Når det kommer til kommunikation, har vi alle en tendens til at tro, at vi er ret gode til det. Sandheden er, at selv de af os, der er gode kommunikatører, ikke er nær så gode, som vi tror, vi er. Denne overvurdering af vores evne til at kommunikere forstærkes, når vi interagerer med mennesker, som vi kender godt.
Forskere fra University of Chicago Booth School of Business satte denne teori på prøve, og det, de opdagede, er forbløffende. I undersøgelsen parrede forskerne forsøgspersoner med personer, som de kendte godt, og derefter igen med personer, som de aldrig havde mødt. Forskerne opdagede, at personer, der kendte hinanden godt, ikke forstod hinanden bedre end personer, der lige havde mødt hinanden! Endnu værre er det, at deltagerne ofte overvurderede deres evne til at kommunikere, og dette var mere udtalt med personer, som de kendte godt.
Når vi kommunikerer med mennesker, som vi kender godt, så gør vi formodninger om, hvad de forstår – formodninger, som vi ikke tør gøre med fremmede mennesker. Denne tendens til at overvurdere, hvor godt vi kommunikerer (og hvor godt vi bliver forstået), er så udbredt, at psykologer endda har et navn for den: nærheds-kommunikationsbias.
“Forståelsen “Det, jeg ved, er anderledes end det, du ved” er afgørende for effektiv kommunikation,” siger Kenneth Savitsky, leder af undersøgelsen, “men denne indsigt kan være undvigende. Nogle kan faktisk være på samme bølgelængde, men måske ikke så meget, som de tror. Man bliver forhastet og optaget, og man holder op med at tage den anden persons perspektiv.”
Relateret: Sådan får du straks kontakt med hvem som helst
Tager handling
Kommunikation er det virkelige ledelsesarbejde; du kan simpelthen ikke blive en god leder, før du er en god kommunikator. Store kommunikatører inspirerer folk. De skaber en forbindelse, der er ægte, følelsesmæssig og personlig. Og store kommunikatører skaber denne forbindelse gennem en forståelse af mennesker og en evne til at tale direkte til deres behov på en måde, som de er parate til at høre.
De otte strategier, der følger, vil hjælpe dig med at overvinde den kommunikationsbias, der har en tendens til at holde os tilbage over for alle, vi møder, især dem, vi kender godt. Anvend disse strategier, og se dine kommunikationsfærdigheder nå nye højder.
Tal til grupper som til enkeltpersoner.
Som leder er du ofte nødt til at tale til grupper af mennesker. Uanset om det er et lille teammøde eller et møde i hele virksomheden, skal du udvikle et niveau af intimitet i din tilgang, der får hver enkelt person i rummet til at føle, at du taler direkte til ham eller hende. Tricket er at fjerne distraktionen fra mængden, så du kan levere dit budskab, ligesom du ville gøre, hvis du talte til en enkelt person. Du skal være følelsesmæssigt ægte og udstråle de samme følelser, den samme energi og den samme opmærksomhed, som du ville gøre i et enkeltstående møde (i modsætning til den angst, der følger med at være foran folk). Evnen til at klare dette er kendetegnende for god ledelseskommunikation.
Tal, så folk vil lytte.
Gode kommunikatører læser deres publikum (grupper og enkeltpersoner) omhyggeligt for at sikre, at de ikke spilder deres åndedræt på et budskab, som folk ikke er klar til at høre. At tale, så folk vil lytte, betyder, at du tilpasser dit budskab i farten for at holde dig til dit publikum (hvad de er klar til at høre, og hvordan de er klar til at høre det). At tale i langdrag for at sikre sig, at man har sagt det, man ville sige, har ikke den samme effekt på folk som at engagere dem i en meningsfuld dialog, hvor der udveksles idéer. Modstå trangen til for enhver pris at få din pointe fremført. Når din snak fører til, at folk stiller gode spørgsmål, ved du, at du er på rette vej.
Lyt, så folk vil tale.
En af de mest katastrofale fristelser for en leder er at behandle kommunikation som en ensrettet vej. Når du kommunikerer, skal du give folk rig mulighed for at sige deres mening. Hvis du opdager, at du ofte har det sidste ord i samtaler, er det sandsynligvis noget, du skal arbejde på.
