Seattle Paid Sick and Safe Time Ordinance ökar behovet av spårning av anställda

Bakgrund för lagar om sjukledighet i hela Washington

Seattle var flera år före Washington State när det gällde att anta en lag om betald sjukledighet och säker arbetstid (Paid Sick and Safe Time Law, PSST). Som den första delstaten i att anta en lag om sjukledighet satte Seattle trenden för sjukledighet och säker tid i hela delstaten. Lagen trädde i kraft den 1 september 2012. År 2016 skedde dock betydande förändringar för betald sjukledighet i lokala kommuner i Washington och i november genomförde väljarna ytterligare förändringar.

Washington Paid Sick and Safe Time Leave

Under 2016 antog väljarna i delstaten Washington ett initiativ om betald sjukledighet. Den nya lagen träder i kraft den 1 januari 2018. Dessutom har flera städer, bland annat Tacoma, SeaTac och Spokane, redan antagit sjukledighetslagar för sina städer. Varje stads lagar varierar, men den här artikeln kommer att ta upp Seattles sjuklöneförordningar och de viktigaste skillnaderna mellan Seattles och grannstädernas sjuklöneförordningar. Syftet är att hjälpa arbetsgivare att bättre följa arbetslagstiftningen och att hjälpa dem att undvika kostsamma böter och straffavgifter.

Seattle Paid Sick and Time Ordinance (PSST) Overview

Enligt Seattles PSST-lagar skiljer sig antalet sjukdagar och säker tid åt, baserat på arbetsgivarnas storlek. Arbetsgivarna klassificeras som arbetsgivare i nivå 1, 2 och 3 baserat på antalet heltidsanställda.

Arbetsgivare i nivå 1 har mellan 5 och 49 heltidsanställda och måste bevilja de anställda 1 timme för varje 40 timmars arbetstid upp till minst 40 timmar per år.

Arbetsgivare på nivå två har mellan 50 och 249 heltidsanställda och är skyldiga att bevilja de anställda en timme per 40 arbetade timmar, men måste tillhandahålla ett lägsta tak på 56 timmar per år. Detta beror på antagandet att större arbetsgivare påverkas mindre av arbetstagarnas ledighet än mindre arbetsgivare.

Arbetsgivare i nivå tre har 250 eller fler heltidsanställda och är skyldiga att ge en timmes sjukledighet för varje 30 timmars arbetstid. Det lägsta taket för arbetsgivare i nivå tre är 72 timmar per år. Varje arbetsgivarnivå måste tillåta att arbetstagaren rullar upp till ackumuleringstaket till följande år. Arbetsgivare i nivå 1 måste tillåta anställda att överföra upp till 40 timmar per år, medan nivå 2 måste tillåta 56 timmar och nivå 3 måste tillåta upp till 72 timmar per år.

Arbetsgivarnivå: # Antal anställda	Sjuklöneperiod och användning
Nivå 1: 5-49 anställda	1 timme för varje 40 timmars arbetstid upp till 40 timmar per år
Nivå 2: 1 timme för varje 40 timmars arbetstid upp till 40 timmar per år
Nivå 2: 50-249 anställda	1 timme per 40 arbetstimmar upp till 56 timmar per år
Nivå 3: 250+ anställda	1 timme per 30 arbetstimmar upp till 72 timmar per år.

Det är viktigt att notera att det inte finns något tak för ackumuleringstakten varje år, utan endast för utnyttjandegraden. En anställd i nivå 1 kan ha ett tak för att använda 40 timmars sjukfrånvaro under ett år, men kan i själva verket ackumulera 50 timmar. Det innebär att han eller hon kan överföra de extra 10 timmarna till följande år. Samma anställd kan fortfarande ha ett tak för att använda totalt 40 timmar följande år, men kan fortfarande samla in ytterligare timmar över taket och överföra dessa timmar till följande år.

Vem omfattas av sjuklöneförordningen

Alla anställda som är anställda eller arbetar inom Seattles stadsgränser och som arbetar minst 240 timmar per år omfattas av sjuklönelagen. Det inkluderar heltidsanställda, deltidsanställda och anställda på tillfällig basis. Anställda som distansarbetar i Seattle och som stannar i Seattle som en del av sitt arbete omfattas också.

