Inom den moderna affärsmarknaden är man van vid att blicka framåt. Det är vi alla. Och det är en sak som kan göra det svårare att framgångsrikt navigera i Affordable Care Act (ACA), eftersom det inte bara räcker med att titta på framtiden när det gäller din ACA-efterlevnad.
För att följa lagen måste du i många fall också titta bakåt i tiden för att fastställa dina anställdas ACA-behörighet.
En korrekt mätning av behörigheten har blivit allt viktigare eftersom IRS straffavgifter kan uppgå till flera miljoner dollar. Och, som vi lärde oss i vår tidigare blogg, ackumuleras straffavgifterna månadsvis och kan snabbt ackumuleras för varje år som du inte uppfyller kraven.
När mätning behövs
Enligt bestämmelserna om arbetsgivarens delade ansvar i ACA måste stora arbetsgivare erbjuda hälsoskydd som uppfyller kraven på minimalt väsentlig täckning (Minimum Essential Coverage, MEC) till 95 % av sina heltidsanställda, annars kan de utsättas för eventuella straffavgifter. Det låter enkelt, men när det gäller vad som utgör en heltidsanställd kan svaret verka ganska komplicerat.
En heltidsanställd är enligt lagen en person som i genomsnitt arbetar 30 eller fler timmar per vecka eller 130 timmar per månad. Detta kan vara en enkel beräkning för anställda som har ett fast schema. Men för anställda med varierande arbetstider är det inte alltid lika enkelt att mäta berättigandet.
Som arbetsgivare kan ditt företag fastställa dina anställdas heltidsstatus genom att räkna varje anställds tjänstgöringstimmar med hjälp av en av två ”ekvivalens”-mätningsmetoder: månadsvis och bakåtblickande. I dag ska vi fokusera på mätmetoden look-back.
Vad är look-back-metoden?
När arbetsgivaren använder look-back-metoden ”tittar tillbaka” på tidigare tjänstgöringstimmar för att fastställa heltidsstatus för en framtida tidsperiod. Sagt på ett annat sätt är look-back-metoden ett tillvägagångssätt för att fastställa heltidsstatus genom att spåra de anställdas timmar under en bestämd tidsperiod och sedan beräkna det genomsnittliga antalet arbetade timmar under den perioden för att fastställa heltidsstatus.
Det finns tre kritiska delar i look-back-mätningar:
1. Mätperiod
Mätperioden är den period för vilken arbetsgivaren ”tittar tillbaka” på historiska arbetstimmar. Mätperioden för återblick kan vara mellan 3 och 12 månader lång. Arbetsgivarna får välja längden på mätperioden för tillbakablickande så länge den överensstämmer med minimi- och maximistandarderna för mätning.
Det finns två typer av mätperioder: Initial mätning för nya anställda och standardmätning för pågående anställda.
Initial mätperiod: Nya anställda
För att mäta berättigandet för nyanställda måste du ta hänsyn till om den anställde rimligen förväntas arbeta mer än 30 timmar per vecka. Om ja måste den anställde och dennes anhöriga erbjudas skydd inom 90 dagar efter anställningen.
Om det inte rimligen kan fastställas att den nyanställde kommer att arbeta mer än 30 timmar per vecka kan den anställde klassificeras som en anställd med varierande arbetstid. I det här fallet skulle du börja spåra timmarna på en framåtriktad basis. För nya anställda med varierande timmar och säsongsanställda kan du använda en tillbakablickande period på mellan 3 och 12 månader som börjar på ett datum mellan den första löneperioden som den anställdes timmar registreras och den första dagen i den första månaden efter startdatumet. Om den anställdes timmar uppfyller eller överskrider ett genomsnittligt antal heltidstimmar på 130 timmar per månad under den första mätperioden, kommer den anställde att anses vara ”heltidsanställd” och därmed berättigad till skydd under hela den efterföljande stabilitetsperioden – även om hans eller hennes timmar minskas under stabilitetsperioden.
Standardmätperiod: Standardmätningsperioder används för pågående anställda, dvs. en anställd som har arbetat en hel standardmätningsperiod. I det här fallet måste arbetsgivarna bokstavligen se tillbaka för att beräkna genomsnittet av arbetstimmarna under hela mätperioden. Om den anställde i genomsnitt arbetar 130 timmar eller mer per månad anses den anställde vara heltidsanställd och berättigad till förmåner enligt ACA.
