Cette macro présente à la fois de nouvelles caractéristiques et des fonctionnalités améliorées.
La première amélioration est que le numéro de début de la plage de suppression (#1) est toujours pré-rempli. Au fur et à mesure que des numéros sont supprimés de la liste de numéros (#7), le numéro de début change. Le décompte du nombre restant (#6) a gagné en précision.
Une amélioration majeure concerne l’exportation d’un rapport de renumérotation. Dans la version précédente, cliquer sur Exporter exportait le rapport sous forme de fichier .txt dans le répertoire EditTools Datasets et le nom du fichier était choisi pour vous. Ceci a changé.
Le processus d’exportation vous permet maintenant de définir des informations « d’en-tête » qui apparaissent sur chaque rapport. En cliquant sur Exporter l’en-tête du fichier (#3), vous ouvrez le dialogue de gestion des informations d’en-tête :
Vous entrez ici vos informations d’identification (#8). Le texte d’en-tête qui apparaîtra dans chaque rapport de renumérotation de référence est indiqué au #9. Cliquez sur Enregistrer (#10) pour sauvegarder vos informations. Vos informations d’en-tête resteront jusqu’à ce que vous les changiez ; il n’est pas nécessaire de les saisir à nouveau à chaque projet.
Lorsque vous cliquez sur Exporter (#4), le dialogue suivant s’ouvre :
Le champ supérieur (#11) contient les informations sur le chemin et le nom du fichier. Les informations présentes donnent les informations du dernier rapport exporté. Cliquez sur le bouton Nouveau pour fournir une nouvelle destination d’enregistrement et un nouveau nom de fichier et pour choisir soit .txt, .doc, soit .docx comme format de fichier. Dans le champ inférieur (n° 12), saisissez les informations relatives au projet, par exemple « Smith on Rabbits Chapter 98A ». Les informations sur le projet, ainsi que la date de création du rapport, apparaîtront sous l’en-tête du rapport.
Une autre nouvelle fonctionnalité de cette macro sont les 7 boutons de texte (#2 ci-dessus). Ce sont des boutons personnalisables qui vous permettent de créer un texte standard qui est inséré dans le champ Renuméroter (#A). Comme vous pouvez le voir dans l’image ci-dessus, les 4 premiers boutons ont été personnalisés et les 3 derniers ne l’ont pas été.
Pour personnaliser (ou modifier) un bouton, faites un clic droit sur le bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Bouton personnalisé. Dans le champ Texte du bouton (#13), saisissez le titre court que vous souhaitez voir apparaître sur la face du bouton (pour un exemple, voir les boutons personnalisés ci-dessus). Dans le champ de texte (#14), entrez le texte que vous voulez insérer lorsque vous appuyez sur le bouton. Cliquez ensuite sur Mettre à jour (#15).
Pour utiliser le texte préécrit, cliquez sur le numéro de référence à modifier (#16) afin qu’il soit saisi dans le champ Original. Placez ensuite votre curseur dans le champ Renumérotation, en laissant le champ vide. Cliquez sur le bouton où se trouve le texte à saisir (n° 17). Le texte apparaîtra dans le champ Renumérotation. Cliquez sur Modifier (#18) pour le saisir dans le champ Renumérotation principal (#A).
Voici comment il apparaît dans le champ Renumérotation :
Bien qu’il ne soit pas entièrement visible, voici le texte qui apparaîtra dans le Rapport au client : « données non publiées – supprimées de la liste des références et insérées entre parenthèses dans le texte ».
La dernière modification apportée à la vérification de l’ordre des numéros de référence vise à rendre la renumérotation plus rapide et plus facile. Désormais, lorsque vous cliquez sur un numéro original qui doit être renuméroté, le champ Renuméroter est automatiquement rempli avec le numéro suivant. La première fois que vous renumérotez une référence, vous devez insérer manuellement le numéro de renumérotation (#19) ; cela lance le compteur interne de la macro et le numéro de renumérotation suivant s’affiche (#20). Par la suite, pour renuméroter, il suffit de cliquer sur le numéro d’origine et si le Renuméro suggéré est correct, cliquer sur Modifier (#21).
