La fonctionnalité SharePoint Connect to Outlook est un exemple stellaire de l’intégration étroite entre SharePoint et les autres produits Microsoft. Alors que SharePoint 2013 offre encore plus d’intégration qu’auparavant, Connect to Outlook fait partie de SharePoint depuis le début. Quels sont les avantages de cette fonctionnalité facile à utiliser ? En connectant les calendriers et d’autres fonctionnalités SharePoint à Outlook, vous pouvez parcourir et même modifier et créer des éléments à partir d’Outlook. Cela vous permet de travailler avec ces éléments sans ouvrir le site SharePoint.
Travailler avec les calendriers, les contacts et les tâches avec SharePoint Connect to Outlook
En dehors de la messagerie, les trois zones les plus utilisées d’Outlook sont les calendriers, les contacts et les tâches. Ces fonctionnalités ont des listes correspondantes dans SharePoint. Par conséquent, il semble évident que chacune de ces listes dans SharePoint peut être connectée à la zone correspondante d’Outlook. Si l’utilisateur dispose d’un droit de lecture sur la liste dans SharePoint, il pourra parcourir et ouvrir les éléments dans Outlook comme il le fait dans SharePoint. S’il dispose des droits de Contributeur dans SharePoint, il pourra également modifier, voire créer ou supprimer, les éléments dans Outlook. Quelles que soient les permissions dont ils disposent dans SharePoint, ils auront la permission correspondante lorsqu’ils travailleront avec cette Liste dans Outlook.
Pour créer la connexion :
- Allez à la Liste désirée sur un site SharePoint (par exemple, un Calendrier). Dans le ruban Liste, cliquez sur le bouton Connecter à Outlook.
- Selon les paramètres de votre navigateur, vous pouvez obtenir une boîte de dialogue du navigateur vous demandant si vous voulez autoriser ce type de connexion. Cliquez sur le bouton Autoriser.
Pour afficher le calendrier dans Outlook:
- Naviguez vers Outlook (ou ouvrez Outlook s’il n’est pas déjà ouvert). Vous pouvez obtenir une boîte de dialogue d’Outlook vous demandant si vous voulez autoriser la connexion. Cliquez Cliquez sur Oui.
- Le calendrier SharePoint sera ajouté au groupe Autre calendrier dans la barre de navigation gauche du calendrier Outlook. Vous pouvez voir le calendrier en cochant la case à côté de son nom ; décochez la case pour le masquer.
TUYAU : voyez le calendrier SharePoint combiné à votre calendrier personnel, ou à d’autres calendriers, en utilisant le mode superposition. Cela n’ajoute pas les événements SharePoint à votre calendrier, mais vous permet de voir tous les événements dans une seule grille de calendrier.
Suivez les mêmes étapes pour connecter les listes de contacts SharePoint à vos contacts Outlook, ou les tâches SharePoint aux tâches Outlook. (NOTE : Dans SharePoint Server 2013 avec les MySites activés, la fonction est appelée Sync to Outlook, et il s’agit d’une véritable fonction de synchronisation. Votre MySite contiendra une liste maîtresse de toutes vos tâches à travers les sites et y compris les tâches dans Outlook.)
SharePoint Connect to Outlook fonctionne également avec les forums de discussion, les bibliothèques et plus encore
Beaucoup d’utilisateurs connaissent l’utilisation de SharePoint Connect to Outlook pour afficher et travailler avec des éléments dans les calendriers, les contacts et les tâches. Ce qui est souvent négligé, cependant, c’est la possibilité d’utiliser cette fonctionnalité pour d’autres Listes et même des Bibliothèques.
L’affichage des dossiers dans Outlook est l’endroit où vous allez pour voir toutes les Listes (et les Bibliothèques) SharePoint auxquelles vous êtes connecté. Vous voyez non seulement les calendriers, les listes de tâches et les listes de contacts, mais aussi toute autre liste ou bibliothèque SharePoint. Le titre de chaque connexion commence par le nom du site ou du sous-site où se trouve la liste, suivi du nom de la liste ou de la bibliothèque en question. Encore une fois, les autorisations dont vous disposez sur cette liste dans SharePoint seront reportées sur Outlook.
Pour plus d’informations sur le travail avec les calendriers SharePoint, consultez mes précédents billets de blogue Color-Code Events on a SharePoint Calendar et SharePoint Calendar Overlay with a Library or Other List. Restez à l’écoute pour d’autres billets sur les calendriers SharePoint.
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