No mercado empresarial moderno, você está condicionado a olhar para o futuro. Todos nós estamos. E isso é uma coisa que pode tornar mais difícil navegar com sucesso pela ACA (Affordable Care Act), porque não basta apenas olhar para o futuro quando se trata de sua conformidade com a ACA.
Para cumprir a lei, em muitos casos você também precisa olhar para o passado para determinar a elegibilidade da ACA de seus funcionários.
Medição precisa da elegibilidade tem se tornado cada vez mais importante, pois as avaliações de penalidades do IRS podem chegar a milhões de dólares. E, como aprendemos em nosso blog anterior, as penalidades acumulam-se mensalmente e podem rapidamente acumular-se para cada ano que você estiver fora de conformidade.
Quando a medição é necessária
De acordo com as Disposições de Responsabilidade Compartilhada do empregador da ACA, grandes empregadores devem oferecer cobertura de saúde que atenda aos requisitos de Cobertura Mínima Essencial (MEC) a 95% de seus funcionários em tempo integral ou estar expostos a possíveis penalidades. Parece fácil o suficiente, mas quando se trata do que constitui um empregado de tempo integral, a resposta pode parecer bastante complicada.
De acordo com a lei, um empregado de tempo integral é aquele que tem em média 30 ou mais horas de serviço por semana ou 130 horas por mês. Este pode ser um cálculo fácil para os empregados que têm um horário estável. Mas para empregados de horas variáveis, a medição de elegibilidade nem sempre é tão direta.
Como empregador, sua empresa pode determinar o status de seus empregados em tempo integral contando as horas de serviço de cada empregado usando um dos dois métodos de medição de “equivalência”: mensal e retrospectiva. Hoje vamos nos concentrar no método de medição look-back.
O que é o método look-back?
Ao usar o método look-back, um empregador “olha para trás” para as horas de serviço anteriores para determinar o status em tempo integral para um período de tempo futuro. Dito de outra forma, o método look-back é uma abordagem para determinar o status em tempo integral, rastreando as horas do empregado durante um período de tempo definido e depois calculando a média de horas trabalhadas durante esse período para determinar o status em tempo integral.
Existem três partes críticas para as medidas look-back:
1. Período de medição:
O período de medição é o período em que o empregador “olha para trás” para o histórico de horas de serviço. O período de medição “look-back” pode ter entre 3 e 12 meses de duração. Os empregadores têm permissão para escolher a duração do período de medição “look-back”, desde que este esteja de acordo com os padrões mínimos e máximos de medição.
Existem dois tipos de períodos de medição: Medição Inicial para novos funcionários e Medição Padrão para funcionários em andamento.
Período de Medição Inicial: Novos funcionários
Para medir a elegibilidade para novas contratações, deve-se considerar se é razoável esperar que o funcionário trabalhe mais de 30 horas por semana. Se sim, o empregado e seus dependentes devem receber cobertura dentro de 90 dias de contratação.
Se não for possível determinar razoavelmente que o novo empregado irá trabalhar mais de 30 horas por semana, então o empregado pode ser classificado como empregado de hora variável. Neste caso, você começaria a rastrear as horas em uma base de avanço. Para novos empregados de horas variáveis e sazonais, é possível utilizar um período de referência entre 3 e 12 meses, que começa em qualquer data entre o primeiro período de pagamento em que as horas do empregado são registradas e o primeiro dia do primeiro mês após a data de início. Se as horas do empregado cumprirem ou excederem uma média de 130 horas por mês em tempo integral durante o período inicial de medição, elas serão determinadas como “em tempo integral” e, portanto, elegíveis para cobertura durante o período de estabilidade subseqüente – mesmo que suas horas sejam reduzidas durante o período de estabilidade.
Período de medição padrão: Empregados em andamento
Períodos de medição padrão são usados para empregados em andamento, ou seja, um empregado que tenha trabalhado um período de medição padrão completo. Neste caso, os empregadores devem literalmente olhar para a média das horas de trabalho ao longo do período de medição. Se o empregado tem em média 130 horas ou mais por mês, o empregado é considerado em tempo integral e elegível para benefícios sob a ACA.
