>A gestão do tempo é uma habilidade. E como qualquer outra habilidade, você pode melhorá-la. E é aí que as atividades de gerenciamento de tempo vêm a calhar.
Ajudam você a aperfeiçoar suas habilidades de gerenciamento de tempo. E assim você se torna mais produtivo com seu tempo e forte equilíbrio trabalho-vida.
Sejamos honestos:
Muitos de nós desejam que possamos marcar algumas horas extras no relógio.
Mas a verdade é que só temos 24 horas no dia para atingir nossos objetivos pessoais e profissionais.
E só gastamos uma pequena parte desse tempo dedicado ao nosso dia de trabalho. Você precisa ser produtivo e conseguir fazer as coisas durante esse curto período de tempo.
E por isso reclamamos por não termos tempo suficiente:
- “Eu nunca completei as minhas doses para o dia” (aqui está a minha recomendação para…do list format)
- “Meus colegas de trabalho estão sempre me interrompendo” (assim você nunca tem a chance de completar o trabalho profundo)
- “Eu perco muito tempo em reuniões sem sentido”
- “Eu gasto muito tempo processando e-mails todos os dias” (aqui está como transformá-los em um GTD Gmail e produtividade de e-mail)
- “Embora eu faça muitas coisas, Eu nunca sinto que estou progredindo” (Produtividade = Trabalho Significativo + Progresso)
Som familiar?
Não admira que a gestão do tempo seja a habilidade mais importante para aprender e dominar.
Então como se desenvolve uma boa gestão do tempo?
Uma excelente maneira de aprender a ser mais eficiente no trabalho é através do uso de actividades de gestão do tempo.
Tabela de Conteúdos
As 7 Actividades de Gestão do Tempo Mais Eficazes para Praticar por Si e Com os Colegas
Aprender novas competências jogando jogos pode ser muito mais eficiente. E é mais divertido do que procurar recursos de treinamento para ajudá-lo a dominar uma nova tarefa.
Quer se tornar mais produtivo e gerenciar melhor o seu tempo?
Aqui estão as 7 melhores atividades de gerenciamento de tempo que você pode usar para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo.
1. $86.400
Chamaremos esta atividade de gerenciamento de primeiro tempo de $86.400.
É um excelente exercício para compreender a importância de usar o tempo sabiamente.
Você pode jogar sozinho ou com um grupo de colegas.
Aqui estão as regras:
- Cada pessoa tem $86.400 dólares para gastar
- Você pode fazer qualquer coisa com este dinheiro, exceto multiplicar sua soma atual
- Você deve gastá-lo dentro de um dia. Caso contrário, você perde-o
- E você não pode depositar mais dinheiro por dia
Agora:
Deixe sua equipe escrever como eles gastariam seus $86.400.
Quando todos tiverem completado sua lista, reúna sua equipe e discuta porque e como eles gastaram o dinheiro.
Como você já adivinhou, desta vez a atividade de gerenciamento não é sobre dinheiro.
Cada dia tem 86.400 segundos e como você escolhe gastá-los faz um mundo de diferença.
O que acontece quando você se aproxima do seu tempo com este tipo de mentalidade?
Você pode gerenciar melhor suas atividades diárias e obter o máximo das coisas que você escolhe para perseguir.
Escreva este lembrete e mantenha-o perto do seu espaço de trabalho para que você se lembre disso diariamente.
2. Preenchendo o frasco “Mayo Jar” (aka The Jar of Life)
Este jogo foca mais no uso do tempo do que apenas no valor do tempo.
>
Você vai precisar:
- Um pote grande para cada participante
- Materiais como pedras grandes, cascalho e água
Agora:
Equipe para encher o pote com todos os materiais.
O objetivo? Tentar meter tudo no frasco.
>
Ainda a pessoa que joga o jogo vai colocar certas coisas no frasco impulsivamente.
>
Pode enchê-lo primeiro com água e cascalho, deixando pouco ou nenhum espaço para as pedras grandes.
>
A única maneira de encher o frasco de maionese com todos os materiais? Colocar as pedras em primeiro lugar, o cascalho em segundo e a água em último.
Aqui está a lição:
Pense no seu frasco como se fosse o seu dia e os seus materiais como se fossem as suas tarefas.
O seu objectivo diário é descobrir a melhor forma de colocar cada item num espaço confinado. E você quer fazer tudo funcionar de forma coesa.
As rochas representam as tarefas mais importantes. Os seus objectivos de vida. Os seus sapos. O que você deve fazer para melhorar seu trabalho e sua carreira. Mesmo sem os calhaus e a areia, o frasco ainda estaria cheio e o teu trabalho ainda teria significado.