Lytte handler ikke kun om at høre ord; det handler også om at lytte til tonen, hastigheden og lydstyrken i stemmen. Hvad er det, der bliver sagt? Er der noget, der ikke bliver sagt? Hvilke skjulte budskaber under overfladen findes der? Når nogen taler til dig, skal du stoppe alt andet og lytte fuldt ud, indtil den anden person er færdig med at tale. Når du er i en telefonsamtale, skal du ikke skrive en e-mail. Når du mødes med nogen, så luk døren og sæt dig i nærheden af personen, så du kan fokusere og lytte. Enkle adfærdsformer som disse vil hjælpe dig med at blive i nuet, opfange de signaler, som den anden person sender, og gøre det klart, at du virkelig vil høre, hvad han eller hun siger.
Relateret: 8 kraftfulde måder, hvorpå ledere med overbevisning motiverer os
Forbind dig følelsesmæssigt.
Maya Angelou sagde det bedst: “Folk vil glemme, hvad du sagde og gjorde, men de vil aldrig glemme, hvordan du fik dem til at føle.” Som leder er din kommunikation impotent, hvis folk ikke forbinder sig med den på et følelsesmæssigt plan. Det er svært for mange ledere at gøre det, fordi de føler, at de er nødt til at fremstå som en bestemt persona. Lad det ligge. For at få kontakt med dine medarbejdere på det følelsesmæssige plan skal du være gennemsigtig. Vær menneskelig. Vis dem, hvad der driver dig, hvad du holder af, hvad der får dig til at stå ud af sengen om morgenen. Udtryk disse følelser åbent, og du vil skabe en følelsesmæssig forbindelse med dine medarbejdere.
Læs kropssprog.
Din autoritet gør det svært for folk at sige, hvad der virkelig ligger dem på sinde. Uanset hvor godt et forhold du har til dine underordnede, så snyder du dig selv, hvis du tror, at de er lige så åbne over for dig, som de er over for deres kollegaer. Så du skal blive dygtig til at forstå uudtalte budskaber. Den største rigdom af information ligger i folks kropssprog. Kroppen kommunikerer nonstop og er en rigelig kilde til information, så hold målrettet øje med kropssproget under møder og afslappet samtale. Når du først har indstillet dig på kropssproget, vil budskaberne blive tydelige og klare. Vær lige så opmærksom på det, der ikke bliver sagt, som på det, der bliver sagt, og du vil afdække fakta og holdninger, som folk ikke er villige til at udtrykke direkte.
Forbered dine intentioner.
En lille forberedelse gør meget for at sige det, du ville sige, og for at få en samtale til at opnå den tilsigtede virkning. Du skal ikke forberede en tale, men udvikle en forståelse af, hvad fokus i en samtale skal være (for at folk kan høre budskabet), og hvordan du vil opnå dette. Din kommunikation vil være mere overbevisende og på punkt og prikke, når du forbereder din hensigt i forvejen.
Skip jargonen.
Erhvervslivet er fyldt med jargon og metaforer, som er harmløse, når folk kan forholde sig til dem. Problemet er, at de fleste ledere overanvender jargon og fremmedgør deres underordnede og kunder med deres “forretningssprog”. Brug det sparsomt, hvis du ønsker at få kontakt med dine medarbejdere. Ellers kommer du til at virke uoprigtig.
Praktiser aktiv lytning.
Aktiv lytning er en simpel teknik, der sikrer, at folk føler sig hørt, hvilket er en vigtig komponent i god kommunikation. Sådan praktiserer du aktiv lytning:
- Brug mere tid på at lytte, end du gør på at tale.
- Besvar ikke spørgsmål med spørgsmål.
- Undgå at afslutte andres sætninger.
- Fokuser mere på den anden person, end du gør på dig selv.
- Fokuser på det, som folk siger lige nu, ikke på deres interesser.
- Reframe det, som den anden person har sagt, for at sikre dig, at du forstår ham eller hende korrekt (“Så du fortæller mig, at dette budget skal overvejes yderligere, ikke?”)
- Tænk over, hvad du vil sige, når en person er færdig med at tale, ikke mens han eller hun taler.
- Spørg masser af spørgsmål.
- Underbryd aldrig.
- Lad være med at tage noter.
Sammenfatte det hele
Som du arbejder på at anvende disse strategier, skal du forsøge at undgå at bide mere af, end du kan tygge. Det er tilstrækkeligt at arbejde med en til tre strategier ad gangen. Hvis du forsøger at tage fat på mere, end du kan klare, vil du ikke se så store fremskridt, som du ville gøre, hvis du indsnævrede dit fokus. Når du er blevet effektiv med en bestemt strategi, kan du tage en anden strategi i stedet. Kommunikation er et dynamisk element i lederskab, som er sammenflettet med det meste af det, du gør hver dag. Du vil få rig mulighed for at forbedre dine evner inden for denne vigtige færdighed.
Relateret: En version af denne artikel blev først udgivet på TalentSmart.