När det gäller kommunikation har vi alla en tendens att tro att vi är ganska bra på det. Sanningen är att även de av oss som är bra på att kommunicera inte alls är lika bra som vi tror att vi är. Denna överskattning av vår förmåga att kommunicera förstärks när vi interagerar med personer som vi känner väl.
Forskare vid University of Chicago Booth School of Business satte denna teori på prov och vad de upptäckte är häpnadsväckande. I studien parade forskarna försökspersoner med personer som de kände väl och sedan igen med personer som de aldrig hade träffat. Forskarna upptäckte att personer som kände varandra väl inte förstod varandra bättre än personer som precis hade träffats! Ännu värre är att deltagarna ofta överskattade sin förmåga att kommunicera, och detta var mer uttalat med personer som de kände väl.
När vi kommunicerar med personer som vi känner väl gör vi antaganden om vad de förstår – antaganden som vi inte vågar göra med främlingar. Denna tendens att överskatta hur väl vi kommunicerar (och hur väl vi blir förstådda) är så utbredd att psykologer till och med har ett namn för den: närhetskommunikationsbias.
”Förståelsen ”Det jag vet skiljer sig från det du vet” är avgörande för en effektiv kommunikation”, säger Kenneth Savitsky, som ledde studien, ”men den insikten kan vara svårfångad. Vissa kan faktiskt vara på samma våglängd, men kanske inte så mycket som de tror. Man blir stressad och upptagen, och man slutar att ta den andra personens perspektiv.”
Relaterat: Hur man omedelbart får kontakt med vem som helst
Att vidta åtgärder
Kommunikation är ledarskapets verkliga arbete; du kan helt enkelt inte bli en bra ledare förrän du är en bra kommunikatör. Stora kommunikatörer inspirerar människor. De skapar en kontakt som är verklig, känslomässig och personlig. Och stora kommunikatörer skapar denna förbindelse genom att förstå människor och genom en förmåga att tala direkt till deras behov på ett sätt som de är beredda att höra.
De åtta strategier som följer kommer att hjälpa dig att övervinna den kommunikationsbias som tenderar att hålla oss tillbaka med alla vi möter, särskilt med dem vi känner väl. Tillämpa dessa strategier och se hur din kommunikationsförmåga når nya höjder.
Tala till grupper som individer.
Som ledare måste du ofta tala till grupper av människor. Oavsett om det handlar om ett litet teammöte eller en sammankomst för hela företaget måste du utveckla en nivå av intimitet i ditt tillvägagångssätt som gör att varje individ i rummet känner att du talar direkt till honom eller henne. Tricket är att eliminera distraktionen från mängden så att du kan leverera ditt budskap precis som du skulle ha gjort om du hade talat till en enskild person. Du vill vara känslomässigt äkta och utstråla samma känslor, energi och uppmärksamhet som du skulle göra i enrum (i motsats till den ångest som uppstår när du står inför människor). Förmågan att lyckas med detta är kännetecknet för bra ledarskapskommunikation.
Prata så att folk lyssnar.
Goda kommunikatörer läser sin publik (grupper och individer) noggrant för att se till att de inte slösar bort sin andedräkt på ett budskap som folk inte är redo att höra. Att prata så att folk lyssnar innebär att du justerar ditt budskap i farten för att hålla dig till din publik (vad de är redo att höra och hur de är redo att höra det). Att dröna på för att försäkra sig om att du har sagt vad du ville säga har inte samma effekt på människor som att engagera dem i en meningsfull dialog där det sker ett utbyte av idéer. Motstå behovet av att till varje pris driva igenom din ståndpunkt. När ditt prat leder till att folk ställer bra frågor vet du att du är på rätt väg.
Lyssna så att folk pratar.
En av de mest katastrofala frestelserna för en ledare är att behandla kommunikation som en enkelriktad gata. När du kommunicerar måste du ge människor stora möjligheter att säga vad de tycker. Om du märker att du ofta får sista ordet i samtalen är detta troligen något du behöver arbeta med.
