SharePoint Connect to Outlook 機能は、SharePoint と他の Microsoft 製品との緊密な統合の好例と言えます。 SharePoint 2013 では、以前よりもさらに統合が進んでいますが、Outlook への接続は当初から SharePoint の一部でした。 この使いやすい機能には、どのような利点があるのでしょうか。 カレンダーやその他の SharePoint 機能を Outlook に接続することで、Outlook 内からアイテムの参照、さらには編集や作成が可能になります。
SharePoint Connect to Outlook でカレンダー、連絡先、および仕事を処理する
Outlook で電子メール以外に最もよく使用されるのは、カレンダー、連絡先、および仕事の 3 つの領域です。 これらの機能には、SharePointに対応するリストがあります。 したがって、SharePoint のこれらのリストのそれぞれを Outlook の対応する領域に接続できることは当然のことのように思われます。 ユーザーが SharePoint のリストに対して読み取り権限を持っている場合、SharePoint と同様に Outlook でアイテムを参照したり開いたりすることができます。 SharePoint の Contributor 権限を持っている場合、Outlook のアイテムを編集したり、作成・削除したりすることも可能です。
接続を作成するには:
- SharePoint サイト上の目的のリスト (たとえば、カレンダー) に移動します。
- ブラウザーの設定によっては、このタイプの接続を許可するかどうかを確認するダイアログボックスが表示される場合があります。
Outlook でカレンダーを表示するには：
- Outlook に移動します（まだ開いていない場合は、Outlook を開きます）。 Outlookから、接続を許可するかどうかを確認するダイアログボックスが表示される場合があります。
- SharePointカレンダーは、Outlookカレンダーの左側のナビゲーションバーにある「その他のカレンダー」グループに追加されます。
Bonus Tip: オーバーレイ モードを使用して、SharePoint Calendar を個人のカレンダーや他のカレンダーと組み合わせて表示することができます。 これは、SharePoint のイベントをカレンダーに追加するのではなく、すべてのイベントを 1 つのカレンダー グリッドで見ることができます。 (注意: MySites が有効な SharePoint Server 2013 では、この機能は Sync to Outlook と呼ばれており、これは真の同期機能です。 MySite には、サイト間のすべてのタスクのマスター リストと Outlook のタスクを含むリストが含まれます。 しかし、見落とされがちなのは、この機能を他のリストやライブラリにも使用できることです。
Outlook のフォルダ ビューは、接続しているすべての SharePoint リスト (およびライブラリ) を表示する場所です。 カレンダー、タスク リスト、および連絡先リストだけでなく、その他の SharePoint リストやライブラリも表示されます。 各接続のタイトルは、リストが配置されているサイトまたはサブサイトの名前で始まり、その後に特定のリストまたはライブラリの名前が続きます。
SharePoint カレンダーの操作の詳細については、以前のブログ記事「SharePoint カレンダーでイベントを色分けする」と「ライブラリや他のリストで SharePoint カレンダーをオーバーレイする」を参照してください。
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