Utantag från Seattleförordningen

Lagen om sjukledighet och säker tid gäller för alla anställda, lagliga arbetstagare, olagliga arbetstagare, arbetstagare som är stationerade utanför Seattle men som ändå arbetar tillfälligt i Seattle, tillfälliga och andra anställda. Det finns några få undantag från lagen, bland annat för federala, statliga och landstingsanställda. Anställda som arbetar eller distansarbetar utanför Seattle är också undantagna från lagen, liksom anställda som reser genom Seattle. Studenter som är inskrivna i ett arbetsstudieprogram omfattas inte av lagen. Slutligen omfattas inte anställda som arbetar mindre än 240 timmar per år i Seattle av lagen. Volontärer omfattas inte heller av lagen. 240 timmar motsvarar drygt 6 heltidsveckor.

Fackföreningsanställda kan avstå från sin rätt till sjuk- och säkerhetstid enligt ett kollektivavtal. Individer får dock inte göra det.

Tillåtna användningsområden enligt PSST

Betald sjuk- och säkerhetstid kan användas av tre huvudsakliga skäl. För det första kan anställda använda tiden för att hjälpa sig själva eller en familjemedlem att vårda en sjukdom eller för förebyggande vård. För det andra kan den användas för att överlevare av våld i hemmet, sexuella övergrepp eller förföljelse ska kunna söka hjälp, För det tredje kan den användas när en arbetsplats eller ett barns skola är stängd av en offentlig tjänsteman för att begränsa exponering för smittämnen, biologiska toxiner eller farligt material.

• Mental eller fysisk sjukdom, skada eller hälsotillstånd: för att diagnostisera, vårda eller få behandling. Detta inkluderar förebyggande vård.
• Om arbetstagarens arbetsplats har stängts, eller om ett barns skola eller vårdplats har stängts av en offentlig tjänsteman för att begränsa exponering för smittämnen, biologiska toxiner eller farligt material.
• För skäl som har att göra med våld i hemmet, sexuella övergrepp eller förföljelse som drabbar den anställde eller en familjemedlem
• Alla dessa skäl är tillämpliga på den anställdes behov eller för att den anställde ska hjälpa en familjemedlem med dessa behov.

Accepterade familjemedlemmar för sjuk- och säkerhetstid

Seattle använder samma accepterade familjeförhållanden som definieras av delstaten Washington. Washington definierar de tillåtna familjemedlemsförhållandena både i ett dokument från 2003 och i den nya lagen om sjukledighet i staten Washington. Det finns två huvudsakliga skillnader. Enligt den nya lagen om sjukledighet erkänner staten alla biologiska, adopterade, foster- och styvföräldrar, juridiska vårdnadshavare, in loco parentis och de facto-föräldrar. Detta gäller oavsett barnets ålder. Dessa relationer gäller både föräldrar och barn. Detta skiljer sig från vissa lokala förordningar som tillåter barnrelationer endast om barnet är under 18 år. Relationer som omfattas av lagen är barn, förälder, make/maka, registrerad hushållspartner, mor- och farförälder, barnbarn och syskon. Vissa lokala förordningar, däribland Tacoma, har bredare relationsdefinitioner under definitionen av hushållsrelationer.

• Barn
• Förälder
• Grodförälder
• Barnbarn
• Syskon
• Koppling
• Registrerad hushållspartner

I Seattle är det dessutom tillåtet att ta hänsyn till hushållsmedlemmar när det gäller sjukfrånvaro. Tacoma lånade samma definition från Seattle när deras lagar om sjukfrånvaro antogs.

Hushållsmedlemsdefinition

Hushållsmedlem omfattar förutom makar och hushållspartners även före detta makar och före detta hushållspartners. Personer som har ett gemensamt barn, även om de inte bor tillsammans, ingår också. Lagen erkänner också vuxna som är släkt genom blod eller äktenskap, vuxna som bor tillsammans eller som tidigare har bott tillsammans. Dessutom omfattas 16-åriga personer som har haft eller har en dejtingrelation och som bor eller har bott tillsammans tidigare, liksom styvföräldrar, styvbarn och mor- och farföräldrar samt barnbarn.

• Förre makar och tidigare sambor
• Personer som har ett gemensamt barn
• Vuxna personer som är släkt med varandra genom blod eller äktenskap
• Vuxna personer som är bosatta eller tidigare har varit bosatta. tillsammans
• Roommates who are 16 years old or older (Inte specifikt definierat i Tacoma Ordinance)

