Athens, Ga. – O Escritório do registrador da Universidade da Geórgia lançou recentemente um novo sistema de solicitação e acompanhamento eletrônico, que está oferecendo um serviço melhorado e maior eficiência para estudantes e ex-alunos que precisam de suas transcrições UGA.
O novo programa de transcrição eletrônica, que é alimentado pela Avow Systems Inc, permite que qualquer aluno ou ex-aluno com um número de identificação 810 solicite um PDF certificado de seus históricos escolares enviados para si ou para terceiros – seja para um futuro empregador ou para outra escola ou faculdade. Os alunos e ex-alunos que receberam um número 810 podem entrar no novo sistema.
“Antes de lançar o serviço de e-transcript, solicitamos que nossos alunos e ex-alunos nos enviem uma carta em papel solicitando que seu histórico escolar seja enviado, então processaríamos seu pedido em nosso escritório e enviaríamos um histórico escolar em papel para o destinatário”, disse Jan Hathcote, registrador da UGA. O processo inteiro levava cerca de duas semanas, às vezes mais tempo, dependendo de quanto tempo levava para o pedido chegar no correio e para o correio de retorno chegar ao seu destino”.”
No outono passado, após a nova nomeação de Hathcote como registradora no verão de 2011, seu escritório conseguiu incorporar o primeiro passo no processo de e-transcript para que os usuários enviassem uma solicitação através de um formulário on-line, e uma transcrição em papel foi gerada pelo escritório do registrador e enviada via correio de primeira classe dos EUA para o destinatário.
“Isso acelerou o processo em vários dias no front end, mas o processo ainda não foi tão eficiente quanto imaginávamos”, disse Hathcote. “Queríamos fornecer um serviço melhor que fosse muito mais eficiente, mantendo a segurança e a confiabilidade.
Em 1º de maio, Hathcote e sua equipe foram capazes de dar o próximo passo no fornecimento de um processo eletrônico totalmente integrado”. Em parceria com a Avow Systems Inc., uma autêntica empresa de serviços de entrega de documentos, o novo sistema e-transcript permite ao solicitante encomendar a transcrição online e receber um PDF certificado em questão de minutos, reduzindo o tempo de entrega em vários dias. O PDF certificado permite somente aos usuários autenticados – os usuários designados pela pessoa que solicita o transcript – fazer o login e acessar o transcript do aluno.
“Tivemos um aluno que veio ao nosso escritório e precisou do seu transcript para uma entrevista de trabalho dois dias depois. Conseguimos fornecer-lhe o seu transcript eletronicamente em poucos minutos”, disse Hathcote, “e ele foi capaz de enviar o seu transcript simultaneamente em um formato PDF seguro e certificado para a pessoa que o estava entrevistando também”.
Um serviço adicional incluído pela Avow fornece recursos de rastreamento para que o usuário saiba a localização exata do transcript. Isto alivia a ansiedade de saber se os registros foram enviados e recebidos apropriadamente. Também permite aos alunos anexar documentos suplementares, tais como currículos, cartas de referência e aplicativos junto com suas transcrições.
Para mais informações e para colocar pedidos de transcrições eletrônicas, veja http://www.reg.uga.edu/transcripts.