Som insamlare lär du dig hur man driver en framgångsrik tyst auktion. Precis när du tror att du har koll på det förändras trenderna, nya heta föremål dyker upp, givarna söker något annat, tekniken utvecklas med mera. Så du anpassar dig.
Stilla auktioner är ett av de mest populära sätten för ideella organisationer att engagera gäster och samla in pengar vid insamlingsevenemang. Det finns en mängd olika sätt att genomföra en tyst auktion, men om du kommer ihåg de viktigaste punkterna nedan kommer du garanterat att nå framgång.
1. Rekrytera och utbilda volontärer för din tysta auktion
Var uppmärksam på vem du rekryterar för att sköta din tysta auktion. Kommer de frivilliga som skaffar auktionsföremål att leverera? Har de de kontakter du behöver för att säkra de nödvändiga föremålen eller upplevelser som dina givare vill ha?
Därefter måste du tänka på själva dagen för din tysta auktion. Kommer de frivilliga som sagt att de ska hjälpa till med kassan att vara där eller vara på dansgolvet? Är dessa volontärer utåtriktade och kommer de att uppmuntra gästerna på evenemanget att bjuda på auktionen?
2. Hur man utbildar volontärer för den tysta auktionen
Det är inte bara viktigt att dina volontärer för den tysta auktionen dyker upp för att hjälpa till med att maximera den tysta auktionen, utan också att de vet vad de ska göra. Utbildning av dina volontärer är en viktig komponent inför varje evenemang, särskilt om du använder programvara för tyst auktion.
GiveSmarts online-utbildningsakademi är tillgänglig för alla våra ideella partners, oavsett servicenivå. Vårt team för tyst auktion med full service anländer före ditt evenemang för att hjälpa till att sätta upp incheckningsområdet, utbilda gästerna i programvaran, tillhandahålla utrustning och se till att det finns konsistens mellan din webbplats för tyst auktion och de auktionsföremål som finns tillgängliga under evenemanget.
Undervisningen lär också volontärer och personal hur man använder GiveSmart-plattformen så att de kan bjuda och donera på uppdrag av gäster som kan behöva hjälp.
3. Hur man söker donationer till din tysta auktion
Förutom volontärerna på evenemangskvällen kommer du troligen att förlita dig på vissa volontärer för att få donationer till din tysta auktion. När du börjar planera din tysta auktion är det viktigt att bestämma vem som ska värva ett visst värde av auktionsföremål.
Dessa mål bör vara tydligt definierade så att frivilliga och personal hålls ansvariga för att uppfylla en auktionskatalog som hjälper dig att uppnå dina insamlingsmål.
Det är också värt att diskutera vilka föremål eller upplevelser som dina givare vill ha och är intresserade av, eftersom detta kommer att vägleda donationsvärvare och i slutändan leda till mer budgivning. Mycket eftertraktade föremål kommer att öka de belopp som givarna är villiga att bjuda, jämfört med föremål (som presentkort) som har ett fastställt värde.
Din tysta auktion bör om möjligt bestå helt och hållet av donationer. Ibland använder organisationer konsignationsföretag när de inte kan få tag på föremål som är svårare att få tag på (till exempel Hamiltonbiljetter eller exklusiva semesterpaket).
Vi rekommenderar att man tar ett strategiskt grepp när man införlivar konsignationsföremål. Det är viktigt att förstå konsignationsföretagets prisstruktur och i vilken utsträckning deras föremål är önskade av givarna. I vissa fall kan de auktionsartiklar som du erbjuder locka en ny publik till evenemanget.
Förstå vad givarna vill ha är nyckeln till en lyckad tyst auktion.
När du når ut till ditt samhälle för att få donationer till din tysta auktion kan du också aktivera formuläret för artikeldonation på din GiveSmart-webbplats. Det här formuläret påskyndar insamlingen av information från donatorer och lägger automatiskt till objekt i kön så att administratörer kan ladda upp dem till auktionskatalogen. Genom att använda tekniken på det här sättet kan du enkelt skicka in föremål till auktionen och ladda upp bilder i mobilen när du importerar föremål.
