Athens, Ga. – University of Georgia Office of the Registrar lanserade nyligen ett nytt elektroniskt ansöknings- och spårningssystem, vilket ger förbättrad service och ökad effektivitet för studenter och alumner som behöver sina UGA-utskrifter.
Det nya e-utskriftsprogrammet, som drivs av Avow Systems Inc., gör det möjligt för alla studenter och alumner med ett 810-identifieringsnummer att begära en certifierad PDF-fil av sina utskrifter som skickas antingen till dem själva eller till en tredje part – antingen till en framtida arbetsgivare eller till en annan skola eller högskola. Studenter och alumner som har fått ett 810-nummer kan logga in i det nya systemet.
”Innan vi lanserade e-utskriftstjänsten krävde vi att våra studenter och alumner skickade oss ett brev på papper med en begäran om att få sina utskrifter skickade, varefter vi behandlade deras begäran på vårt kontor och skickade en pappersutskrift med posten till mottagaren”, säger Jan Hathcote, registrator vid UGA. ”Hela processen tog ungefär två veckor, ibland längre, beroende på hur lång tid det tog för begäran att komma fram med posten och för returposten att nå sin destination.”
Förra hösten, efter att Hathcote utsetts till registrator sommaren 2011, kunde hennes kontor införliva det första steget i e-utskriftsprocessen så att användarna kunde skicka en begäran via ett onlineformulär, och en pappersutskrift genererades av registratorskontoret och skickades via förstklassig amerikansk post till mottagaren.”
”Det här påskyndade processen med flera dagar på framsidan, men processen var fortfarande inte så effektiv som vi hade tänkt oss”, säger Hathcote. ”Vi ville tillhandahålla en bättre tjänst som var mycket effektivare samtidigt som vi bibehöll säkerheten och tillförlitligheten.”
Den 1 maj kunde Hathcote och hennes personal ta nästa steg för att tillhandahålla en helt integrerad elektronisk process. I samarbete med Avow Systems Inc, ett företag som levererar autentiska dokument, gör det nya systemet för e-utskrifter det möjligt för den som begär en utskrift att beställa den online och få en certifierad PDF-fil inom några minuter, vilket förkortar handläggningstiden med flera dagar. Den certifierade PDF-filen gör det möjligt för endast autentiserade användare – de användare som utsetts av den person som begärt utskriften – att logga in och få tillgång till studentutskriften.
”Vi hade en student som kom till vårt kontor och behövde sin utskrift för en anställningsintervju två dagar senare. Vi kunde ge honom hans utskrift elektroniskt inom ett par minuter”, säger Hathcote, ”och han kunde samtidigt skicka sin utskrift i ett säkert, certifierat PDF-format till den person som intervjuade honom också.”
En ytterligare tjänst som ingår i Avow ger spårningsmöjligheter så att användaren vet exakt var utskriften finns. Detta lindrar oron för att veta om protokollen har skickats och tagits emot på rätt sätt. Det gör det också möjligt för studenter att bifoga kompletterande dokument, t.ex. CV, referensbrev och ansökningar tillsammans med sina utskrifter.
För mer information och för att göra beställningar av e-utskrifter, se http://www.reg.uga.edu/transcripts.