’État de Washington ont adopté une initiative sur les congés de maladie payés. La nouvelle loi entre en vigueur le 1er janvier 2018. En outre, plusieurs villes, dont Tacoma, SeaTac et Spokane, ont déjà adopté des lois sur les congés de maladie pour leurs villes. Les lois de chaque ville varient, mais cet article traitera des ordonnances sur les congés maladie de Seattle et des principales différences entre les ordonnances sur les congés maladie de Seattle et celles des villes voisines. L’objectif est d’aider les employeurs à mieux se conformer aux lois sur l’emploi et de les aider à éviter des amendes et des pénalités coûteuses.

Seattle Paid Sick and Time Ordinance (PSST) Overview

Selon les lois PSST de Seattle, le nombre de jours de maladie et de temps de sécurité diffère, en fonction de la taille des employeurs. Les employeurs sont classés comme des employeurs de niveau 1, 2 et 3 en fonction du nombre d’employés à temps plein.

Les employés de niveau 1 ont entre 5 et 49 employés à temps plein et doivent accorder aux employés 1 heure pour chaque 40 heures travaillées jusqu’à un minimum de 40 heures par an.

Les employeurs de niveau deux emploient entre 50 et 249 employés à temps plein et doivent accorder aux employés une heure pour chaque 40 heures travaillées, mais doivent fournir un plafond minimum de 56 heures par an. Cela s’explique par l’hypothèse selon laquelle les grands employeurs sont moins affectés par les congés des employés que les petits employeurs.

Les employeurs de niveau trois ont 250 employés à temps plein ou plus et sont tenus de fournir une heure de congé de maladie pour chaque 30 heures travaillées. Le plafond minimum pour les employeurs de niveau trois est de 72 heures par an. Chaque niveau d’employeur doit permettre à l’employé de reporter sur l’année suivante la limite d’accumulation. Les employeurs de niveau un doivent permettre aux employés de reporter jusqu’à 40 heures par an, tandis que le niveau 2 doit permettre 56 heures et le niveau trois doit permettre jusqu’à 72 heures par an.

Tiers de l’employeur : # Nombre d’employés	Accumulation et utilisation des congés de maladie
Niveau 1 : 5-49 employés	1 heure pour chaque 40 heures travaillées jusqu’à 40 heures chaque année
Niveau 2 : 50-249 employés	1 heure pour chaque 40 heures travaillées, jusqu’à 56 heures chaque année
Niveau 3 : 250+ employés	1 heure pour chaque 30 heures travaillées jusqu’à 72 heures chaque année.

il est important de noter qu’il n’y a pas de plafond sur les taux d’accumulation chaque année, seulement sur le taux d’utilisation. Un employé de niveau 1 peut être limité à 40 heures de congé de maladie par an, mais peut en fait accumuler 50 heures. Cela signifie qu’il peut reporter les 10 heures supplémentaires sur l’année suivante. Ce même employé peut encore être plafonné à l’utilisation d’un total de 40 heures l’année suivante, mais pourrait encore accumuler des heures supplémentaires au-delà de la limite du plafond et reporter ces heures sur l’année suivante.

Qui est couvert par l’ordonnance sur les congés de maladie et de sécurité

Tous les employés qui sont employés ou travaillent dans les limites de la ville de Seattle qui travaillent au moins 240 heures dans une année sont couverts par la loi sur les congés de maladie. Cela inclut les employés à temps plein, à temps partiel et à base occasionnelle. Les employés qui télétravaillent à Seattle et qui s’arrêtent à Seattle dans le cadre de leur travail sont également couverts.

