Como realizar um leilão silencioso com sucesso. Quando você pensa que está em baixo, as tendências mudam, novos itens quentes aparecem, os doadores estão procurando algo diferente, a tecnologia evolui, e muito mais. Então, você se ajusta.
Leilões silenciosos são uma das formas mais populares de não-lucro envolver os convidados e levantar dinheiro em eventos de arrecadação de fundos. Há uma variedade de maneiras de realizar um leilão silencioso, mas se você se lembrar dos pontos-chave abaixo, você está destinado a ver o sucesso.
1. Recrutando e treinando voluntários para seu leilão silencioso
Tenha em mente quem você recruta para realizar seu leilão silencioso. Os voluntários que estão adquirindo itens para o leilão vão entregar? Eles têm as conexões que você precisa para garantir os itens necessários ou experiências que seus doadores querem?
Então, você deve pensar no dia real do seu leilão silencioso. Os voluntários que disseram que vão ajudar no checkout vão estar lá, ou na pista de dança? Esses voluntários estão saindo e encorajarão os convidados do evento a fazer lances no leilão?
2. Como treinar voluntários do leilão silencioso
Não só é fundamental que os voluntários do leilão silencioso apareçam para ajudar a maximizar o leilão silencioso, mas que eles saibam o que fazer. Treinar seus voluntários é um grande componente que conduz a qualquer evento, especialmente se você estiver usando um software de leilão silencioso.
A academia de treinamento online do GiveSmart está disponível para todos os nossos parceiros sem fins lucrativos, em qualquer nível de serviço. Nossa equipe de leilões silenciosos de serviço completo chega antes do seu evento para ajudar a configurar a área de check-in, treinar os convidados no software, fornecer equipamentos e garantir a consistência entre o seu site de leilão silencioso e os itens disponíveis no evento.
Formação também ensina voluntários e funcionários sobre como usar a plataforma GiveSmart para que eles possam fazer ofertas e doações em nome dos convidados que possam precisar de assistência.
3 Como solicitar doações para o seu leilão silencioso
Além dos voluntários da noite do evento, você provavelmente contará com alguns voluntários para obter doações para o seu leilão silencioso. Quando você começar a planejar seu leilão silencioso, é importante decidir quem vai solicitar um certo valor dos itens do leilão.
Estas metas devem ser claramente definidas para que voluntários e funcionários sejam responsabilizados pelo cumprimento de um catálogo de leilões que irá ajudá-lo a alcançar suas metas de angariação de fundos.
Também vale a pena discutir quais itens ou experiências seus doadores querem e estão interessados, pois isso irá orientar os solicitadores de doações e, em última instância, conduzirá a mais atividades de licitação. Itens muito procurados irão aumentar as quantias que os doadores estão dispostos a licitar, em comparação com itens (como cartões de doação) que têm um valor definido.
O seu leilão silencioso deve ser composto inteiramente de doações, se possível. Às vezes, as organizações utilizam empresas de consignação quando não conseguem obter itens que são mais difíceis de obter (por exemplo, ingressos Hamilton ou pacotes exclusivos de férias).
Recomendamos que se adote uma abordagem estratégica ao incorporar itens de consignação. É importante compreender a estrutura de preços da empresa de consignação e a extensão que os seus itens são desejados pelos doadores. Em alguns casos, os itens do leilão de consignação que você oferece podem atrair uma nova audiência para o evento.
Entender o que os doadores querem é fundamental ao curar um leilão silencioso bem sucedido.
As doações para o seu leilão silencioso também podem ser ativadas no Formulário de Doação de Itens no seu site GiveSmart. Este formulário agiliza a coleta de informações dos doadores e automaticamente adiciona itens à fila para que os administradores façam o upload para o catálogo do leilão. Utilizando a tecnologia desta forma permite o fácil envio de itens para o leilão e o upload de imagens em movimento enquanto você importa itens.
4. Como promover seu leilão silencioso
Promover seu leilão silencioso antes do seu evento é uma ótima maneira de entusiasmar os convidados sobre os itens e o próprio evento. Se é a primeira vez que você usa um software de leilão móvel, é importante informar aos convidados que eles estarão fazendo lances em seus telefones para que eles se lembrem de trazê-los ao evento.
A plataforma de leilão silencioso do GiveSmart permite que você se comunique com os convidados por e-mail ou mensagem de texto, para que você possa utilizar este recurso para promover o seu leilão silencioso antes do seu evento. Você também pode abrir o leilão antes do evento começar a envolver os doadores em pré-licitações.
Licitações antes do evento são benéficas porque acostumam os convidados à plataforma móvel, os entusiasmam para o evento, e engajam as licitações, permitindo que você inicie a noite do evento com dinheiro já levantado!
5. Hospedar seu leilão silencioso online
Anfitrionar seu leilão online com lances móveis permite que os doadores participem de qualquer lugar, então é uma ótima idéia promover seus itens de leilão e página de doação através das mídias sociais. Sua organização, funcionários e voluntários devem compartilhar o leilão no Facebook, Twitter, Instagram e em qualquer outra plataforma em que estejam ativos.
Isso encorajará pessoas além do seu típico pool de doadores a doar, já que o leilão alcançará novos públicos através das redes sociais. Talvez seus amigos em todo o país queiram apoiar uma organização com a qual você está envolvido, ou eles conhecem apenas a pessoa que irá esbanjar naquela camisa assinada por uma boa causa.
6 Como montar um evento de leilão silencioso
É benéfico ter uma página inicial para o seu evento de leilão silencioso, na qual os convidados possam vir para o itinerário do evento, ingressos, informações de contato, detalhes do leilão, e muito mais. Uma página de entrada para o seu evento está preparando-o para o sucesso como convidados, doadores e voluntários que buscam mais informações.