Tracer la renumérotation des références
La version originale de cette macro fournissait une méthode pour vérifier que les références sont appelées dans l’ordre. La nouveauté est l’ajout de la possibilité de suivre la renumérotation des références. Comme le montre la figure ci-dessous, plusieurs nouvelles fonctionnalités sont présentes. (Non montré est un nouvel ajout de dernière minute – le bouton Go To.)
Premièrement, il y a la zone pour suivre les numéros actuels et nouveaux (#1 et #2). Le numéro original et son nouveau numéro sont saisis dans #3 et on clique sur le bouton Modifier pour saisir les numéros dans les champs appropriés de #1 et #2. Si la case #5 est cochée, les éléments renumérotés sont automatiquement retirés de la liste originale (#9) ; si elle n’est pas cochée, vous devez retirer le numéro manuellement. Le numéro de renumérotation suivant est indiqué au #4. Lors de la renumérotation des références, il est bon de créer une liste de renumérotation qui peut être remise au client pour que le correcteur l’utilise (ainsi que de conserver une copie avec les archives des fichiers édités au cas où une question se poserait à l’avenir). En utilisant #6, vous pouvez exporter la liste de renumérotation vers un fichier .txt standard. Il existe un fichier par défaut (Reference Num Order Renumbered List.txt) qui est enregistré dans le dossier EditTools Datasets, mais vous pouvez le nommer spécifiquement pour le projet (par exemple, Gossey Laughter Reference Renumbering.txt) et l’enregistrer dans le dossier de votre choix, comme le même dossier que les fichiers du projet édité.
Aussi nouvelle est la possibilité de supprimer une plage de numéros (#7) de la liste primaire (#9). Par exemple, si l’auteur a indiqué qu’un appel comprend les références 10 à 25, vous pouvez supprimer tous ces numéros de la liste principale (#9) en une seule fois, plutôt qu’un par un, en utilisant cette fonctionnalité (#7). Le compteur (n° 8) a également changé. Il affiche maintenant à la fois le compte original et le compte restant.
Non montré est l’ajout de dernière minute du bouton Aller à. Il apparaît au-dessus des compteurs (#8). Son utilisation principale est pour les documents qui ont un grand nombre de références. Plutôt que de faire défiler la liste des numéros (#9), vous cliquez sur Aller à et entrez le numéro que vous voulez atteindre. C’est un outil de navigation uniquement.
Les images suivantes montrent certaines des fonctionnalités en action. La première est la renumérotation.
La renumérotation commence par la localisation du numéro d’origine, c’est-à-dire le numéro à modifier. Le numéro original, tel qu’il apparaît dans le manuscrit (c’est-à-dire le numéro avant changement), se trouve dans la colonne de gauche (#10). Le numéro doit alors être inséré dans le champ Original au #11. Il y a deux façons de saisir les numéros. Vous pouvez saisir le nombre original en cliquant sur le nombre dans la colonne 10, ce qui le fera automatiquement entrer dans le champ Original au point 11, ou vous pouvez placer votre curseur dans le champ Original au point 11 et saisir manuellement le nombre. Vous saisissez ensuite le nouveau numéro – c’est-à-dire le numéro à modifier – dans le champ Renuméroter situé au point 11. Dans cet exemple, nous allons renuméroter la référence 5 en référence 1 (n° 11). Notez également le numéro 12, qui montre les numéros de référence 1 et 5 dans la liste originale des numéros de commande. Parce que nous n’avons pas encore cliqué sur le bouton Modifier (#11), la prochaine renumérotation indique encore 0 (#13).