Os calhaus são as outras coisas no teu trabalho. São tarefas ou projetos menores mas ainda acrescentam valor ao seu trabalho.
Finalmente, a água é o que não tem importância. Elas não significam muito para a sua vida como um todo. Passe pouco tempo fazendo-as.
Se você começar colocando areia no pote, você não terá espaço para pedras ou seixos.
Isso também se aplica às coisas que você deixa entrar na sua vida.
Cuide primeiro das pedras, as coisas realmente importantes. Defina suas prioridades, porque tudo mais é apenas água.
Você não pode fazer coisas grandes se você estiver distraído por coisas pequenas.
3. O Grande Enigma Cego de Resolver
Os Enigmas são um grande exercício de construção de equipe. Usados corretamente, eles também são um dos melhores exercícios de gerenciamento de tempo.
Para este exercício, junte-se a uma equipe de pessoas e peça que alguém escolha a partir de uma caixa de quebra-cabeças.
Não olhe para a foto na frente. Ao invés disso, jogue todas as peças na área onde você está trabalhando e comece.
Você pode fazer algum progresso depois de começar. Mas é provável que você vá lutar um pouco enquanto estiver tentando montar o quebra-cabeça.
Pega um momento para pensar e pergunta:
“O que falta aqui?”
Depois de te teres forçado a lutar, encontra o topo da caixa do puzzle. Assim que todos virem como o puzzle é suposto ser, montá-lo será muito mais fácil.
A chave que se retira deste jogo? As coisas são muito mais difíceis de fazer sem as direcções ou o quadro geral.
O mesmo acontece quando você se senta para fazer trabalho sem objectivo para o dia ou sem lista de prioridades. Você trabalha às cegas, o que é ineficiente e faz com que o resto das suas tarefas sejam uma chatice.
Em vez disso, leve o tempo necessário para elaborar uma lista de tarefas antes de começar a trabalhar.
Aqui está um sistema simples. Faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- “Que tarefas precisa de fazer?”
- “Quanto tempo demora a fazer as tarefas?”
- “Como pode ser mais eficiente nas tarefas?”
E poderá aprender uma melhor gestão e aumentar a sua produtividade.
4. O Desafio do Minuto
Você vai precisar de uma equipe de pessoas para este exercício de gestão do tempo. Este lhe ensinará um pouco sobre como você percebe o tempo e como ele impacta seu dia de trabalho.
Junte-se a um grupo e faça com que todo o grupo feche os olhos, exceto para uma pessoa. Esta pessoa fica de lado e mantém a noção do tempo.
Configure um temporizador e faça com que cada indivíduo feche os olhos e se sente quando acreditar que passou um minuto.
Como você já deve ter adivinhado, nem todos se vão sentar ao mesmo tempo. Em vez disso, todos os participantes podem sentar-se em momentos diferentes.
O que isto nos ensina é que a nossa percepção do tempo pode ser muito diferente da passagem real do tempo. Certas tarefas podem nos levar muito mais tempo do que pensamos, o que pode descarrilar toda a nossa agenda.
Isso desafia todos a pensar em como estão usando o seu tempo. E talvez eles descubram que não o estão a usar tão eficazmente como acreditam.
5. Ilha Deserta
Durante algum ponto da sua vida, talvez lhe tenha sido feita a pergunta:
“Se você estivesse abandonado numa ilha deserta e só pudesse levar três coisas consigo, o que traria?”
>
Este jogo coloca uma pequena reviravolta nesta pergunta.
Junta-te a um grupo de pessoas e faz com que todas elas imaginem que ficaram presas numa ilha deserta.
Agora:
>
Definir um limite de tempo. Dê a todos dois minutos para anotar itens que eles precisariam levar para a ilha. Explique que eles vão ganhar pontos por itens essenciais e nenhum ponto por itens não essenciais.
Para muitos, este tipo de jogo pode ser um choque. Porquê?
Bem, se não está habituado a gerir o seu tempo, descobrir as suas prioridades e como elas podem funcionar a seu favor num período de tempo limitado pode ser um desafio.
Este jogo força todos os jogadores a pensar não só no que precisariam, mas como podem obter mais pontos no período de tempo necessário.
Isto é muito semelhante à sua vida profissional.
Se você tem apenas nove horas para cuidar de suas tarefas e você tem que ter certeza de que está obtendo o máximo valor das tarefas que você escolhe fazer, você vai ter muito mais cuidado sobre como você está usando seus blocos de hora em hora e escolhendo suas tarefas.
