資金調達担当者として、サイレントオークションを成功させる方法を学んでいるところでしょう。 しかし、トレンドの変化、新しいアイテムの出現、寄付者のニーズの変化、テクノロジーの進化など、さまざまな要因があります。
サイレント・オークションは、非営利団体が資金調達イベントでゲストに参加してもらい、資金を調達する最も一般的な方法の1つです。 サイレント・オークションの運営にはさまざまな方法がありますが、以下のポイントを覚えておけば、必ず成功するはずです。
1. サイレント・オークションのボランティアの募集とトレーニング
サイレント・オークションを運営するために募集する人に気を配りましょう。 オークションアイテムを調達するボランティアは配達してくれるのでしょうか？ 寄付者が望む必需品や体験を確保するために必要なコネクションを持っていますか？
次に、サイレント・オークションの当日について考える必要があります。 チェックアウトを手伝うと言ったボランティアは、その場にいるのでしょうか、それともダンスフロアにいるのでしょうか？ これらのボランティアは積極的で、イベントに参加したゲストにオークションでの入札を促すでしょうか。
2 サイレントオークション・ボランティアのトレーニング方法
サイレントオークションのボランティアがサイレントオークションを最大限に支援するために現れるだけでなく、彼らが何をすべきか知っていることが鍵になります。 特にサイレント・オークション・ソフトウェアを使用している場合、ボランティアのトレーニングはイベント前の大きな要素です。
GiveSmart のオンライントレーニングアカデミーは、当社のすべての非営利団体のパートナーに、どのレベルのサービスでもご利用いただけます。 私たちのフルサービスのサイレント・オークション・チームは、イベントの前に到着し、チェックイン・エリアの設定、ソフトウェアに関するゲストのトレーニング、機材の提供、サイレント・オークションのウェブサイトとイベントで利用できるオークションアイテムの間の一貫性を確保するためのサポートを行います。
また、ボランティアやスタッフがGiveSmartプラットフォームの使用方法を学び、支援が必要なゲストに代わって入札や寄付ができるようにします。
3. サイレント・オークションへの寄付を募るには
イベントの夜のボランティアに加え、おそらく何人かのボランティアに頼って、サイレント・オークションへの寄付を募ることになるでしょう。 サイレント・オークションの計画を始めるにあたり、誰が一定額のオークション・アイテムを募るかを決めることが重要です。
これらの目標を明確に定義することで、ボランティアやスタッフは、資金調達の目標達成に役立つオークション・カタログを履行する責任を負います。 人気の高いアイテムは、価値が決まっているアイテム（ギフトカードなど）と比べて、寄付者の入札額が増えます。
サイレント・オークションは、可能であればすべて寄付で構成されるべきです。
委託品を取り入れる場合は、戦略的なアプローチを取ることをお勧めします。 委託販売会社の価格体系と、その品物が寄付者にどの程度望まれているかを理解することが重要です。 5064>
サイレント・オークションを成功させるためには、寄付者が何を求めているかを理解することが重要です。 このフォームを使用すると、寄付者からの情報収集が容易になり、管理者がオークション・カタログにアップロードするアイテムを自動的にキューに追加することができます。 このようにテクノロジーを活用することで、オークションに出品するアイテムを簡単に提出したり、アイテムを取り込む際にモバイルで画像をアップロードしたりすることができます。 サイレント・オークションの宣伝方法
イベント前にサイレント・オークションを宣伝することは、アイテムやイベント自体についてゲストにワクワクしてもらうのに素晴らしい方法です。 モバイル入札ソフトを初めて使う場合は、ゲストが携帯電話で入札することを伝え、忘れずに持ってきてもらうことが大切です。
GiveSmartのサイレントオークションのプラットフォームでは、メールやテキストメッセージでゲストとやり取りができるので、この機能を利用してイベント前にサイレントオークションを宣伝することが可能です。 また、イベント開始前にオークションを開始し、寄付者の事前入札に参加することもできます。
イベント前に入札を行うことは、ゲストがモバイルプラットフォームに慣れ、イベントに興奮し、入札に参加し、すでに集まったお金でイベントの夜を始めることができるため有益です！
GiveSmartのサイレント・オークション・プラットフォームでは、ゲストに電子メールやテキストメッセージを送ることができます。
5. サイレント・オークションのオンライン開催
モバイル入札でオークションをオンラインで開催すると、寄付者はどこからでも参加できるため、オークションアイテムや寄付のページをソーシャルメディアで宣伝するのは素晴らしいアイディアです。 組織、スタッフ、ボランティアは、Facebook、Twitter、Instagram、およびその他のプラットフォームでオークションを共有する必要があります。
これにより、オークションがソーシャルネットワーク上の新しいオーディエンスに届くため、通常の寄付者層以外の人々も寄付をするようになります。 サイレント・オークション・イベントの設定方法
サイレント・オークション・イベントのホームページを用意し、イベントの日程、チケット、連絡先、オークションの詳細など、ゲストがアクセスできるようにすることが効果的です。
