The Catering Invoice is a document that will assist both the caterer and the client in creation, billing (caterer) and payment (client) of a special event. O(s) fornecedor(es) irá(ão) rever o evento e o tipo de evento que o cliente gostaria de criar. O fornecedor irá então recolher (normalmente um depósito não reembolsável) para garantir todos os aspectos do evento e fornecer ao cliente a data em que o restante deve ser pago na totalidade (normalmente um pouco antes do evento ter lugar). A fatura fornecerá todas as informações sobre preços e serviços necessários, bem como um documento anexo que recolherá todas as informações de pagamento preferidas do cliente.
- Fornece aos clientes uma lista detalhada de serviços e custos, e especifica as condições de pagamento.
- Serviços como um resumo do trabalho e um pedido formal de pagamento por escrito, e deve ser considerado um documento essencial em qualquer trabalho de restauração.
Passo a Passo: Como Atender um Evento
Clientes muitas vezes fazem compras em múltiplos caterers antes de escolher quem contratar. Quando um fornecedor recebe um pedido de informação, deve aproveitá-lo como uma oportunidade para provar suas escolhas, fazendo as perguntas certas e demonstrando domínio do ofício.
São necessários alguns detalhes básicos para formular uma estimativa: Existe uma faixa de preço geral que o cliente tem em mente? O álcool será servido? São necessários outros serviços auxiliares? Dependendo das circunstâncias, a preparação da comida pode ser feita no local ou remotamente; o serviço no local é geralmente preferível, mas pode custar mais.
Tirar headcount e dar cotação
Com um headcount esperado e algumas especificações de eventos críticos, o fornecedor deve fornecer uma cotação por escrito. Lembre-se que pode haver potencial para negociação, portanto uma proposta de serviços não deve ser entregue em termos finais. Se um cliente estiver descontente com os parâmetros sugeridos, a cotação pode ser alterada alterando o menu ou plano de serviço.
A cotação também deve especificar as condições de pagamento. Será necessário um depósito adiantado? Quando é que o pagamento final é devido? E quanto a ajustes no orçamento inicial em resposta a alterações de preços ou outras variáveis?
Preparar pessoal e comida
Preparar para um evento significa mais do que apenas recolher ingredientes ou preparar pratos. O sucesso da restauração depende da preparação cuidadosa do pessoal. Os membros da equipe devem ser claros quanto às suas responsabilidades ao entrar. Alguns fornecedores até usam programas de software como CaterPro, Event Master, ou outros para diagramar plantas baixas, mapear o fluxo de trabalho e, geralmente, preparar toda a equipe para o evento.
Forneça de serviço de forma profissional
Bom comida não pode compensar qualquer serviço com pouco brilho. A execução deve ser meticulosa, independentemente de quão “criterioso” o cliente possa ser.
Completar e entregar Factura de Catering com ajustes finais
Quando pronto para solicitar o pagamento, entregar a factura ao cliente. Algumas alterações de última hora podem ser necessárias, se, por exemplo, os preços de ingredientes críticos tiverem mudado, ou o número de funcionários tiver sido revisto para cima.