A Portaria de Tempo Seguro e Doente de Seattle aumenta a necessidade de rastreamento de funcionários

Contexto das Leis de Licença por Doença em Washington

Seattle estava anos à frente do Estado de Washington para aprovar uma Lei de Tempo Seguro e Doente Pago (PSST). Como o primeiro estado a aprovar uma lei de licença por doença, Seattle estabeleceu a tendência para o tempo de doença e tempo seguro em todo o estado. A lei entrou em vigor em 1 de setembro de 2012. No entanto, 2016 viu mudanças significativas para as licenças por doença pagas nas municipalidades locais em Washington e, em novembro, os eleitores fizeram mais mudanças.

Washington Paid Sick and Safe Time Leave

Em 2016, os eleitores do Estado de Washington aprovaram uma Iniciativa de Licença por Doença Remunerada. A nova lei entra em vigor em 1º de janeiro de 2018. Além disso, várias cidades, incluindo Tacoma, SeaTac, e Spokane já aprovaram leis de licença por doença para suas cidades. As leis de cada cidade variam, mas este artigo abordará as portarias de Licença por Doença de Seattle e as principais diferenças entre as portarias de Licença por Doença de Seattle e as portarias de Licença por Doença da cidade vizinha. O objetivo é ajudar os empregadores a cumprir melhor as leis trabalhistas e ajudá-los a evitar multas e penalidades caras.

Seattle Paid Sick and Time Ordinance (PSST) Overview

De acordo com as leis PSST de Seattle, o número de dias de doença e tempo seguro difere, com base no tamanho dos empregadores. Os empregadores são classificados como empregadores de nível 1, 2 e 3, com base no número de empregados a tempo inteiro.

Tier 1 empregados têm entre 5 e 49 empregados a tempo inteiro e têm de atribuir aos empregados 1 hora para cada 40 horas trabalhadas até um mínimo de 40 horas por ano.

Tier Two employers empregam entre 50 e 249 empregados a tempo inteiro e têm de atribuir aos empregados uma hora por cada 40 horas trabalhadas, mas têm de fornecer um limite mínimo de 56 horas por ano. Isto é devido ao pressuposto de que os empregadores maiores são menos afetados pelo tempo livre dos empregados do que os empregadores menores.

Tier Three employers have 250 or more full-time employees and are required to provide 1 hour of sick leave for each 30 hours worked. O teto mínimo para os empregadores da camada três é de 72 horas por ano. Cada patamar deve permitir que o empregado se mude até o limite de acumulação para o ano seguinte. Os empregadores da camada 1 devem permitir que os empregados se inscrevam até 40 horas por ano, enquanto a camada 2 deve permitir 56 horas, e a camada 3 deve permitir até 72 horas por ano.

Camada de Empregador: # de Empregados	Acumulação e Utilização de Licença por Doença
Nível 1: 5-49 Empregados	1 hora para cada 40 horas trabalhadas até 40 horas por ano
Nível 2: 50-249 Empregados	1 hora por cada 40 horas trabalhadas, até 56 horas por ano
Tier 3: 250+ Empregados	1 hora por cada 30 horas trabalhadas, até 72 horas por ano.

é importante notar que não há limite para as taxas de acumulação a cada ano, apenas para a taxa de utilização. Um funcionário de nível 1 pode ser limitado a usar 40 horas de licença por doença em um ano, mas pode realmente acumular 50 horas. Isso significa que eles podem rolar as 10 horas extras para o ano seguinte. Esse mesmo empregado ainda pode ser limitado a usar um total de 40 horas no ano seguinte, mas ainda pode acumular horas adicionais acima do limite máximo e rolar essas horas para o ano seguinte.

Quem está coberto pela Portaria sobre Tempo Doente e Seguro

Todos os empregados que estão empregados ou trabalham no limite da cidade de Seattle que trabalham pelo menos 240 horas em um ano estão cobertos pela lei de licença por doença. Isso inclui empregados de tempo integral, tempo parcial e ocasionais. Os funcionários que trabalham por teletrabalho em Seattle e que param em Seattle como parte de seu trabalho também estão cobertos.

Excepções à Portaria de Seattle

As leis de licença por doença e tempo seguro aplicam-se a todos os empregados, trabalhadores legais, trabalhadores ilegais, trabalhadores estacionados fora de Seattle que ainda trabalham ocasionalmente em Seattle, temporários e outros empregados. Existem algumas exceções à lei, incluindo funcionários do governo federal, estadual e municipal. Os funcionários que trabalham ou se deslocam por teletrabalho fora de Seattle também estão excluídos da lei, assim como os funcionários que viajam através de Seattle. Os estudantes matriculados em um programa de estudo de trabalho não estão incluídos na lei. Por último, os funcionários que trabalham em Seattle por menos de 240 horas durante o ano não estão cobertos. Os voluntários também não estão cobertos pela lei. 240 horas é pouco mais de 6 semanas em tempo integral.