Exceptions à l’ordonnance de Seattle

Les lois sur les congés de maladie et le temps de sécurité s’appliquent à tous les employés, les travailleurs légaux, les travailleurs illégaux, les travailleurs stationnés en dehors de Seattle qui travaillent encore occasionnellement à Seattle, les employés temporaires et autres. Il existe quelques exceptions à la loi, notamment pour les employés du gouvernement fédéral, de l’État et du comté. Les employés qui travaillent ou télétravaillent en dehors de Seattle sont également exemptés de la loi, tout comme les employés qui voyagent à travers Seattle. Les étudiants inscrits à un programme de formation en alternance ne sont pas concernés par la loi. Enfin, les employés qui travaillent à Seattle moins de 240 heures par an ne sont pas couverts. Les bénévoles ne sont pas non plus couverts par la loi. 240 heures représentent un peu plus de 6 semaines à temps plein.

Les employés syndiqués peuvent renoncer à leurs droits aux congés de maladie et de sécurité en vertu d’une convention collective. Toutefois, les particuliers ne peuvent pas le faire.

Utilisations autorisées en vertu du TDFP

Les congés de maladie et de sécurité payés peuvent être utilisés pour trois raisons principales. Premièrement, les employés peuvent utiliser le temps pour s’aider ou aider un membre de la famille à soigner une maladie ou pour des soins préventifs. Deuxièmement, il peut être utilisé pour les survivants de violence domestique, d’agression sexuelle ou de harcèlement criminel pour demander de l’aide, Troisièmement, il peut être utilisé lorsqu’un lieu de travail ou l’école d’un enfant est fermé par un fonctionnaire pour limiter l’exposition à des agents infectieux, une toxine biologique ou des matières dangereuses.

• Maladie mentale ou physique, blessure ou état de santé : pour diagnostiquer, soigner ou obtenir un traitement. Cela inclut les soins préventifs.
• Si le lieu d’activité de l’employé a été fermé, ou si l’école ou le lieu de soins d’un enfant a été fermé par un fonctionnaire pour limiter l’exposition à des agents infectieux, à une toxine biologique ou à une matière dangereuse.
• Pour des raisons liées à la violence domestique, à l’agression sexuelle ou au harcèlement qui affectent l’employé ou un membre de sa famille
• Toutes ces raisons sont applicables au besoin de l’employé ou pour que l’employé aide un membre de sa famille avec ces besoins.

Membres de la famille acceptés pour le temps de maladie et de sécurité

Seattle utilise les mêmes relations familiales acceptées définies par l’État de Washington. L’État de Washington définit les relations familiales admises à la fois dans un document de 2003 et dans la nouvelle loi sur les congés maladie de l’État de Washington. Il existe deux différences principales. En vertu de la nouvelle loi sur les congés de maladie, l’État reconnaît tous les parents biologiques, adoptifs, nourriciers, par alliance, les pupilles légaux, les parents in loco parentis et les parents de fait. Et ce, quel que soit l’âge de l’enfant. Ces relations concernent à la fois les parents et les enfants. Cela diffère de certaines ordonnances locales, qui n’autorisent les relations avec les enfants que si l’enfant a moins de 18 ans. Les relations visées par la loi sont les suivantes : enfant, parent, conjoint, partenaire domestique enregistré, grand-parent, petit-enfant et frère ou sœur. Certaines des ordonnances locales, y compris Tacoma, ont des définitions de relations plus larges dans le cadre des définitions de relations de ménage.

• Enfant
• Parent
• Grand-parent
• Petit-enfant
• Sœur ou frère
• Conjoint
• Partenaire domestique enregistré

En outre, Seattle autorise également les membres du ménage pour l’utilisation des congés de maladie. Tacoma a emprunté la même définition à Seattle lorsque ses lois sur les congés de maladie ont été promulguées.

Définition des membres du ménage

Les membres du ménage comprennent, en plus des conjoints et des partenaires domestiques, les ex-conjoints et les ex-partenaires domestiques. Les personnes ayant un enfant en commun, même si elles ne vivent pas ensemble, sont également incluses. La loi reconnaît également les adultes liés par le sang ou le mariage, les adultes qui résident ensemble ou qui ont résidé ensemble dans le passé. En outre, les personnes de 16 ans qui ont eu ou ont une relation amoureuse et qui résident ou ont résidé ensemble dans le passé sont incluses, tout comme les beaux-parents, les beaux-enfants et les grands-parents, ainsi que les petits-enfants.

