Lorsque vos comptages cycliques et physiques des stocks ne sont pas précis, c’est un problème. Trop de stocks immobilisent des capitaux excédentaires qui pourraient être utilisés pour financer d’autres secteurs de l’entreprise ou rembourser des dettes. Un inventaire trop faible peut entraîner davantage de ruptures de stock et nuire aux ventes.
Un inventaire précis est essentiel pour les prévisions, la gestion des entrepôts, la logistique et la gestion des retours. Il affecte presque tous les aspects de votre activité, des opérations et des coûts de l’entrepôt à votre capacité à exécuter les commandes correctement et à temps. Les erreurs peuvent avoir un effet d’entraînement qui pourrait durer des années.
Qu’est-ce qu’un comptage cyclique de l’inventaire et un comptage physique de l’inventaire ?
Selon vos procédures de comptage de l’inventaire, vous pouvez effectuer des comptages physiques de l’inventaire, des comptages cycliques périodiques, ou les deux.
Cycles de comptage
Le comptage cyclique est l’une des procédures de comptage de l’inventaire les plus populaires. Au lieu de compter l’ensemble de l’inventaire en une seule fois, les entreprises comptent un certain nombre d’articles dans l’entrepôt. Le comptage cyclique est une technique d’échantillonnage statistique. Le comptage de certains articles est utilisé comme référence pour le reste de l’entrepôt.
C’est similaire à la façon dont fonctionnent les instituts de sondage. Ils prennent un échantillon représentatif des opinions des gens sur des sujets comme un moyen de mesurer les attitudes dans un contexte plus large. Les comptages cyclistes prennent un instantané d’endroits spécifiques. Grâce à ces informations, les entreprises peuvent déterminer si l’inventaire est exact dans les endroits étudiés et s’en servir comme guide pour d’autres zones.
Si votre inventaire est erroné dans les comptages cyclistes, vous trouverez probablement les mêmes inexactitudes dans d’autres zones. De même, si les comptages de cycles montrent que votre inventaire est exact, vous avez plus de chances d’avoir des comptages exacts dans tout l’entrepôt.
Les comptages de cycles peuvent être effectués dans le cadre du flux de travail quotidien sans fermer tout l’entrepôt. Au fil du temps, vous pouvez effectuer un cycle dans chaque zone d’inventaire. Pour maximiser la valeur de l’audit et minimiser la douleur du comptage physique, nous recommandons d’effectuer au moins quatre comptages cycliques complets par an.
Comptes d’inventaire physique
Les comptages d’inventaire physique sont effectués en comptant chaque article dans l’ensemble de l’inventaire. Ce comptage est utilisé pour correspondre aux registres d’inventaire afin d’éliminer toute inexactitude. Il s’agit d’un processus qui prend du temps et exige beaucoup de main-d’œuvre.
La prise d’un compte physique de l’inventaire peut aussi être difficile à faire avec précision sans arrêter toute votre opération. Au fur et à mesure que les comptages sont effectués, de nouveaux stocks peuvent arriver ou une partie du stock actuel peut être expédiée.
Pourquoi les comptages d’inventaire sont-ils importants ?
Les procédures de comptage d’inventaire servent à rendre compte des écarts entre les quantités que vous devriez avoir et les quantités qui sont physiquement présentes dans votre entrepôt. C’est particulièrement important pour les vendeurs de commerce électronique.
Si les comptages d’inventaire ne se synchronisent pas avec vos produits disponibles sur les places de marché en ligne, vous risquez de ne pas pouvoir honorer les commandes. Pour les vendeurs multicanaux qui ne disposent pas d’un système de gestion des stocks intégré, il peut être très facile de faire fausse route avec les comptages d’inventaire lorsque vous vendez sur plusieurs plateformes qui ont un système de rapport individuel.
La plupart des entreprises ont des problèmes de comptage d’inventaire
L’opération de détail moyenne aux États-Unis a un comptage d’inventaire précis sur seulement 63% de son stock, selon l’initiative GS1 US Apparel and General Merchandise, un consortium de détaillants, de distributeurs et de fournisseurs. Cela représente beaucoup de revenus potentiellement perdus ou de stocks égarés.