Os funcionários da União podem renunciar aos seus direitos a tempo de doença e tempo seguro ao abrigo de um acordo colectivo de trabalho. No entanto, os indivíduos não podem.

Possibilidades de uso sob PSST

Pausa por doença e tempo seguro pode ser usado por três razões principais. Primeiro, os empregados podem usar o tempo para ajudar a si próprios ou um membro da família a cuidar de uma doença ou para cuidados preventivos. Segundo, pode ser usado para sobreviventes de violência doméstica, agressão sexual ou perseguição para procurar assistência, Terceiro, pode ser usado quando um local de trabalho ou a escola de uma criança é fechada por um funcionário público para limitar a exposição a agentes infecciosos, toxinas biológicas ou material perigoso.

• Doença mental ou física, lesão ou condição de saúde: para diagnosticar, cuidar ou receber tratamento. Isto inclui os Cuidados Preventivos.
• Se o local de trabalho do funcionário tiver sido fechado, ou se a escola ou local de atendimento de uma criança tiver sido fechado por um funcionário público para limitar a exposição a agentes infecciosos, toxinas biológicas ou material perigoso.
• Por razões relacionadas à violência doméstica, agressão sexual ou perseguição que afetam o empregado ou membro da família
• Todas essas razões são aplicáveis à necessidade do empregado ou para o empregado ajudar um membro da família com essas necessidades.

Aceites de membros da família para o tempo doente e seguro

Seattle usa os mesmos relacionamentos familiares aceitos definidos pelo Estado de Washington. Washington define os relacionamentos familiares permitidos tanto em um documento de 2003 quanto na nova Lei de Licença por Doença do Estado de Washington. Há duas diferenças principais. Sob a nova Lei de Licença Doente, o Estado reconhece todas as enfermarias biológicas, adotadas, de fomento, de passo, legais, in loco parentis, e de facto parent. Isto é independentemente da idade da criança. Estas relações são tanto para os pais como para os filhos. Isto é diferente de algumas ordenanças locais, que permitem relações com crianças apenas se a criança tiver menos de 18 anos de idade. Os relacionamentos que estão incluídos na lei incluem criança, pai, cônjuge, parceiro doméstico registrado, avô, neto e irmão. Algumas das ordenanças locais, incluindo Tacoma, têm definições mais amplas de relacionamento sob as definições de relacionamento doméstico.

• Criança
• Parente
• Parceiro doméstico registrado
• Criança
• Filho
• Filho
• Parceiro doméstico registrado

Além disso, Seattle também permite aos membros da família o uso de licenças por doença. Tacoma pegou emprestado a mesma definição de Seattle quando suas leis de licença por doença foram promulgadas.

Definição de membro do agregado familiar

Membro do agregado familiar inclui, além de cônjuges e parceiros domésticos, ex-cônjuges e ex-parceiros domésticos. Também estão incluídas as pessoas com um filho em comum, mesmo que não vivam juntos. A lei também reconhece adultos relacionados por sangue ou casamento, adultos que residam juntos ou que tenham residido juntos no passado. Além disso, são incluídas as pessoas de 16 anos de idade que tiveram ou têm uma relação de namoro e que tenham ou tenham residido juntas no passado, assim como os padrastos, enteados, avós e netos.

• Cônjuges e ex-cônjuges domésticos
• Pessoas com um filho em comum
• Pessoas adultas relacionadas por sangue ou casamento
• Adultos que residem ou que já residiram juntos no passado Juntos
• Roommates que tenham 16 anos de idade ou mais (Não definido especificamente na Portaria Tacoma)