Spårning av anställdas timmar är viktigt

Företagen är skyldiga att spåra anställdas timmar. Detta gäller anställda som anses vara ”tillfälliga anställda” och som huvudsakligen arbetar utanför Seattle, men vars arbete för dem in i och genom Seattles stadsgränser. Det är viktigt att följa de anställdas timmar eftersom arbetsgivarna är skyldiga att meddela en tillfällig anställd när han eller hon har arbetat 240 timmar i Seattle under det kalenderåret att han eller hon har rätt att börja samla in betald sjukledighet. Uppdateringarna av lagen från 2016 kräver nu att när en anställd på tillfällig basis väl uppnår tröskeln på 240 timmar, räknas deras 240 timmar mot berättigande nu mot ackumuleringen av sjuk- och skyddstid. En annan lagändring från 2016 anger att när en anställd med tillfällig användning väl kvalificerar sig för sjuk- och säkerhetstid förblir han eller hon berättigad till betald sjukledighet under hela anställningstiden. Detta är en förändring jämfört med den tidigare regeln, som gav rätt till rätt till endast det följande året. Slutligen ändrades kalenderåret så att det nu gäller en tolvmånadersperiod för berättigande. Arbetsgivarna får delegera uppföljningen av arbetade timmar i Seattle till den anställde. Det måste finnas ett system där den anställde rapporterar tillbaka dessa timmar till arbetsgivaren.

För övrigt är anställda skyldiga att bevara alla register och rapporter om sina anställda, arbetad tid och betald ledighet i tre år, i stället för som tidigare i två år. Intern uppföljning av löner och förmåner är svårt utan ett bra lönesystem. Detta är särskilt viktigt eftersom kraven på tidrapportering och redovisning av anställda är specifika och skiljer sig åt beroende på arbetstagartyp och arbetsgivarnivå.

Medarbetare kan åläggas att använda sjuk- och säkerhetstid i 1-timmesintervaller.

	Liten arbetsgivare Tier One	Mellanstor arbetsgivare Tier Two	Stor arbetsgivare Tier Three
Fulltidsanställd (FTE)	5-.49 heltidsekvivalenter	50-249 heltidsekvivalenter	250+ heltidsekvivalenter
Ackumulering av betald sjuk- och säkerhetstid	1 timme per 40 timmar	1 timme per 40 timmar	1 timme per 30 timmar
Oanvända timmar som kan överföras (per år)	40 timmar	56 timmar	72 timmar. 108 timmar för arbetsgivare med PTO.
Utantag från Seattleförordningen	Federala och statliga anställda, oavlönade praktikanter, arbetsstudier, volontärer och oberoende entreprenörer	Federala och statliga anställda, oavlönade praktikanter, arbetsstudier, volontärer och oberoende entreprenörer	Federala och statliga anställda, oavlönade praktikanter, arbetsstudier, volontärer, och oberoende entreprenörer
Förlust	Inte inkluderat	Inte inkluderat	Inte inkluderat	Inte inkluderat
Omfattande väderförhållanden	Inte inkluderat	Inte inkluderat	Inte inkluderat
Definition av ett år	Förmånsår, Alla 12 månader med förmåner	Förmånadsförmånsår, Alla 12 månader med förmåner	Förmånsår, Alla 12 månader med förmåner
Förmånsanställd med tillfällig anställning	Alla anställda som arbetar i Seattle 240 timmar eller mer under ett förmånsår.	Alla anställda som arbetar i Seattle 240 timmar eller mer under ett förmånsår.	Alla anställda som arbetar i Seattle 240 timmar eller mer under ett förmånsår.

Beräkning av heltidsekvivalenter

Arbetsgivare måste använda alla anställdas timmar för att beräkna heltidsekvivalenter. Detta inkluderar hel- och deltidsanställda, tillfälligt anställda och anställda som arbetar utanför Seattle. Arbetsgivaren ska summera alla timmar som de anställda arbetat under året och dividera det antalet med 40. Därefter ska arbetsgivaren ta detta antal och dividera det med 52 (årets veckor). På så sätt får arbetsgivaren fram det genomsnittliga antalet heltidsekvivalenter för samtliga anställda och får veta vilken nivå de är berättigade till. Arbetsgivarna måste räkna alla sina anställda, även anställda som arbetar utanför delstaten.

Provanställningsperiod, övertid och undantagna anställda

Arbetstagare börjar samla in sjuklön och på sitt första anställningsdatum. Arbetsgivare kan dock begränsa användningen av sjuk- och skyddstid under de första 180 dagarna av anställningen. Det finns en begränsning som ingår i förordningen för Tier 1 och Tier 2 arbetsgivare som tillåter arbetsgivare att begränsa användningen av betald sjukledighet under de två första anställningsåren. Det innebär att nyanställda kan begränsas från att använda eller samla in sjuk- och säkerhetstid under de två första anställningsåren.

Anställda som arbetar övertid fortsätter att samla in sjuk- och säkerhetstid för sina övertidstimmar. Detta gäller dock inte för undantagna anställda. Undantagna anställda antas arbeta baserat på en 40-timmarsvecka och samlar inte in ytterligare sjukfrånvaro över 40 timmar per vecka.

