Detta makro har både nya funktioner och förbättrad funktionalitet.
Den första förbättringen är att det inledande numret i raderingsintervallet (#1) alltid fylls i förväg. När nummer tas bort från nummerlistan (#7) ändras startnumret. Nedräkningen av återstående antal (#6) har förbättrad noggrannhet.
En större förbättring gäller exporten av en rapport om omnumrering. I den tidigare versionen exporterade man genom att klicka på Export rapporten som en .txt-fil till EditTools Datasets-katalogen och filnamnet valdes åt dig. Detta har ändrats.
Med exportprocessen kan du nu ställa in ”header”-information som visas på varje rapport. Genom att klicka på Export File Header (#3) öppnas dialogrutan Header Info Maintenance:
Här anger du din identifieringsinformation (#8). Den rubriktext som kommer att visas i varje rapport om omnumrering av referenser visas i #9. Klicka på Spara (#10) för att spara din information. Din rubrikinformation kommer att finnas kvar tills du ändrar den; du behöver inte ange den på nytt vid varje projekt.
När du klickar på Export (#4) öppnas följande dialogruta:
Det översta fältet (#11) innehåller information om sökväg och filnamn. Den information som finns ger information om den senast exporterade rapporten. Klicka på knappen Ny om du vill ange en ny destination och ett nytt filnamn och välja antingen .txt, .doc eller .docx som filformat. I det nedersta fältet (#12) anger du projektinformationen, t.ex. ”Smith on Rabbits Chapter 98A”. Projektinformationen, tillsammans med datumet för rapportens skapande, kommer att visas under rubriken i rapporten.
En annan ny funktion i detta makro är de 7 textknapparna (#2 ovan). Dessa är anpassningsbara knappar som låter dig skapa standardtext som infogas i fältet Renumber (#A). Som du kan se i bilden ovan har de fyra första knapparna anpassats och de tre nedersta har inte anpassats.
För att anpassa (eller ändra) en knapp högerklickar du på knappen för att öppna dialogrutan Anpassad knapp. I fältet Button Text (#13) anger du den korta titel som du vill ska visas på knappens yta (ett exempel finns i de anpassade knapparna ovan). I textfältet (#14) skriver du in den text du vill ha infogad när du trycker på knappen. Klicka sedan på Uppdatera (#15).
Om du vill använda den förskrivna texten klickar du på referensnumret som ska ändras (#16) så att det skrivs in i fältet Original. Placera sedan markören i fältet Renumber (omnumrera) så att fältet blir tomt. Klicka på den knapp som har den text som du vill ha inskriven (#17). Texten kommer att visas i fältet för omnumrering. Klicka på Modify (#18) för att skriva in den i huvudfältet Renumber (#A).
Så här ser det ut i fältet för omnumrering:
Detta är den text som kommer att visas i rapporten till kunden, även om den inte är helt synlig: ”opublicerade uppgifter – borttagen från referenslistan och infogad som parentes i texten”.
Den sista ändringen som gjorts i kontrollen av referensnummerordning syftar till att göra omnumreringen snabbare och enklare. När du nu klickar på ett originalnummer som måste omnumreras fylls fältet Omnumrera automatiskt i med nästa nummer. Första gången du numrerar om en referens måste du manuellt infoga numret (#19), vilket startar makroets interna räknare och nästa nummer för omnumrering visas (#20). Därefter, för att numrera om, klickar du bara på det ursprungliga numret och om det föreslagna numret är korrekt, klickar du på Ändra (#21).
Spårreferensomnumrering
Den ursprungliga versionen av det här makrot innehöll en metod för att kontrollera att referenser ropas ut i ordning. Nytt är möjligheten att spåra omnumrering av referenser. Som framgår av figuren nedan finns flera nya funktioner. (Inte visas ett nytt tillägg i sista minuten – knappen Gå till.)
Först finns ett område för att spåra nuvarande och nya nummer (#1 och #2). Det ursprungliga numret och dess nya nummer skrivs in i #3 och genom att klicka på knappen Ändra skrivs numren in i de lämpliga fälten i #1 och #2. Om #5 är markerad tas de omnumrerade posterna automatiskt bort från den ursprungliga listan (#9); om den inte är markerad måste du ta bort numret manuellt. Nästa omnumreringsnummer visas vid #4. Vid omnumrering av referenser är det en god kundrelation att skapa en omnumreringslista som kan ges till kunden så att korrekturläsaren kan använda den (samt att behålla en kopia tillsammans med arkivet med redigerade filer om en fråga skulle uppstå i framtiden). Med hjälp av #6 kan du exportera omnumreringslistan till en vanlig .txt-fil. Det finns en standardfil (Reference Num Order Renumbered List.txt) som sparas i mappen EditTools Datasets, men du kan namnge den specifikt för projektet (t.ex. Gossey Laughter Reference Renumbering.txt) och spara den i en valfri mapp, t.ex. samma mapp som de redigerade projektfilerna.