Tracking Employee Hours are Important

Businesses are required to track employee hours. Isto é verdade para empregados considerados “empregados ocasionais” que trabalham principalmente fora de Seattle, mas cujo emprego os traz para dentro e através dos limites da cidade de Seattle. O rastreamento das horas dos empregados é crítico porque os empregadores são obrigados a notificar um empregado ocasional uma vez que ele tenha trabalhado 240 horas em Seattle durante esse ano civil que ele agora é elegível para começar a acumular licenças por doença pagas. As atualizações da lei de 2016 agora exigem que, uma vez que um empregado ocasionalmente cumpra o limite de 240 horas, suas 240 horas para se qualificar agora contam para o acúmulo de tempo de doença e segurança. Outra alteração de 2016 à lei declara que, uma vez que um empregado de uso ocasional se qualifica para o tempo de doença e segurança, ele permanece elegível para a licença por doença paga durante toda a duração do seu emprego. Esta é uma mudança em relação à regra anterior, que concedia elegibilidade apenas para o ano seguinte. Finalmente, o ano civil foi modificado para refletir qualquer período de 12 meses para elegibilidade. Os empregadores podem delegar ao empregado o acompanhamento das horas trabalhadas em Seattle. Tem de haver um sistema onde o empregado reporta essas horas de volta ao empregador.

Outros, os empregados são obrigados a reter todos os registros e relatórios dos seus empregados, tempo trabalhado e férias pagas durante três anos, em vez dos dois anteriores. A folha de pagamento interna e o rastreamento de benefícios é difícil sem um bom sistema de folha de pagamento. Isso é especialmente importante, pois os requisitos para a folha de horas de trabalho e a contabilidade dos empregados são específicos e diferem com base no tipo de empregado e no nível do empregador.

Os empregados podem ser obrigados a usar o tempo doente e seguro em incrementos de 1 hora.

	Pequeno Empregador Tier One	Médio Empregador Tier Two	Grande Empregador Tier Three
Equivalente a Tempo Completo (FTE)	5-49 FTEs	50-249 FTEs	250+ FTEs
Acúmulo de Tempo Seguro e Doente Pago	1 hora por 40 horas	1 hora por 40 horas	1 hora por 30 horas
Horas não utilizadas que podem ser transportadas (Por ano)	40 horas	56 horas	72 horas. 108 Horas para empregadores com TDP.
Excepções à Portaria de Seattle	Empregados federais e estaduais, estagiários não remunerados, estagiários não remunerados, voluntários e prestadores de serviços independentes	Empregados federais e estaduais, estagiários não remunerados, estagiários não remunerados, voluntários e prestadores de serviços independentes	Empregados federais e estaduais, estagiários não remunerados, estagiários não remunerados, estagiários não remunerados, voluntários, e empreiteiros independentes
Luto	Não incluído	Não incluído	Não incluído	Não incluído
Inclement weather	Não incluído	Não incluído	Não incluído
Definição de um Ano	Benefício de um Ano, Quaisquer benefícios de 12 meses são dados	Benefício Ano, Quaisquer benefícios de 12 meses são dados	Benefício Ano, Quaisquer benefícios de 12 meses são dados
Trabalhador ocasional	A qualquer empregado que trabalhe em Seattle 240 horas ou mais em um ano de benefícios.	Aqualquer empregado que trabalhe em Seattle 240 horas ou mais em um ano de benefícios.	Aqualquer empregado que trabalhe em Seattle 240 horas ou mais em um ano de benefícios.

Cálculo do equivalente em tempo integral

Os empregadores devem usar todas as horas do empregado para calcular o equivalente em tempo integral. Isto inclui empregados a tempo integral e parcial, empregados temporários e empregados que trabalham fora de Seattle. O empregador deve somar todas as horas trabalhadas pelos empregados durante o ano e dividir esse número por 40. A seguir, o empregador deve pegar esse número e dividi-lo por 52 (semanas do ano). Isso dará ao empregador a média equivalente em tempo integral do total de seus empregados e lhes dirá para qual nível eles se qualificam. O empregador deve contar todos os seus empregados, mesmo os empregados que trabalham fora do estado.

Período de estágio, horas extras e empregados isentos

Os empregados começam a acumular doenças e na primeira data de emprego. No entanto, os empregadores podem restringir o uso de tempo doente e seguro durante os primeiros 180 dias de emprego. Há uma restrição incluída na Portaria para empregadores de Nível 1 e Nível 2 que permite aos empregadores restringir o uso de Licença por Doença Remunerada durante os primeiros 2 anos de emprego. Isso significa que os novos empregados podem ser impedidos de usar ou acumular tempo doente e seguro durante os 2 primeiros anos de emprego.

Os empregados que trabalham horas extras continuam a acumular tempo doente e seguro para as suas horas extras. No entanto, isto não se aplica aos empregados isentos. Presume-se que os empregados isentos trabalhem com base em uma semana de 40 horas e não acumulem licenças adicionais por doença acima de 40 horas por semana.

