La gestione del tempo è un’abilità. E come ogni altra abilità, è possibile migliorarla. Ed è allora che le attività di gestione del tempo diventano utili.
Ti aiutano ad affinare le tue capacità di gestione del tempo. E così diventi più produttivo con il tuo tempo e con un forte equilibrio tra lavoro e vita privata.
Siamo onesti:
Molti di noi vorrebbero poter aggiungere qualche ora all’orologio.
Ma la verità è che abbiamo solo 24 ore al giorno per raggiungere i nostri obiettivi personali e professionali.
E passiamo solo una piccola parte di quel tempo dedicato alla nostra giornata lavorativa. È necessario essere produttivi e fare le cose durante quel breve lasso di tempo.
E così ci lamentiamo di non avere abbastanza tempo:
- “Non riesco mai a completare le mie cose da fare per il giorno” (ecco il mio formato raccomandato per lado list format)
- “I miei colleghi mi interrompono sempre” (così non hai mai la possibilità di completare il Deep Work)
- “Perdo un sacco di tempo in riunioni inutili”
- “Spendo un sacco di tempo ogni giorno a elaborare le email” (ecco come trasformarlo in un GTD Gmail e produttività email)
- “Anche se faccio molte cose, non sento mai che sto facendo progressi” (produttività = lavoro significativo + progresso)
Suona familiare?
Non c’è da stupirsi che la gestione del tempo sia l’abilità più importante da imparare e padroneggiare.
Come si fa a sviluppare buone capacità di gestione del tempo?
Un ottimo modo per imparare ad essere più efficienti sul lavoro è usare attività di gestione del tempo.
Tabella del contenuto
Le 7 attività di gestione del tempo più efficaci da praticare da soli e con i colleghi
Imparare nuove abilità giocando può essere molto più efficiente. Ed è più divertente che cercare risorse di formazione per aiutarti a padroneggiare un nuovo compito.
Vuoi diventare più produttivo e gestire meglio il tuo tempo?
Ecco le 7 migliori attività di gestione del tempo che puoi usare per migliorare le tue capacità di gestione del tempo.
1. $86,400
Chiamo questa prima attività di gestione del tempo $86,400.
E’ un eccellente esercizio per comprendere l’importanza di usare saggiamente il tempo.
Puoi giocare da solo o con un gruppo di colleghi.
Ecco le regole:
- Tutti hanno 86.400 dollari da spendere
- Puoi fare qualsiasi cosa con questi soldi, tranne moltiplicare la loro somma attuale
- Devi spenderli entro un giorno. Altrimenti li perdi
- E non puoi mettere in banca più soldi al giorno
Ora:
Fai scrivere alla tua squadra come spenderebbero i loro 86.400 dollari.
Quando tutti hanno completato la loro lista, riunisci la tua squadra e discuti perché e come hanno speso i soldi.
Come avrai già capito, questa attività di gestione del tempo non riguarda il denaro.
Ogni giorno ha 86.400 secondi e il modo in cui scegli di spenderli fa un mondo di differenza.
Cosa succede quando ti avvicini al tuo tempo con questo tipo di mentalità?
Puoi gestire meglio le tue attività quotidiane e ottenere il massimo dalle cose che scegli di perseguire.
Scrivi questo promemoria e tienilo vicino al tuo posto di lavoro in modo da ricordarlo quotidianamente.
2. Riempire il barattolo “Mayo Jar” (aka The Jar of Life)
Questo gioco si concentra più sull’uso del tempo piuttosto che solo sul valore del tempo.
Avrete bisogno di:
- Un grande barattolo per ogni partecipante
- Materiali come grandi rocce, ghiaia e acqua
Ora:
Chiedete alla vostra squadra di riempire il barattolo con tutti i materiali.
Lo scopo? Cercare di far entrare tutto nel barattolo.
Tutti quelli che stanno giocando metteranno certe cose nel loro barattolo impulsivamente.
Potrebbero riempirlo prima con acqua e ghiaia, lasciando poco o nessuno spazio per le rocce grandi.
L’unico modo per riempire il barattolo di mayo con tutti i materiali? Mettendo prima le rocce, poi la ghiaia e infine l’acqua.
Ecco la lezione:
Pensa al tuo barattolo come se fosse la tua giornata e ai tuoi materiali come se fossero i tuoi compiti.
Il tuo obiettivo quotidiano è capire come collocare al meglio ogni elemento in uno spazio ristretto. E vuoi che tutto funzioni in modo coerente.
Le rocce rappresentano i compiti più importanti. I tuoi obiettivi di una vita. Le tue rane. Quello che devi fare per migliorare il tuo lavoro e la tua carriera. Anche senza i sassolini e la sabbia, il vaso sarebbe ancora pieno e il tuo lavoro avrebbe ancora significato.