Une fois que le bouton Modifier (#11) est cliqué, le dialogue change. Le renuméro apparaît dans le champ principal à côté du numéro d’origine (voir #14). Cela nous permet de regarder cette boîte de dialogue et de déterminer quels numéros ont été modifiés et vers quoi ils ont été modifiés. Pour nous rappeler que le prochain renuméro est 2, le 2 apparaît au numéro 15. Et parce que l’option Supprimer le numéro (#5) était cochée, le numéro 1 a été automatiquement supprimé de la liste de commande originale (#16).
Supposons que la référence 2 est correctement numérotée ; on peut la laisser ou cliquer dessus pour la supprimer de la liste de numéros originaux. La prochaine référence appelée devrait être 3 mais, à la place, elle est 7. Nous entrons donc 7 dans le champ Original et 3 dans le champ Renumérotation et nous cliquons sur Modifier (#11). Le résultat est tel que montré ici:
De nouveau, les numéros originaux et nouveaux sont vus dans le champ Renumérotation (#17) et le numéro de la prochaine renumérotation est 4 (#18). Et parce que le numéro Remove a été laissé coché, le numéro 3 a été supprimé de la liste Reference Order (#19) – mais pas le numéro 2, qui doit être supprimé en cliquant dessus.
Vous remarquerez que les Counts au #20 n’ont pas changé par rapport aux numéros originaux. C’est parce que nous n’avons pas retiré manuellement un numéro de la liste des ordres de référence (#19). Lorsque nous cliquons sur le 2 pour le supprimer (#21), le Compte se met à jour automatiquement (#22), comme indiqué ici:
Quand vous avez terminé avec le fichier, vous pouvez exporter la liste de renumérotation en cliquant sur le bouton Exporter (#23). Vous pouvez conserver une copie dans vos dossiers et en envoyer une à votre client. Le fichier est exporté sous forme de fichier .txt et est un fichier simple comme indiqué ici:
Le fichier est automatiquement étiqueté « Reference Num Order Renumbered List » (#24) et automatiquement enregistré dans le répertoire EditTools Datasets. Vous pouvez modifier le nom et l’emplacement (#23). Ce qui est produit est la liste montrée ci-dessus. Les deux colonnes de numéros (#26) sont identifiées par l’en-tête (#25), les numéros à gauche de la virgule étant le numéro de référence original et les numéros à droite de la virgule étant les numéros de renumérotation. Dans cet exemple, toutes les références ont été renumérotées, sauf la référence 7. Le fichier .txt peut être envoyé au client pour être utilisé par le correcteur.
La macro de vérification de l’ordre des références originales
S’assurer que les références numérotées sont appelées dans l’ordre dans un document peut être une tâche difficile, surtout s’il y a beaucoup de références. La plupart des rédacteurs utilisent un stylo et du papier pour suivre les références. EditTools offre maintenant une option différente pour le suivi des appels de références : Référence # Vérification de commande.
La référence # Vérification de commande se trouve sur le ruban EditTools dans le sous-menu Références (A) (B), où elle est répertoriée comme Réf # Vérification de commande.
Cliquer sur Ref # Order Check (B) fait apparaître le dialogue de la macro, illustré ici:
Si vous travaillez sur plusieurs projets simultanément, vous pouvez suivre les références de chaque projet en enregistrant la liste des numéros de référence de chaque projet dans son propre fichier, puis en ouvrant ce fichier lors de votre prochain travail sur le projet spécifique (#1).
Pour alimenter la vérification de l’ordre des références, vous entrez le dernier numéro de référence dans un document dans le champ # de références (#2) et cliquez sur Mettre à jour la liste (#3). Par exemple, si votre document indique que le dernier numéro de référence est 123, vous devez taper 123 dans le champ # de références (#2) et ensuite mettre à jour la liste (#3). Les numéros 1 à 123 apparaîtront dans le champ d’affichage (#4).
