Google Keep est probablement le meilleur service Google que la plupart des gens n’utilisent pas.
Des services comme Keep, Evernote et Microsoft OneNote sont souvent appelés « apps de prise de notes ». Mais c’est une étiquette obsolète. Ils ont grandi au-delà de leurs racines, offrant maintenant un flux de travail collaboratif, des rappels, des listes de contrôle, le géofencing, la reconnaissance optique des caractères, la transcription vocale, le croquis et plus encore.
Il y a quelques années, j’aurais recommandé Evernote. Mais au cours de l’été, Evernote a pris un mauvais virage. La société a modifié sa structure de prix d’une manière qui oblige pratiquement les utilisateurs à payer ou à quitter. Plus précisément, Evernote a ajouté des limitations à la version gratuite, appelée Evernote Basic. Elle n’est désormais accessible que sur un maximum de deux appareils par an, ce qui, à mon avis, est totalement rédhibitoire. Ils limitent les téléchargements à 60 mégaoctets par mois, ce qui est absurdement bas. Et ils ont augmenté les prix des versions premium. Les versions payantes d’Evernote coûtent maintenant 34,99 $, 69,99 $ et 120 $ par an.
Les alternatives abondent.
Microsoft OneNote est un excellent choix pour les personnes investies dans le monde Microsoft — les utilisateurs de Windows qui s’abonnent à Microsoft Office 365 ou qui ont un téléphone Windows.
Apple Notes est rudimentaire, mais idéal pour les personnes qui utilisent beaucoup de produits Apple mais pas beaucoup de produits Google et les gros utilisateurs de Siri qui se sentent à l’aise dans l’étreinte chaleureuse d’iCloud.
Pour la plupart des gens, cependant, je recommande Google Keep, en particulier pour tous ceux qui utilisent les nombreux produits avec lesquels Keep s’intègre. Il s’agit notamment de Chrome, Agenda, Gmail, Photos, Drive, Docs, Google Now, Google Assistant et Google Home. L’intégration de Keep avec ces autres apps est quelque chose de puissant.
Keep est le meilleur de sa catégorie pour trois raisons peu surprenantes, étant donné que c’est de Google que nous parlons ici. L’intégration de Keep avec d’autres apps, la recherche et l’intelligence artificielle (IA) sont toutes supérieures à celles de la concurrence. (Vous verrez ces avantages dans les conseils ci-dessous.)
Certaines personnes pensent encore que Keep n’est qu’une bête application de notes autocollantes. Je suis ici pour vous dire que depuis le lancement de Keep il y a plus de trois ans et demi, Google a discrètement ajouté tellement de nouvelles fonctionnalités (dont beaucoup tirent parti de la puissante IA de Google) que c’est un produit complètement différent maintenant.
Google dévoilera presque certainement une API à un moment donné, permettant aux entreprises tierces de créer des apps et des services qui lisent ou écrivent des notes.
En attendant, Google va probablement intégrer Keep plus profondément dans une gamme croissante de produits Google.
La plus transformationnelle de ces intégrations sera dans le Google Assistant, l’assistant virtuel d’IA de prochaine génération de Google. De la même manière qu’Assistant analysera votre courrier électronique, votre calendrier et d’autres applications Google bourrées de données, Assistant analysera également Keep et mettra toutes les informations de Keep à votre disposition par le biais d’une conversation ou d’un chat.
Lorsque Assistant pourra utiliser Keep pour se souvenir de choses pour vous, il aura l’impression de faire partie de votre esprit. Il vous chuchotera des rappels à l’oreille et vous fournira toute information dans Keep chaque fois que vous le demanderez.
Donc, si vous prévoyez d’utiliser Google Assistant, c’est le moment de commencer à alimenter Keep avec tous vos faits, informations et idées personnels.
En outre, je pense que Keep est déjà la meilleure application de prise de notes qui existe. Voici les choses étonnantes que vous pouvez faire dès maintenant avec Google Keep.
Capturer instantanément n’importe quoi
Lorsque vous avez une idée ou que vous rencontrez une information dans le monde dont vous voulez vous souvenir pour toujours, Keep capture rapidement.
Utiliser un widget sur l’écran Aujourd’hui pour iOS ou l’écran d’accueil sur Android pour une capture en un seul clic. Le widget affiche quatre boutons : « Note », « Liste », « Photo » et « Audio ». Une seule touche et vous êtes prêt pour les courses.
utilisateurs d’iPhone : Placez l’icône Keep comme l’une de vos quatre icônes « Dock » pour un accès plus rapide. Si vous avez un iPhone 6s ou plus récent, utilisez 3D Touch : Appuyez fortement sur l’icône et choisissez entre » Nouvelle note audio « , » Nouvelle note photo « , » Nouvelle liste » ou » Nouvelle note « .
