Gerenciamento por Caminhada (MBWA) – O Guia Essencial

Vivemos em um mundo onde a comunicação é mais fácil do que nunca, mas as conversas cara-a-cara tendem a ser difíceis de manter. A interação está se tornando cada vez mais digitalizada, com a maioria de nós preferindo enviar um e-mail a marcar uma reunião. Mas há um método de gestão que desafia nossas estratégias de comunicação ao exigir uma integração mais profunda das conversas reais no local de trabalho.

A gestão por andar por aí já existe há algum tempo, mas sobre o que é a estratégia? Vamos explorar a história e o conceito por trás desta teoria de gestão. Antes de lhe dar dicas sobre a melhor forma de utilizar o método, vamos analisar também os seus pontos fortes e fracos.

O QUE É GERENCIAMENTO PELA VIAGEM?

Você provavelmente já encontrou muitas teorias de gestão e poderá ter as suas próprias ideias sobre um estilo de gestão eficaz. Uma parte fundamental de ser um bom gerente é estar em contato com os seus subordinados. Para que o gerenciamento funcione, você precisa estar ciente do que está acontecendo ao seu redor e isto é, essencialmente, o que o gerenciamento ao andar por aí é.

A história do método

Antes de examinarmos a definição da teoria, é auspicioso considerar a sua história. Afinal, caminhar é parte da função de ser humano, então como se tornou uma parte perceptível da gestão? Embora o conceito de ter a gestão a andar entre subordinados e falar com eles cara a cara, tenha sido usado por gestores e organizações durante décadas, o termo ‘Management by Walking Around’ foi popularizado nos anos 80.

Em 1982, os consultores de gestão Tom Peters e Robert H. Waterman propuseram o conceito no seu livro In Search of Excellence: Lições das Melhores Empresas de Gestão da América. No livro, Peters e Waterman examinaram as empresas de sucesso, realizando um nomeador comum entre as mais bem sucedidas. Segundo eles, as empresas de sucesso tinham CEOs e gestores que passavam grande parte do seu tempo no campo, em vez de ficarem confinados ao seu escritório. Peters e Waterman notaram que estes gestores estavam mais conscientes das operações e, em geral, tinham melhor capacidade para resolver os problemas. Peters continuou a escrever um livro A Passion for Excellence no qual ele continuou a afirmar o estilo como o elemento central da liderança excelente.

A ideia ganhou mais atenção quando William Hewlett e David Packard, os fundadores da Hewlett Packard, mencionaram a teoria de fazer parte do “HP Way”. As lições aprendidas da empresa de tecnologia foram, de fato, examinadas e apresentadas por Peters e Waterman.

O estilo de gestão up-close-and-personal tornou-se uma opção popular para organizações e outras grandes empresas logo seguiram os ensinamentos de Peter e Waterman. A Disney implementou a gestão a pé, tendo os seus gestores a trabalhar por turnos juntamente com os subordinados. O Steve Jobs da Apple foi outro grande crente no estilo, colocando-se em situações em que tinha que lidar diretamente com os clientes.

A definição

Então, a gestão por andar por aí, bem, andando? A teoria é simples, mas muitas vezes mal compreendida. Embora o núcleo principal seja ter a gerência se movendo, você não pode esperar apenas uma caminhada sem rumo pela empresa para resolver problemas. O método é essencialmente um estilo de gestão em que os gestores andam por aí de forma não estruturada e não planejada entre os funcionários.

O objetivo é interagir com os subordinados e supervisionar seu trabalho, enquanto eles o estão realizando. De acordo com os proponentes, este tipo de interacção permitirá aos gestores compreender melhor as questões, ideias e preocupações dos subordinados. Isto, por sua vez, garantirá que a gerência possa agir de acordo com os resultados. A teoria também é referida como Management by Wandering Around ou MBWA. Você pode assistir ao pequeno clip introdutório abaixo para uma rápida definição do método.