Si votre document comporte des références « a,b » (par exemple 57a, 62a, 62b, 62c), vous pouvez les ajouter à la liste en utilisant la fonction Insertion (#5). Vous devez saisir la valeur « a,b » à insérer dans le champ Valeur à insérer, puis indiquer le numéro avant lequel elle doit être insérée (champ Insérer avant) ou le numéro après lequel elle doit être insérée (champ Insérer après) dans la liste. Le numéro « a,b » apparaîtra alors dans la liste. Par exemple, pour insérer 62b, vous devez taper 62b dans le champ Valeur à insérer, puis 62c dans le champ Insérer avant ou 63 dans le champ Insérer après – en supposant que vous ayez déjà saisi 62a mais pas 62c dans la liste. Pour entrer le numéro, cliquez sur Insérer (#5).
Le Compte (#6) vous donne un décompte total du nombre de références et, comme avec les autres macros EditTools, vous avez la possibilité d’Enregistrer, d’Enregistrer & Fermer, ou de Fermer (#7) le dialogue.
Supposons que dans notre document échantillon il y a 117 références. Nous cliquerions sur Ref # Order Check (B ci-dessus) pour ouvrir notre dialogue dans lequel nous taperions 117 (#8) et cliquerions sur Update List (#9).
Cliquer sur Update List remplit le champ de la liste des numéros de référence (#9).
Si la liste de référence a également une référence numérotée 102a, ce numéro serait ajouté à la liste en tapant le numéro dans la valeur à insérer (#10) et en tapant soit 103 dans le champ Insérer avant (#11) ou en tapant 102 dans le champ Insérer après (#12) et ensuite en cliquant sur Insérer (#13).
Comme montré ici, le numéro 102a est automatiquement entré (flèche). En cliquant sur Enregistrer & Fermer (#14), la liste de numéros est enregistrée.
Lorsque l’on rouvre Reference # Order Check, la liste de numéros enregistrée apparaît (comme le démontre l’inclusion de 102a dans notre exemple ) et le décompte affiche maintenant le nombre total de numéros de référence comme étant 118 (#16), ce qui correspond à notre 117 initial plus l’ajout de 102a.
Dans l’extrait de notre document d’exemple, les références appelées ont été mises en évidence. La première référence appelée est 1 (#17), que nous avons rencontrée il y a longtemps ; la suivante est 43 (#17).
Un coup d’œil à la boîte de dialogue de vérification de l’ordre des numéros de référence nous indique que 43 est le prochain numéro de référence qui devrait être appelé (#20), donc nous faisons un simple clic sur le numéro 43 dans le champ du numéro (#20) pour le retirer de la liste. Cela déplacera le numéro 44 en haut de la liste (#21), indiquant qu’il est le prochain numéro attendu dans le document.
Cependant, le prochain numéro de référence dans notre document est 47 (voir #18 ci-dessus), et non le 44 attendu (#21). Cela nous indique que les appels de référence 44, 45 et 46 ne sont pas appelés dans l’ordre des numéros ou ne sont peut-être pas appelés du tout dans le document. En tant qu’éditeurs, nous prendrions les prochaines mesures nécessaires pour régler ce problème.
Quelques autres points : En utilisant notre exemple, si vous enregistrez & Fermer la vérification de la référence # Ordre à ce stade (après que 43 a été retiré de la zone de numéros) et rouvrez la vérification de la référence # Ordre, votre liste de numéros commence toujours avec 44 comme premier numéro (#22) mais votre compte (#23) indique maintenant le nombre de numéros restants dans la liste de numéros. Si vous vous contentez d’enregistrer, le fichier est sauvegardé mais le compte (n° 23) ne change pas. Le compte change lorsque le fichier est rafraîchi à la suite de sa fermeture et de sa réouverture.
Enfin, les numéros peuvent être retirés du champ des numéros dans n’importe quel ordre ; il suffit de cliquer sur un numéro. Si vous supprimez accidentellement un numéro, réinsérez-le en suivant la procédure décrite ci-dessus pour l’insertion d’un numéro (n° 10 à n° 14).
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