Un inventaire inexact entraîne des surventes et des ruptures de stock. Plus de 30 % des entreprises ont connu des situations où elles ont vendu des articles qu’elles affichaient comme étant en stock mais qui n’ont pas pu être localisés dans l’inventaire. Ces situations peuvent provoquer des cauchemars logistiques pour les vendeurs et laisser les clients frustrés.
Un inventaire précis améliore les marges
La simple gestion précise de votre inventaire améliorera votre rentabilité. La réduction du nombre de ruptures de stock et de surstocks peut réduire les coûts globaux des stocks de 10 %.
Comment faire des comptages de stocks
La plupart des opérations de vente au détail sont requises par leurs règles comptables ou fiscales pour effectuer des comptages de stocks. Il peut s’agir de procéder à un comptage physique des stocks afin de fournir des enregistrements précis aux autorités fiscales ou de s’assurer que les livres d’affaires comptables reflètent la valeur actuelle des stocks.
Que vous effectuiez des comptages cycliques, des comptages physiques des stocks ou une combinaison des deux, l’Association for Supply Chain Management recommande de mettre en œuvre une boucle de rétroaction de comptage :
La boucle de rétroaction du comptage
- Évaluer l’état actuel de l’intégrité des stocks et fixer les niveaux de précision cibles
- Réaliser votre comptage
- Suivre les écarts et rechercher les causes profondes
- Mettre en œuvre des actions pour améliorer le niveau de précision
- Comparer les chiffres actuels et cibler les niveaux de précision
.
C’est ce qu’on appelle une boucle de rétroaction de comptage, car lorsque vous terminez l’étape 5, il est temps de revenir à l’étape 1.
Voici quelques-unes des meilleures pratiques en matière de procédures de comptage d’inventaire pour effectuer des comptages d’inventaire physique et des comptages cycliques d’inventaire.
Best Practices for Inventory Cycle Counting
* Pour mettre en œuvre ces meilleures pratiques avec succès, utilisez l’équipe de réussite client SkuVault comme ressource.
Suivre ces meilleures pratiques pour le comptage du cycle des stocks peut rendre le processus plus efficace :
- Votre établissement doit programmer le comptage du cycle pour qu’il fasse partie des opérations normales de l’établissement.
- Programmez le comptage du cycle fréquemment. Plus la fréquence du comptage cyclique est élevée, plus la précision de l’inventaire sera élevée et plus les radiations d’inventaire seront faibles. De nombreuses opérations d’entrepôt font des comptages cycliques quotidiennement dans différentes zones de l’entrepôt chaque jour.
- Plutôt que de faire des comptages aléatoires, la façon la plus efficace de faire des comptages cycliques est de classer les articles en groupes A, B et C. Il est logique de passer le plus de temps à faire des comptages cycliques avec l’inventaire qui représente la plus grande valeur.
- Le groupe A compromet l’inventaire qui représente 70 à 80 % de la valeur globale de votre inventaire
- Le groupe B représente les 10 à 15 % suivants de la valeur de l’inventaire
- Le groupe C représente les 10 à 5 % inférieurs de la valeur de l’inventaire
- Si vous devez faire des ajustements rapides à la précision de votre inventaire, concentrez votre attention sur les A. Généralement, les A représenteront environ 20 à 25 % du total de vos UGS, mais ils offrent le rendement le plus élevé. De plus, si vous pouvez identifier les déficiences dans ces groupes, il est probable que vous puissiez identifier la cause profonde des écarts qui peut être appliquée à tous les groupes.
- L’affectation d’équipes de comptage de cycles dédiées permet à l’entreprise de former plusieurs personnes pour effectuer ces tâches. La taille de l’équipe dépendra de la taille et de la complexité de l’inventaire d’une entreprise. Une grande entreprise pourrait avoir une équipe de comptage de cycles composée de plusieurs employés à temps plein. Cependant, une plus petite organisation pourrait avoir aussi peu que deux employés qui effectuent les comptages de cycles pendant une petite partie de leur journée de travail.
- Les comptages de cycles devraient se déplacer méthodiquement dans l’entrepôt afin que tous les produits soient comptés au moins une fois par trimestre.
- Deux personnes distinctes devraient compter les produits lorsque cela est possible. Une comparaison en aveugle de leurs comptages devrait être effectuée avant que les ajustements soient enregistrés. Toute divergence devrait être examinée.