4. Hur du marknadsför din tysta auktion
Att marknadsföra din tysta auktion före ditt evenemang är ett bra sätt att få gästerna att bli entusiastiska över föremålen och själva evenemanget. Om det är första gången du använder en programvara för mobil budgivning är det viktigt att låta gästerna veta att de kommer att bjuda på sina telefoner så att de kommer ihåg att ta med dem till evenemanget.
GiveSmarts plattform för tyst auktion gör det möjligt för dig att kommunicera med gästerna via e-post eller sms, så du kan använda den här funktionen för att marknadsföra din tysta auktion före ditt evenemang. Du kan också öppna auktionen innan evenemanget börjar för att engagera givare i förbud.
Budgivning före evenemanget är fördelaktigt eftersom gästerna vänjer sig vid den mobila plattformen, de blir glada inför evenemanget och budgivningen engageras, vilket gör att du kan starta evenemangskvällen med redan insamlade pengar!
5. Värd för din tysta auktion online
Härbärgerar du din auktion online med mobil budgivning kan givarna delta var som helst, så det är en bra idé att marknadsföra dina auktionsobjekt och din donationssida i sociala medier. Din organisation, personal och volontärer bör dela auktionen på Facebook, Twitter, Instagram och andra plattformar som de är aktiva på.
Detta uppmuntrar människor utanför din typiska givarpool att donera, eftersom auktionen når ut till nya målgrupper i de sociala nätverken. Kanske vill dina vänner över hela landet stödja en organisation som du är engagerad i, eller så känner de precis den person som kommer att lägga ner pengar på den signerade tröjan för en god sak.
6. Hur man lägger upp en tyst auktion
Det är fördelaktigt att ha en hemsida för din tysta auktion som gästerna kan gå till för att se evenemangets resväg, biljetter, kontaktinformation, auktionsdetaljer och mycket mer. En landningssida för ditt evenemang gör dig redo för framgång när gäster, donatorer och volontärer söker mer information.
GiveSmart förser organisationer med ett nav för att sälja biljetter, sponsorer, göra donationer, bjuda på objekt, köpa varor, bearbeta betalningar och köra rapporter. För hantering av betalningar och rapportering är det bra att ha en biljettlösning som integreras med din auktion så att gästerna bara behöver logga in och betala en gång.
Den fysiska uppställningen av auktionen på evenemangsdagen är lika viktig som den digitala att tänka på. Hur du visar upp dina auktionsobjekt kommer att ha en direkt inverkan på hur väl de presterar. Här är några saker att tänka på:
- Håll plats och utrymme i åtanke när du tänker på var gästerna kommer att mingla.
- Placera auktionen inom synhåll.
- Säkerställ att det finns utrymme att bläddra i auktionsföremålen.
- Uttryck ut presentationsblad i ett läsbart typsnitt.
- För upplevelser eller certifikat kan du skriva ut ett anpassningsbart visningsblad direkt från din GiveSmart-webbplats i stället för att skriva om all information som redan finns i din auktionskatalog.
7. Att sköta ditt evenemang med tyst auktion
På evenemangsdagen ska auktionsområdet vara en höjdpunkt, och det är här som personalen för den tysta auktionen eller volontärerna spelar in. Det är viktigt att de uppmuntrar gästerna att gå runt i auktionsområdet och titta på föremålen när de anländer och beger sig till baren.
Om gästerna vill bjuda kan du hänvisa dem till det välkomstmeddelande de fick när de anlände, erbjuda dem att lägga ett bud för deras räkning eller vid behov ge ytterligare instruktioner om hur man bjuder.
När evenemanget fortsätter kan du använda meddelandecentret för att kommunicera med gästerna under hela kvällen. Låt dem veta när det är dags att sätta sig för middag. Påminn dem om att vissa föremål kanske inte har några bud ännu. Fråga om de har kollat upp det fantastiska semesterpaketet. Berätta för dem när programmet är på väg att börja, eller ge dem en tidsvarning när auktionen närmar sig sitt slut.