• Anciens conjoints et anciens partenaires domestiques
• Personnes ayant un enfant en commun
• Personnes adultes liées par le sang ou par le mariage
• Adultes qui résident ou qui ont résidé précédemment. ensemble
• Les colocataires âgés de 16 ans ou plus (Non spécifiquement défini dans l’ordonnance de Tacoma)

Le suivi des heures des employés est important

Les entreprises sont tenues de suivre les heures des employés. C’est le cas des employés considérés comme des « employés occasionnels » qui travaillent principalement en dehors de Seattle, mais dont l’emploi les amène dans et à travers les limites de la ville de Seattle. Le suivi des heures des employés est essentiel, car les employeurs sont tenus de notifier à un employé occasionnel, dès qu’il a travaillé à Seattle pendant 240 heures au cours de l’année civile, qu’il peut désormais commencer à accumuler des congés de maladie payés. Les mises à jour de 2016 de la loi exigent désormais qu’une fois qu’un employé occasionnel atteint le seuil de 240 heures, ses 240 heures d’admissibilité comptent désormais pour l’accumulation de congés de maladie et de sécurité. Une autre mise à jour de 2016 de la loi stipule qu’une fois qu’un employé à usage occasionnel a droit à du temps de maladie et de sécurité, il reste admissible au congé de maladie payé pendant toute la durée de son emploi. Il s’agit d’un changement par rapport à la règle précédente, qui n’accordait l’éligibilité que pour l’année suivante. Enfin, l’année civile a été modifiée pour refléter toute période de 12 mois pour l’éligibilité. Les employeurs sont autorisés à déléguer à l’employé le suivi des heures travaillées à Seattle. Il doit y avoir un système où l’employé rapporte ces heures à l’employeur.

De plus, les employés sont tenus de conserver tous les registres et rapports de leurs employés, des heures travaillées et des congés payés pendant trois ans, au lieu de deux précédemment. Le suivi de la paie et des avantages sociaux en interne est difficile sans un bon système de paie. C’est d’autant plus important que les exigences en matière de feuilles de temps et de comptabilité des employés sont spécifiques et diffèrent en fonction du type d’employé et du niveau de l’employeur.

On peut demander aux employés d’utiliser les heures de maladie et de sécurité par tranches d’une heure.

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	Petit employeur Tier One	Employeur moyen Tier Two	Grand employeur Tier Three
Equivalent temps plein (ETP)	5-.49 ETP	50-249 ETP	250+ ETP
Accumulation des congés de maladie et de sécurité payés	1 heure par 40 heures	1 heure par 40 heures	1 heure par 30 heures
Heures non utilisées pouvant être reportées (Par an)	40 heures	56 heures	72 heures. 108 Heures pour les employeurs avec PTO.
Exceptions à l’ordonnance de Seattle	Employés fédéraux et d’Etat, stagiaires non rémunérés, travail-étude, bénévoles et entrepreneurs indépendants	Employés fédéraux et d’Etat, stagiaires non rémunérés, travail-étude, bénévoles et entrepreneurs indépendants	Employés fédéraux et d’Etat, stagiaires non rémunérés, travail-étude, bénévoles, et entrepreneurs indépendants
Détresse	Non incluse	Non incluse	Non incluse
Mauvais temps	Non inclus	Non inclus	Non inclus
Définition d’une année	Année de prestation, Toute année de prestations de 12 mois est donnée	Année de prestations, Toute année de prestations de 12 mois est donnée	Année de prestations, Toute année de prestations de 12 mois est donnée
Employé de travail occasionnel	Tout employé qui travaille à Seattle 240 heures ou plus dans une année de prestations.	Tout employé qui travaille à Seattle 240 heures ou plus au cours d’une année de prestation.	Tout salarié qui travaille à Seattle 240 heures ou plus au cours d’une année de prestation.

