Uppdaterad kl. 09.00 den 24 december: Det här inlägget har uppdaterats för att förtydliga vem som är undantagen från lagen.
Med antagandet av Senate Bill 454 och guvernörens underskrift blev Oregon i år den fjärde delstaten som kräver att arbetsgivare ska erbjuda betald sjukledighet.
Från och med den 1 januari 2016 kräver lagen att arbetsgivare med 10 eller fler anställda ska ge dem minst 40 timmars betald sjukledighet – i stort sett fem dagar per år. Arbetsgivare med nio eller färre anställda måste ge 40 timmar obetald sjuktid.
I Portland är tröskeln lägre. Arbetsgivare med sex eller fler anställda måste erbjuda betald ledighet medan de med fem eller färre anställda måste erbjuda obetald sjuktid. Lagstiftarna gjorde ett undantag för Portland, som antog sin egen sjuklöneförordning två år tidigare, och upphävde i praktiken Eugenes lag, som skulle ha trätt i kraft den 1 juli och som skulle ha gällt alla arbetsgivare, oavsett storlek.
Den nya lagen gäller för arbetsgivare inom både den privata och den offentliga sektorn, men utesluter den federala regeringen. Den stora majoriteten av Oregons arbetskraft omfattas av lagen, vilket innebär att heltidsanställda, deltidsanställda, tillfälliga och säsongsanställda kommer att tjäna in sjukdagar.
Tyvärr motsatte sig företagsgrupperna i allmänhet det nya mandatet, men förespråkarna sade att det särskilt skulle hjälpa lågavlönade arbetstagare, och hänvisade till en studie som visade att nästan hälften av de anställda inom den privata sektorn i Oregon inte tjänar in några sjukdagar.
Statuten innehåller begränsade undantag för oberoende entreprenörer, vissa deltagare i arbetsträningsprogram och arbetsstudier samt personer som är anställda av en förälder, en make eller ett barn.
Med tanke på att Oregon ansluter sig till Kalifornien, Connecticut och Massachusetts vände sig The Oregonian/OregonLive till två lokala advokater som är insatta i arbetsrätt för att få mer information.
Nedan följer en redigerad konversation med Shenoa Payne, en advokat från Portland som företräder arbetstagare, och Jillian Pollock, en advokat från Lake Oswego som företräder arbetsgivare.
Q. Hur stor är den nya lagen?
Payne: Det är en rejäl utvidgning eftersom den gäller alla arbetsgivare i hela delstaten, inte bara Portland.
Pollock: Jag tror att det här flyttar mycket på nålen. Även de arbetsgivare som redan har en ledighetspolicy måste se över den för att se till att den överensstämmer med de nya lagarna.
När det gäller bokföring tror jag inte att det är någon större börda. Det handlar om att hålla reda på hur många sjuktimmar den anställde har samlat in och hålla reda på hur många sjuktimmar den anställde har använt.
Jillian Pollock (till vänster) och Shenoa Payne.
Q. Vem är berättigad till betald sjuktid?
Payne: Alla anställda som har arbetat för en kvalificerad arbetsgivare i minst 91 kalenderdagar kan använda sjuktid som har ackumulerats. Om du är en befintlig anställd den 1 januari kan du börja använda din sjukfrånvaro så snart den har samlats in. Den ackumuleras med en timme för varje 30 timmars arbetstid eller 1,3 timmar för varje 40 timmars arbetstid. Arbetsgivaren kan avgöra vad som gäller.
Sjukfrånvaron kan tas ut i timintervaller, såvida inte detta skulle innebära en otillbörlig svårighet för arbetsgivaren, i vilket fall arbetsgivaren har bevisbördan för att visa detta.
Pollock: Detta är bara ett golv. En mindre arbetsgivare kan alltid erbjuda betald sjuktid och kanske vill göra det för att attrahera och behålla anställda.
Q. Vad kan betald sjuktid användas till?
Payne: Betald sjuktid eller obetald sjuktid kan användas för fysisk eller psykisk sjukdom, skador eller läkarbesök för behandling eller förebyggande vård.
Det kan användas för ditt eget hälsotillstånd eller för att ta hand om en familjemedlem som lider av något av dessa tillstånd.
Pollock: Det kan också användas i vissa situationer som rör våld i hemmet – stalking och sexuella övergrepp. Om du har en situation där en anställd är offer för våld i hemmet och behöver träffa brottsbekämpande myndigheter eller gå till ett domstolsförhör eller söka rådgivning för offret, kan den anställde använda sjuktid. Anställda kan också använda den om de har ett sjukt barn hemma och barnet inte kan lämnas ensamt.
