Quando o seu ciclo de inventário conta e contagens físicas de inventário não são precisas, é um problema. Um inventário em demasia prende o excesso de capital que poderia ser usado para financiar outras áreas do negócio ou pagar a dívida. Um inventário muito pequeno pode significar mais falta de stock e prejudicar as vendas.
O inventário exacto é a chave para a previsão, gestão de armazém, logística e gestão de devoluções. Ele afeta quase todos os aspectos de sua operação, desde operações de armazém e custos até a sua capacidade de cumprir os pedidos corretamente e dentro do prazo. Os erros podem ter um efeito de ondulação que pode durar anos.
O que é uma contagem de ciclo de inventário e uma contagem de inventário físico?
Dependente dos seus procedimentos de contagem de inventário, você pode conduzir contagens de inventário físico, contagens de ciclo periódicas, ou ambos.
Contas de ciclo
Contagem de ciclo é um dos procedimentos mais populares de contagem de inventário. Em vez de contar todo o inventário de uma só vez, as empresas contam um número de itens no depósito. A contagem cíclica é uma técnica de amostragem estatística. A contagem de determinados itens é utilizada como referência para o resto do depósito.
É semelhante à forma como as empresas de sondagem trabalham. Eles tomam uma amostra representativa das opiniões das pessoas sobre os tópicos como forma de medir atitudes num contexto mais amplo. A contagem cíclica tira um instantâneo de locais específicos. Usando essas informações, as empresas podem determinar se o inventário é preciso nos locais pesquisados e usá-lo como um guia para outras áreas.
Se o seu inventário estiver fora das contagens cíclicas, provavelmente você encontrará as mesmas imprecisões em outras áreas. Da mesma forma, se as contagens cíclicas mostrarem que seu inventário é preciso, é mais provável que você tenha contagens precisas em todo o depósito.
As contagens cíclicas podem ser feitas como parte do fluxo de trabalho diário sem desligar o depósito inteiro. Com o tempo, você pode percorrer cada área de inventário. Para maximizar o valor da auditoria e minimizar a dor da contagem física, recomendamos realizar pelo menos quatro contagens de ciclo completas por ano.
Contagens de inventário físico
Contagens de inventário físico são feitas pela contagem de cada item no inventário completo. Esta contagem é usada para fazer a correspondência com os registros de inventário para eliminar quaisquer imprecisões. É um processo demorado e trabalhoso.
A contagem física do inventário também pode ser difícil de fazer com precisão sem desligar toda a operação. À medida que as contagens são realizadas, um novo inventário pode chegar ou parte do estoque atual pode ser enviado para fora.
Por que as contagens de inventário são importantes?
Os procedimentos de contagem de inventário devem levar em conta as discrepâncias entre as quantidades que você deve ter e as quantidades que estão fisicamente presentes no seu armazém. Isto é especialmente importante para vendedores de eCommerce.
Se a contagem de inventário não estiver sincronizada com os seus produtos disponíveis nos mercados online, poderá não conseguir preencher as encomendas. Para vendedores de múltiplos canais sem um sistema integrado de gestão de inventário, pode ser muito fácil sair do caminho com contagens de inventário quando você está vendendo em múltiplas plataformas que têm sistema de relatórios individuais.
Principais Negócios Têm Problemas de Contagem de Inventário
A operação de varejo média nos Estados Unidos tem uma contagem de inventário precisa em apenas 63% de seu estoque, de acordo com a GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, um consórcio de varejistas, distribuidores e fornecedores. Isso é uma grande quantidade de receitas potencialmente perdidas ou estoque extraviado.
Estoque impreciso leva a saldos excessivos e fora de estoque. Mais de 30% das empresas já tiveram situações em que venderam itens que mostraram como em estoque, mas não foram capazes de ser localizados dentro do estoque. Estes podem causar pesadelos logísticos para os vendedores e deixar os clientes frustrados.
Estoque exato melhora as margens
Gerenciar seu estoque com precisão irá melhorar sua lucratividade. Reduzir o número de saídas e excessos de stock pode reduzir os custos globais de inventário em 10%.
Como Fazer Contagens de Inventário
A maior parte das operações de retalho são requeridas pelas suas regras contabilísticas ou pelas regras fiscais para realizar contagens de inventário. Isso pode significar fazer uma contagem física do inventário para fornecer registros precisos para as autoridades fiscais ou para assegurar que os livros contábeis de negócios reflitam o valor atual do inventário.
Se você realizar contagens cíclicas, contagens de inventário físico ou uma combinação, a Association for Supply Chain Management recomenda a implementação de um loop de feedback de contagem:
Laço de feedback de contagem
- Avalie o estado atual da integridade do inventário e defina os níveis de precisão alvo
- Conduza sua contagem
- Track variances and investigate root causes
- Acções de implementação para melhorar o nível de precisão
- Comparar números actuais e apontar os níveis de precisão
É chamado um loop de feedback de contagem porque quando se completa o passo 5 é altura de voltar ao passo 1.