Calcul de l’équivalent temps plein

Les employeurs doivent utiliser toutes les heures des employés pour calculer l’équivalent temps plein. Cela inclut les employés à temps plein et à temps partiel, les employés temporaires et les employés qui travaillent en dehors de Seattle. L’employeur doit additionner toutes les heures travaillées par les employés pendant l’année et diviser ce nombre par 40. Ensuite, l’employeur doit prendre ce nombre et le diviser par 52 (semaines de l’année). Il obtiendra ainsi la moyenne des équivalents temps plein de l’ensemble de ses employés et saura à quel niveau il se situe. Les employeurs doivent compter tous leurs employés, même ceux qui travaillent hors de l’État.

Période probatoire, heures supplémentaires et employés exemptés

Les employés commencent à accumuler des congés de maladie et à leur première date d’embauche. Cependant, les employeurs peuvent restreindre l’utilisation du temps de maladie et de sécurité pendant les 180 premiers jours d’emploi. Il existe une restriction incluse dans l’ordonnance pour les employeurs de niveau 1 et 2 qui permet aux employeurs de restreindre l’utilisation des congés de maladie payés pendant les deux premières années d’emploi. Cela signifie que les nouveaux employés peuvent être limités dans l’utilisation ou l’accumulation de temps de maladie et de sécurité pour les 2 premières années d’emploi.

Les employés qui font des heures supplémentaires continuent d’accumuler du temps de maladie et de sécurité pour leurs heures supplémentaires. Cependant, cela ne s’applique pas aux employés exemptés. Les employés exemptés sont supposés travailler sur la base d’une semaine de 40 heures et n’accumulent pas de congés de maladie supplémentaires au-delà de 40 heures par semaine.

Banque de congés de maladie

Les employés qui quittent leur emploi et retournent chez le même employeur conservent leurs congés de maladie pendant sept mois. S’ils sont réintégrés par leur employeur dans une période de sept mois, tous leurs congés de maladie et de sécurité accumulés et admissibles antérieurement doivent leur être réintégrés. En outre, la période d’emploi précédente est prise en compte dans le calcul de l’admissibilité à l’utilisation des congés de maladie et de sécurité. Si l’employé a satisfait à ses 180 jours d’emploi ou à sa période d’attente de 2 ans, ou à une partie de la période d’attente, tout ce temps précédemment travaillé est compté dans son temps total travaillé.

Coordination avec d’autres politiques de congés payés

Les entreprises qui offrent d’autres types de congés payés, notamment des congés payés, des congés personnels ou d’autres types de congés, n’ont pas à offrir de congés supplémentaires pour satisfaire à l’ordonnance sur les congés de maladie et de sécurité de Seattle, à condition que ces congés soient aussi généreux ou plus généreux que les congés requis. Les congés payés doivent pouvoir être utilisés pour les raisons prévues par la loi et doivent être accordés à un taux d’accumulation égal ou supérieur au taux d’accumulation requis, en fonction de la taille de l’échelon de l’entreprise.

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Le temps de maladie et de sécurité doit être suivi et les employés doivent être informés de leur taux d’accumulation et d’utilisation à chaque période de paie. Cependant, si l’employeur choisit de charger à l’avance la quantité minimale de temps de maladie et de sécurité aux employés au début de l’année, il n’a pas besoin d’aviser les employés de leur taux d’accumulation à chaque période de paie. En fait, il n’a pas besoin de suivre le taux d’accumulation. En outre, les employeurs qui transfèrent d’emblée les congés de maladie et de sécurité ne doivent pas reporter les heures accumulées et non utilisées à l’année suivante.