Sjukskrivningsbank

Anställda som slutar sin anställning och återvänder till samma arbetsgivare behåller sin sjukskrivning i sju månader. Om de återanställs av sin arbetsgivare inom en period på sju månader måste all tidigare upparbetad och berättigad sjuk- och säkerhetstid återställas till dem. Dessutom räknas deras tidigare anställningsperiod med i beräkningen av deras rätt att använda sjuk- och säkerhetstiden. Om den anställde har uppfyllt sina 180 anställningsdagar eller sin tvååriga karensperiod, eller en del av karensperioden, räknas all tidigare arbetad tid in i den totala arbetade tiden.

Koordinering med andra regler för betald ledighet

Företag som tillhandahåller andra typer av betald ledighet, inklusive betald ledighet, personlig ledighet eller andra typer av ledighet, behöver inte tillhandahålla ytterligare ledighet för att uppfylla Seattle Sick and Safe Time Ordinance, under förutsättning att ledigheten är lika generös eller generösare än den obligatoriska ledigheten. Den betalda ledigheten måste kunna användas av de skäl som anges i lagen och måste ges med en ackumuleringstakt som är lika stor eller bättre än den obligatoriska ackumuleringstakten, baserat på företagets nivåstorlek.

Front Loading

Sjuk- och säkerhetstid måste spåras och de anställda måste underrättas om sina ackumulations- och utnyttjandegrader varje löneperiod. Om arbetsgivaren väljer att i början av året ge de anställda minimimängden sjuk- och säkerhetstid i förskott behöver arbetsgivaren dock inte underrätta de anställda varje löneperiod om hur mycket de har samlat in. De behöver faktiskt inte följa upp ackumuleringstakten. Dessutom behöver arbetsgivare som förskotterar sjuk- och säkerhetstid inte överföra oanvända, ackumulerade timmar till följande år.

Förhandsbesked

Medarbetare kan åläggas att meddela förutsebar användning av sjukledighet med minst 10 dagars varsel, såvida inte arbetsgivaren har en policy som kräver kortare tid. Om arbetsgivaren har en policy som kräver förhandsbesked och arbetstagaren glömmer att meddela arbetsgivaren kan arbetsgivaren neka sjukfrånvaron så länge det inte finns några andra förmildrande omständigheter. När ledigheten är oförutsägbar måste arbetstagaren meddela arbetsgivaren så snart det är rimligt.

Dokumentation

Anställda som tar ut tre eller fler på varandra följande dagar av sjukledighet kan av arbetsgivaren krävas på att bevisa att sjukledigheten användes av en godtagbar anledning. Detta kan vara ett stängningsmeddelande för offentlig stängning av en skola eller vårdplats. Det kan också vara ett meddelande från en vårdgivare, en polisrapport, bevis från domstolen, dokumentation från en förespråkare, en advokat, en präst eller ett skriftligt uttalande från den anställde. Det är viktigt att arbetsgivarna fortfarande upprätthåller rätten till personlig integritet och konfidentialitet. Om arbetsgivaren inte tillhandahåller sjukförsäkring till arbetstagaren måste arbetsgivaren stå för 50 % av kostnaden för den begärda dokumentationen.

Arbetsgivare får inte kräva dokumentation för ledigheter på mindre än tre dagar om det inte finns ett tydligt och dokumenterat mönster av missbruk.

Arbetsgivare Underrättelse och repressalier

Arbetsgivare måste informera de anställda om deras rättigheter enligt förordningen. Det kan till exempel handla om att sätta upp en affisch på arbetsplatsen, ge ett meddelande till nyanställda eller inkludera informationen i en handbok för anställda. Dessutom måste arbetsgivarna informera de anställda i varje lönekuvert.

För övrigt är anställda skyddade från repressalier för att de utnyttjar eller försöker utnyttja sina rättigheter enligt lagen. Detta hindrar inte arbetsgivare från att disciplinera anställda som använder eller missbrukar sjukledighet. Det skyddar dock anställda som legitimt använder sjuk- och skyddstid. Seattles Office of Civil Rights (SOCR) övervakar efterlevnaden och tillämpningen av lagen.

Rättelse vid bristande efterlevnad av de nya anställningslagarna

Sanktioner och gottgörelse kan vara stränga. Arbetsgivare som bryter mot de nya lagarna kan drabbas av påföljder, böter och återbetalning av sjukfrånvaro. Rättsmedel kan omfatta upp till två års retroaktiv lön, värdet av förlorade förmåner, advokatarvoden och böter för känslomässig skada på upp till 10 000 dollar. Dessutom kan arbetsgivaren drabbas av en privaträttslig stämning.

