Lesson 16: Sorting and Filtering Data
/fi/googlespreadsheets/working-with-functions/content/
Introduction
Google Sheetsin avulla voit analysoida ja työskennellä huomattavan tietomäärän kanssa. Kun lisäät taulukkolaskentataulukkoon lisää sisältöä, tietojen järjestämisestä siinä tulee tärkeää. Google Sheetsin avulla voit järjestellä tietoja uudelleen lajittelemalla ja soveltamalla niihin suodattimia. Voit lajitella tietosi järjestämällä ne aakkosjärjestykseen tai numeerisesti, tai voit soveltaa suodatinta tietojen rajaamiseksi ja joidenkin tietojen piilottamiseksi näkyvistä.
Tällä oppitunnilla opit lajittelemaan tietoja, jotta voit tarkastella ja järjestellä taulukkolaskentataulukkosi sisältöä paremmin. Opit myös suodattamaan tietoja, jotta saat näkyviin vain tarvitsemasi tiedot.
Lajittelun lajittelutyypit
Tietoja lajitellessasi on tärkeää päättää ensin, haluatko lajittelun kohdistuvan koko arkistoon vai valittuun soluun.
- Lajittele arkkia Järjestele arkkia järjestelee taulukkolaskentataulukkosi kaikki tiedot yhden sarakkeen mukaan. Toisiinsa liittyvät tiedot kullakin rivillä pysyvät yhdessä, kun lajittelua sovelletaan. Alla olevassa kuvassa Nimi-sarake on lajiteltu näyttämään asiakkaiden nimet aakkosjärjestyksessä. Kunkin asiakkaan osoitetiedot on pidetty kunkin vastaavan nimen yhteydessä.
- Lajittelualue lajittelee tiedot solualueella, mikä voi olla hyödyllistä, kun työskennellään useita taulukoita sisältävän arkin kanssa. Alueen lajittelu ei vaikuta työarkin muuhun sisältöön.
Lajittelemalla arkki:
Esimerkissämme lajittelemme asiakasluettelon aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan. Jotta lajittelu toimisi oikein, laskentataulukkosi tulisi sisältää otsikkorivi, jota käytetään kunkin sarakkeen nimen tunnistamiseen. Jäädytämme otsikkorivin, jotta otsikkotunnisteet eivät tule mukaan lajitteluun.
- Napsauta Näytä ja vie hiiri Jäädytä. Valitse 1 rivi avautuvasta valikosta.
- Otsikkorivi jäädytetään. Päätä, mikä sarake lajitellaan, ja napsauta sitten sarakkeen solua.
- Napsauta Data ja valitse Lajittele arkki sarakkeen mukaan, A-Z (nouseva) tai Lajittele arkki sarakkeen mukaan, Z-A (laskeva). Esimerkissämme valitsemme Sort Sheet by column, A-Z.
- Lomake lajitellaan valintasi mukaan.
Välialueen lajittelu:
Esimerkissämme valitsemme T-paitojen tilauslomakkeen toissijaisen taulukon lajitellaksemme tilattujen paitojen määrän luokan mukaan.
- Valitse solualue, jonka haluat lajitella. Esimerkissämme valitsemme solualueen G3:H6.
- Klikkaa Data ja valitse Lajittele alue -pudotusvalikosta.
- Lajittelun valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse haluamasi sarake, jonka mukaan haluat lajitella.
- Valitse nouseva tai laskeva. Esimerkissämme valitsemme laskevan (Z-A). Napsauta sitten Lajittele.
- Välialue lajitellaan valintojesi mukaan (esimerkissämme tiedot on lajiteltu laskevaan järjestykseen Tilaukset-sarakkeen mukaan).
Suodattimen luominen:
Esimerkissämme sovellamme suodatinta laitekirjanpitotaulukkoon näyttääksemme näytössä vain ne kannettavat tietokoneet ja projektorit, jotka ovat saatavissa kassalle. Jotta lajittelu toimisi oikein, työtaulukkosi tulisi sisältää otsikkorivi, jota käytetään kunkin sarakkeen nimen tunnistamiseen. Jäädytämme otsikkorivin, jotta otsikkotunnisteet eivät sisälly suodattimeen.