Lyssna handlar inte bara om att höra ord, utan också om att lyssna på tonfallet, hastigheten och volymen i rösten. Vad är det som sägs? Är det något som inte sägs? Vilka dolda budskap under ytan finns det? När någon talar till dig ska du stoppa allt annat och lyssna helt och hållet tills den andra personen har talat färdigt. När du har ett telefonsamtal ska du inte skriva ett e-postmeddelande. När du träffar någon, stäng dörren och sätt dig nära personen så att du kan fokusera och lyssna. Enkla beteenden som dessa hjälper dig att stanna kvar i det nuvarande ögonblicket, fånga upp de signaler som den andra personen sänder och göra det tydligt att du verkligen lyssnar på vad han eller hon säger.
Relaterat: 8 kraftfulla sätt som ledare med övertygelse motiverar oss
Koppla ihop dig känslomässigt.
Maya Angelou sa det bäst: ”Människor kommer att glömma vad du sa och gjorde, men de kommer aldrig att glömma hur du fick dem att känna sig.” Som ledare är din kommunikation impotent om människor inte kopplar sig till den på en känslomässig nivå. Detta är svårt för många ledare att klara av eftersom de känner att de måste projicera en viss persona. Släpp det. För att få kontakt med dina medarbetare på det känslomässiga planet måste du vara transparent. Var mänsklig. Visa dem vad som driver dig, vad du bryr dig om, vad som får dig att gå upp ur sängen på morgonen. Uttryck dessa känslor öppet och du kommer att skapa en känslomässig kontakt med dina medarbetare.
Läs kroppsspråket.
Din auktoritet gör det svårt för människor att säga vad de verkligen tänker. Oavsett hur bra relation du har med dina underordnade, lurar du dig själv om du tror att de är lika öppna med dig som de är med sina kollegor. Därför måste du bli skicklig på att förstå outtalade budskap. Den största informationsrikedomen finns i människors kroppsspråk. Kroppen kommunicerar oavbrutet och är en riklig källa till information, så titta målmedvetet på kroppsspråket under möten och i vardagliga samtal. När du väl har anpassat dig till kroppsspråket kommer budskapen att bli tydliga och klara. Var lika uppmärksam på det som inte sägs som på det som sägs, och du kommer att upptäcka fakta och åsikter som människor är ovilliga att uttrycka direkt.
Förbered dig på dina avsikter.
En liten förberedelse räcker långt för att du ska kunna säga det du ville säga och för att ett samtal ska få den avsedda effekten. Förbered inte ett tal, utan utveckla en förståelse för vad fokus i ett samtal måste vara (för att människor ska höra budskapet) och hur du ska åstadkomma detta. Din kommunikation blir mer övertygande och träffsäker när du förbereder din avsikt i förväg.
Skippa jargongen.
Företagsvärlden är fylld av jargong och metaforer som är ofarliga när människor kan relatera till dem. Problemet är att de flesta ledare överanvänder jargong och alienerar sina underordnade och kunder med sitt ”affärsspråk”. Använd det sparsamt om du vill få kontakt med dina medarbetare. Annars kommer du att framstå som oärlig.
Praktisera aktivt lyssnande.
Aktivt lyssnande är en enkel teknik som ser till att människor känner sig hörda, vilket är en viktig del av god kommunikation. För att öva aktivt lyssnande:
- Lägg mer tid på att lyssna än på att prata.
- Besvara inte frågor med frågor.
- Undvik att avsluta andras meningar.
- Focussera dig mer på den andra personen än du gör på dig själv.
- Fokusera på vad folk säger just nu, inte på vad deras intressen är.
- Reframatisera vad den andra personen har sagt för att försäkra dig om att du har förstått honom eller henne korrekt (”Så du säger att den här budgeten behöver övervägas ytterligare, eller hur?”)
- Tänk på vad du ska säga efter att någon har talat färdigt, inte medan han eller hon talar.
- Ställ många frågor.
- Avbryt aldrig.
- Förteckna inte.
Sammanfatta allting
När du arbetar för att använda dessa strategier, försök att undvika att bita i mer än du kan tugga. Det räcker med att arbeta med en till tre strategier i taget. Om du försöker ta dig an mer än du kan hantera kommer du inte att se lika stora framsteg som om du hade begränsat ditt fokus. När du har blivit effektiv i en viss strategi kan du ta dig an en annan i stället. Kommunikation är en dynamisk del av ledarskapet som är sammanflätad med det mesta du gör varje dag. Du kommer att få gott om tillfällen att förbättra dina färdigheter i denna kritiska färdighet.
Relaterat: En version av den här artikeln publicerades först på TalentSmart.