- Avant que le comptage cyclique ne soit effectué, toutes les transactions ouvertes telles que la réception, l’expédition, l’encours, devraient être fermées pour les articles qui sont sélectionnés pour le comptage cyclique.
- Vous pouvez prévenir les erreurs en examinant les sources d’erreur. Il est crucial d’identifier et de corriger les processus ou les problèmes de formation qui causent des erreurs d’inventaire.
- Vous devriez suivre les mesures de précision de l’inventaire au fil du temps. De plus, vous pouvez fixer des objectifs pour la précision de l’inventaire. Le fait de connaître vos chiffres et de suivre les améliorations (ou les baisses) peut aider à déterminer où les systèmes fonctionnent (ou échouent).
- Le comptage du cycle devrait être effectué au début de la journée avant que les opérations de l’établissement aient commencé à battre leur plein ou à la fin de la journée après la fermeture des opérations.
- Le processus de comptage cyclique doit être bien défini et documenté.
- Séparer le processus de comptage cyclique et l’enregistrement de l’inventaire pour assurer la précision.
Bonnes pratiques pour le comptage de l’inventaire physique
* Pour mettre en œuvre ces bonnes pratiques avec succès, utilisez l’équipe de réussite client SkuVault comme ressource.
Les meilleures pratiques en matière de comptage physique ou d’inventaire physique peuvent améliorer l’efficacité du comptage physique :
- Vous devriez effectuer un comptage fictif pendant la phase de planification du comptage physique afin d’estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires.
- Informez les fournisseurs, les clients et la production devraient sur le calendrier du comptage physique afin que tout ajustement de l’approvisionnement puisse être fait à l’avance.
- Réaliser le comptage physique des UGS à rotation lente quelques jours avant le comptage réel afin de minimiser le temps d’arrêt de l’installation pour l’inventaire physique.
- Avant d’entreprendre le comptage physique, éliminer tous les stocks défectueux et obsolètes afin de réduire le temps consacré à ce processus.
- Ne pas afficher les valeurs économiques des quantités d’UGS pendant le comptage. Puisque vous comptez tous les stocks, cela n’est pas pertinent pour le comptage physique.
- Les zones de comptage désignées sont la base de l’affectation des équipes de comptage et de la surveillance de la progression de l’inventaire.
- Veuillez vous assurer que vous avez l’équipement approprié, ainsi que tout appareil spécialisé, à la disposition de vos équipes de comptage.
- Veuillez vous assurer de former votre personnel aux activités de comptage physique afin d’assurer le bon déroulement du comptage.
- Enfin, les opérations devraient cesser complètement pour le comptage. Au moins, le mouvement des matériaux devrait être minimisé et bien documenté pour s’assurer que les articles ne sont pas comptés deux fois ou, à l’inverse, complètement omis.
- Si vous n’êtes pas en mesure d’arrêter les opérations pour un comptage physique, assurez-vous d’avoir un système bien défini sur la façon dont vous traiterez les changements d’inventaire après que le comptage physique ait été effectué.
- Le personnel des systèmes devrait être disponible pour un soutien si des problèmes de système sont rencontrés pendant les activités de comptage physique.
- Séparer le processus de comptage physique de l’inventaire et l’enregistrement de l’inventaire pour assurer la précision.
Exemples du monde réel de l’importance des comptages d’inventaire
Il y a un nombre record de pièces et de produits assis dans les entrepôts en ce moment. La Federal Reserve Bank suit les stocks privés et estime qu’il y a plus de 674 milliards de dollars de marchandises corrigées des variations saisonnières qui dorment dans les entrepôts et les magasins. Lorsque les stocks ne sont pas vendus, cela peut conduire à une accumulation de stocks, immobilisant des capitaux qui pourraient être utilisés pour d’autres choses.
Lorsque les comptes de stocks ne sont pas précis, toutes sortes de choses peuvent mal tourner. Walmart reconnaît avoir perdu 3 milliards de dollars de ventes pendant un an. Dans le même temps, ses stocks ont augmenté à un rythme plus rapide que les ventes. Un mauvais suivi a entraîné des surstocks et des ruptures de stock.
Nike a perdu plus de près de 100 millions de dollars à cause d’une mauvaise gestion des stocks. Best Buy n’a pas été en mesure de livrer les commandes de novembre et décembre avant Noël une année lorsque son inventaire en stock s’est déréglé par rapport aux comptes de son marché en ligne. Ralph Lauren a vu ses bénéfices chuter de 50 % et la valeur de ses actions diminuer de 16 milliards de dollars en raison de défaillances dans la gestion des stocks.