Aqui estão algumas das melhores práticas para procedimentos de contagem de inventário para conduzir contagens de inventário físico e de ciclo de inventário.
Best Practices for Inventory Cycle Counting
* Para implementar estas melhores práticas com sucesso, utilize a equipe de sucesso do cliente SkuVault como seu recurso.
Seguir estas melhores práticas para a contagem do ciclo de inventário pode tornar o processo mais eficaz:
- A sua instalação deve programar a contagem do ciclo para fazer parte das operações normais da instalação.
- Aprogramar a contagem do ciclo frequentemente. Quanto maior a frequência da contagem de ciclos, maior será a precisão do inventário e menor serão as baixas de inventário. Muitas operações de armazém fazem contagens cíclicas diárias em diferentes áreas do armazém a cada dia.
- A forma mais eficaz de fazer contagens cíclicas é classificar os itens em grupos A, B, e C. Faz sentido gastar mais tempo fazendo contagens cíclicas com o inventário que representa o valor mais alto.
- Grupo A compromete o inventário que representa 70-80% do valor total do inventário
- Grupo B representa os próximos 10-15% do valor do inventário
- Grupo C representa os últimos 10-5% do valor do inventário
- Se você tiver que fazer ajustes rápidos na precisão do seu inventário, concentre sua atenção nos A’s. Tipicamente, os A’s representarão aproximadamente 20-25% do total das suas SKUs, mas fornecem o maior retorno. Além disso, se conseguir identificar deficiências nestes grupos, é provável que consiga identificar a causa raiz das discrepâncias que podem ser aplicadas a todos os grupos.
- A atribuição de equipas de contagem de ciclos dedicadas permite à empresa treinar vários indivíduos para realizar estas tarefas. O tamanho da equipe dependerá do tamanho e complexidade do inventário de uma empresa. Uma grande organização pode ter uma equipe de contagem de ciclos de vários funcionários em tempo integral. Entretanto, uma organização menor poderia ter tão poucos quanto dois funcionários que fizessem a contagem de ciclos para uma pequena parte de seu dia de trabalho.
- Contagens de ciclos devem ser movimentadas metodicamente por todo o depósito, para que todos os produtos sejam contados pelo menos uma vez a cada trimestre.
- Duas pessoas separadas devem contar os produtos quando possível. Uma comparação cega de suas contagens deve ser feita antes que os ajustes sejam registrados. Quaisquer discrepâncias devem ser revistas.
- Antes da contagem cíclica ser realizada, todas as transações abertas como recebimento, expedição, WIP, devem ser fechadas para os itens selecionados para a contagem cíclica.
- É possível evitar erros através da investigação de fontes de erro. É crucial identificar e corrigir quaisquer processos ou problemas de treinamento que causam erros de inventário.
- Você deve rastrear as métricas de precisão do inventário ao longo do tempo. Além disso, você pode definir metas para a precisão do inventário. Conhecer seus números e rastrear melhorias (ou diminuições) pode ajudar a identificar onde os sistemas estão funcionando (ou falhando).
- Contagem de ciclos deve ser feita no início do dia antes das operações da instalação terem começado em pleno funcionamento ou no final do dia após o fechamento das operações.
- O processo de contagem de ciclos deve ser bem definido e documentado.
- Separar o processo de contagem de ciclos e registro de inventário para garantir a precisão.
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Best Practices for Physical Inventory Counting
* Para implementar estas melhores práticas com sucesso, utilize a equipe de sucesso do cliente SkuVault como seu recurso.
Best practices in Physical Counting or Physical Inventory can improve the effectiveness of physical counting:
- You should carry a mock count during the planning stage of the physical counting to estimate accurately the time and resources required.
- Informar fornecedores, clientes e produção deve sobre o cronograma de contagem física para que quaisquer ajustes no fornecimento possam ser feitos com antecedência.
- Contar fisicamente as SKUs de movimentação lenta poucos dias antes da contagem real para minimizar o tempo que a instalação tem de ser encerrada para o inventário físico.
- Antes de realizar a contagem física, elimine todos os inventários defeituosos e obsoletos para que o tempo gasto neste processo seja reduzido.
- Não exibir os valores económicos das quantidades de SKUs durante a contagem. Como você está contando todo o inventário, isso é irrelevante para a contagem física.
- As áreas de contagem designadas são a base para as atribuições da equipe de contagem e para o acompanhamento do progresso do inventário.
- Certifique-se de ter o equipamento adequado, bem como quaisquer dispositivos especializados, disponíveis para suas equipes de contagem.
- Certifique-se de treinar seu pessoal em atividades físicas de contagem para garantir o bom andamento da contagem.
- De fato, as operações devem cessar completamente para a contagem. Pelo menos, o movimento dos materiais deve ser minimizado e bem documentado para garantir que os itens não sejam contados duas vezes ou, inversamente, omitidos completamente.
- Se não conseguir parar as operações para uma contagem física, certifique-se de ter um sistema bem definido para lidar com as alterações ao inventário após a contagem física ter sido feita.
