シアトルのPaid Sick and Safe Time条例が従業員追跡の必要性を高める

ワシントン州における病気休暇法の背景

シアトルはワシントン州に先駆けてPaid Sick and Safe Time法（PSST）を可決しました。 シアトルは州内で最初に病気休暇法を可決したため、州内の病気休暇と安全な時間のトレンドを作りました。 2012年9月1日に施行されました。 しかし、2016年にはワシントン州の自治体で有給病欠に大きな変化があり、11月には有権者によってさらなる変化がありました。

ワシントン州有給病欠・安全時間休暇

2016年、ワシントン州有権者は有給病欠イニシアチブを可決しました。 新法は2018年1月1日に施行されます。 さらに、タコマ、シータック、スポケーンなどいくつかの都市では、すでに病気休暇に関する法律が制定されています。 各都市の法律は様々ですが、今回はシアトルの病気休暇条例と近隣の都市の病気休暇条例との主な違いについて取り上げます。 雇用主が雇用法をより良く遵守し、高額な罰金やペナルティを回避するための一助となることを目的としています。

Seattle Paid Sick and Time Ordinance (PSST) Overview

シアトルのPSST法では、雇用主の規模により病欠日数や安全時間数が異なっています。 雇用主は、フルタイム従業員の数により、Tier 1、Tier 2、Tier 3に分類されます。

ティア1の雇用主はフルタイム従業員が5人から49人で、年間最低40時間まで、40時間働くごとに1時間従業員に付与しなければならない。

Tier 2の雇用主は50人から249人のフルタイム従業員を雇用し、40時間労働するごとに1時間を従業員に与える必要があるが、最低でも年間56時間を上限として提供する必要がある。 これは、大規模な雇用主は小規模な雇用主よりも従業員の休みの影響を受けにくいという仮定によるものです。

第3層の雇用主は250人以上のフルタイム従業員を持ち、労働時間30時間ごとに1時間の病気休暇を提供することが義務付けられている。 ティア3の雇用主の最低上限は年間72時間です。 各段階の雇用主は、従業員が取得限度時間まで翌年に繰り越すことを認めなければならない。 第1階層は年間40時間まで、第2階層は年間56時間まで、第3階層は年間72時間までの繰り越しを認めなければなりません。

Employer Tier: # 従業員数	Sick Leave Accrual and Usage
Tier 1: 5-49 Employees	1 hour for every 40 hours worked up to 40 hours each year
Tier 2: 50-249人	40時間ごとに1時間、毎年56時間まで
Tier 3: 250人以上	30時間ごとに1時間、毎年72時間まで
Tier 3: 250人以上の従業員。

ここで重要なのは、毎年の発生率に上限はなく、利用率にのみ上限があることです。 Tier1の社員は、1年間に40時間の病気休暇を使用することが上限ですが、実際には50時間取得することができます。 つまり、余分な10時間を翌年に繰り越すことができるのです。 同じ従業員は、翌年も合計40時間の使用が上限ですが、上限を超えてさらに時間を取得し、その時間を翌年に繰り越すことができます。

Who is covered under the Sick and Safe Time Ordinance

Seattle City limits で雇用されているか働いている従業員で、年間240時間以上働いている者はすべて病気休暇法の適用を受けることになります。 これには、フルタイム、パートタイム、臨時ベースの従業員が含まれます。 また、シアトルで在宅勤務をしている従業員や、仕事の一環としてシアトルに立ち寄る従業員も対象となります。

シアトル条例の例外

病気休暇と安全時間法は、すべての従業員、合法労働者、不法労働者、シアトル以外に駐在していてもシアトルで時々働く労働者、派遣社員、その他従業員に適用されます。 連邦政府、州政府、郡政府の職員など、いくつかの例外があります。 また、シアトル市外で働く従業員やテレワークをする従業員、シアトルを旅行する従業員もこの法律の対象外です。 ワークスタディプログラムに登録されている学生は、この法律の対象にはなりません。 最後に、シアトルでの勤務時間が年間240時間未満の従業員は対象外です。 また、ボランティアもこの法律の対象にはなりません。 240時間というのは、フルタイムの週6時間強です。

労働組合の従業員は、団体協約のもとで病欠と安全時間に対する権利を放棄することができます。 しかし、個人はそうすることができない。

Allowed Uses under PSST

Paid sick and safe timeは、主に3つの理由で使用することができる。 まず、従業員は自分自身や家族の病気のケアや予防のために時間を使用することができます。 第二に、家庭内暴力、性的暴行、ストーカー行為の生存者が援助を求めるために利用できます。第三に、職場や子供の学校が、感染性物質、生物毒素、または危険物質への曝露を制限するために公務員によって閉鎖されている場合に利用できます。