Sjuktidsseminarier för arbetsgivare
Byrån för arbete och industrier kommer att hålla en rad delstatliga seminarier i början av 2016 för arbetsgivare som vill lära sig mer om Oregons nya sjuktidslag.
Seminarierna från januari till mars kommer att förklara detaljerna i de utökade skydd som antogs av 2015 års lagstiftande församling. Totalt 26 sessioner på två timmar planeras i 19 städer från den 6 januari till den 16 mars.
Anmälan kostar 25 dollar per person. Arbetsgivare kan reservera en plats genom att skicka ett e-postmeddelande till myndigheten på
Och även om mötesplatserna fortfarande håller på att säkras finns uppgifter om dagar, tider och städer på myndighetens
. Ytterligare information: (971) 673-0824.
Q. Vad definieras en familjemedlem?
Payne: ”Familjemedlem” enligt den nya lagen definieras på samma sätt som enligt Oregon Family Medical Leave Act – det omfattar makar, föräldrar och barn (biologiska, adoptiv- eller fosterbarn), mor- och farföräldrar och barnbarn, svärföräldrar och alla som den anställde har ett juridiskt föräldraansvar för.
Q. När krävs läkarintyg för att ta ut betald sjuktid?
Pollock: Det krävs aldrig. Men en arbetsgivare kan begära medicinsk verifikation om en anställd har använt sjuktid under fyra eller fler schemalagda arbetsdagar.
Payne: Arbetsgivaren kan begära medicinsk verifikation, men arbetsgivaren måste stå för alla kostnader i samband med den medicinska verifikationen. Arbetsgivaren kan också kräva det om en anställd missbrukar sjuktid – till exempel om det finns ett mönster av frånvaro eller missbruk.
Arbetsgivaren kan också kräva medicinsk verifikation om en anställd underlåter att lämna meddelande. Om sjukfrånvaron är förutsägbar, som vid ett läkarbesök, ska du ge ett rimligt varsel. Om du blir sjuk ska du meddela detta så snart som möjligt.
Q. Vad anser du om hur väl båda parter – arbetsgivare och arbetstagare – är förberedda på den nya lagen?
Payne: Jag har ingen uppfattning om det överhuvudtaget. Jag hoppas att arbetsgivarna utbildas om sina skyldigheter, för om de inte gör det kan en anställd väcka talan mot Bureau of Labor and Industries för underlåtenhet att tillhandahålla sjuktid eller om en arbetsgivare utövar repressalier mot en anställd som begärt sjuktid. Arbetsgivarna måste verkligen förstå sina skyldigheter och de anställda måste förstå sina rättigheter.
Pollock: I min praktik har vi sett varierande reaktioner. En liten andel, kanske 20 procent, var medvetna om att lagstiftaren undersökte möjligheten att införa en lag om betald eller obetald sjukledighet, så de blev inte förvånade när lagen antogs. Några, återigen ungefär 20 procent, blev helt överraskade när de först fick reda på det under den senaste månaden eller de senaste två månaderna. Majoriteten befann sig i mitten – de visste att något var på gång men visste inte om det skulle påverka deras verksamhet.
Jag besökte en klients arbetsplats i veckan och jag tror att alla anställda visste att det fanns en ny lag som skulle gynna dem, men de visste verkligen inte hur omfattande den var. Jag började gå igenom en lista över tillåtna skäl för att använda betald sjuktid och de blev förvånade över hur omfattande den är.
Q. Vad oroar sig arbetsgivarna för?
Pollock: Det har funnits tre huvudområden där man har oroat sig:
Kostnader. Hur kommer det att påverka slutresultatet. För de arbetsgivare som redan erbjuder någon form av betald sjukledighet är det ett mindre problem. För mindre eller medelstora arbetsgivare, särskilt de som inte har en stor vinstmarginal, är de djupt oroade över kostnaderna.
Administration. Hur ska jag hålla reda på detta? Vilken typ av system behöver jag ha på plats? Behöver jag extra hjälp för att göra detta eller finns det redan någon i personalen som kan sköta det?
Missbruk av anställda. Att anställda som inte är sjuka kommer att ta ut betald sjuktid som semester eller liknande.
