Imagine que você está construindo uma casa. Você precisa colocar as paredes antes de poder pintá-las. Pintar as paredes depende das paredes que estão sendo construídas.
Projetos, assim como a vida real, não acontecem no vácuo e seus próprios conjuntos de dependências e restrições, independentemente da indústria. Encontrar uma atividade ou tarefa de projeto isolada é quase impossível, pois os projetos são inerentemente interligados.
Muitos gerentes consideram identificar e lidar com dependências no gerenciamento de projetos como uma das tarefas mais importantes e conseqüentes.
O que são dependências de projeto?
As dependências no gerenciamento de projetos lidam com o gerenciamento e agendamento de tarefas de projeto, mantendo suas seqüências e requisitos em mente. Se a tarefa B requer a conclusão da tarefa A, então diremos que a tarefa B depende da tarefa A. Isto pode parecer simples agora, mas em projetos complexos com várias tarefas interdependentes, as coisas podem ficar confusas.
A seguir estão alguns dos termos importantes relacionados às dependências no gerenciamento de projetos.
Constraints
No gerenciamento de projetos, dependências e restrições andam de mãos dadas. As restrições do projeto são as restrições ou limites dentro dos quais o gerente deve permanecer durante a conclusão do projeto. As três principais restrições de qualquer projeto são
- cost
- time
- escopo do projeto.
Por vezes, as dependências em projetos acontecem devido a certas restrições no projeto. Por exemplo, se sua equipe só pode pagar um único desenvolvedor de software, então as tarefas onde você precisa de um desenvolvedor serão dependentes umas das outras.
Lead e Lag
Lead é um conceito único que só se aplica a relações de ‘terminar para começar’, mais sobre isso depois. Refere-se ao tempo em que as tarefas seguintes são aceleradas com referência às tarefas anteriores. Enquanto a relação FtS exige que as tarefas seguintes não possam começar antes do fim das tarefas anteriores, os gerentes de projeto aplicam tempos de execução para reduzir o tempo total do projeto.
Lag não é restrito pelo tipo de relação. Refere-se ao tempo de atraso entre tarefas quando não há recursos em uso. Embora indesejável, o tempo de atraso é por vezes necessário para assegurar a conclusão do projecto. Quando se pinta uma sala, o tempo extra necessário para deixá-la secar antes de começar a pendurar os quadros é o tempo de atraso.
Critical Path
A cadeia de atividades contínuas que levam à conclusão de um projeto é o caminho crítico do projeto. Se qualquer tarefa no caminho crítico for atrasada, o projeto inteiro será atrasado pelo mesmo tempo a menos que outra tarefa crítica seja completada antes do tempo para compensá-la.
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Tipos de dependências no gerenciamento do projeto
As dependências podem ser de diferentes tipos, pois fatores internos e externos podem afetá-las. As seguintes são algumas das principais categorias de dependências de projetos.
1. Dependências lógicas
Tão conhecidas como dependências causais. Estas dependências são uma parte inerente do projeto e não podem ser evitadas. As tarefas caracterizadas como dependência lógica geralmente utilizam a saída das tarefas anteriores como entrada, de modo que não é possível executá-las em paralelo.
Considerar que fazer um bolo como seu projeto. Você não pode iniciar o processo a menos que tenha todos os ingredientes necessários.
2. Dependências de recursos
Esta dependência tem origem em uma restrição de projeto, pois lida com a disponibilidade de recursos compartilhados. Se duas tarefas requerem o mesmo recurso para a conclusão, então elas serão dependentes da conclusão da outra.
3. Dependências preferenciais
Essas dependências geralmente dependem dos membros da equipe, de outras partes interessadas e das práticas industriais. Dependências preferenciais surgem quando as tarefas são programadas para seguir práticas padrão desenvolvidas.
Na maioria dos casos, o projeto pode competir mesmo que você ignore as dependências preferenciais em suas tarefas, mas haverá alguns problemas de qualidade.