• 精神的または肉体的な病気、怪我、健康状態：診断、ケア、治療を受けるため。 これには予防医療も含まれます。
• 従業員の勤務先が閉鎖された場合、または子供の学校や養育場所が、感染性物質、生物毒素、または危険物質への曝露を制限するために、公務員により閉鎖された場合。
• 従業員または家族に影響を与える家庭内暴力、性的暴行、ストーカー行為に関する理由
• これらの理由はすべて、従業員が必要としている、または従業員がこれらのニーズを持つ家族を助けるために適用されます。

Accepted Family Members for Sick and Safe Time

Seattle はワシントン州によって定義された同じ受け入れられる家族関係を使用しています。 ワシントン州では、2003年の文書と新しいワシントン州傷病休暇法の両方で、許容される家族関係を定義しています。 主な違いは2つあります。 新しい病気休暇法では、州は、実親、養親、里親、継親、法定被後見人、in loco parentis、de facto parentのすべてを認めています。 これは子供の年齢に関係なくです。 これらの関係は、親と子の両方を対象としています。 これは、子供が18歳未満の場合のみ子供関係を認める一部の自治体条例とは異なります。 この法律に含まれる関係は、子、親、配偶者、登録されたドメスティックパートナー、祖父母、孫、兄弟姉妹などです。 タコマ市など一部の自治体では、世帯関係の定義に、より広い関係性の定義を設けているところもある。

• Child
• Parent
• Grandparent
• Grandchild
• Sibling
• Spouse
• Registered Domestic Partner

さらに、シアトルでも病気休暇利用のための家計メンバーを認めています。 タコマは、病気休暇の法律が制定されたとき、シアトルから同じ定義を借用したのです。

Household Member Definition

Household memberには、配偶者や家庭内パートナーに加え、元配偶者や元家庭内パートナーも含まれます。 また、同居していなくても、共通の子供を持つ人も含まれます。 また、血縁関係や婚姻関係にある成人、同居している成人、過去に同居したことのある成人も認められます。 さらに、16歳で、交際相手がいて、過去に同居していた、または同居していた人も、義父母、継子、祖父母、孫と同様に含まれます。

• 元配偶者および元家庭内パートナー
• 共通の子供を持つ人
• 血縁または結婚による成人の人
• 居住しているか、過去に居住したことがある成人
• 16歳以上のルームメイト（Tacoma Ordinanceでは特に定義されていない）

Tracking Employee Hours are Important

Business are required to track of employees hours. これは、主にシアトル市外で勤務しているが、その雇用によりシアトル市を出入りする「occasional basis employee」とみなされる従業員にも当てはまります。 雇用主は、臨時従業員がシアトル市内で240時間勤務した時点で、有給休暇を取得する資格があることを通知する必要があるため、従業員の勤務時間を記録することは非常に重要です。 2016年の法律改正により、臨時雇用者が240時間の基準を満たすと、その240時間が病欠や安全時間の発生にカウントされるようになりました。 法律の別の2016年の変更は、臨時使用の従業員が病欠と安全時間の資格を得ると、その雇用の全期間中、有給病欠の資格を維持すると述べています。 これは、翌年のみ資格を付与していた従来の規定からの変更です。 最後に、暦年が変更され、12ヶ月間の任意の期間を有資格期間として反映させることができるようになりました。 雇用主は、シアトルでの労働時間の追跡を従業員に委任することが認められています。 従業員がその時間を雇用主に報告するシステムが必要です。

さらに、従業員、労働時間、有給休暇に関するすべての記録と報告を、従来の2年間から3年間保存することが義務付けられています。 社内での給与計算と福利厚生の追跡は、優れた給与計算システムなしでは困難です。 特に、タイムシートや従業員の会計に関する要件は特殊で、従業員のタイプや雇用者の階層によって異なります。