Även ny är möjligheten att radera ett antal nummer (#7) från den primära listan (#9). Om författaren till exempel har angett att en utlysning innehåller referenserna 10 till 25, kan du radera alla dessa nummer från huvudlistan (#9) på en gång, i stället för ett i taget, med hjälp av den här funktionen (#7). Även räknaren (#8) har ändrats. Den visar nu både det ursprungliga antalet och det återstående antalet.
Inte visad är det sista minuten tillägget av knappen Gå till. Den visas ovanför räknarna (#8). Den används främst för dokument som har ett stort antal referenser. I stället för att bläddra för att hitta ett nummer långt ner i nummerlistan (#9) klickar du på Gå till och skriver in det nummer du vill gå till. Detta är ett verktyg som endast används för navigering.
De följande bilderna visar några av funktionerna i praktiken. Den första är omnumrering.
Renumrering börjar med att hitta det ursprungliga numret, det vill säga det nummer som ska ändras. Det ursprungliga numret, som det står i manuskriptet (dvs. numret före ändringen), finns i den vänstra kolumnen (#10). Numret måste sedan föras in i fältet Original (nr 11). Det finns två sätt att ange numren. Det ursprungliga numret kan anges genom att klicka på numret i #10, vilket automatiskt kommer att föra in det i Originalfältet i #11, eller så kan du sätta markören i Originalfältet i #11 och skriva in numret manuellt. Du anger sedan det nya numret – dvs. det nummer som det ska ändras till – i fältet Omnumrera vid nr 11. I det här exemplet ska vi numrera om referens 5 till referens 1 (nr 11). Observera också #12, som visar referensnumren 1 och 5 i den ursprungliga listan över beställningsnummer. Eftersom vi ännu inte har klickat på knappen Modify (#11) visar Next Renumber fortfarande 0 (#13).
När vi klickar på knappen Modify (#11) ändras dialogrutan. Det nya numret visas i huvudfältet bredvid det ursprungliga numret (se #14). Detta gör det möjligt för oss att titta på denna dialogruta och avgöra vilka nummer som har ändrats och till vad de har ändrats. För att påminna oss om att nästa omnumrering är 2, visas 2 vid #15. Och eftersom alternativet Ta bort nummer (#5) var markerat togs numret 1 automatiskt bort från den ursprungliga beställningslistan (#16).
Låt oss anta att referens 2 är korrekt numrerad; den kan lämnas eller klickas på för att ta bort den från den ursprungliga nummerlistan. Nästa referens som ropas upp borde vara 3 men är i stället 7. Så vi skriver in 7 i fältet Original och 3 i fältet Renumber och klickar på Modify (#11). Resultatet ser ut som här:
Också det ursprungliga och det nya numret syns i fältet Renumber (#17) och Next Renumber är 4 (#18). Och eftersom Ta bort nummer inte var markerat har nummer 3 tagits bort från listan Referensordning (#19) – men inte nummer 2, som måste tas bort genom att klicka på det.
Du kommer att märka att antalen i #20 inte har ändrats jämfört med de ursprungliga numren. Det beror på att vi inte manuellt har tagit bort ett nummer från listan Reference Order (#19). När vi klickar på 2:an för att ta bort den (#21) uppdateras räkningen automatiskt (#22), vilket visas här:
När du är klar med filen kan du exportera omnumreringslistan genom att klicka på knappen Exportera (#23). Du kan behålla en kopia i dina register och skicka en kopia till din kund. Filen exporteras som en .txt-fil och är en enkel fil som visas här:
Filen märks automatiskt ”Reference Num Order Renumbered List” (#24) och sparas automatiskt i EditTools Datasets-katalogen. Du kan ändra namnet och platsen (#23). Det som produceras är den lista som visas ovan. De två kolumnerna med nummer (#26) identifieras av huvudet (#25), där numren till vänster om kommandot är det ursprungliga referensnumret och numren till höger om kommandot är de omnumrerade numren. I detta exempel har alla referenser numrerats om utom referens 7. .txt-filen kan skickas till kunden för att användas av korrekturläsaren.
Makro för kontroll av ordningen för det ursprungliga referensnumret
Att se till att numrerade referenser kallas upp i ordning i ett dokument kan vara en svår uppgift, särskilt om det finns många referenser. De flesta redaktörer använder penna och papper för att spåra referenser. EditTools erbjuder nu ett annat alternativ för att spåra referensutrop: Reference # Order Check.