- A equipe do sistema deve estar disponível para suporte se forem encontrados problemas no sistema durante as atividades de contagem física.
- Separar o processo de contagem física de inventário e registro de inventário para garantir a precisão.
Exemplos mundiais reais da importância da contagem de inventário
Existe um número recorde de peças e produtos nos armazéns neste momento. O Banco da Reserva Federal rastreia inventários privados e estima que existam mais de US$674 bilhões de mercadorias com ajustes sazonais em armazéns e lojas. Quando o inventário não está sendo vendido, ele pode levar à acumulação de estoque, amarrando capital que poderia ser usado para outras coisas.
Quando a contagem do inventário não é precisa, todo tipo de coisas podem dar errado. O Walmart reconhece que perdeu 3 bilhões de dólares em vendas durante um ano. Ao mesmo tempo, o seu inventário cresceu a um ritmo mais rápido do que as vendas. O mau rastreamento levou ao excesso e à falta de estoque.
Nike perdeu mais de 100 milhões de dólares devido a má gestão de stocks. A Best Buy não conseguiu entregar pedidos de novembro e dezembro antes do Natal, um ano quando seu estoque em estoque ficou fora de estoque com sua contagem de mercado online. A Ralph Lauren viu seus lucros caírem 50% e o valor do estoque diminuir em $16 bilhões por causa de falhas na gestão do estoque.
O estoque inexato é mais do que frustrante. É caro.
Perguntas Comuns sobre Contagens de Inventário
Aqui estão algumas das perguntas mais comuns que as organizações têm sobre contagens de inventário:
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Como Deve Contar o Seu Inventário com Frequência?
A resposta curta é o mais frequente possível. Uma contagem completa de todo o seu inventário deve ser feita pelo menos uma vez por trimestre, embora muitas operações de armazém façam contagens de ciclo diárias para secções estratégicas para evitar ter de contar grandes quantidades no final do trimestre. As contagens físicas devem ser feitas pelo menos uma vez por ano.
Quando devo contar o meu inventário?
Idealmente, as suas contagens de inventário devem ocorrer quando as operações terminam no final do dia ou antes de começarem. Se você tiver que fazer seu inventário enquanto as operações continuam, você deve ter um sistema para contabilizar mercadorias recém-chegadas ou itens retirados para envio.
Posso usar qualquer pessoa para contar o inventário?
Você pode, mas não é aconselhado. A maioria das operações de armazém têm equipas de contagem ou indivíduos que foram treinados em procedimentos e que são monitorizados para a sua precisão. Você deve ter um mecanismo de rastreamento para garantir que suas equipes estejam contando com precisão.
Preciso de um Sistema de Gestão de Armazém / Sistema de Gestão de Inventário?
Pode fazer tudo à mão e rastreá-lo em Excel, mas o risco de erros é significativo. Um sistema de gestão de armazém (WMS) e um sistema de gestão de inventário (IMS) irá melhorar drasticamente a sua precisão e permitir que você faça relatórios robustos sob demanda. Além disso, um IMS irá sincronizar-se com os mercados online e integrar-se com as suas plataformas de encomendas, vendas e expedição para uma experiência perfeita.
Como o SkuVault ajuda com a contagem de ciclos
A funcionalidade de auditoria do SkuVault permite adicionar ou remover produtos de um local, bem como mover produtos em massa de um local para outro, imprimir todos os produtos em um local e realizar uma recontagem completa de todos os produtos em um local, onde você simplesmente escaneia os itens existentes, substituindo-os com as novas SKUs.
Após uma recontagem, a SkuVault gera um relatório de auditoria, que mostra as discrepâncias entre o que você deve ter em estoque e o que você realmente tem em estoque. E, juntamente com nossos relatórios de transações e rastreamento de usuários, é simples ver o que deu errado, e quem é o responsável.
Cycle Count Reporting
SkuVault’s Cycle Count reporting permite que você marque locais como “Contado”. Isso permite que você execute o relatório para procurar locais que não foram contados anteriormente e permite que você seja mais eficiente ao não recontar locais várias vezes.
Contagens de ciclos sem contar significa menos contagens físicas, o que significa menos horas-homem e mais vendas. Além disso, um inventário confuso é um inventário impreciso, e um inventário impreciso leva a:
- Oversells
- Undersells
- Estoque em torno do armazém não listado nos seus canais online
- Deadstock
Um ciclo bem executado e um programa de contagem física pode levar a reduções significativas nos custos operacionais e de transporte do inventário. O aumento da precisão do inventário pode reduzir os níveis de estoque de segurança. Como resultado, isto reduz os custos de transporte do inventário.
Conclusão
As melhores práticas para procedimentos de contagem de inventário podem melhorar a sua precisão. A contagem de ciclos e a contagem de inventário físico podem ajudar a manter o seu inventário em sincronia com o que está na sua loja, quer esteja online no seu website, online em vários mercados, ou na sua loja física.