Resa i Kina – affärsetikett och kultur

Kina är ett fascinerande land vars 5000-åriga historia nästan bleknar i jämförelse med de senaste två decenniernas meteoriska tillväxt. Det är ett stolt land fullt av rika traditioner och flera etniska grupper som brottas med verkligheten i form av urbanisering, kapitalism och globalisering.

För dem som vill göra affärer med eller i Kina kan till och med en grundläggande förståelse för denna historia och kultur bana väg för bättre kommunikation och framgångsrika avtal.

De som har rest i Kinas vidd vet att varje försök att definiera Kina i enkla termer är dåraktigt. Varje region i Kina har sin egen subkultur och i många fall till och med sitt eget språk eller sin egen dialekt. Att göra någon form av affärer i Kina kräver flexibilitet, kulturell intelligens och en hel del ödmjukhet.

Om du är villig att utforska det galna i Kinas affärskultur kommer du inte bara att belönas med potentialen att utnyttja en enorm marknad, utan du kommer också att förstå hur Kina har lyckats etablera sig som en global ekonomisk maktfaktor under de senaste decennierna.

Grundläggande affärer – att förstå begreppet ”ansikte” i Kina

Alla diskussioner om affärer i Kina börjar med ett grundläggande ämne: begreppet ”ansikte”. Ansikte är den underström som driver affärsflödet och utan en förståelse för kinesiskt ansikte kan det hända att du återvänder hem och kliar dig i huvudet utan ett undertecknat avtal.

Det finns ett talesätt på det kinesiska språket som lyder 人要脸树要皮, vilket kan översättas till att betyda ”Män kan inte leva utan ansikte, träd kan inte leva utan bark”.

Inom affärer behöver din kinesiska motpart ”ansikte”. Om du inte är villig att ge dem det kanske de inte är villiga att göra affärer med dig. För många västerländska affärsmän verkar detta vara en fånig lek, men det är inget som kineserna tar lätt på.

Hur kan detta utspela sig när du försöker göra affärer i Kina?

Ett exempel skulle kunna vara hur du interagerar med chefen för ditt företag eller den som du försöker göra affärer med. Medan det i många västerländska länder anses vara ett bra drag att vara uppriktig och ”säga som det är”, kan direkta meningsskiljaktigheter eller att ställa frågor offentligt i Kina leda till att en person ”förlorar ansiktet”.

Infektionen är så djup att affärer har gått förlorade på grund av detta enkla missförstånd. Du kan läsa mer om nyanserna i det kinesiska ansiktet, men det viktiga är att behandla dina värdar och potentiella affärspartners med största respekt och om du har förslag eller utmaningar ska du ta upp dem försiktigt och endast i avskildhet.

Affärskommunikation i Kina (e-post vs WeChat)

Affärsverksamhet i Kina bedrivs vanligen på mandarin-kinesiska, som är standardspråket i alla delar av landet utom i Hong Kong och Macao. Inom dessa territorier är kantonesiska språket lingua franca. Beroende på bransch kan du hitta personer som talar engelska, men det är undantaget och inte normen.

Och även om vissa internationella företag i Kina kommunicerar med hjälp av e-post kommer du att märka att i större delen av Kina är e-post inte den föredragna kommunikationsmetoden.

Istället är du bäst betjänt av att ladda ner WeChat på din mobila enhet innan du anländer till Kina. Nästan all kommunikation, både personlig och affärsmässig, sker med denna app. Faktum är att WeChat används av en stor majoritet av Kinas 1,4 miljarder människor för att betala för saker, köpa tågbiljetter och göra många andra dagliga sysslor utöver snabbmeddelanden.

Istället för att lämna ut din e-postadress kommer du att skanna en QR-kod i WeChat-appen och ansluta dig till dina kinesiska motparter på meddelandeplattformen. Det viktiga att komma ihåg här är att i Kinas affärsekonomi är relationen valuta.

På kinesiska kallas det 关系 eller ”guanxi”.

När du ansluter dig till en kinesisk motpart tar du de första stegen för att utveckla en relation som kommer att fungera som grund för framtida affärer. Använd med andra ord inte bara WeChat för att boka möten och förhandla fram avtal. Gör småprat och var personlig på plattformen.

Förstå kinesiska namn

När det gäller namn i Kina kan du upptäcka att folk presenterar sig själva med ett engelskt namn som de förmodligen fick när de gick i grundskolan. De gör ofta detta för att visa respekt, eftersom de vet att för utlänningar kan kinesiska namn vara svåra att komma ihåg.

Var djärv och fråga efter deras kinesiska namn. Skriv ner det om du måste. Att kalla en kines vid sitt förnamn är ett litet men viktigt sätt att ge honom eller henne ett ”ansikte”.