Embora um empregador possa ter diferentes períodos de medição padrão para diferentes categorias de empregados (diferentes categorias são limitadas àquelas descritas em 54.4980H-3(d)(1)(v)), os períodos de medição e determinação de elegibilidade devem ser feitos em uma base uniforme e consistente para todos os empregados da mesma categoria.
Consulte um exemplo.
Exemplo: Digamos que um empregador usa um período de medição padrão de 12 meses a partir de 1 de Novembro de 2018. Como tal, os empregados em andamento são medidos de 1 de novembro de 2018 a 31 de outubro de 2019 do ano seguinte para determinar a elegibilidade para o início do 1º de janeiro de 2020, ano do plano.
Para calcular as horas de trabalho dos empregados em andamento, você calcula a média das horas de trabalho ao longo do período de referência. Neste exemplo, nosso empregado trabalhou um total de 1.596 horas, resultando em uma média de 133 horas por mês.
Porque as horas trabalhadas são maiores do que as 130 horas necessárias, o empregado é determinado como sendo de tempo integral e elegível.
2. Período de espera
A segunda parte da medição de look-back inclui um período de espera administrativa antes que os benefícios de saúde sejam implementados. Este período não pode ser superior a 90 dias e é opcional para empregadores.
Exemplo: Após a medição dos empregados de 1 de novembro a 31 de outubro, a empresa utiliza um período de espera de 61 dias (1 de novembro a 31 de dezembro). Nesse período, o empregador estende as ofertas de cobertura aos indivíduos identificados como de tempo integral e permite que o empregado faça seleções de benefícios e se inscreva para a cobertura efetiva em 1.
3 de janeiro. O terceiro componente é um período de estabilidade, o período de cobertura “lock-in” para empregados que são determinados como de tempo integral durante um período de medição inicial ou padrão. O período de estabilidade não pode ser inferior ao período de medição e deve ter entre 6 a 12 meses de duração. Muitas vezes, é a mesma duração do período de medição.
É importante observar que, se as horas do empregado cumprirem ou excederem a média de tempo integral (130 horas por mês) durante o período de medição, ele será considerado um empregado “a tempo integral” da ACA e, portanto, elegível para cobertura durante todo o período de estabilidade subseqüente – mesmo que suas horas sejam reduzidas durante o período de estabilidade.
Exemplo: Como a nossa funcionária do exemplo trabalhou um número médio de horas superior a 130, ela deve receber benefícios para o período de estabilidade de 1 de janeiro de 2020 a 31 de dezembro de 2020.
Pontos Finais de Considerações
Antes de fecharmos, aqui estão algumas considerações finais sobre os métodos de medição “look-back”.
A Receita Federal declarou que o método de medição “look-back” não pode ser usado no cálculo das contagens de funcionários em tempo integral para fins de determinação do status como Grande Empregador Aplicável. Esses métodos de cálculo podem ser encontrados no site do IRS. Em vez disso, só pode ser usado para determinar:
- A quem o empregador deve oferecer cobertura mínima essencial para evitar um pagamento de responsabilidade compartilhada pelo empregador; e
- O valor de qualquer responsabilidade potencial para um pagamento de responsabilidade compartilhada pelo empregador.
Como a Saúde e(fx) pode ajudar
Embora tudo isto possa parecer complicado, a Saúde e(fx) pode ajudá-lo a simplificar o seu processo de medição “look-back” através da nossa Health e(fx) Employer Solutions.
Health e(fx) Enterprise™ rastreia todas as horas de serviço trabalhadas para todos os funcionários dentro da sua organização e automatiza as medições “look-back” para a sua população de funcionários, tanto para os funcionários em curso como para os novos funcionários. Nós fornecemos um relatório detalhando o número médio de horas trabalhadas ao longo de um período de medição padrão e o status de elegibilidade resultante para cada funcionário da sua organização. O resultado é uma solução que lhe dá uma compreensão precisa das considerações de look-back da sua empresa, sempre que você precisar. Assim, você pode continuar olhando para frente para o seu negócio.