I sassolini sono le altre cose nel tuo lavoro. Sono compiti o progetti più piccoli ma aggiungono comunque valore al tuo lavoro.
Infine, l’acqua è la roba non importante. Non significano molto per la vostra vita nel suo complesso. Passa poco tempo a farle.
Se cominci a mettere la sabbia nel barattolo, non avrai spazio per le rocce o i sassolini.
Questo vale anche per le cose che lasci entrare nella tua vita.
Prenditi cura prima delle rocce, le cose veramente importanti. Stabilisci le tue priorità, perché tutto il resto è solo acqua.
Non puoi fare grandi cose se sei distratto dalle piccole cose.
3. La soluzione di puzzle alla cieca
I puzzle sono un ottimo esercizio di team building. Usati correttamente, sono anche uno dei migliori esercizi di gestione del tempo.
Per questo esercizio, mettetevi con una squadra di persone e fate scegliere a qualcuno da una scatola di puzzle.
Non guardate l’immagine sul davanti. Invece, gettate tutti i pezzi nell’area dove state lavorando e iniziate.
Potreste fare qualche progresso dopo aver iniziato. Ma è probabile che farete un bel po’ di fatica mentre cercate di mettere insieme il puzzle.
Prenditi un momento per pensare e chiedere:
“Cosa manca qui?”
Dopo averti costretto a lottare, trova la parte superiore della scatola del puzzle. Non appena tutti vedranno come dovrebbe essere il puzzle, metterlo insieme sarà molto più facile.
La chiave di lettura di questo gioco? Le cose sono molto più difficili da fare senza indicazioni o il quadro generale.
Lo stesso accade quando ci si siede a lavorare senza un obiettivo per la giornata o una lista di priorità. Lavori alla cieca, il che è inefficiente e rende il resto dei tuoi compiti una seccatura.
Invece, prendi il tempo necessario per creare una lista di compiti prima di metterti al lavoro.
Ecco un sistema semplice. Fatti le seguenti domande:
- “Quali compiti devi fare?”
- “Quanto tempo ti ci vorrà per fare i compiti?”
- “Come puoi essere più efficiente nei compiti?”
E potrai imparare una migliore gestione e aumentare la tua produttività.
4. The Minute Challenge
Avrete bisogno di una squadra di persone per questo esercizio di gestione del tempo. Questo vi insegnerà molto su come percepite il tempo e su come influisce sulla vostra giornata lavorativa.
Riunitevi con un gruppo e fate chiudere gli occhi a tutto il gruppo, tranne che a una persona. Questa persona sta di lato e tiene il conto del tempo.
Imposta un timer e fai in modo che ogni individuo chiuda gli occhi e si sieda quando crede che sia passato un minuto.
Come avrai già capito, non tutti si siederanno allo stesso momento. Invece, tutti i partecipanti possono sedersi in momenti diversi.
Quello che ci insegna è che la nostra percezione del tempo può essere molto diversa dal reale passaggio del tempo. Alcuni compiti possono richiedere molto più tempo di quanto pensiamo, il che può far deragliare tutto il nostro programma.
Questo sfida tutti a pensare a come stanno usando il loro tempo. E forse scopriranno che non lo stanno usando così efficacemente come credono.
5. Isola deserta
Ad un certo punto della tua vita, potrebbe esserti stata posta la domanda:
“Se fossi abbandonato su un’isola deserta e potessi portare con te solo tre cose, cosa porteresti?”
Questo gioco dà una piccola svolta a questa domanda.
Riunitevi con un gruppo di persone e fate immaginare a tutti di essere intrappolati su un’isola deserta.
Ora:
Stabilite un limite di tempo. Date a tutti due minuti per scrivere gli oggetti che avrebbero bisogno di portare sull’isola. Spiegate che otterranno punti per gli oggetti essenziali e nessun punto per gli oggetti non essenziali.
Per molti, questo tipo di gioco può essere uno shock. Perché?
Beh, se non sei abituato a gestire il tuo tempo, capire le tue priorità e come possono lavorare a tuo favore in una quantità limitata di tempo può essere impegnativo.
Questo gioco costringe tutti i giocatori a pensare non solo a ciò di cui avrebbero bisogno, ma come possono ottenere più punti nell’arco di tempo richiesto.
Questo è molto simile alla tua vita professionale.
Se avete solo nove ore per occuparvi dei vostri compiti e dovete assicurarvi di ottenere il massimo valore dai compiti che scegliete di fare, sarete molto più attenti a come usate i vostri blocchi orari e scegliete i vostri compiti.