Tänk på att i Kina anges släktnamnet, eller efternamnet, först, följt av förnamnet. Om vi använder exemplet med president Xi Jinping är namnet ”Xi” hans efternamn medan ”Jinping” är hans förnamn. Det skulle vara respektfullt att kalla honom ”president Xi” medan det skulle vara förolämpande informellt att kalla honom ”Jinping”.

När du frågar en kines efter hans eller hennes namn kommer han eller hon att mycket noggrant uttala sitt efternamn medan han eller hon ofta lägger liten vikt vid – eller till och med helt utelämnar – sitt förnamn. Om de uppger sitt namn som ”Wang Wenyin” kan du till exempel kalla honom Mr Wang för att visa respekt.

Hälsningar och möten i Kina

När du först hälsar på en kines i affärssammanhang räcker det med ett traditionellt handslag för både män och kvinnor. Det finns inget behov av ytterligare beröring, kyssar eller bugningar som förekommer i vissa andra asiatiska kulturer. Ett enkelt ”Nihao” eller ”hej” är ett lämpligt sätt att inleda en konversation.

Det är vanligt att affärsmöten börjar lite sent eller att de inleds med servering av varmt te. Möten i Kina startar ofta långsamt och kräver att man bygger upp en hel del relationer innan man dyker in i huvudämnet för samtalet. Detta är viktigt, särskilt för utländska affärsmän som värdesätter att vara snabba, raka och i tid med sina möten. Detta kan betraktas som oförskämt.

Det hela går tillbaka till begreppet relationer eller ”guanxi” i Kina. Det är ofta – men inte alltid – en bra idé att ta sig tid i början av mötet för att bygga upp den relationen och hitta sätt att ge ansikte utåt när det är lämpligt.

Affärskläder i Kina

För män ser den normala affärsklädseln ut på samma sätt som i de flesta västländer. En knäppt skjorta med byxor och fina skor förväntas, medan en kavaj och slips skulle betraktas som formell. Under sommarmånaderna, då värmen i Kina kan vara brutal i många regioner, är det vanligt att bära antingen kortärmade knappade skjortor eller en polo. Denna klädkod gäller inte bara på kontoret utan även vid alla informella sammankomster, t.ex. måltider och banketter.

Den klädkod som gäller för kvinnor är vanligtvis en enkel blus och kjol, även om byxdräkter blir allt vanligare. Smycken är fullt acceptabla och smink förväntas bäras.

Avhängigt av var du befinner dig i Kina ska du inte förvänta dig att det finns luftkonditionering eller uppvärmning i kontorsbyggnader. Det är vanligare i större städer som Peking och Shanghai samt i Hongkong. För dem som är benägna att svettas rekommenderas att du tar med dig en näsduk, en liten handduk eller till och med ett nödbyte.

Givande och mottagande av affärsgåvor i Kina

Givandet av gåvor spelar en liten roll i kulturen för att bygga relationer för affärer i Kina. Tidigare brukade detta vara en viktig del av att göra affärer i landet, men under det senaste decenniet har Kina slagit ner på den utbredda korruptionen som härrör från gåvogivning.

På grund av detta bör du vara försiktig så att du inte är alltför extravagant med dina gåvor. Att ge en stor gåva kan ge din affärspartner i Kina ära, men det är också förenat med förväntningar på att du ska ge tillbaka en gåva med samma mynt. Om statliga begränsningar hindrar dem från att återlämna en sådan gåva kan de förlora ansiktet.

Det är bäst att hålla gåvorna små och personliga, om det är möjligt. Att till exempel ta med en flaska vin från en vingård nära hemstaden eller en speciell lokal delikatess skulle vara både enkelt och personligt. För en kvinnlig motpart kan det vara en välkommen gest att ge en fin hudvårdsprodukt hemifrån, eller så kan du till och med överväga att ge hudvårdsprodukten till en manlig affärsman som är gift. Det kan verka fånigt, men möjligheten att ge sin fru en utländsk hudvårdsprodukt i present kan vara en stor ansiktsgivande gest.

För fler idéer till affärsgåvor kan du läsa igenom den här guiden för affärsgåvor i Kina.

Kina och affärsbanketten

Traditionen med den kinesiska affärsbanketten är en lång och anrik tradition, men precis som traditionen med gåvogivning har den genomgått omfattande förändringar på grund av regeringens hårdare tag mot mutor. I många fall har överdådiga banketter ersatts av måttliga måltider för att begränsa överdrivna utgifter som kan höja ögonbrynen.

Om du befinner dig på en kinesisk bankett kan du förvänta dig att sitta vid ett stort, runt bord med en Lazy Susan i mitten. Vid bordsskivan sitter den högst rankade deltagaren och placeringen runt bordet sker i rangordning efter betydelse. Om du är osäker på var du ska sitta, vänta på att bli placerad.