Os COMPONENTES-CHAVE DA MBWA

Então, o conceito amplo da teoria é sobre fazer a gerência se movimentar. Trata-se de monitorar os subordinados em seu ambiente de trabalho e criar uma relação mais significativa com eles, a fim de impulsionar os sucessos da organização. Mas quais são os componentes chave do método de gestão? Os chamados blocos de construção em que você deve se concentrar para praticar o MBWA e não apenas acabar andando aleatoriamente.

Existem três elementos, que são essenciais para o estilo: andar por aí, bater papo, e criar redes. Estes são os principais objetivos que a gerência deve focar para implementar uma estratégia de MBWA. Em primeiro lugar, o gestor deve dedicar tempo para caminhar pela organização. Enquanto o método é baseado em interações espontâneas e não planejadas, o gerente deve se concentrar conscientemente em se levantar e se afastar da mesa.

Em um ambiente de trabalho agitado pode ser muito fácil sentar e pensar em fazer as rondas mais tarde, apenas para perceber que o dia acabou. O gerente deve criar um sistema, onde ele ou ela é obrigado a se levantar e falar com os funcionários regularmente. O gerente também deve garantir que as caminhadas sejam direcionadas para áreas diretamente sob seu comando. Você não precisa que o gerente ande por áreas que não o envolvam, mas o gerente deve caminhar entre seus subordinados.

Agora, quando você estiver andando pela organização como gerente, você não deve apenas andar sem rumo e dizer ‘Olá’ aos subordinados. O elemento chave do MBWA diz que o gerente deve estabelecer conversas. Estas conversas podem estar directamente relacionadas com o trabalho que o subordinado ou o negócio está a fazer, ou a discussão pode ocasionalmente retocar em questões privadas. O foco, é claro, deve ser o de aprender com essas situações informais. O gerente pode utilizar diferentes situações, desde discussões de corredor até intervalos para almoço. O objetivo é reunir informações, que podem ser benéficas na tomada de decisões e na resolução de problemas.

Por isso, a idéia é aprender mais sobre a situação atual dos subordinados, obter informações sobre suas opiniões e ficar por dentro de quaisquer problemas que eles possam encontrar tanto no trabalho quanto em particular (questões privadas podem influenciar diretamente a capacidade da pessoa de trabalhar).

As conversas são a base do terceiro componente-chave da criação de redes dentro da organização. O gestor quer encorajar melhores relacionamentos e uma comunicação aberta. Mesmo quando uma única discussão não leva a informações novas e diretas, a gerência pode ter reforçado a comunicação entre ele ou ela e o subordinado.

Isso pode assegurar que, quando problemas surgem, a pessoa está imediatamente compartilhando as notícias com a gerência. O objetivo não é apenas o fortalecimento da relação entre a gerência e os subordinados. O MBWA pode dar um exemplo para uma melhor comunicação em toda a organização.

No seu livro, Peters delineou três componentes por trás do MBWA bem sucedido. De acordo com Peters, o método funciona quando:

• Os gestores ouvem as pessoas – Não pode simplesmente andar por aí e falar, mas tem de ouvir o que os subordinados lhe estão a dizer. Como gerente, você tem que se tornar bom em ler os sinais sutis que as pessoas estão lhe dizendo. Os seus subordinados podem não se sentir confortáveis em ser muito honesto consigo, especialmente logo no início da implementação do novo método.
• Os gestores usam a discussão como uma oportunidade para transmitir os valores da empresa – As caminhadas e discussões dão-lhe a possibilidade de reforçar a compreensão dos subordinados sobre os valores e visão da empresa.
• Os gestores estão dispostos a fornecer assistência e apoio no local – Se os seus subordinados precisarem de ajuda, você deve estar disposto a liderar através do exemplo e a fornecer apoio no local. O método tem um sentido de urgência e não se trata de “olhar para ele”, mas sim de resolver os problemas rapidamente.

As FORTAS E AS VERDADEIRAS DO MÉTODO

Como é que a gestão ao andar por aí se tornou uma técnica tão popular? Grande parte da sua popularidade deve-se aos benefícios positivos que as empresas e as equipas de gestão têm experimentado como resultado da estratégia. Embora os benefícios sejam numerosos, a estratégia não vem sem algumas armadilhas.