Reference # Order Check finns på EditTools-bandet i undermenyn Referenser (A) (B), där den listas som Ref # Order Check.
Klickar du på Ref # Order Check (B) visas dialogrutan för makrot, som visas här:
Om du arbetar med flera projekt samtidigt kan du spåra referenserna i varje projekt genom att spara varje projekts referensnummerlista i en egen fil och sedan öppna den filen när du nästa gång arbetar med det specifika projektet (#1).
För att fylla i Kontroll av referensnummerordning anger du det sista referensnumret i ett dokument i fältet Antal referenser (#2) och klickar på Uppdatera listan (#3). Om det sista referensnumret i ditt dokument till exempel är 123, skriver du 123 i fältet # referenser (#2) och uppdaterar sedan listan (#3). Numren 1 till 123 visas i visningsfältet (#4).
Om ditt dokument har ”a,b”-referenser (t.ex. 57a, 62a, 62b, 62c) kan du lägga till dem i listan med hjälp av funktionen Infoga (#5). Du anger det ”a,b”-värde som ska infogas i fältet Värde att infoga och anger sedan antingen det nummer som det ska infogas före (fältet Infoga före) eller det nummer som det ska infogas efter (fältet Infoga efter) i listan. Numret ”a,b” kommer då att visas i listan. Om du till exempel vill infoga 62b skulle du skriva 62b i fältet Värde att infoga och sedan skriva antingen 62c i fältet Infoga före eller 63 i fältet Infoga efter – förutsatt att du redan har angett 62a men inte 62c i listan. För att skriva in numret klickar du på Infoga (#5).
Räkna (#6) ger dig en totalräkning av antalet referenser och som med andra EditTools-makron har du möjlighet att Spara, Spara & Stäng eller Stäng (#7) dialogrutan.
Låt oss anta att det finns 117 referenser i vårt exempeldokument. Vi skulle klicka på Ref # Order Check (B ovan) för att öppna vår dialogruta där vi skulle skriva 117 (#8) och klicka på Update List (#9).
Klickar du på Update List fylls fältet för referensnummerlistan (#9).
Om referenslistan också har en referens med numret 102a, skulle det numret läggas till i listan genom att skriva numret i Värde att infoga (#10) och skriva antingen 103 i fältet Infoga före (#11) eller skriva 102 i fältet Infoga efter (#12) och sedan klicka på Infoga (#13).
Som visas här, skrivs numret 102a automatiskt in (pil). Genom att klicka på Save & Close (#14) sparas nummerlistan.
När Reference # Order Check öppnas igen visas den sparade nummerlistan (vilket visas av att 102a har lagts till i vårt exempel ) och räkningen visar nu det totala antalet referensnummer som 118 (#16), vilket är våra ursprungliga 117 plus tillägget av 102a.
I utdraget ur vårt exempeldokument har referensutropen markerats. Den första referensen som kallas ut är 1 (#17), som vi för länge sedan stötte på; nästa är 43 (#17).
En titt på dialogrutan Kontroll av referensnummerordning visar oss att 43 är nästa referensnummer som ska kallas ut (#20), så vi enkelklickar på nummer 43 i nummerfältet (#20) för att ta bort det från listan. Detta kommer att flytta nummer 44 till toppen av listan (#21), vilket indikerar att det är nästa nummer som förväntas finnas i dokumentet.
Nästa referensnummer i vårt dokument är dock 47 (se #18 ovan), inte det förväntade 44 (#21). Detta säger oss att referensnummer 44, 45 och 46 inte anges i nummerordning eller kanske inte alls anges i dokumentet. Som redaktörer skulle vi ta nästa nödvändiga steg för att ta itu med detta problem.
Några andra punkter: Om du använder vårt exempel, om du sparar & Stäng referens # Beställningskontroll vid denna tidpunkt (efter att 43 har tagits bort från nummerfältet) och öppnar referens # Beställningskontroll igen, börjar din nummerlista fortfarande med 44 som det första numret (#22), men din räkning (#23) anger nu antalet nummer som återstår i nummerlistan. Om du bara sparar sparas filen, men räkningen (#23) ändras inte. Räkningen ändras när filen uppdateras som ett resultat av att den stängs och öppnas igen.
För det sista kan nummer tas bort från nummerfältet i valfri ordning; klicka bara på ett nummer. Om du av misstag tar bort ett nummer kan du sätta in det igen med hjälp av det förfarande som beskrivs ovan för att sätta in ett nummer (#10 till #14).