GiveSmart fornece às organizações um núcleo para vender ingressos, patrocínios, fazer doações, licitar itens, comprar mercadorias, processar pagamentos e executar relatórios. Para processar pagamentos e relatórios é ótimo ter uma solução de bilheteria que se integra ao seu leilão para que os convidados só precisem fazer o login e pagar uma vez.
A configuração física do leilão no dia do evento é tão importante quanto o digital a considerar. A forma como você exibe seus itens do leilão terá um impacto direto no seu desempenho. Aqui estão algumas coisas a considerar:
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- Contemple o local e o espaço em mente enquanto pensa sobre onde os convidados estarão misturados.
- Colocar o leilão dentro da vista.
- Certifique-se de que há espaço para ler os itens do leilão.
- Imprimir folhas de exibição em uma fonte legível.
- Para experiências ou certificados, você pode imprimir uma folha de exibição personalizável diretamente do seu site GiveSmart ao invés de reescrever todas as informações que já existem no seu catálogo de leilões.
7. Executando seu evento de leilão silencioso
No dia do evento a área de leilão deve ser um destaque, e é aqui que a equipe de leilões silenciosos ou voluntários entram em jogo. É importante que eles incentivem os convidados a vaguear pela área do leilão e navegar pelos itens à medida que chegam e ir para o bar.
Se os convidados quiserem fazer um lance, você pode direcioná-los para a mensagem de texto de boas-vindas que receberam quando chegaram, oferecer para fazer um lance em seu nome, ou fornecer quaisquer outras instruções sobre o lance, se necessário.
Como o evento continua, utilize a Central de Mensagens para se comunicar com os convidados durante toda a noite. Avise-os quando for hora de sentar para jantar. Lembre-os de que alguns itens podem ainda não ter lances. Pergunte se eles já verificaram o fantástico pacote de férias. Diga-lhes quando o programa estiver prestes a começar, ou avise-os quando o leilão chegar ao fim.
Voluntários e funcionários agindo como assistentes de licitação devem continuar a apoiar os convidados durante todo o evento, além da hora do coquetel, fazendo o check-in para ver se precisam de ajuda para licitar ou doar.
8. O impacto de um lance visual
Como o evento está em andamento, você pode projetar um lance visual em uma parede ou tela de projeção que será atualizado em tempo real à medida que os lances chegarem. Isto estimula a competição na sala e atualiza os convidados sobre onde os lances estão à medida que o relógio do leilão continua a diminuir. Uma doação semelhante ou um termômetro visual pode ser exibido durante uma promessa digital ou texto para doação, para que todos possam ver as doações entrando. É uma ótima maneira de criar emoção na sala e encorajar doações de todos os tamanhos a serem feitas.
9. Como terminar o seu leilão silencioso
É uma boa idéia definir um tempo final para o seu leilão, pois cria um senso de urgência e é emocionante para os convidados ainda estarem no evento quando descobrirem que são vencedores. Quando o leilão terminar, envie uma mensagem de texto aos vencedores através da Central de Mensagens.
Filtrar e dirigir os vencedores para a área de checkout irá agilizar o processo de checkout e eliminar o congestionamento no final da noite. Os convidados saberão se ganharam e não precisarão bombardear a área de checkout perguntando sobre os vencedores do leilão.
10. Acompanhamento com os convidados após um leilão silencioso
Observações e recibos de impostos são importantes para enviar após um evento. No entanto, doadores de todas as idades dizem que receber um relatório de impacto é a mensagem de acompanhamento mais importante para eles receberem, de acordo com o Community Brands’ Donor Experience Study. Os doadores querem saber como sua contribuição impactou diretamente a missão que sua organização está servindo — eles querem ver que eles ajudaram a fazer a diferença.
11. Fornecendo recibos
Para fins financeiros e fiscais, os recibos são uma obrigação. A plataforma GiveSmart envia automaticamente recibos aos doadores e compradores de ingressos após um pagamento ser processado em um local do evento. Este recurso por si só economiza horas de trabalho das equipes de desenvolvimento e o incômodo de compilar e enviar recibos manualmente.
12. Como avaliar o sucesso do seu leilão silencioso
Após o evento ser dito e feito, é importante olhar para trás e ver como os itens do leilão foram bem executados. Aqui estão algumas coisas que deve considerar:
- Quantos dos seus convidados participaram no leilão?
- Quem foram os licitadores mais activos
- Qual foi o seu ROI?
13. Relatórios pós-evento e planejamento para o próximo ano
Relatórios pós-evento são importantes como você planeja para o próximo ano. O GiveSmart’s Event Dashboard fornece insights em tempo real para leilões, usuários e finanças.
O hub de Relatórios é onde os administradores da organização podem baixar uma variedade de relatórios nos formatos Excel, CSV e PDF.
Estes relatórios incluem:
- Saldo não pago
- Licitações de leilões silenciosos
- Donativos
- Pedidos de bilhetes
- Atendees
- Raffles
- Itens instantâneos, e muito mais.
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Conclusão
Leilões de silêncios são uma ótima maneira de engajar doadores, proporcionar experiências únicas, levantar dinheiro e construir emoção para a missão de sua organização. Prestar a devida atenção a cada fase do processo garante o máximo sucesso e o mínimo de estresse ao utilizar um leilão em sua angariação de fundos.
Convidamos você a explorar nossos produtos, agendar uma demonstração gratuita, ou entre em contato conosco com quaisquer curiosidades, perguntas, ou se você gostaria de falar com alguém de nossa equipe em sua área!
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