4. Dependências externas
Não importa o quanto você planeje, há coisas que estão fora de seu controle. Algumas tarefas dependem de factores externos e os gestores de projecto não podem fazer nada para influenciar o seu progresso. Para lidar com essas dependências, é recomendado ter um plano de backup.
Atrasos dos fornecedores ou outras circunstâncias imprevistas podem ocorrer que podem afetar o seu progresso. Um bom gerente de projeto sempre faz alguns planos de contingência para que tudo continue funcionando sem problemas mesmo diante de adversidades.
5. Dependências entre equipes
Esta é uma ocorrência comum em grandes organizações. Às vezes várias equipes trabalham em um único projeto complexo e contam umas com as outras para completar o projeto no prazo.
Aprenda como o gerenciamento de tempo do projeto pode ser feito eficientemente.
Entendendo dependências de tarefas em um projeto
Entendendo e identificando a relação entre dependências no gerenciamento de tarefas é uma parte importante da descrição de funções de um gerente de projeto. A seguir estão as relações de quatro tipos de dependências de tarefas no gerenciamento de projetos.
- Terminar para começar (FtS): A tarefa B não pode começar até que a tarefa B seja concluída. Por exemplo, você precisa montar sua pizza antes de deslizá-la no forno.
- Terminar para terminar (FtF): A tarefa A só pode ser concluída quando a tarefa B terminar. No desenvolvimento de software, a equipe de QA encontra e relata bugs (Tarefa A) e a equipe de engenharia os corrige (Tarefa B). Neste caso, os testes são concluídos somente quando as correções de bugs são concluídas.
- Start to start (StS): A tarefa B não pode começar antes da tarefa A começar. Quando o asfalto é vertido na estrada, ele deve ser imediatamente nivelado, pois seca rapidamente. Portanto, as tarefas de verter asfalto e nivelar a estrada devem começar juntas.
- Iniciar para terminar (StF): A tarefa B tem de começar para que a tarefa A seja concluída. Considere o posto de um guarda de segurança. Um guarda noturno não será aliviado até que o guarda da manhã assuma o comando.
Como gerenciar as dependências no gerenciamento de projetos
Simples a muitos outros desafios no gerenciamento de projetos, não há uma forma de lidar com as dependências. Como você vai lidar com elas depende dos requisitos e das condições do projeto em questão.
No entanto, há algumas coisas comuns que todos os gerentes fazem para lidar com sucesso com as dependências em seus projetos.
Identificar e visualizar
É importante identificar e registrar todas as dependências durante o plano do projeto. Caso contrário, você corre o risco de complicar as coisas porque, sem uma gestão de tarefas adequada, as chances de sucesso do seu projeto se tornam reduzidas.
Visualizar os dados pode ajudá-lo a reconhecer as dependências. É aqui que ferramentas como os gráficos de Gantt vêm a calhar. Os quadros Kanban também funcionam bem, mas você terá que configurá-los com rótulos.
Engage with stakeholders
Os gerentes precisam levar os interessados no projeto para que todos os envolvidos fiquem na mesma página. Você tem que garantir que as partes interessadas entendam as principais dependências e como cada uma delas afetará o projeto.
Faça um log de risco
A compreensão das dependências do projeto é ótima para a mitigação dos riscos. Uma vez que você tenha identificado todas as dependências, é hora de você saber como elas afetarão seu projeto se algo der errado. A maioria dos projetos são geralmente vulneráveis a dependências externas sobre as quais você não tem controle.
Muitas restrições também têm certos riscos associados a elas, então você terá que estar preparado para elas também. Uma vez que você tenha identificado e listado todas as listas, seu tempo para reduzir seu impacto no seu projeto.
Faça planos de contingência
Só conhecer as dependências e os riscos não é suficiente. Você tem que garantir que mesmo que algo dê errado, o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído com sucesso. O gerenciamento adequado do risco do projeto permite que você economize tempo valioso e entre no modo ‘controle de danos’ assim que as coisas começarem a dar errado.
Criar buffers para minimizar o efeito das dependências também é uma grande estratégia de mitigação para garantir a conclusão bem sucedida do seu projeto no prazo.
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