Des stocks inexacts sont plus que frustrants. C’est coûteux.
Questions courantes sur les comptages de stocks
Voici quelques-unes des questions les plus courantes que les organisations se posent sur les comptages de stocks :
À quelle fréquence devriez-vous compter vos stocks ?
La réponse courte est aussi souvent que possible. Un comptage cyclique complet de tous vos stocks devrait être effectué au moins une fois par trimestre, bien que de nombreuses opérations d’entrepôt effectuent des comptages cycliques quotidiens pour des sections stratégiques afin d’éviter d’avoir à compter de grandes quantités à la fin du trimestre. Les comptages physiques devraient être effectués au moins une fois par an.
Quand devrais-je compter mon inventaire?
En principe, vos comptages d’inventaire devraient avoir lieu lorsque les opérations cessent à la fin de la journée ou avant qu’elles ne commencent. Si vous devez faire votre inventaire pendant que les opérations se poursuivent, vous devez avoir un système en place pour comptabiliser le marchandisage nouvellement arrivé ou les articles prélevés pour l’expédition.
Puis-je utiliser n’importe qui pour compter l’inventaire?
Vous pouvez, mais ce n’est pas conseillé. La plupart des opérations d’entrepôt ont des équipes de comptage ou des personnes qui ont été formées sur les procédures et sont contrôlées pour l’exactitude. Vous devriez avoir un mécanisme de suivi en place pour assurer que vos équipes comptent avec précision.
Ai-je besoin d’un système de gestion d’entrepôt / système de gestion des stocks ?
Vous pouvez tout faire à la main et en faire le suivi dans Excel, mais le risque d’erreurs est important. Un système de gestion d’entrepôt (WMS) et un système de gestion des stocks (IMS) amélioreront considérablement votre précision et vous permettront de faire des rapports robustes à la demande. De plus, un IMS se synchronisera avec les places de marché en ligne et s’intégrera à vos plateformes de commande, de vente et d’expédition pour une expérience transparente.
Comment SkuVault aide au comptage du cycle
La fonction de vérification de SkuVault vous permet d’ajouter ou de retirer des produits d’un emplacement, ainsi que de déplacer en vrac des produits d’un emplacement à un autre, d’imprimer tous les produits d’un emplacement et d’effectuer un recomptage complet de tous les produits d’un emplacement, dans lequel vous scannez simplement les articles existants, en les remplaçant par les nouvelles UGS.
Après un recomptage, SkuVault génère un rapport de vérification, qui montre les écarts entre ce que vous devriez avoir en stock et ce que vous avez réellement en stock. Et, jumelé à nos rapports de transactions et au suivi des utilisateurs, il est simple de voir ce qui s’est mal passé, et qui est responsable.
Rapport de comptage de cycle
Le rapport de comptage de cycle de SkuVault vous permet de marquer les emplacements comme « comptés ». Cela vous permet d’exécuter le rapport pour rechercher des emplacements qui n’ont pas été comptés précédemment et vous permet d’être plus efficace en ne recomptant pas les emplacements plusieurs fois.
L’augmentation des comptes de cycle signifie moins de comptages physiques, ce qui signifie moins d’heures de travail et plus de ventes. De plus, un inventaire désordonné est un inventaire imprécis, et un inventaire imprécis entraîne :
- Des surventes
- Des surventes
- Des stocks qui traînent dans l’entrepôt et qui ne sont pas répertoriés sur vos canaux en ligne
- Des stocks morts
Un programme de comptage cyclique et physique bien exécuté peut entraîner des réductions importantes des coûts opérationnels et de possession des stocks. L’augmentation de la précision de l’inventaire peut réduire les niveaux de stock de sécurité. Par conséquent, cela réduit les coûts de possession des stocks.
Conclusion
Suivre les meilleures pratiques pour les procédures de comptage des stocks peut améliorer votre précision. Les comptages de cycles et les comptages d’inventaire physique peuvent aider à garder votre inventaire en main en synchronisation avec ce qui se trouve dans votre magasin, que ce soit en ligne sur votre site Web, en ligne sur plusieurs places de marché ou dans votre magasin physique.