Banco de Licença por Doença

Os empregados que deixam o emprego e retornam ao mesmo empregador retêm as suas licenças por doença durante sete meses. Se forem reintegrados pelo empregador dentro de um período de sete meses, todo o seu tempo de doença e segurança anteriormente acumulado e elegível deve ser reintegrado a eles. Além disso, o seu período de emprego anterior conta para a sua elegibilidade para usar o tempo de doença e de segurança. Se o empregado tiver satisfeito seus 180 dias de trabalho ou período de espera de 2 anos, ou parte do período de espera, todo esse tempo anteriormente trabalhado é contado para o seu tempo total trabalhado.

Coordenação com outras políticas de licença remunerada

As empresas que fornecem outros tipos de licença remunerada, incluindo Tempo Livre Pago, Licença Pessoal ou outros tipos de licença, não têm de fornecer licença adicional para satisfazer o Regulamento de Tempo Doente e Seguro de Seattle, desde que a licença seja tão ou mais generosa do que a licença exigida. O tempo livre pago deve poder ser utilizado pelos motivos previstos na lei e deve ser concedido a uma taxa de acumulação igual ou melhor do que a taxa de acumulação exigida, com base no tamanho do escalão da empresa.

Carregamento frontal

Tempo seguro e doente deve ser rastreado e os empregados devem ser notificados das suas taxas de acumulação e utilização em cada período de pagamento. No entanto, se o empregador optar por carregar na frente a quantidade mínima de tempo doente e seguro para os empregados no início do ano, eles não precisam notificar os empregados a cada período de pagamento da sua taxa de acumulação. Na verdade, eles não precisam rastrear a taxa de acúmulo. Além disso, os empregadores que antecipam a carga do tempo de doença e segurança não precisam rolar as horas não utilizadas e acumuladas para o ano seguinte.

Aviso prévio

Os empregados podem ser obrigados a fornecer aviso prévio de utilização de licença por doença previsível com pelo menos 10 dias de antecedência, a menos que os empregadores tenham uma política que exija menos tempo. Se o empregador tem uma apólice que requer aviso prévio e o empregado se esquece de notificar o empregador, então o empregador pode negar o uso de licença por doença desde que não haja outros fatores mitigadores. Quando a licença é imprevisível, o empregado deve notificar o empregador assim que for razoável.

Documentação

Os empregados que tiram 3 ou mais dias consecutivos de licença por doença podem ser solicitados pelo empregador a fornecer prova de que a licença por doença foi usada por um motivo aceitável. Este pode ser um aviso de encerramento para o encerramento público de uma escola ou local de atendimento. Também pode ser uma nota dos prestadores de cuidados de saúde, um relatório policial, provas do tribunal, documentação de um advogado, advogado, membro do clero, ou a declaração escrita do empregado. É vital que os empregadores ainda mantenham os direitos de privacidade e confidencialidade. Se o empregador não fornecer seguro de saúde ao empregado, então o empregador deve arcar com 50% do custo da documentação solicitada.

Os empregadores não podem exigir documentação para licenças de menos de 3 dias, a menos que haja um padrão claro e documentado de abuso.

Notificação e retaliação do empregador

Os empregadores devem notificar os empregados sobre os seus direitos nos termos da portaria. Isto pode incluir a afixação de um cartaz no local de trabalho, o fornecimento de aviso aos novos empregados, ou a inclusão da informação num manual do empregado. Além disso, os empregadores devem notificar os empregados em cada holerite de pagamento.

Outros empregados estão protegidos contra retaliações por utilizarem ou tentarem utilizar os seus direitos ao abrigo da lei. Isto não impede que os empregadores disciplinem os empregados que utilizam ou abusam do tempo de licença por doença. Ele protege os empregados que utilizam legitimamente o tempo de doença e tempo seguro. O Escritório de Direitos Civis de Seattle (SOCR) supervisiona o cumprimento e a aplicação da lei.

Redress for Non-Compliance with the New Employment Laws

Penalidades e ressarcimento podem ser rígidas. Os empregadores que violarem as novas leis podem enfrentar penalidades, multas e reembolso de tempo de licença por doença. Os remédios podem incluir até dois anos de atraso de pagamento, o valor dos benefícios perdidos, honorários advocatícios e uma multa por danos emocionais de até $10.000. Além disso, o empregador pode enfrentar um processo judicial privado.

Records Retention

Além de rastrear o tempo do empregado, os empregadores devem reter um registro por três anos por cumprimento de tempo doente e seguro. Este é um período expandido a partir do período de retenção de dois anos anteriormente requerido. Isto inclui o rastreamento do tempo acumulado e usado do empregado doente e seguro, e suas horas trabalhadas. Ter um sistema automatizado de gerenciamento de tempo pode ser um componente vital do aspecto de manutenção de registros. Além disso, os Relógios de Ponto GPS podem registrar automaticamente quando empregados ocasionais estão trabalhando em Seattle.