En arbetsgivare kan visserligen ha olika standardmätningsperioder för olika kategorier av anställda (olika kategorier är begränsade till dem som beskrivs i 54.4980H-3(d)(1)(v)), men mätningsperioderna och fastställandet av rätten till förmåner måste göras på ett enhetligt och konsekvent sätt för alla anställda i samma kategori.
Titta en titt på ett exempel.
Exempel: Låt oss säga att en arbetsgivare använder en standardmätningsperiod på 12 månader som börjar den 1 november 2018. Som sådan mäts pågående anställda från den 1 november 2018 till och med den 31 oktober 2019 året därpå för att fastställa rätten att starta planåret den 1 januari 2020.
För att beräkna timmarna för pågående anställda gör du ett genomsnitt av arbetstimmarna under hela tillbakablickperioden. I det här exemplet arbetade vår anställde totalt 1 596 timmar, vilket ger ett genomsnitt på 133 timmar per månad.
Då de arbetade timmarna är större än de nödvändiga 130 timmarna bestäms den anställde vara heltidsanställd och berättigad.
2. Vänteperiod
Den andra delen av mätningen av look-back omfattar en administrativ vänteperiod innan sjukvårdsförmånerna införs. Denna period kan vara högst 90 dagar och är frivillig för arbetsgivarna.
Exempel: Efter att anställda mäts från den 1 november till den 31 oktober använder företaget en vänteperiod på 61 dagar (1 november – 31 december). Under denna tid utökar arbetsgivaren erbjudanden om täckning till personer som identifierats som heltidsanställda och ger den anställde tid att göra förmånsval och registrera sig för täckning som träder i kraft den 1 januari.
3. Stabilitetsperiod
Den tredje komponenten är en stabilitetsperiod, ”inlåsningsperioden” för täckning av anställda som fastställs vara heltidsanställda under antingen en första mätperiod eller en standardmätningsperiod. Stabilitetsperioden kan inte vara kortare än mätperioden och måste vara mellan 6 och 12 månader lång. Ofta är den lika lång som mätperioden.
Det är viktigt att notera att om den anställdes arbetstid uppfyller eller överskrider genomsnittet för heltid (130 timmar per månad) under mätperioden, kommer den anställde att betraktas som en ACA-anställd ”heltidsanställd” och därmed vara berättigad till täckning under hela den efterföljande stabilitetsperioden – även om arbetstiden minskas under stabilitetsperioden.
Exempel: Eftersom vår exempelanställda arbetade ett genomsnittligt antal timmar som var större än 130 måste hon erbjudas förmåner för stabilitetsperioden 1 januari 2020-31 december 2020.
Sista punkter att ta hänsyn till
Innan vi avslutar är här några sista överväganden om mätmetoderna för att se tillbaka.
Institutionen (IRS) har förklarat att mätmetoden för att se tillbaka inte får användas för att beräkna antalet heltidsanställda i syfte att fastställa status som en tillämplig stor arbetsgivare. Dessa beräkningsmetoder finns på IRS webbplats. Istället kan den endast användas för att fastställa:
- Vem arbetsgivaren måste erbjuda en minimikostnadstäckning för att undvika en betalning för arbetsgivarens delade ansvar, och
- Betydelsen av ett eventuellt ansvar för en betalning för arbetsgivarens delade ansvar.
Hur Health e(fx) kan hjälpa till
Även om allt detta kan låta komplicerat kan Health e(fx) hjälpa dig att förenkla processen för din look-back-mätningsmetod genom våra Health e(fx) Employer Solutions.
Health e(fx) Enterprise™ spårar alla arbetade servicetimmar för alla anställda inom din organisation och automatiserar look-back-mätningarna för dina anställdas populationer åt dig – för både pågående och nya anställda. Vi ger dig en rapport som beskriver det genomsnittliga antalet arbetade timmar under en standardmätningsperiod och resulterande berättigandestatus för varje anställd i din organisation. Resultatet är en lösning som ger dig en exakt förståelse för ditt företags look-back-överväganden, närhelst du behöver den. Så att du kan fortsätta att se framåt för ditt företag.