- Napsauta Näytä ja vie hiiren kursori Jäädytä. Valitse 1 rivi avautuvasta valikosta.
- Klikkaa mitä tahansa solua, joka sisältää tietoja.
- Klikkaa Suodata-painiketta.
- Jokaiseen sarakkeen otsikkoriviin ilmestyy pudotusnuoli.
- Klikkaa suodatettavaksi haluamasi sarakkeen pudotusnuolta. Esimerkissämme suodatamme sarakkeen B, jotta näemme vain tietyntyyppiset laitteet.
- Poista kaikki tarkistukset napsauttamalla Tyhjennä.
- Valitse suodatettavat tiedot ja napsauta OK. Tässä esimerkissä valitaan kannettava tietokone ja projektori, jotta näkymässä näkyvät vain nämä laitetyypit.
- Tiedot suodatetaan, jolloin kaikki sisältö, joka ei vastaa kriteerejä, piilotetaan väliaikaisesti. Esimerkissämme näkyvät vain kannettavat tietokoneet ja projektorit.
Monien suodattimien käyttäminen
Suodattimet ovat kumulatiivisia, eli voit käyttää useita suodattimia tulosten rajaamiseksi. Tässä esimerkissä olemme jo suodattaneet työtaulukkomme siten, että se näyttää kannettavat tietokoneet ja projektorit, ja haluaisimme rajata sitä edelleen siten, että se näyttää vain ne kannettavat tietokoneet ja projektorit, jotka on lainattu elokuussa.
- Napsauta haluamasi sarakkeen pudotusnuolta. Tässä esimerkissä lisäämme suodattimen sarakkeeseen D, jotta voimme tarkastella tietoja päivämäärän mukaan.
- Merkitse valintaruudut tai poista ne sen mukaan, mitä tietoja haluat suodattaa, ja napsauta sitten OK. Esimerkissämme poistamme valintaruudun kaikista muista paitsi elokuusta.
- Uusi suodatin otetaan käyttöön. Esimerkissämme työarkki on nyt suodatettu siten, että se näyttää vain kannettavat tietokoneet ja projektorit, jotka on lainattu elokuussa.
Jos teet yhteistyötä muiden kanssa työarkilla, voit luoda suodatinnäkymän. Suodatusnäkymän luomisen avulla voit suodattaa tietoja vaikuttamatta muiden näkemykseen tiedoista; se vaikuttaa vain omaan näkemykseesi. Voit myös nimetä näkymiä ja tallentaa useita näkymiä. Voit luoda suodatinnäkymän napsauttamalla Suodata-painikkeen vieressä olevaa pudotusnuolta.
Poista kaikki suodattimet:
- Napsauta Suodata-painiketta, ja laskentataulukko palaa alkuperäiseen ulkoasuunsa.
Haastetta!”
- Avaa esimerkkitiedostomme. Varmista, että olet kirjautunut Googleen, ja valitse sitten Tiedosto > Tee kopio.
- Valitse Varustelukirja-välilehti, jos se ei ole vielä auki.
- Jäädytä rivi 1.
- Lajittele laskentataulukko Checked Out -päivämäärän mukaan viimeisimmästä vanhimpaan.
Vihje: Lajittele sarakkeen D mukaan Z:stä A:han. - Lajittele alue A2:F9 sarakkeen B mukaan sarakkeesta A:sta Z:hen.
Vihje: Varmista, että tietojen vieressä oleva valintaruutu on otsikkorivillä jätetään valitsematta. - Suodata laskentataulukko niin, että siinä näkyvät vain laitteet, joita ei ole koskaan tarkastettu.
Vihje: Suodata sarake E niin, että se näyttää solut, jotka ovat tyhjiä. - Kun olet valmis, laskentataulukkosi pitäisi näyttää tältä:
/fi/googlespreadsheets/understanding-the-new-google-sheets/content/