Política Nacional de Licença por Doença

Nacionalmente, não há leis de licença por doença que exijam licença por doença. A portaria sobre tempo de doença de Seattle não inclui tempo de folga para vínculo após o parto, apenas para implicações médicas. Entretanto, a FMLA (Lei de Licença Familiar e Médica) exige licença médica não remunerada com proteção de emprego para os funcionários de Seattle que atendam a certos requisitos. Os empregados devem ter estado com seus empregadores por pelo menos 12 meses antes. Os empregadores de Seattle que tenham 50 empregados ou mais dentro de um raio de 75 milhas são obrigados a honrar o FMLA. Os empregadores mais pequenos não são obrigados a conceder licenças FMLA.

Cumprimento das Leis de Horário e Presença da Cidade de Seattle e Nacional

É mais importante do que nunca, tanto para grandes como para pequenos empregadores, ter as ferramentas que os ajudem a rastrear as horas de trabalho dos funcionários e ser capaz de fornecer relatórios com relação aos cartões de horas de trabalho dos funcionários. As empresas de folha de pagamento precisam de fornecer ferramentas de software que possam funcionar tanto para os seus maiores como para os pequenos negócios de Seattle. Para além das leis de Seattle sobre doença remunerada e regulamentos de tempo de trabalho, existem muitas outras leis específicas do estado em vigor relativamente ao cartão de ponto e benefícios dos empregados. Essas leis têm multas e penalidades maciças aplicadas às empresas que violam os regulamentos.

As empresas de folha de pagamento podem proteger os seus clientes oferecendo um software preciso de tempo e presença que fornece os relatórios apropriados e mantém a retenção. Isto garantirá que seus clientes não paguem as multas e penalidades que outras empresas provavelmente pagarão. SwipeClock fornece tanto as ferramentas de controle de tempo e presença como o software de gestão da força de trabalho para que os empregadores possam rastrear e fornecer os relatórios que provam que eles estão cumprindo as leis estaduais. SwipeClock faz parcerias com empresas de folha de pagamento e empresas de contabilidade para fornecer soluções de gestão de tempo e força de trabalho que ajudam as empresas a manter a conformidade com os regulamentos federais e estaduais. Um dos aspectos mais importantes da conformidade é a capacidade de fornecer os relatórios exigidos dos funcionários, benefícios e horas trabalhadas do ponto de vista de auditoria. Os fornecedores de folha de pagamento precisam de uma abordagem simplista de um software que possa servir tanto as suas pequenas como grandes corporações. SwipeClock pode fornecer uma solução para contabilistas que rastreia e cria os relatórios necessários para os seus clientes.

Let SwipeClock Help

As empresas que têm funcionários em Seattle, Tacoma, SeaTac ou outras partes de Washington podem ter que cumprir com várias regulamentações conflitantes da cidade que definem as leis de acúmulo e uso de licença por doença. Além disso, essas empresas também têm de cumprir as Leis Federais de Horas Extras, a Lei Médica de Licença Familiar e quaisquer outras leis nacionais ou locais que sejam promulgadas. SwipeClock fornece uma gama abrangente de ferramentas de gestão de força de trabalho e de controle de tempo que podem ajudar as empresas a permanecer mais facilmente em conformidade com as leis locais e nacionais. Os registros são mantidos sem esforço por anos e o acúmulo é automaticamente rastreado e reportado aos funcionários de acordo com as leis estaduais e municipais. Além disso, com os relógios de ponto GEO, as empresas podem acompanhar sem esforço o tempo trabalhado em cidades específicas para garantir a conformidade.

Recursos Adicionais:

Cidade de Seattle Paid Sick Time Off e Safe Time Ordinance. 2016. Recuperado de ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Portaria do Tempo de Doença Pago e do Tempo de Segurança. Escritório de Normas Trabalhistas. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

A Portaria sobre Licença por Doença Paga para Trabalhadores de Hospitalidade e Transporte

A Portaria sobre Licença por Doença e Tempo Seguro

A Portaria sobre Licença por Doença Paga por Tecoma

Lei sobre Licença por Doença do Estado de Washington

A Tabela de Comparação das Leis de Licença por Doença de Washington

Escrito por Annemaria Duran. Última Atualização em 7 de fevereiro, 2017