Os benefícios do MBWA

Existem três benefícios principais na utilização do método como estratégia de gestão: melhorias na comunicação e nas relações entre empregados e superiores, foco operacional eficaz e maior eficiência. A tabela abaixo descreve mais detalhadamente os benefícios.

Criar canais de comunicação mais fortes e melhorar as relações empregado-superior

• A estratégia força a gerência a melhorar a forma como se comunica com os subordinados. Ela enfatiza a importância de uma boa comunicação em toda a organização. Os gestores ensinam a prática de ouvir eficazmente e falar eficientemente com os subordinados.
• O nível de comunicação melhorado ajuda a criar um ambiente de abertura. As discussões são baseadas na troca positiva de idéias e não na aplicação da lei. Os gestores não estão reforçando a comunicação, mas fazendo-a parte da estrutura da organização.
• A comunicação relaxada e regular tem demonstrado melhorar os relacionamentos e fazer com que os subordinados se sintam mais motivados sobre seu trabalho.
• O acima mencionado gera compreensão dentro da organização, à medida que as pessoas se sentem ouvidas. Sentir-se parte da organização e valorizado pelos seus gestores pode ajudar a aumentar a motivação e lealdade dos colaboradores. Se você for bem tratado pela sua organização, muito provavelmente não vai querer sair de outro lugar no futuro imediato.

Ajudando todos a focar nos aspectos operacionais corretos com o trabalho

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• O gerente encontra os subordinados na situação e no ambiente real de trabalho e, portanto, obtém uma experiência em primeira mão do que está acontecendo. Isto permite que ele ou ela tenha uma melhor noção das coisas que estão acontecendo ao seu redor e resultará em uma melhor compreensão dos pontos fortes e fracos da organização.
• MBWA fortalece um ambiente de feedback, no qual os subordinados podem fornecer ao gerente idéias, dicas e sugestões para agir.
• A ‘bolha gerencial’ é removida e os gerentes não apenas vêem o que querem ver ou o que os funcionários querem apresentar, mas obtêm uma idéia realista do que está acontecendo.

Melhorando a eficiência da organização

• Alguns dos pontos acima podem levar ao aumento da eficiência operacional. O ambiente de trabalho positivo aumenta a motivação no trabalho e os gestores têm uma melhor compreensão das decisões operacionais corretas que devem ser tomadas.
• A gerência será capaz de limpar os problemas mais rapidamente, encontrando as pessoas cara a cara, em vez de confiar em escrever uma seqüência de e-mails. Ao invés de esperar por uma resposta, um gerente pode simplesmente ir e perguntar sobre a situação.
• Isso também significa que o feedback sobre problemas e idéias é instantâneo, resultando em ações mais rápidas. O subordinado ou o gerente não tem que esperar pelo momento ‘certo’, mas pode fazer ajustes imediatamente quando as coisas surgem e são resolvidas. Se for necessária uma clarificação, ela pode ser tratada no momento.

Os perigos do MBWA

E quanto aos perigos do MBWA? Como qualquer outra teoria de gestão, a estratégia pode ter as suas armadilhas. Os três problemas que os gestores precisam ter em mente giram em torno da natureza demorada da estratégia, sua ênfase na opinião subordinada e as dificuldades que as organizações podem ter para implementar a estratégia.

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Estratégia que consome tempo

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• MBWA pode tomar muito tempo do diário do gestor. O próprio ato de sair do seu escritório para estar entre os funcionários pode ser um caso oportuno, o que pode prejudicar a sua capacidade de trabalhar em outras questões. Mesmo quando a discussão resulta em um benefício, você ainda está tirando tempo de outras tarefas.
• O elemento demorado pode ser especialmente prejudicial quando você considera o fato de que nem toda conversa vai levar a um benefício imediato. A natureza não-estruturada significa que você vai falar com os subordinados sem ganhar nenhuma nova visão sobre as operações da organização. As visões são bastante aleatórias em termos do benefício imediato.