Isto também o ajudará a identificar distracções – como as redes sociais – que o podem estar a impedir de obter o máximo valor.
Afinal, nem todo o trabalho acrescenta valor à sua vida.
6. Finding the Ace of Spades
Para este jogo de gerenciamento de tempo, você vai precisar de apenas dois indivíduos e um líder para jogá-lo.
Aqui estão as regras:
- Dê ao líder dois baralhos de cartas para cada jogador.
- Então, dê instruções a todos os jogadores para virarem os baralhos e baterem no ás quando o tiverem encontrado.
- O objectivo é encontrar todos os ases mais rápido do que o outro jogador.
Mas eis o que os jogadores não saberão:
Um baralho foi baralhado para que encontrar o ás tenha sido completamente aleatório. Mas o outro baralho foi organizado para que todos os ases estejam no topo do baralho.
Quando os jogadores começarem o jogo, ficará claro que o jogador com o baralho organizado tem uma vantagem injusta sobre o jogador com o baralho misto.
Certifique-se de que esta noção é desafiada, pois isto é vital para garantir que o propósito deste jogo seja reconhecido.
Diga aos jogadores para imaginarem que estes baralhos de cartas eram horários.
- Um jogador tem um horário que é completamente aleatório. E isso significa que eles têm que percorrer todo o baralho para atingir seu objetivo
- Mas o segundo jogador, por outro lado, tem um cronograma que foi devidamente organizado. E isso significa que eles estão chegando primeiro aos objetivos mais importantes
As atividades de gerenciamento de tempo não são sobre ganhar e perder. Mas há vantagens em garantir que você tenha uma agenda devidamente organizada de suas tarefas diárias.
E agora os membros de sua equipe podem aplicar esta lição à sua vida profissional e melhorar a forma como eles usam o seu tempo.
7. O Polígono Cego
Agora temos um bom tempo para nos prepararmos para certas tarefas. Mas às vezes somos lançados despreparados em projetos individuais ou em grupo.
Esta atividade de gerenciamento de tempo é uma excelente ferramenta de ensino para essas situações.
Neste jogo, temos um líder e muitos jogadores entram em um pequeno grupo.
Cada jogador é vendado e tem um comprimento de corda. Eles terão que organizar esta corda numa forma específica especificada pelo líder.
O líder também deve definir um temporizador para o grupo.
Aqui estão as regras:
- Ninguém pode tirar a venda
- Todos os indivíduos devem estar sempre a tocar na corda
Deixe o grupo ir e forme a sua forma. É provável que todos os jogadores fiquem confusos e tenham dificuldade em formar a forma.
Mas depois de terminar o primeiro jogo, volte a jogá-lo mais algumas vezes. Isso permitirá que eles descubram como podem lidar melhor com a tarefa.
Este jogo força os jogadores a analisar o quão bem eles estão lidando com as tarefas dentro de um determinado limite de tempo.
Durante o jogo inicial, eles entram em pânico e têm um desempenho ruim como resultado. Mas uma vez que eles precisam de habilidades organizacionais e analíticas para ter um melhor desempenho, eles irão descobrir novas e melhores maneiras de fazer o trabalho.
Você está procurando desafiar a si mesmo e aos outros?
Este é um excelente jogo para ensinar gestão de tempo, formação de equipes, habilidades analíticas, habilidades de liderança, habilidades de resolução de problemas e produtividade.
Atividades de Gestão de Tempo: Notas de Campo e Lições
Aqui estão os principais ensinamentos das atividades de gerenciamento de tempo acima:
- O tempo é limitado. Você só tem muito tempo no dia. Preste atenção em quanto tempo você tem e use esse tempo para alcançar seus objetivos.
- Organização é a Chave do Sucesso. Um desempenho rápido nem sempre é um desempenho excelente. Se você quer obter o máximo do seu tempo, você tem que aprender como organizar e priorizar as suas tarefas. Caso contrário, você corre o risco de perder tempo e fazer pouco.
- Você Deve Sempre Procurar Melhores Formas de Realizar Suas Tarefas. Há sempre maneiras de ser mais eficiente. Pergunte a si mesmo: “Há alguma forma mais eficiente de eu conseguir fazer isto?” Esta habilidade irá ajudá-lo a lidar com cargas de trabalho maiores e melhorar o seu desempenho.
Utilize estas actividades de gestão de tempo para melhorar o seu próprio desempenho e o da sua equipa.
Procura melhorar ainda mais as suas capacidades de gestão de tempo? Aprenda mais com minhas técnicas de gerenciamento de tempo e estratégias de gerenciamento de tempo.