Le formulaire SS-8 de l’IRS est utilisé pour demander à l’Internal Revenue Service de déterminer si un ou plusieurs de vos travailleurs doivent être classés comme employés ou entrepreneurs indépendants. Cela peut être un processus délicat, et l’IRS est heureux de le déterminer pour vous si vous ne faites que remplir le formulaire SS-8.
L’IRS utilise un ensemble de règles qui mesurent la preuve du contrôle et de l’indépendance dans trois catégories : comportementale, financière et type de relation. Soit un travailleur, soit un employeur peut remplir le formulaire SS-8 et recevoir une détermination sur cette question de la part de l’IRS.
Qu’est-ce que le formulaire SS-8 ?
Les informations que vous fournissez à l’IRS sur le formulaire SS-8 sont utilisées pour différencier les entrepreneurs indépendants des employés.
Les entrepreneurs indépendants fournissent des services à plus d’une entreprise et sont considérés comme des travailleurs indépendants. Les employés fournissent également des services à votre entreprise, mais vous contrôlez ce qui sera fait et comment le travailleur le fera.
Les entreprises doivent retenir l’impôt sur le revenu, la taxe de sécurité sociale et la taxe Medicare sur le salaire d’un employé, et elles doivent égaler les cotisations de sécurité sociale et de Medicare de l’employé. Elles n’ont pas à faire de retenue sur les paiements aux entrepreneurs indépendants parce que ces personnes sont en affaires pour elles-mêmes.
Vous pouvez être responsable de ces impôts sur l’emploi pour ces personnes si votre entreprise classe un employé comme un entrepreneur indépendant et que vous ne faites pas de retenue et de correspondance.
La mauvaise classification se produit généralement lorsque les travailleurs sont classés comme entrepreneurs indépendants, mais qu’il est en fait déterminé que les travailleurs sont des employés.
Le formulaire SS-8 demande effectivement à l’IRS si vous devez retenir des impôts sur les paiements à certains travailleurs parce qu’ils sont des employés.
Qui utilise le formulaire SS-8 ?
Les propriétaires d’entreprise doivent utiliser le formulaire SS-8 pour demander une détermination, mais ils ne peuvent le faire que pour résoudre des questions d’impôt fédéral. Vous ne pouvez pas demander une détermination pour des transactions proposées ou des situations hypothétiques.
Où obtenir le formulaire SS-8
Le formulaire SS-8 est disponible en ligne sur le site Web de l’IRS. Vous pouvez le remplir en ligne et l’imprimer, ou vous pouvez en télécharger une copie.
Comment remplir le formulaire SS-8
Les domaines clés utilisés pour déterminer le statut de travailleur sont le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation, et le formulaire est divisé en sections pour aborder chaque domaine. Chaque section couvre une liste de questions spécifiques auxquelles vous devez répondre, telles que :
- Comment le travailleur a-t-il postulé pour le poste ? Était-ce par soumission, candidature, agence de placement ou autre ?
- Décrire le travail effectué par le travailleur.
- Expliquer pourquoi vous croyez que le travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant.
- Joindre une copie de tout accord écrit que vous avez avec le travailleur.
- Décrire les affectations de travail.
- Expliquez la routine quotidienne du travailleur.
- Qui fournit les fournitures et le matériel du travailleur ?
- Qui fournit tout équipement loué qui est utilisé pour effectuer les services ?
- Les dépenses du travailleur sont-elles remboursées ?
- Citez le type de rémunération reçu par le travailleur. S’agit-il d’un salaire, d’une commission, d’un salaire horaire, d’un travail à la pièce ou d’une somme forfaitaire ?
- Payez-vous selon un calendrier régulier ou le travailleur vous facture-t-il les services rendus ?
- Mettez-vous des avantages à la disposition du travailleur, tels que des vacances payées, des indemnités de maladie, des pensions, des primes ou des assurances ?
- Avez-vous un accord de non-concurrence avec le travailleur ?
- Le travailleur est-il syndiqué ?
- Comment présentez-vous le travailleur à vos clients ?
Le formulaire SS-8 peut-il être déposé par voie électronique ?
Le formulaire SS-8 doit être envoyé par courrier à l’IRS. Il ne peut pas être transmis par voie électronique ou par fax, et vous devez soumettre le formulaire original, pas une copie.
Où poster le formulaire SS-8
Signez le formulaire SS-8 rempli et envoyez-le à :
Internal Revenue Service
SS-8 Determinations
PO Box 630, Stop 631
Holtsville NY 11742-0630
Avantages du formulaire SS-8
L’IRS commencera à faire des recherches sur la situation lorsqu’il recevra votre demande, et il pourrait vous contacter ou contacter le travailleur pour obtenir des informations supplémentaires. L’ensemble du processus peut prendre jusqu’à six mois. L’IRS émettra soit une lettre de détermination lorsqu’il aura pris une décision, soit une lettre informative.
Une lettre de détermination est contraignante pour l’IRS. Une lettre d’information est simplement consultative et n’est pas contraignante.
Options d’allègement
L’IRS a mis en place un processus en vertu de la section 530 de l’Internal Revenue Code s’il détermine que vous auriez dû traiter un travailleur comme un employé plutôt que comme un entrepreneur indépendant et il vous pénalise pour ne pas l’avoir fait. Il comprend trois critères pour une exemption de paiement d’arriérés d’impôts sur l’emploi :
- Cohérence de la déclaration
- Cohérence du fond
- Fondement raisonnable
L’allègement de la section 530 est un processus distinct d’une détermination SS-8.
L’IRS offre également un programme connu sous le nom de Voluntary Classification Settlement Program (VCSP). Il donne aux entreprises la possibilité de reclasser les travailleurs en tant qu’employés avec un allégement partiel des taxes fédérales sur l’emploi. L’entreprise doit remplir certaines conditions d’admissibilité. Elle doit déposer une demande et conclure un accord de clôture avec l’IRS.
Principaux points à retenir
- Le formulaire SS-8 de l’IRS est une demande adressée à l’IRS pour déterminer si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant.
- Classer un travailleur comme un entrepreneur indépendant peut être bénéfique pour les entreprises car elles n’ont pas à payer d’impôts sur l’emploi pour ce type de travailleur, mais une mauvaise classification est contraire aux règles de l’IRS.
- Des pénalités financières peuvent s’appliquer si une entreprise classe un employé comme un entrepreneur indépendant et évite ainsi de payer des taxes d’emploi.
- L’IRS examinera la situation après avoir reçu le formulaire SS-8 et prendra la décision pour les entreprises afin qu’elles ne risquent pas de prendre la mauvaise décision.
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