Q. Vad kan en arbetsgivare göra om en anställd har ”måndagsmorgonstankar” – till exempel efter att ha firat Super Bowl?
Pollock: Arbetsgivare måste utbilda sina anställda om vad som är tillåtet att använda sjuktid till. Arbetsgivarna måste ha en skriftlig policy mot missbruk av sjuktid. Och om arbetsgivaren misstänker att en anställd har missbrukat sin sjuktid är det till stor hjälp att ha dokumentation som visar att den anställde har lämnat jobbet sjukt tidigt varje fredag de senaste fem gångerna eller de senaste två månaderna – eller att han eller hon har en tendens att vara sjuk de dagar då University of Oregon spelar en fotbollsmatch.
Arbetsgivaren måste ha ett samtal med den anställde och ge honom eller henne råd, beroende på situationen.
Q. Finns det några områden med förvirring som du hör talas om? Några myter eller missuppfattningar?
Payne: Jag tror att det råder förvirring om vad som händer med de tidigare lagarna i Portland och Eugene. Folk har vant sig vid att ha dessa lokala lagar och nu kommer den statliga lagen att åsidosätta dem när den träder i kraft.
Pollock: Jag får många frågor om hur sjuktid kan beräknas. Enligt stadgan finns det två metoder för att tjäna in sjuktid i takt med att man arbetar, baserat på antalet arbetade timmar. Eller så finns det frontloading, där arbetsgivaren tilldelar ett visst antal timmar i början av året, kanske 40 timmar. Jag får många frågor om dessa två alternativ. Vilket som är bäst beror på företaget.
Q. Vad hör du från kunderna? Och vad säger du till dem?
Payne: Jag hör inget särskilt. Jag kan säga att det under lång tid har funnits ett behov av en lag av det här slaget, särskilt för familjer med en ensamstående förälder. De har helt enkelt inte råd att ta ledigt för att ta hand om sina barn. Den här lagen kommer att göra en enorm skillnad för dem.
Pollock: De flesta arbetsgivare har accepterat den nya lagen och tittar bara på de bästa sätten att få den att fungera för deras verksamhet. Jag har haft en mindre grupp arbetsgivare som är mer upprörda över detta. De anser att det är en onödig lag om de redan ger sina anställda sjukledighet och att detta bara är ytterligare en nivå av regler och byråkrati.
Jag har granskat en hel del anställningspolicyer och var tvungen att göra revideringar av nästan alla för att se till att de följer den nya lagen.
En hel del policyer tillät den anställde att använda ledighet för semester eller egen sjukdom men inte nödvändigtvis för familjemedlemmar. Andra policys gjorde det möjligt för en anställd att samla in sjuktid men lät honom eller henne inte överföra oanvänd sjuktid.
Generellt sett måste en arbetsgivare nu låta en anställd överföra upparbetad, oanvänd sjuktid från ett år till nästa. Arbetsgivaren kan fastställa vissa begränsningar – ett maximalt tak på 80 timmar – och kan också begränsa den anställde till att endast använda 40 timmar per år.
Q. Vad händer om en arbetsgivare inte följer reglerna? Vilka möjligheter har den anställde?
Pollock: En anställd kan klaga på arbetsgivaren internt genom personalavdelningen eller lämna in ett klagomål till Bureau of Labor and Industries, som har befogenhet att utreda och utdöma civilrättsliga påföljder vid bristande efterlevnad. Om en anställd i vissa situationer anser att han eller hon har blivit diskriminerad eller utsatts för repressalier för att han eller hon har använt eller frågat om sjuktid, kan han eller hon lämna in en civilrättslig stämning.
Payne: Generellt sett företräds en enskild person inte av en advokat om han eller hon väcker talan hos BOLI. BOLI har befogenhet att vidta flera åtgärder, bland annat att utdöma en civilrättslig påföljd, som kan överstiga 1 000 dollar om överträdelsen är avsiktlig.
En civilrättslig talan kan också vara ett effektivt sätt att upprätthålla lagen. Ibland medför det ytterligare hot om verkställighet. Om en anställd har förlorat lön eller blivit utsatt för repressalier kan en civilrättslig åtgärd vara ett bättre sätt att genomdriva lagen. Det beror på om personen nekades sjukledighet eller drabbades av en mer extrem form av repressalier – förlust av ett jobb eller en jobbmöjlighet eller ibland trakasserier för att ha begärt rättigheter enligt lagen.
Q. Avslutande tankar?
Payne:
Federala anställda är undantagna enligt lagen. Lagen får inte heller tillämpas på fackligt anställda under begränsade omständigheter.
Pollock: Den här lagen kommer inte att försvinna. Arbetsgivarna måste ta itu med förändringar i sina policyer eller anta nya policyer nu och de anställda bör lära sig vilka deras nya rättigheter är.
— George Rede
[email protected]
503-294-4004
@georgerrede
.