Sur le marché des affaires modernes, vous êtes conditionné à regarder vers l’avenir. Nous le sommes tous. Et c’est une chose qui peut rendre la navigation réussie de l’Affordable Care Act (ACA) plus difficile, car il ne suffit pas de regarder vers l’avenir quand il s’agit de votre conformité ACA.
Pour se conformer à la loi, dans de nombreux cas, vous devez également regarder vers le passé pour déterminer l’éligibilité ACA de vos employés.
La mesure précise de l’éligibilité est devenue de plus en plus importante, car les évaluations de pénalités de l’IRS peuvent s’élever à des millions de dollars. Et, comme nous l’avons appris dans notre blog précédent, les pénalités s’accumulent mensuellement et peuvent rapidement s’accumuler pour chaque année où vous n’êtes pas en conformité.
Quand la mesure est nécessaire
En vertu des dispositions de responsabilité partagée de l’employeur de l’ACA, les grands employeurs doivent offrir une couverture santé qui répond aux exigences de couverture minimale essentielle (MEC) à 95% de leurs employés à temps plein ou être exposés à des pénalités éventuelles. Cela semble assez facile, mais quand il s’agit de savoir ce qui constitue un employé à temps plein, la réponse peut sembler assez compliquée.
Selon la loi, un employé à temps plein est celui qui effectue en moyenne 30 heures de service ou plus par semaine ou 130 heures par mois. Cela peut être un calcul facile pour les employés qui ont un horaire régulier. Mais pour les employés à horaire variable, la mesure de l’admissibilité n’est pas toujours aussi simple.
En tant qu’employeur, votre entreprise peut déterminer le statut de temps plein de vos employés en comptant les heures de service de chacun d’entre eux selon l’une des deux méthodes de mesure de » l’équivalence » : mensuelle et rétrospective. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur la méthode de mesure par rétrospection.
Qu’est-ce que la méthode par rétrospection ?
Lorsqu’il utilise la méthode par rétrospection, un employeur » remonte » aux heures de service antérieures pour déterminer le statut à temps plein pour une période future. Dit autrement, la méthode de rétrospection est une approche pour déterminer le statut de temps plein en suivant les heures de l’employé sur une période donnée et en calculant ensuite le nombre moyen d’heures travaillées sur cette période pour déterminer le statut de temps plein.
Les mesures de rétrospection comportent trois parties critiques :
1. La période de mesure
La période de mesure est la période pour laquelle l’employeur « regarde en arrière » les heures de service historiques. La période de mesure rétrospective peut durer entre 3 et 12 mois. Les employeurs sont autorisés à choisir la longueur de la période de mesure rétrospective tant qu’elle est conforme aux normes de mesure minimale et maximale.
Il existe deux types de périodes de mesure : La mesure initiale pour les nouveaux employés et la mesure standard pour les employés en cours.
Période de mesure initiale : Nouveaux employés
Pour mesurer l’admissibilité des nouveaux employés, vous devez considérer si l’employé est raisonnablement censé travailler plus de 30 heures par semaine. Si oui, l’employé et ses personnes à charge doivent se voir offrir une couverture dans les 90 jours suivant l’embauche.
Si l’on ne peut raisonnablement déterminer que le nouvel employé travaillera plus de 30 heures par semaine, alors l’employé peut être classé comme un employé à horaire variable. Dans ce cas, vous commencerez à comptabiliser les heures sur une base prospective. Pour les nouveaux employés à horaire variable et les employés saisonniers, vous pouvez utiliser une période de référence de 3 à 12 mois qui commence à n’importe quelle date entre la première période de paie où les heures de l’employé sont enregistrées et le premier jour du premier mois suivant la date de début. Si les heures de l’employé atteignent ou dépassent une moyenne à temps plein de 130 heures par mois au cours de la période de mesure initiale, il sera déterminé comme étant « à temps plein » et donc admissible à la couverture tout au long de la période de stabilité subséquente – même si ses heures sont réduites au cours de la période de stabilité.
Période de mesure standard : Employés continus
Les périodes de mesure standard sont utilisées pour les employés continus, c’est-à-dire un employé qui a travaillé une période de mesure standard complète. Dans ce cas, les employeurs doivent littéralement regarder en arrière pour faire la moyenne des heures de travail sur la période de mesure. Si l’employé fait une moyenne de 130 heures ou plus par mois, il est considéré comme étant à temps plein et admissible aux prestations en vertu de l’ACA.
Bien qu’un employeur puisse avoir différentes périodes de mesure standard pour différentes catégories d’employés (les différentes catégories sont limitées à celles décrites dans l’article 54.4980H-3(d)(1)(v)), les périodes de mesure et la détermination de l’admissibilité doivent être faites sur une base uniforme et cohérente pour tous les employés de la même catégorie.
Regardez un exemple.
Exemple : Disons qu’un employeur utilise une période de mesure standard de 12 mois commençant le 1er novembre 2018. Ainsi, les employés permanents sont mesurés du 1er novembre 2018 au 31 octobre 2019 de l’année suivante pour déterminer l’admissibilité au début de l’année de régime du 1er janvier 2020.
Pour calculer les heures des employés permanents, vous faites la moyenne des heures de travail sur la période de rétrospection. Dans cet exemple, notre employé a travaillé un total de 1 596 heures, ce qui donne une moyenne de 133 heures par mois.
Parce que les heures travaillées sont supérieures aux 130 heures requises, l’employé est déterminé comme étant à temps plein et admissible.
2. Période d’attente
La deuxième partie de la mesure de rétrospection comprend une période d’attente administrative avant la mise en œuvre des prestations de soins de santé. Cette période ne peut être supérieure à 90 jours et est facultative pour les employeurs.
Exemple : Après que les employés ont été mesurés du 1er novembre au 31 octobre, l’entreprise utilise une période d’attente de 61 jours (1er novembre – 31 décembre). Pendant cette période, l’employeur étend les offres de couverture aux personnes identifiées comme étant à temps plein et laisse le temps à l’employé de faire des choix d’avantages sociaux et de s’inscrire à la couverture en vigueur le 1er janvier.
3. Période de stabilité
La troisième composante est une période de stabilité, la période de couverture » verrouillée » pour les employés qui sont déterminés comme étant à temps plein pendant une période de mesure initiale ou standard. La période de stabilité ne peut être plus courte que la période de mesure et doit durer entre 6 et 12 mois. Souvent, elle est de la même durée que la période de mesure.
Il est important de noter que si les heures de l’employé atteignent ou dépassent la moyenne de temps plein (130 heures par mois) pendant la durée de la période de mesure, il sera considéré comme un employé » à temps plein » de l’ACA et donc admissible à la couverture tout au long de la période de stabilité subséquente – même si ses heures sont réduites pendant la période de stabilité.
Exemple : Parce que notre employée d’exemple a travaillé un nombre moyen d’heures qui était supérieur à 130, elle doit se voir offrir des prestations pour la période de stabilité du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020.
Derniers points à considérer
Avant de conclure, voici quelques considérations finales concernant les méthodes de mesure rétrospectives.
L’IRS a déclaré que la méthode de mesure rétrospective ne peut pas être utilisée pour le calcul du nombre d’employés à temps plein aux fins de la détermination du statut de grand employeur applicable. Ces méthodes de calcul peuvent être trouvées sur le site Web de l’IRS. Au lieu de cela, il ne peut être utilisé que pour déterminer:
- À qui l’employeur doit offrir une couverture minimale essentielle pour éviter un paiement de responsabilité partagée de l’employeur ; et
- Le montant de toute responsabilité potentielle pour un paiement de responsabilité partagée de l’employeur.
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