Enfatizando a importância da opinião dos colaboradores

• O foco da estratégia é ouvir os subordinados e usar suas visões sobre o negócio como uma forma de melhorar as operações. Embora isto possa ser altamente benéfico, uma vez que os subordinados têm sempre a visão mais próxima das operações do dia-a-dia, a ênfase pode ser sobrevalorizada. Ao focar nos insights e opiniões dos subordinados, a gerência não dará tanta atenção a outros insights, como os dos clientes ou outras partes interessadas.

Implementar pode ser difícil

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• Conseguir a estratégia correta pode ser difícil. Como mencionado anteriormente, alguns gestores podem tratar o método simplesmente como uma estratégia para “vaguear por aí”. Se não for dada ênfase suficiente ao valor da conversa e da comunicação, o gerente simplesmente passará o tempo conversando com as pessoas. A estratégia não é apenas estar fisicamente presente entre os subordinados, mas obter informações a partir destas situações e conversas reais.
• Se você simplesmente andar por aí e se envolver em conversas, você está esquecendo a chave da estratégia: informação. Você não pode simplesmente sentar-se sobre as informações e insights que você ganha, você precisa ser capaz de usar a informação como parte de sua estratégia geral de gestão.

COMO MELHOR UTILIZAR O ESTILO DE GESTÃO

Como você pode melhor evitar as armadilhas da gestão ao andar por aí? Para garantir que você não acabe andando sem rumo ou se encontre numa situação em que “eu vou fazer isso depois” se torne a frase de engate. Se você quiser tirar o máximo proveito do método de gerenciamento, você precisa se concentrar nos seguintes pontos-chave.

Balançar

A coisa mais importante, e talvez a mais difícil, de se acertar com o MBWA é atingir um equilíbrio. O método requer um uso sistemático e tem que ser feito parte da rotina do gerente. O sistema não funciona adequadamente se você apenas o fizer quando tiver tempo, pois isso pode facilmente levar à inacção. O método deve se tornar uma coisa que você leva tempo para fazer, em vez de considerá-lo de uma segunda importância.

Mas ao mesmo tempo, você não pode começar a agendar suas caminhadas ou acabará criando um sistema que os subordinados podem esperar. A gestão por caminhadas deve ser regular (no sentido em que acontece frequentemente), mas também irregular (sem tempo específico para as ‘caminhadas’). Uma boa idéia é garantir que você se locomova todos os dias ou a cada dois dias, e em vez de fazer isso nos mesmos dias ou na mesma hora do dia, troque sua rotina. Em vez de andar sempre à volta da cafetaria, de vez em quando, estabeleça conversas no parque de estacionamento e assim por diante.

O outro ponto chave para equilibrar são as conversas em torno do trabalho e da vida privada. Embora o foco deva ser o uso do estilo para aprender mais sobre a organização e como os projetos estão indo, por exemplo, não deve ser a única parte da história. Você também quer usar o estilo para fortalecer o ambiente de trabalho e a motivação dos funcionários e grande parte disso pode ser preocupar-se mais com a vida pessoal dos subordinados.

Grandes eventos da vida (casamento, nascimento de um filho, divórcio, etc.) podem influenciar a forma como a pessoa trabalha e manter-se em cima disso pode garantir que você limite os danos dessas questões pessoais. Portanto, não se concentre apenas em conversar sobre trabalho, mas faça a pergunta ocasional sobre tópicos não relacionados ao trabalho. O importante é mantê-lo casual e evitar tornar-se barulhento. Você não quer forçar ninguém a uma situação em que sinta que precisa falar sobre suas vidas privadas, mesmo que não queira.

Overall, você precisa criar uma situação em que o MBWA seja um método eficaz e parte de uma estratégia de gestão global e não uma distração. A natureza do estilo pode causar distúrbios, já que você está efetivamente entrando no dia de trabalho programado de alguém para ter tempo de falar sobre as coisas de uma maneira desorganizada. Se você fizer isso com muita freqüência, a capacidade dos subordinados de realizar trabalho pode sofrer.