従業員は、病欠や安全時間を1時間単位で使用するよう要求されることがあります。

＜3051＞年の定義

	Small Employer Tier One	Medium Employer Tier Two	Large Employer Tier Three
Full Time Equivalent (FTE)	5〜。49FTE	50- (注)249 FTEs	250+ FTEs
有給休暇および安全時間の発生	40 時間につき1時間	40 時間につき1時間	30時間ごとに1時間
繰越可能な未使用時間（1年間）	40時間	56時間	72時間。 PTOのある雇用主は108時間。
Exceptions to the Seattle Ordinance	Federal and State employees, unpaid interns, work-study, volunteers, and independent contractors	Federal and State employees, unpaid interns, work-study, volunteer, and independent contracts	連邦および州の職員, 無報酬インターン, ワークスタディ, ボランティア,、独立契約者。
死別	含まれない	含まれない
含まれない	悪天候	含まれない	含まれない
ベネフィットイヤー（Benefit Year）。 任意の12ヶ月のベネフィットが与えられます	Benefit Year, Any 12 months benefits are given
Occasional Work Employee	Any employee that work in Seattle 240 hours or more in benefit year.	ベネフィット・イヤーにシアトルで240時間以上勤務する従業員。	ベネフィットイヤーにシアトルで240時間以上勤務する従業員。

Calculating Full-Time Equivalent

雇用主は、フルタイム換算をするためにすべての従業員の時間を使用しなければなりません。 これには、フルタイム、パートタイム従業員、臨時従業員、シアトル以外で働く従業員が含まれます。 雇用主は、1年間に従業員が働いたすべての時間を合計し、その数を40で割る必要があります。 次に、その数字を52（1年の週数）で割ります。 これで、雇用主は全従業員のFull-Time Equivalentの平均を算出し、どのTierに当てはまるかを知ることができます。 雇用主は、州外で働いている従業員も含め、すべての従業員を数える必要があります。

Probationary Period, Overtime, and Exempt Employees

従業員は、最初の雇用日から病気休暇を取得することができます。 しかし、雇用主は、雇用開始から180日間は病欠と安全時間の使用を制限することができます。 Tier 1とTier 2の雇用主に対しては、雇用主が雇用後2年間はPaid Sick Leaveの使用を制限することができるという制限が条例に盛り込まれています。 つまり、新入社員は入社後2年間は病気休暇や安全時間の使用や取得を制限される可能性があるということです。

時間外労働をする従業員は、その時間外労働時間に対して病欠と安全時間を引き続き発生させることができます。 しかし、これは免除された従業員には適用されません。 免除された従業員は週40時間に基づいて働くと仮定され、週40時間を超えて追加の病気休暇を発生させません。

Sick Leave Bank

退職後、同じ雇用主に戻る従業員は、7ヶ月間病気休暇を保持します。 この7ヶ月の間に雇用主から復職した場合、それまでに取得した有資格の病気休暇と安全時間をすべて復職させなければなりません。 さらに、以前の雇用期間も病欠・安全休暇を取得するための資格としてカウントされます。 従業員が180日間の雇用期間または2年間の待機期間、あるいは待機期間の一部を満たしている場合、以前に勤務した時間はすべて総勤務時間にカウントされます。

他の有給休暇ポリシーとの調整

Paid Time Off、Personal Leaveなど他のタイプの有給休暇を提供している企業は、その休暇が必要な休暇と同等かそれ以上に寛大であれば、Seattle Sick and Safe Time Ordinanceを満たすために追加の休暇を与える必要はない。 有給休暇は、法律に規定された理由での使用を認め、会社のティアサイズに応じて、必要な発生率と同等以上の発生率で付与されなければなりません。

Front Loading

Sick and Safe Timeはトラッキングされなければならず、従業員は給与期間ごとにその発生率と使用率を通知されなければならない。 しかし、雇用主が年始に最低限の病欠・安全時間を従業員に前倒しで与えることを選択した場合、各給与期間にその発生率を従業員に通知する必要はありません。 実際、発生率を把握する必要はありません。 さらに、病欠や安全時間を前倒しで取得する場合、未使用の病欠や安全時間を翌年に繰り越す必要はありません。

Advanced Notice

従業員は、雇用主がより短い期間を必要とするポリシーを持っていない限り、少なくとも10日前に予測可能な病気休暇使用の通知を行うよう要求されることがあります。 雇用主が事前通知を必要とするポリシーを持っていて、従業員が雇用主に通知するのを忘れた場合、雇用主は他の緩和要因がない限り、病気休暇の使用を拒否することができます。 休暇が予見できない場合、従業員は合理的な範囲ですぐに雇用主に通知しなければなりません。