GiveSmart は、チケット販売、スポンサーシップ、寄付、入札、商品購入、支払い処理、およびレポート作成のためのハブを組織に提供します。 支払いとレポートを処理するために、オークションと統合されたチケット販売ソリューションがあれば、ゲストはログインして一度だけ支払う必要があります。
イベント当日のオークションの物理的なセットアップは、デジタルと同じくらい重要な検討事項です。 オークションアイテムをどのように展示するかは、その出来栄えに直接影響します。
- ゲストが交流する場所を考えながら、場所とスペースを確保します。
- オークションを見えるところに配置します。
- 体験や証明書については、オークションカタログにすでにある情報をすべて書き直すのではなく、GiveSmartサイトからカスタマイズ可能な表示シートを直接印刷します。
7 サイレントオークションの運営
イベント当日はオークションエリアをハイライトとすべきですが、そこで活躍するのがサイレントオークションのスタッフやボランティアたちです。 ゲストが到着してバーに向かうときに、オークションエリアを歩き回り、アイテムを見て回るように促すことが重要です。
ゲストが入札したい場合は、ゲストが到着したときに受け取った歓迎のテキストメッセージに誘導し、代わりに入札することを提案し、必要に応じて入札に関する詳しい指示を提供することができます。 夕食の時間になったら知らせてください。 いくつかの商品はまだ入札されていないかもしれないことを思い出させる。 お得なバケーションパッケージはもうチェックされましたか？
入札のアシスタントをしているボランティアやスタッフは、カクテルタイムの後もイベントを通してゲストをサポートし、入札や寄付のサポートが必要かどうかを確認する必要があります。
8 入札ビジュアルのインパクト
イベントが進行している間、壁や投影スクリーンに、入札が行われるとリアルタイムで更新される入札ビジュアルを投影することができます。 これは、会場内の競争を刺激し、オークションの時間が短くなるにつれて、ゲストの入札状況を更新します。 デジタル誓約書やテキストによる寄付の際にも、同様の寄付金や温度計のビジュアルを表示し、寄付金が集まってくる様子を見ることができます。 これは、会場の興奮を高め、あらゆる規模の寄付を促す素晴らしい方法です。
9. サイレント・オークションの終了方法
オークションの終了時間を設定すると、緊張感が生まれ、落札者がわかったときにまだイベントに残っているゲストがワクワクします。 オークションが終了したら、メッセージセンターを通じて当選者にテキストメッセージを送信します。
当選者をフィルタリングしてチェックアウトエリアに誘導すると、チェックアウトプロセスが迅速になり、夜の終わりの混雑をなくすことができます。 ゲストは自分が勝ったかどうかがわかり、オークションの勝者についてレジに殺到する必要がなくなります。
10. サイレント・オークション後のゲストへのフォローアップ
イベント後に送る礼状と領収書は重要です。 しかし、Community BrandsのDonor Experience Studyによると、あらゆる年代の寄付者が、インパクトレポートを受け取ることが、最も重要なフォローアップメッセージであると答えています。 寄付者は、自分の寄付が組織の使命にどのように直接影響を与えたかを知りたがっています。つまり、自分が変化をもたらす手助けをしたことを確認したいのです。 領収書を提供する
財務および税務上の理由から、領収書は必須です。 GiveSmart のプラットフォームは、イベントサイトで支払いが処理された後、寄付者とチケット購入者に自動的に領収書を送信します。 この機能だけで、開発チームの作業時間や、領収書を手動で集計して送信する手間を省くことができます。
12. サイレント・オークションの成功を評価する方法
イベントが終了したら、振り返って、オークション・アイテムがどの程度うまくいったかを確認することが重要です。
- 何人のゲストがオークションに参加しましたか？
- 最も活発に入札したのは誰ですか？
- ROIはどのくらいでしたか？
13.オークションが成功したかどうかを評価する方法。 イベント後の報告と来年の計画
イベント後の報告は、来年の計画を立てる上で重要です。 GiveSmart のイベント ダッシュボードは、オークション、ユーザー、および財務に関するリアルタイムの洞察を提供します。
レポート ハブは、組織の管理者が Excel、CSV、および PDF 形式でさまざまなレポートをダウンロードできる場所です。
レポートには次のものが含まれます:
- 未払い残高
- サイレント オークション入札
- 寄付
- チケット注文
- 出席者
- ラッフル
- インスタント商品、などなど。
まとめ
サイレントオークションは、寄付者の関心を引き、ユニークな体験を提供し、資金を集め、組織の使命に対する興奮を醸成する素晴らしい方法です。
オークションを資金調達に利用する際には、プロセスの各段階に適切な注意を払うことで、最大の成功と最小のストレスを保証します。
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Kelsey Woodworth は GiveSmart のコンテンツマーケティングマネージャーでオーバン大学の卒業生です。 オーバーン大学の卒業生で、資金調達、コミュニティ形成、ドナーリレーション、イベントのトレンドなど、日々、革新的な情報を探っています。Kelsey Woodworthの最新の投稿 (全て見る)- Champion fundraisers… and where to find them. – 2021年3月24日
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