Le choix le plus rapide est Audio — il suffit de sélectionner et de parler, et vos mots seront capturés et même tapés en texte consultable.
Si vous devez capturer des informations écrites — sur un tableau blanc, un panneau, une carte de visite, un menu, un article, un contrat, une plaque d’immatriculation ou même un écran — appuyez sur le bouton » Photo » et prenez une photo. Keep numérise et capture les mots de cette photo, rendant la note consultable. Pour extraire les mots, tapez sur la photo et choisissez « Grab image text » dans le menu. Les mots de la photo seront transformés en texte. Vous pouvez également importer dans Keep des photos que vous avez déjà prises, et celles-ci seront également numérisées.
La fonction de numérisation des mots ne fonctionne que pour la langue anglaise, mais Mario Anima, chef de projet de Google Keep, m’a dit que d’autres langues seront ajoutées à l’avenir.
(Conseil supplémentaire : les enregistrements audio et les photos que vous prenez dans Keep sont stockés dans Google Drive et comptent dans votre limite de stockage Drive. Après que Keep a extrait le texte, vous pouvez supprimer l’enregistrement ou la photo et ne conserver que les mots.)
Bien sûr, vous pouvez également choisir « Note » ou « Liste » pour capturer du texte de forme libre ou des listes de cases à cocher. Dans une « Note », vous pouvez utiliser des astérisques ou des tirets pour les listes à puces, et Keep crée automatiquement la puce suivante. Dans une « Liste », Google utilise l’IA pour deviner les éléments que vous ajoutez, ce qui accélère la création de listes.
Avec la commande « OK Google » sur les téléphones Android, vous pouvez créer des notes en parlant simplement. Vous pouvez même ajouter et modifier des listes par la seule voix. Par exemple : « OK, Google : Crée une liste de courses avec du chou frisé et du lait. » Vous pouvez ensuite changer d’avis en disant : » Retirez le chou frisé » et » Changez ‘lait’ en ‘lait sans matière grasse’. (Une fois la liste enregistrée, vous pouvez ajouter de nouveaux éléments par la voix seule, mais pas les modifier ou les supprimer.)
Si vous utilisez le navigateur Chrome de Google, installez l’extension Chrome Keep et aussi l’application Chrome — il suffit d’aller sur le site de Keep et de trouver l’option de page d’application dans le menu hamburger. En appuyant sur le bouton Keep que l’extension du navigateur installe, vous capturerez un lien vers l’onglet actuellement sélectionné, avec la possibilité d’ajouter une note.
En parlant de navigateurs, ouvrez chacune de vos étiquettes Keep les plus fréquemment utilisées dans un onglet séparé pour une capture et une référence rapides lorsque vous utilisez votre PC ou votre ordinateur portable. Lorsque vous êtes déjà dans une catégorie d’étiquette spécifique, les nouvelles notes seront automatiquement marquées pour cette catégorie.
Ou, mieux encore, exécutez l’application du navigateur Chrome, réduisez-la à une colonne mince et gardez-la ouverte à côté de votre navigateur pour un accès instantané pendant que vous travaillez.
Se souvenir plus rapidement
Google Keep a une fonction de recherche incroyable. Mais lorsque vous cliquez ou tapez sur l’icône « Recherche », et avant même de pouvoir effectuer une recherche, des options vous sont présentées pour trouver des choses. Ces options comprennent le type de note (« Rappels », « Listes » et « Photos »), les étiquettes (que vous pouvez créer soit en utilisant le menu déroulant, soit en créant des hashtags dans les notes ; chaque note peut avoir autant d’étiquettes que vous le souhaitez), les personnes (la liste complète des personnes avec lesquelles vous avez partagé des notes ou qui ont partagé des notes avec vous), les choses (l’A. I. auto-catégorisation de Google).I. automatique de vos notes, qui comprend des catégories comme « Livres », « Nourriture », « Films », « Musique », « Lieux », « Voyage » et autres) et des couleurs.
Ajouter des rappels dans Keep (pas dans Inbox)
Google Reminders est une fonctionnalité qui s’étend sur trois produits : Inbox, Keep et Calendar. La fonctionnalité vous permet d’être alerté en fonction de l’heure et de la date ou du lieu — par exemple, vous pouvez définir un rappel pour récupérer votre nettoyage à sec la prochaine fois que vous conduisez près du nettoyeur. Vous pouvez également définir des rappels récurrents.