Documentation

3日以上連続して病気休暇を取得した従業員は、雇用主から病気休暇が正当な理由で使用されたという証拠を提出するよう求められることがある。 これは、学校や介護施設の公休のための閉鎖通知書である場合があります。 また、医療提供者のメモ、警察の報告書、裁判所からの証拠、擁護者、弁護士、聖職者のメンバー、または従業員の書面による陳述からの文書にすることができます。 雇用主は、プライバシーの権利と守秘義務を維持することが重要です。 雇用主が従業員に健康保険を提供していない場合、雇用主は要求された書類の費用の50％を負担する必要があります。

雇用主は、3日未満の休暇については、明確で文書化された虐待のパターンがない限り、文書を要求することはできない。

Employer Notification and retaliation

雇用主は従業員に条例に基づく権利の通知を行わなければならない。 これには、職場にポスターを掲示する、新入社員に通知を提供する、または従業員ハンドブックに情報を含めることができます。 さらに、雇用主は各給料明細で従業員に通知しなければなりません。

さらに従業員は、法律の下で権利を行使したり、行使しようとしたりすることに対する報復から保護されている。 これは、病気休暇を使用または乱用した従業員を雇用主が懲戒することを妨げるものではありません。 しかし、病欠や安全時間を合法的に使用する従業員は保護されます。 シアトルの市民権局（SOCR）は、この法律の遵守と施行を監督しています。

Redress for Non-Compliance with the New Employment Laws

Penalties and Redress can be stiff. 新しい法律に違反した雇用主は、罰則、罰金、病気休暇の返済に直面する可能性があります。 救済措置としては、最大2年間のバックペイ、失われた給付金の価値、弁護士費用、そして最大1万ドルまでの精神的損害に対する罰金などがあります。 さらに、雇用主は私的な訴訟に直面することもあります。

Records Retention

従業員の時間を追跡することに加え、雇用主は病気と安全時間のコンプライアンスのために3年間記録を保持しなければなりません。 これは、これまで義務付けられていた2年間の保持期間から拡大されたものです。 これには、従業員の病欠と安全欠の記録、および労働時間の追跡が含まれます。 自動化されたタイムキーピングシステムは、記録保持の面で重要な要素となります。 さらに、GPSタイムクロックは、シアトルで臨時の従業員が働いているときに自動的に記録することができます。

National Sick Leave Policy

National, there is no sick leave laws required sick leave. シアトルの病気休暇条例には、出産後の結合のための休暇は含まれておらず、医学的な意味合いのための休暇のみが含まれています。 しかし、FMLA（家族医療休暇法）では、一定の要件を満たすシアトルの従業員に対して、雇用保護を伴う無給の病気休暇を義務付けています。 従業員は、過去に少なくとも12ヶ月間雇用主に勤めていたことが必要です。 半径75マイル以内に50人以上の従業員がいるシアトルの雇用主は、FMLAを遵守することが義務付けられています。 小規模の雇用主はFMLA休暇を提供する必要はありません。

Compliance with Seattle City and National Time and Attendance Laws

大小いずれの雇用主にとっても、従業員の時間を記録し、タイムカードに関する報告を提供できるようなツールを導入することがこれまで以上に重要となってきています。 シアトルの有給休暇と時間の条例に加えて、従業員のタイムカードと給付金に関する場所で他の多くの州固有の法律があります。 これらの法律には、規制に違反した企業に対して巨額の罰金や罰則が適用されます。

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シアトル、タコマ、シータック、またはワシントン州のその他の地域で従業員を持つ企業は、病気休暇の発生と使用に関する法律を定義する、相反する複数の市条例に従わなければならない場合があります。 さらに、これらの企業は、連邦残業法、家族介護医療法、その他制定された国や地域の法律にも従わなければなりません。 SwipeClockは、包括的な労働力管理および時間追跡ツールを提供し、企業がより簡単に地域や国の法律を遵守できるよう支援します。 記録は何年も楽に保存され、発生は自動的に追跡され、州法や都市法に従って従業員に報告されます。 さらに、GEO-Timekeeping Clocksを使用すれば、特定の都市で働いた時間を簡単に追跡し、コンプライアンスを確保することができます。

追加リソース:

City of Seattle Paid Sick Time Off and Safe Time Ordinance（シアトル市有給休暇および安全時間条例）。 2016. Retrieved from ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Paid Sick and Safe TIme Ordinance（有給病欠と安全時間条例）. 労働基準監督署. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-timeSeaTac Paid Sick Leave Laws for Hospitality and Transportation Workers

Spokane Earned Sick and Safe Time Ordinance

Tacoma Paid Leave OrdinanceWashington State Sick Leave Law

Washington’s Sick Leave Laws Comparison Chart