Avis préalable

Les employés peuvent être tenus de fournir un avis d’utilisation prévisible des congés de maladie d’au moins 10 jours, à moins que les employeurs aient une politique qui exige moins de temps. Si l’employeur a une politique qui exige un préavis et que l’employé oublie d’en informer l’employeur, alors l’employeur peut refuser l’utilisation du congé de maladie tant qu’il n’y a pas d’autres facteurs atténuants. Lorsque le congé est imprévisible, l’employé doit prévenir l’employeur dès que cela est raisonnable.

Documentation

Les employés qui prennent 3 jours consécutifs ou plus de congé de maladie peuvent être tenus par leur employeur de fournir la preuve que le congé de maladie a été utilisé pour une raison acceptable. Il peut s’agir d’un avis de fermeture pour la fermeture publique d’une école ou d’un lieu de soins. Il peut également s’agir d’une note d’un prestataire de soins de santé, d’un rapport de police, d’une preuve fournie par un tribunal, d’un document émanant d’un défenseur, d’un avocat, d’un membre du clergé ou d’une déclaration écrite de l’employé. Il est essentiel que les employeurs préservent le droit à la vie privée et la confidentialité. Si l’employeur ne fournit pas d’assurance maladie à l’employé, il doit alors prendre en charge 50 % du coût de la documentation demandée.

Les employeurs ne peuvent pas exiger de documentation pour les congés de moins de 3 jours, à moins qu’il n’y ait un schéma clair et documenté d’abus.

Notification de l’employeur et représailles

Les employeurs doivent informer les employés de leurs droits en vertu de l’ordonnance. Cela pourrait inclure l’affichage d’une affiche sur le lieu de travail, la fourniture d’un avis aux nouveaux employés ou l’inclusion de l’information dans un manuel de l’employé. En outre, les employeurs doivent informer les employés dans chaque bulletin de paie.

En outre, les employés sont protégés contre les représailles pour avoir utilisé ou tenté d’utiliser leurs droits en vertu de la loi. Cela n’empêche pas les employeurs de discipliner les employés qui utilisent ou abusent des congés de maladie. Elle protège en revanche les employés qui utilisent légitimement les congés de maladie et de sécurité. Le bureau des droits civils de Seattle (SOCR) supervise le respect et l’application de la loi.

Réparation en cas de non-respect des nouvelles lois sur l’emploi

Les pénalités et les réparations peuvent être sévères. Les employeurs qui enfreignent les nouvelles lois peuvent se voir imposer des pénalités, des amendes et le remboursement des congés de maladie. Les réparations peuvent inclure jusqu’à deux ans d’arriérés de salaire, la valeur des avantages perdus, les honoraires d’avocat et une amende pour préjudice moral pouvant atteindre 10 000 dollars. En outre, l’employeur peut faire face à un procès privé.

Retenue des dossiers

En plus de suivre le temps des employés, les employeurs doivent conserver un dossier pendant trois ans pour la conformité du temps de maladie et de sécurité. Il s’agit d’une période élargie par rapport à la période de conservation de deux ans précédemment requise. Cela inclut le suivi des congés de maladie et de sécurité accumulés et utilisés par les employés, ainsi que leurs heures travaillées. Le fait de disposer d’un système de chronométrage automatisé peut être un élément essentiel de la tenue des registres. En outre, les pointeuses GPS peuvent enregistrer automatiquement le moment où les employés occasionnels travaillent à Seattle.

Politique nationale en matière de congés de maladie

Au niveau national, il n’existe pas de lois exigeant des congés de maladie. L’ordonnance sur les congés de maladie de Seattle n’inclut pas le congé de liaison après l’accouchement, uniquement pour les implications médicales. Cependant, le FMLA, (Family and Medical Leave Act) exige un congé de maladie non rémunéré avec protection de l’emploi pour les employés de Seattle qui remplissent certaines conditions. Les employés doivent avoir travaillé pour leur employeur pendant au moins 12 mois auparavant. Les employeurs de Seattle qui comptent 50 employés ou plus dans un rayon de 75 miles sont tenus d’honorer le FMLA. Les plus petits employeurs ne sont pas tenus d’offrir un congé FMLA.