Maten serveras i form av tallrikar med kalla rätter först, följt av den varma maten. När maten passerar förbi på Lazy Susan använder du dina ätpinnar eller en sked för att ta tag i den och lägga den på din personliga tallrik. En erfaren affärsman i Kina tar god tid på sig och äter långsamt, eftersom han eller hon vet att en kinesisk bankett är ett maraton och att maten aldrig verkar sluta komma.

Det finns ytterligare en aspekt av en kinesisk bankett som du kanske har hört talas om: alkoholen. Du kommer troligen att introduceras till potent kinesiskt risvin som kallas baijiu och förväntas ge och delta i skålar under hela kvällen. Det är möjligt att avstå från alkoholkonsumtion, men det kommer troligen att kräva en hel del viljestyrka och lite relationskapital – att vägra dricka kan leda till att värden förlorar ansiktet. Det är inrotad i den kinesiska affärskulturen att tro att man aldrig riktigt känner en person förrän man har varit full med den.

Avtalsförhandlingar sker ofta runt bankettbordet, men förvänta dig inte att ett kontrakt ska vara undertecknat innan kvällen är slut. Syftet med en bankett är att befästa affärsrelationen och att dra fram papper för underskrift visar en brist på god tro.

Förbli säker när du gör affärer i Kina

Generellt sett är Kina ett mycket säkert land. Bortsett från småstölder och ficktjuvar behöver du inte vara rädd för din personliga säkerhet när du vandrar runt i Kina.

Besökare bör vidta samma försiktighetsåtgärder i Kina som de skulle göra i alla andra internationella länder som de besöker. Om du inte känner dig bekväm med att gå ut på natten bör du försöka undvika det. Ha inte för mycket kontanter på dig och undvik de skumma delarna av staden. Stölder i ett hotellrum är sällsynta, men tack och lov erbjuder de flesta hotell ett kassaskåp där du kan förvara dina viktigaste dokument inlåsta medan du är borta.

Det bästa rådet du kan följa är att klä dig blygsamt och bo med en grupp. Kineserna är vänliga människor, men de kommer troligen inte att ge dig en andra blick när du går på gatan.

Resa grunderna för Kina (Visum, pengar, telefoner)

När du förbereder dig för din affärsresa till Kina vill du ta några mycket viktiga steg för att se till att resan går så smidigt som möjligt.

Kina affärsvisum

Du kommer troligen att ansöka om ett kinesiskt M-visum, ett dokument som är reserverat för dem som gör affärer och handel i Kina. Du måste ansöka om denna visering två till tre månader före din resa och kommer att behöva tillhandahålla ett China Business Invitation Letter. Detta brev kommer från den mässa, det företag eller den kund du ska besöka och måste vara skrivet på officiellt papper och stämplat med officiell stämpel (företagets chop). De flesta M-visum tillåter en 30 dagars vistelse i Kina och kan vara giltiga i upp till 10 år.

Pengar i Kina

Ett utländskt kreditkort accepteras endast på ett fåtal exklusiva hotell och köpcentra, så du måste se till att du har kontanter till hands. Du kommer att se att de flesta människor i Kina använder sina telefoner för att betala för dagliga saker, men eftersom detta kräver ett giltigt kinesiskt bankkonto för att kunna användas måste de flesta korttidsbesökare förlita sig på kontanter. Tack och lov finns det gott om uttagsautomater runt om i Kina och många accepterar utländska betalkort och kreditkort utfärdade av Visa eller MasterCard. Se till att meddela din bank om din affärsresa så att de inte fryser ditt konto på grund av misstanke om bedrägeri.

Håller dig uppkopplad

Samtidigt som det är möjligt att köpa ett SIM-kort som du kan använda med din telefon i Kina, kan det vara en omständlig process. Ofta är det bättre att använda internationell roaming med ditt hemabonnemang eller att köpa ett förbetalt SIM-kort för Kina som levereras före din resa. Kom ihåg att Kina censurerar sitt internet, vilket innebär att om du inte använder en VPN kommer du inte att kunna komma åt Googles produkter (inklusive Gmail), sociala medier och de flesta västerländska medier, bland andra blockerade webbplatser.

För fler resetips som hjälper dig att förbereda dig inför Kina kan du läsa Travel to China | Everything You Need to Know Before You Go, en handbok som hjälper dig att planera din resa och ställa upp förväntningar innan du landar i Kina.

Om Josh Summers

Josh Summers är författare och entreprenör som har rest och gjort affärer i Kina sedan 2006. Han har gästföreläst vid Peking University och Tsinghua University och skriver för Lonely Planet, Fodors, BBC och många andra publikationer. Han och hans familj anser fortfarande att den västkinesiska regionen Xinjiang är deras andra hem.