O recurso SharePoint Connect to Outlook é um exemplo da estreita integração entre o SharePoint e outros produtos da Microsoft. Enquanto o SharePoint 2013 oferece ainda mais integração do que antes, o Connect to Outlook tem sido parte do SharePoint desde o início. Que benefícios este recurso fácil de usar oferece? Ao conectar Calendários e outros recursos do SharePoint ao Outlook, você pode navegar e até mesmo editar e criar itens a partir do Outlook. Isso permite que você trabalhe com esses itens sem abrir o site do SharePoint.
Trabalhar com Calendários, Contatos e Tarefas com o SharePoint Connect to Outlook
Fora do e-mail, as três áreas mais utilizadas do Outlook são Calendários, Contatos e Tarefas. Estas funcionalidades têm Listas correspondentes no SharePoint. Portanto, parece que cada uma dessas Listas no SharePoint pode ser conectada à sua área correspondente do Outlook. Se o usuário tiver permissão de leitura na Lista no SharePoint, então ele será capaz de navegar e abrir os itens no Outlook da mesma forma que faz no SharePoint. Se o usuário tiver permissões de Contribuinte no SharePoint, ele também poderá editar, ou mesmo criar ou excluir os itens no Outlook. Quaisquer que sejam as permissões que eles tenham no SharePoint, eles terão a permissão correspondente ao trabalhar com aquela Lista no Outlook.
Criar a conexão:
- Ir para a Lista desejada em um site do SharePoint (por exemplo, um Calendário). Na faixa de listagem, clique no botão Connect to Outlook.
- Dependente das configurações do seu navegador, você pode obter uma caixa de diálogo do navegador perguntando se você deseja permitir este tipo de conexão. Clique no botão Permitir.
Para ver o Calendário no Outlook:
- Navigate to Outlook (ou abra o Outlook se ainda não estiver aberto). Você pode obter uma caixa de diálogo do Outlook perguntando se deseja permitir a conexão. Clique em Sim.
- O Calendário SharePoint será adicionado ao grupo Outro Calendário na barra de navegação esquerda do Calendário Outlook. Você pode ver o Calendário marcando a caixa ao lado de seu nome; desmarque a caixa para ocultá-lo.
DICA DO BONUS: Veja o Calendário do SharePoint combinado com seu calendário pessoal, ou outros calendários, usando o Modo Overlay. Isso não adiciona os eventos do SharePoint ao seu calendário, mas permite que você veja todos os eventos em uma única grade de calendário.
Seguir os mesmos passos para conectar as Listas de Contatos do SharePoint aos seus Contatos do Outlook, ou as Tarefas do SharePoint às Tarefas do Outlook. (NOTA: No SharePoint Server 2013 com MySites habilitado, o recurso é chamado Sync to Outlook, e este é um verdadeiro recurso de sincronização. Seu MySite conterá uma lista mestra de todas as suas tarefas entre sites e incluindo tarefas no Outlook.)
SharePoint Connect to Outlook também funciona com Quadros de Discussão, Bibliotecas e Mais
Muitos usuários sabem sobre o uso do SharePoint Connect to Outlook para visualizar e trabalhar com itens em Calendários, Contatos e Tarefas. O que muitas vezes é esquecido, porém, é a capacidade de usar esse recurso para outras Listas e até mesmo Bibliotecas.
A vista de Pasta no Outlook é onde você vai para ver todas as Listas do SharePoint (e Bibliotecas) às quais você está conectado. Você verá não apenas os Calendários, Listas de Tarefas e Listas de Contatos, mas qualquer outra Lista ou Biblioteca do SharePoint. O título de cada conexão começará com o nome do site ou subsite onde a Lista está localizada, seguido do nome da Lista ou Biblioteca em particular. Novamente, quaisquer permissões que você tenha nessa Lista no SharePoint serão transferidas para o Outlook.
Para mais informações sobre como trabalhar com os Calendários do SharePoint, veja os posts anteriores no meu blog sobre Eventos com Código de Cores em um Calendário do SharePoint e sobreposição do Calendário do SharePoint com uma Biblioteca ou Outra Lista. Fique ligado para posts adicionais nos Calendários do SharePoint.
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