Conformité avec la ville de Seattle et les lois nationales sur le temps et les présences

Il est plus important que jamais pour les grands et petits employeurs d’avoir les outils en place qui les aident à suivre les heures des employés et à être en mesure de fournir des rapports en ce qui concerne les cartes de temps des heures des employés. Les sociétés de gestion des salaires doivent fournir des outils logiciels qui peuvent fonctionner à la fois pour les grandes et les petites entreprises de Seattle. Outre les ordonnances de Seattle sur les congés de maladie et les congés payés, il existe de nombreuses autres lois spécifiques à chaque État concernant les cartes de pointage et les avantages sociaux des employés. Ces lois ont des amendes et des pénalités massives appliquées aux entreprises qui violent les règlements.

Les entreprises de paie peuvent protéger leurs clients en offrant un logiciel de temps et de présence précis qui fournit les rapports appropriés et maintient la conservation. Cela permettra à leurs clients de ne pas payer les amendes et les pénalités que d’autres entreprises sont susceptibles de payer. SwipeClock fournit à la fois les outils de gestion du temps et des présences et le logiciel de gestion de la main-d’œuvre pour que les employeurs puissent suivre et fournir les rapports qui prouvent qu’ils respectent les lois de l’État. SwipeClock s’associe à des sociétés de paie et à des cabinets comptables pour fournir des solutions de gestion du temps et des effectifs qui aident les entreprises à rester en conformité avec les réglementations fédérales et nationales. L’un des aspects les plus importants de la conformité est la capacité de fournir les rapports requis sur les employés, les avantages sociaux et les heures travaillées du point de vue de la vérification. Les fournisseurs de services de paie ont besoin d’une approche simpliste d’un seul logiciel qui peut servir à la fois leurs petites et grandes entreprises. SwipeClock peut fournir une seule solution pour les comptables qui suit et crée les rapports nécessaires pour leurs clients.

Laissez SwipeClock vous aider

Les entreprises qui ont des employés à Seattle, Tacoma, SeaTac ou dans d’autres régions de Washington peuvent avoir à se conformer à de multiples ordonnances municipales contradictoires définissant les lois sur l’accumulation et l’utilisation des congés des malades. En outre, ces entreprises doivent également se conformer aux lois fédérales sur les heures supplémentaires, à la loi sur les congés médicaux familiaux et à toute autre loi nationale ou locale qui est promulguée. SwipeClock offre une gamme complète d’outils de gestion de la main-d’œuvre et de suivi du temps qui peuvent aider les entreprises à se conformer plus facilement aux lois locales et nationales. Les dossiers sont conservés sans effort pendant des années et l’accumulation est automatiquement suivie et signalée aux employés conformément aux lois de l’État et de la ville. En outre, avec les horloges de pointage GEO, les entreprises peuvent suivre sans effort le temps travaillé dans des villes spécifiques pour assurer la conformité.

Ressources supplémentaires:

Ville de Seattle Ordonnance sur les congés de maladie payés et le temps de sécurité. 2016. Récupéré de ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Ordonnance sur le temps de maladie rémunéré et le temps de sécurité. Office of Labor Standards. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

Les lois sur les congés de maladie payés de SeaTac pour les travailleurs de l’hôtellerie et du transport

L’ordonnance sur les congés de maladie et de sécurité gagnés de Spokane

L’ordonnance sur les congés payés de Tacoma

La loi sur les congés de maladie de l’État de Washington

Le tableau de comparaison des lois sur les congés de maladie de Washington

Écrit par Annemaria Duran. Dernière mise à jour le 7 février, 2017

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