La plupart des utilisateurs saisissent les rappels à partir de la boîte de réception. Mais les ajouter dans Keep est mieux. Les rappels ajoutés dans Keep s’affichent dans la boîte de réception, mais ceux ajoutés dans la boîte de réception ne s’affichent pas dans Keep. (Les rappels s’affichent dans le Calendrier, quoi qu’il en soit.)
L’interface Keep pour les rappels est meilleure que dans la Boîte de réception. Vous pouvez utiliser la gamme complète d’options : « Notes », « Liste », « Photo » et « Audio ». Il suffit de créer n’importe quel type de note Keep, puis de taper sur l’icône Rappels.
Utiliser Keep comme une « serviette intelligente »
La version Android de Keep permet de faire des croquis de forme libre et des notes manuscrites, comme vous pourriez le faire sur une serviette de table lors d’un déjeuner de travail. (La version iOS de Keep obtiendra bientôt cette fonctionnalité, selon Anima de Google). La différence est que Google applique une IA étonnante pour rendre vos gribouillis consultables. Google peut reconnaître et convertir en texte la plupart des gribouillis écrits à la main. Plus étonnant encore, l’IA de Google peut même reconnaître certains de vos dessins. Ainsi, si vous dessinez une maison, une voiture et un verre de martini, vous devriez pouvoir retrouver le croquis plus tard en recherchant ces mots. Google a récemment fait la démonstration de cette IA dans un jeu amusant appelé Quick Draw. Google devine ce que vous dessinez en temps réel, pendant que vous le dessinez.
Ouvrez l’application Keep pour Android et touchez « Nouveau dessin ». Vous pouvez également ajouter un dessin à une note existante ou dessiner partout sur une photo importée dans Keep. Une fois que vous êtes en mode dessin, utilisez les différents outils de dessin et de surbrillance pour améliorer vos dessins.
Priorisez votre esprit
Utilisez le glisser-déposer pour réorganiser vos notes ou « épingler » des notes au sommet.
Voici un raccourci secret qui amène n’importe quelle note au sommet de la rotation, mais pas « épinglée » : Archivez la note, puis désarchivez-la. Lorsqu’elle émergera de l’Archive, elle sera placée comme s’il s’agissait d’une nouvelle note (le bouton « archive » est une boîte avec une flèche dessus).
Incubez vos idées
Ne vous contentez pas de capturer vos idées dans Keep. Développez-les au fil du temps. C’est le meilleur conseil de Keep pour les créateurs. Bien sûr, lorsque le génie frappe, capturez l’idée. Mais revenez en arrière et passez du temps avec vos notes. Lorsque vous avez d’autres idées ou que vous trouvez des faits ou des ressources connexes, ajoutez-les à la note existante. Écrivez des passages entiers (parce que les idées sur la façon d’exprimer ou d’articuler quelque chose doivent être capturées, aussi).
Vous pouvez également draguer les autres pour vous aider à développer vos idées en appuyant simplement sur le bouton « Partager » sur la version de bureau ou sur l’élément « Collaborateurs » dans le menu « Plus d’options » de l’application mobile.
Votre idée est prête à éclore ? « Graduez » la note Keep dans un document Google. Sur l’application mobile, l’option « Copier vers Google docs » se trouve sur le bouton « plus » en bas à gauche. Sur la version desktop du navigateur, elle se trouve dans le menu « Plus d’options » (les points verticaux).
Chaque note peut compter jusqu’à 20 000 caractères, soit environ 12 fois la longueur de cette colonne, et le champ titre ne dépasse pas 1 000 caractères. Pour les listes, chaque élément peut comporter jusqu’à 1 000 caractères et vous pouvez avoir jusqu’à 999 éléments par liste.
Pensez à Google Keep comme à un périphérique de votre esprit
Faites de Google Keep un élément central de votre vie. Utilisez-le de manière obsessionnelle. Lorsque vous faites cela, il devient un miroir de votre esprit, une extension de vos processus de pensée qui n’oublie jamais — une pépinière pour vos meilleures idées, projets, objectifs et plans.
A mesure que Google fait évoluer l’IA de Keep et le connecte aux services que vous utilisez tous les jours, la distance entre l’inspiration et l’exécution se réduit de plus en plus.
Google Keep n’est pas une stupide application de notes autocollantes jaunes. C’est un outil toujours présent, alimenté par l’intelligence artificielle, qui amplifie les pouvoirs de votre esprit.