Registeruppbevaring

Förutom att spåra de anställdas tid måste arbetsgivarna behålla ett register i tre år för att uppfylla kraven på sjuk- och säkerhetstid. Detta är en utökad period från den tidigare föreskrivna tvååriga lagringsperioden. Detta inbegriper spårning av anställdas ackumulerade och använda sjuk- och säkerhetstid samt deras arbetade timmar. Att ha ett automatiserat tidredovisningssystem kan vara en viktig del av dokumentationsaspekten. Dessutom kan GPS-tidsklockor automatiskt registrera när tillfälligt anställda arbetar i Seattle.

National Sick Leave Policy

Nationellt sett finns det inga lagar om sjukledighet som kräver sjukledighet. Sjuktidsförordningen i Seattle omfattar inte ledighet för bindning efter en förlossning, utan endast för medicinska följder. FMLA, (Family and Medical Leave Act) kräver dock obetald sjukledighet med anställningsskydd för anställda i Seattle som uppfyller vissa krav. De anställda måste ha varit anställda hos sin arbetsgivare i minst 12 månader tidigare. Arbetsgivare i Seattle som har 50 anställda eller fler inom en radie av 75 mil är skyldiga att hedra FMLA. Mindre arbetsgivare är inte skyldiga att erbjuda FMLA-ledighet.

Följande av Seattle City och nationella lagar om tid och närvaro

Det är viktigare än någonsin för både stora och små arbetsgivare att ha verktyg på plats som hjälper dem att spåra de anställdas timmar och kunna tillhandahålla rapportering när det gäller de anställdas timmars tidskort. Löneföretag måste tillhandahålla programvaruverktyg som kan fungera för både deras större och mindre företag i Seattle. Förutom Seattles förordningar om betald sjuk- och arbetstid finns det många andra delstatsspecifika lagar om anställdas timkort och förmåner. Dessa lagar har massiva böter och straff som tillämpas på dem för företag som bryter mot bestämmelserna.

Payrollföretag kan skydda sina kunder genom att erbjuda en korrekt programvara för tid och närvaro som ger korrekta rapporter och upprätthåller lagring. Detta kommer att se till att deras kunder inte betalar de böter och straff som andra företag sannolikt kommer att betala. SwipeClock tillhandahåller både verktygen för tid och närvaro och programvaran för hantering av arbetsstyrkan så att arbetsgivare kan spåra och tillhandahålla de rapporter som bevisar att de följer de statliga lagarna. SwipeClock samarbetar med löneföretag och bokföringsbyråer för att tillhandahålla lösningar för tidsredovisning och personalförvaltning som hjälper företag att följa både federala och statliga bestämmelser. En av de viktigaste aspekterna av efterlevnaden är förmågan att tillhandahålla den obligatoriska rapporteringen av anställda, förmåner och arbetade timmar ur revisionssynpunkt. Löneleverantörer behöver ett förenklat tillvägagångssätt med en programvara som kan betjäna både deras små och större företag. SwipeClock kan tillhandahålla en lösning för revisorer som spårar och skapar den rapportering som behövs för deras kunder.

Låt SwipeClock hjälpa

Företag som har anställda i Seattle, Tacoma, SeaTac eller andra delar av Washington kan vara tvungna att följa flera motstridiga stadsförordningar som definierar lagar om ackumulering och användning av sjukledighet. Dessutom måste dessa företag också följa federala övertidslagar, Family Leave Medical Act och andra nationella eller lokala lagar som antas. SwipeClock erbjuder ett omfattande utbud av verktyg för personaladministration och tidsuppföljning som kan hjälpa företag att lättare följa lokala och nationella lagar. Uppgifter sparas utan ansträngning i flera år och periodiseringen spåras automatiskt och rapporteras till de anställda i enlighet med de statliga och kommunala lagarna. Med GEO-tidsklockor kan företag dessutom enkelt spåra arbetad tid i specifika städer för att säkerställa efterlevnad.

Tillkommande resurser:

Staden Seattle Paid Sick Time Off och Safe Time Ordinance. 2016. Hämtad från ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Förordning om betald sjukfrånvaro och säker tid. Office of Labor Standards (kontor för arbetsnormer). 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

SeaTac Paid Sick Leave Laws for Hospitality and Transportation Workers

Spokane Earned Sick and Safe Time Ordinance

Tacoma Paid Leave Ordinance

Washington State Sick Leave Law

Washington’s Sick Leave Laws Comparison Chart

Skrivet av Annemaria Duran. Senast uppdaterad den 7 februari, 2017