Mantenha uma linguagem corporal positiva

MBWA é construída em torno da comunicação. Como gerente, você precisa se concentrar em melhorar suas habilidades de comunicação – para se tornar melhor em transmitir sua mensagem e ouvir o que a outra pessoa tem a dizer. Você definitivamente deve verificar as dicas de Julian Treasure para uma comunicação eficaz do TedTalk.

Mas a comunicação não é apenas sobre como você é bom em falar ou ouvir outras pessoas; você também precisa estar atento sobre a linguagem corporal. Nós não falamos apenas com as nossas palavras e o tom, os nossos corpos também estão a contar uma história. Compreender a linguagem corporal é especialmente importante para o MBWA porque você está se colocando e a outras pessoas em uma situação inesperada – uma situação, onde a leitura nas entrelinhas pode muitas vezes ser a chave para melhorar.

Como você pode manter uma linguagem corporal positiva? Primeiro, você precisa relaxar. Se você é casual sobre a situação e a trata como uma oportunidade de ter uma conversa e não uma conversa formal, você pode tornar a situação menos assustadora. Certifique-se de que as conversas acontecem em espaços neutros (fora do seu escritório) e num ambiente descontraído. Durante o almoço é um bom exemplo ou enquanto a outra pessoa toma um café.

Observe a outra pessoa e aprenda a ler a sua linguagem corporal. Você não quer saltar para cima deles quando eles parecem claramente ocupados. Verifique primeiro com perguntas como “Como você está indo?” ou “Oh, você está montando o novo produto?”. Se a pessoa se tornar tímida, tente difundir a situação com algo casual (talvez eles gostem de futebol ou você acabou de ouvir boas notícias sobre um fornecedor). Não empurre a conversa para a frente se a linguagem corporal da pessoa for negativa. Avance e volte mais tarde.

Focus no reconhecimento positivo

O elemento final para garantir o uso eficaz do método é usá-lo para o reconhecimento positivo. Você não quer se deparar como um gerente que é como um inquisidor andando por aí interrogando as pessoas. MBWA é uma abordagem para aprender sobre o ambiente de trabalho e compartilhar feedback positivo.

Utilizar as conversas para compartilhar sucessos, não fracassos. Dê aos subordinados um feedback positivo e só critique quando a situação assim o exigir. Se você incentivar as pessoas com feedback positivo, dar crédito às idéias que você ouve e compartilhar as histórias de sucesso com todos, você fortalece a motivação dos subordinados para trabalhar duro e compartilhar suas preocupações e idéias.

O outro ponto sobre o reconhecimento positivo trata da inclusão. É crucial garantir que as estratégias da MBWA incluam todos dentro da organização e que você não tenha uma situação em que a gerência só fale com certas pessoas. Algumas pessoas serão sempre mais falantes e abertas que outras, mas você não pode escolher favoritos como gerente, especialmente quando se trata de uma estratégia de ouvir opiniões.

Você precisa garantir que as vozes de todos sejam ouvidas, mesmo quando eles podem não estar compartilhando-as abertamente. Além disso, o aspecto da inclusão também significa que você precisa fornecer feedback positivo para todos, e não apenas para algumas poucas pessoas. É importante fornecer a todos mensagens positivas para manter um ambiente de trabalho positivo.

A LINHA DE BOTTOM

Gerenciamento por andar por aí é outro método de gerenciamento que você deve considerar. Tem sido popular, com pequenas e grandes empresas atestando a estratégia. MBWA pode ajudá-lo a entender melhor o que está acontecendo na organização e a criar um ambiente de comunicação autêntico e aberto.

Pode ajudar a criar uma relação mais significativa entre a gerência e os subordinados, o que pode levar ao aumento da eficiência organizacional. Mas para se beneficiar plenamente do método, é preciso entender como implementá-lo corretamente e evitar as armadilhas de ter a gerência apenas passeando sem obter informações relevantes ou saber como utilizá-lo.