La facture de traiteur est un document qui aidera à la fois le traiteur et le client dans la création, la facturation (traiteur) et le paiement (client) d’un événement spécial. Le(s) traiteur(s) examine(nt) l’événement et le type d’événement que le client souhaite créer. Le traiteur perçoit alors un acompte (généralement non remboursable) pour garantir tous les aspects de l’événement et indique au client la date à laquelle le solde doit être payé en totalité (généralement juste avant la tenue de l’événement). La facture fournira toutes les informations nécessaires sur les prix et les services, ainsi qu’un document joint qui recueillera toutes les informations de paiement préférées du client.
- Fournit aux clients une liste détaillée des services et des coûts, et précise les modalités de paiement.
- Sert à la fois de résumé du travail et de demande écrite formelle de paiement, et devrait être considéré comme un document essentiel dans tout travail de traiteur.
Étape par étape : comment traiteur un événement
Les clients magasinent souvent plusieurs traiteurs avant de choisir qui engager. Lorsqu’un traiteur reçoit une demande de renseignements, il doit en profiter pour prouver ses compétences en posant les bonnes questions et en démontrant sa maîtrise du métier.
Certains détails de base sont nécessaires pour formuler un devis : Y a-t-il une fourchette de prix générale que le client a en tête ? De l’alcool sera-t-il servi ? D’autres services auxiliaires sont-ils nécessaires ? Selon les circonstances, la préparation des aliments peut être effectuée sur place ou à distance ; le service sur place est généralement préférable, mais il peut coûter plus cher.
Prendre le nombre de personnes et donner un devis
Avec un nombre de personnes prévu et certaines spécifications critiques de l’événement, le traiteur doit fournir un devis écrit. Rappelez-vous qu’il peut y avoir un potentiel de négociation, donc une proposition de services ne doit pas être livrée en termes définitifs. Si un client n’est pas satisfait des paramètres suggérés, le devis pourrait être modifié en changeant le menu ou le plan de service.
Le devis devrait également préciser les modalités de paiement. Un dépôt initial sera-t-il exigé ? Quand le paiement final doit-il être effectué ? Qu’en est-il des ajustements au devis initial en réponse aux changements de prix ou à d’autres variables ?
Préparation du personnel et de la nourriture
La préparation d’un événement ne se limite pas à rassembler des ingrédients ou à préparer des plats. Une restauration réussie tourne autour d’une préparation minutieuse du personnel. Les membres de l’équipe doivent être clairs sur leurs responsabilités au départ. Certains traiteurs utilisent même des logiciels tels que CaterPro, Event Master ou d’autres pour schématiser les plans d’étage, cartographier le flux de travail et, de manière générale, préparer toute l’équipe à l’événement.
Donner le service de manière professionnelle
La bonne nourriture ne peut pas compenser tout service terne. L’exécution doit être méticuleuse, quel que soit le degré de « discernement » du client.
Compléter et remettre la facture du traiteur avec les ajustements finaux
Quand vous êtes prêt à demander le paiement, remettez la facture au client. Certains changements de dernière minute peuvent être nécessaires, si, par exemple, les prix des ingrédients essentiels ont changé ou si le nombre de personnes a été revu à la hausse.