Questo vi aiuterà anche a identificare le distrazioni – come i social media – che potrebbero impedirvi di ottenere il massimo valore.
Dopo tutto, non tutto il lavoro aggiunge valore alla vostra vita.
6. Trovare l’asso di picche
Per questo gioco di gestione del tempo, avrete bisogno solo di due individui e un leader per giocarci.
Ecco le regole:
- Fate dare al leader due mazzi di carte ad ogni giocatore.
- Poi, istruisci tutti i giocatori a girare i mazzi e a dare uno schiaffo all’asso quando l’hanno trovato.
- L’obiettivo è trovare tutti gli assi più velocemente dell’altro giocatore.
Ma ecco quello che i giocatori non sanno:
Un mazzo è stato mischiato in modo che trovare l’asso è stato completamente randomizzato. Ma l’altro mazzo è stato organizzato in modo che tutti gli assi siano in cima al mazzo.
Quando i giocatori iniziano il gioco, sarà chiaro che il giocatore con il mazzo organizzato ha un vantaggio sleale sul giocatore con il mazzo misto.
Assicuratevi che questa nozione venga messa in discussione perché è vitale per far sì che lo scopo di questo gioco venga riconosciuto.
Dite ai giocatori di immaginare che questi mazzi di carte siano stati programmati.
- Un giocatore ha un programma che è completamente randomizzato. E questo significa che devono passare attraverso tutto il mazzo per raggiungere il loro obiettivo
- Ma il secondo giocatore, d’altra parte, ha un programma che è stato correttamente organizzato. E questo significa che stanno raggiungendo prima gli obiettivi più importanti
Le attività di gestione del tempo non riguardano la vittoria o la sconfitta. Ma ci sono vantaggi nell’assicurarsi di avere un programma ben organizzato dei propri compiti quotidiani.
E ora i membri del tuo team possono applicare questa lezione alla loro vita professionale e migliorare il modo in cui usano il loro tempo.
7. Il poligono cieco
Spesso abbiamo una buona quantità di tempo per prepararci a certi compiti. Ma a volte siamo gettati impreparati in progetti individuali o di gruppo.
Questa attività di gestione del tempo è un eccellente strumento di insegnamento per queste situazioni.
In questo gioco, abbiamo un leader e molti giocatori in un piccolo gruppo.
Ogni giocatore è bendato e ha un pezzo di corda. Dovranno organizzare questa corda in una forma specifica specificata dal leader.
Il leader dovrebbe anche impostare un timer per il gruppo.
Ecco le regole:
- Nessuno può togliersi la benda
- Ogni individuo deve toccare la corda in ogni momento
Lasciate che il gruppo vada a formare la sua forma. È probabile che tutti i giocatori saranno confusi e avranno difficoltà a formare la forma.
Ma dopo aver finito la prima partita, rigiocatela un altro paio di volte. Questo permetterà loro di capire come possono affrontare meglio il compito.
Questo gioco costringe i giocatori ad analizzare come stanno gestendo bene i compiti entro un determinato limite di tempo.
Durante la partita iniziale, vanno nel panico e di conseguenza si comportano male. Ma una volta che hanno bisogno di capacità organizzative e analitiche per eseguire meglio, capiranno nuovi e migliori modi per portare a termine il lavoro.
Stai cercando di sfidare te stesso e gli altri?
Questo è un gioco eccellente per insegnare la gestione del tempo, il team building, le capacità analitiche, le capacità di leadership, le capacità di risoluzione dei problemi e la produttività.
Attività di gestione del tempo: Note sul campo e lezioni
Qui ci sono i risultati chiave delle attività di gestione del tempo di cui sopra:
- Il tempo è limitato. Hai solo tanto tempo nella giornata. Fai attenzione a quanto tempo hai a disposizione e usalo per raggiungere i tuoi obiettivi.
- L’organizzazione è la chiave del successo. Una prestazione veloce non è sempre una prestazione eccellente. Se vuoi ottenere il massimo dal tuo tempo, devi imparare a organizzare e dare priorità ai tuoi compiti. Altrimenti, corri il rischio di perdere tempo e di fare poco.
- Devi sempre cercare modi migliori per realizzare i tuoi compiti. Ci sono sempre modi per essere più efficienti. Chiedetevi: “C’è un modo più efficiente in cui potrei farlo? Questa abilità ti aiuterà a gestire carichi di lavoro più grandi e a migliorare le tue prestazioni.
Utilizza queste attività di gestione del tempo per migliorare le tue prestazioni e quelle del tuo team.
Vuoi migliorare ulteriormente le tue capacità di gestione del tempo? Impara di più con le mie tecniche di gestione del tempo e le strategie di gestione del tempo.
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