Frivilliga och personal som fungerar som budgivningsassistenter bör fortsätta att stötta gästerna under hela evenemanget, även efter cocktailtimmen, och kontrollera om de behöver hjälp med att bjuda eller donera.
8. Effekten av en visuell budgivning
När evenemanget är igång kan du projicera en visuell budgivning på en vägg eller projektionsskärm som uppdateras i realtid när bud kommer in. Detta väcker konkurrens i rummet och uppdaterar gästerna om var buden befinner sig när auktionsklockan fortsätter att sjunka. En liknande visuell bild av en donation eller termometer kan visas under ett digitalt löfte eller en text-till-donation så att alla kan se hur donationerna strömmar in. Det är ett utmärkt sätt att skapa spänning i rummet och uppmuntra till donationer i alla storlekar.
9. Hur du avslutar din tysta auktion
Det är en bra idé att fastställa en sluttid för din auktion, eftersom det skapar en känsla av brådska och är spännande för gästerna att fortfarande vara på evenemanget när de får reda på att de är vinnare. När auktionen avslutas skickar du ett textmeddelande till vinnarna via meddelandecentret.
Filtrering och dirigering av vinnarna till kassan påskyndar utcheckningsprocessen och eliminerar trängsel i slutet av kvällen. Gästerna kommer att veta om de har vunnit och behöver inte bombardera kassan med frågor om auktionsvinnare.
10. Uppföljning av gästerna efter en tyst auktion
Det är viktigt att skicka tackbrev och skattekvitton efter ett evenemang. Donatorer i alla åldrar säger dock att det viktigaste uppföljningsmeddelandet för dem är att få en konsekvensrapport, enligt Community Brands Donor Experience Study. Donatorer vill veta hur deras bidrag direkt påverkade det uppdrag som din organisation utför – de vill se att de har hjälpt till att göra skillnad.
11. Kvitton
För finansiella och skattemässiga ändamål är kvitton ett måste. GiveSmarts plattform skickar automatiskt kvitton till givare och biljettköpare efter att en betalning har behandlats på en evenemangssajt. Bara den här funktionen sparar utvecklingsteam timmar av arbete och besväret med att manuellt sammanställa och skicka kvitton.
12. Hur du utvärderar framgången för din tysta auktion
När evenemanget är avslutat är det viktigt att titta tillbaka och se hur väl auktionsartiklarna fungerade. Här är några saker du bör tänka på:
- Hur många av dina gäster deltog i auktionen?
- Vem var de mest aktiva budgivarna
- Hur stor var din avkastning på investerat kapital?
13. Rapportering efter evenemanget och planering för nästa år
Rapportering efter evenemanget är viktigt när du planerar för nästa år. GiveSmarts Event Dashboard ger insikter i realtid för auktioner, användare och ekonomi.
I rapporteringshubben kan organisationsadministratörer ladda ner en mängd olika rapporter i Excel-, CSV- och PDF-format.
Dessa rapporter inkluderar:
- Obetalda saldon
- Silent auction bids
- Donations
- Ticket orders
- Attendees
- Raffles
- Instant items, med mera.
Slutsats
Stilla auktioner är ett utmärkt sätt att engagera givare, erbjuda unika upplevelser, samla in pengar och skapa entusiasm för din organisations uppdrag. Genom att ägna rätt uppmärksamhet åt varje fas i processen säkerställer du maximal framgång och minimal stress när du använder en auktion i din insamling.
Vi bjuder in dig att utforska våra produkter, boka in en kostnadsfri demo eller kontakta oss om du har nyfikenhet, frågor eller om du vill prata med någon i vårt team i ditt område!
- Author
- Recent Posts
- Champion fundraisers…and where to find them. – 24 mars 2021
- 7 tips om hur man bygger en effektiv uppsökningsstrategi – 10 mars 2021
- Guide för insamlingsverksamhet för golfturneringar – 16 februari 2021
.