Den här funktionen SharePoint Connect to Outlook är ett utmärkt exempel på den nära integrationen mellan SharePoint och andra Microsoft-produkter. SharePoint 2013 erbjuder ännu mer integration än tidigare, men Connect to Outlook har varit en del av SharePoint sedan starten. Vilka fördelar erbjuder den här lättanvända funktionen? Genom att ansluta kalendrar och andra SharePoint-funktioner till Outlook kan du bläddra och till och med redigera och skapa objekt från Outlook. Detta gör att du kan arbeta med dessa objekt utan att öppna SharePoint-webbplatsen.
Arbeta med kalendrar, kontakter och uppgifter med SharePoint Connect to Outlook
Outom e-post är de tre mest använda områdena i Outlook kalendrar, kontakter och uppgifter. Dessa funktioner har motsvarande listor i SharePoint. Därför verkar det vara en självklarhet att var och en av dessa listor i SharePoint kan anslutas till motsvarande område i Outlook. Om användaren har läsbehörighet för listan i SharePoint kan han/hon bläddra och öppna objekten i Outlook precis som de gör i SharePoint. Om de har behörighet som bidragsgivare i SharePoint kan de också redigera, eller till och med skapa eller ta bort, objekten i Outlook. Oavsett vilka behörigheter de har i SharePoint kommer de att ha motsvarande behörighet när de arbetar med den listan i Outlook.
För att skapa anslutningen:
- Gå till den önskade listan på en SharePoint-webbplats (t.ex. en kalender). Klicka på knappen Anslut till Outlook i listbandet.
- Beroende på inställningarna i webbläsaren kan du få en dialogruta från webbläsaren som frågar om du vill tillåta den här typen av anslutning. Klicka på knappen Tillåt.
För att visa kalendern i Outlook:
- Navigera till Outlook (eller öppna Outlook om det inte redan är öppet). Du kan få en dialogruta från Outlook som frågar om du vill tillåta anslutningen. Klicka på Klicka på Ja.
- SharePoint-kalendern läggs till i gruppen Annan kalender i den vänstra navigeringsfältet i Outlook-kalendern. Du kan visa kalendern genom att markera rutan bredvid dess namn; avmarkera rutan för att dölja den.
BONUSTIPS: Se SharePoint-kalendern kombinerad med din personliga kalender, eller andra kalendrar, genom att använda Överlagringsläge. Detta lägger inte till SharePoint-händelserna i din kalender, men låter dig se alla händelser i ett enda kalendergaller.
Följ samma steg för att ansluta SharePoint Contacts Lists till dina Outlook-kontakter, eller SharePoint Tasks till Outlook Tasks. (OBS: I SharePoint Server 2013 med MySites aktiverad heter funktionen Sync to Outlook, och detta är en riktig synkroniseringsfunktion. Din MySite kommer att innehålla en huvudlista över alla dina uppgifter på alla webbplatser och inklusive uppgifter i Outlook.)
SharePoint Connect to Outlook fungerar även med diskussionsforum, bibliotek med mera
Många användare känner till hur man använder SharePoint Connect to Outlook för att visa och arbeta med objekt i kalendrar, kontakter och uppgifter. Vad som dock ofta förbises är möjligheten att använda den här funktionen för andra listor och till och med bibliotek.
Mappvyn i Outlook är den plats där du går in för att se alla SharePoint-listor (och bibliotek) som du är ansluten till. Du ser inte bara kalendrar, uppgiftslistor och kontaktlistor utan även alla andra SharePoint-listor och bibliotek. Titeln på varje anslutning börjar med namnet på den webbplats eller underwebbplats där listan finns, följt av namnet på den aktuella listan eller biblioteket. Återigen, de behörigheter du har för den listan i SharePoint kommer att överföras till Outlook.
För mer information om hur du arbetar med SharePoint-kalendrar, se mina tidigare blogginlägg Färgkodning av händelser i en SharePoint-kalender och SharePoint-kalenderöverlagring med ett bibliotek eller en annan lista. Håll ögonen öppna för fler inlägg om SharePoint-kalendrar.
PremierPoint Solutions erbjuder ett antal SharePoint-utbildningar, både på nybörjar- och mellannivå. Dessutom har vi ett ekonomiskt SharePoint CBT-alternativ för dem som föredrar en självgående videokurs.