Best Practices for Performing Inventory Cycle and Physical Counts

Quando il conteggio del ciclo di inventario e il conteggio fisico dell’inventario non sono accurati, è un problema. Troppo inventario blocca il capitale in eccesso che potrebbe essere usato per finanziare altre aree del business o pagare il debito. Troppo poco inventario può significare più out-of-stocks e danneggiare le vendite.

Un inventario accurato è la chiave per la previsione, la gestione del magazzino, la logistica e la gestione dei resi. Influisce su quasi ogni aspetto della vostra operazione, dalle operazioni di magazzino e i costi alla vostra capacità di soddisfare gli ordini correttamente e in tempo. Gli errori possono avere un effetto a catena che potrebbe durare per anni.

Che cos’è un conteggio del ciclo di inventario e un conteggio fisico dell’inventario?

A seconda delle procedure di conteggio dell’inventario, si può condurre un conteggio fisico dell’inventario, un conteggio periodico del ciclo o entrambi.

Conteggio del ciclo

Il conteggio del ciclo è una delle procedure di conteggio dell’inventario più popolari. Invece di contare l’intero inventario in una sola volta, le aziende contano un certo numero di articoli nel magazzino. Il conteggio a cicli è una tecnica di campionamento statistico. Il conteggio di certi articoli è usato come riferimento per il resto del magazzino.

È simile al modo in cui lavorano le società di sondaggi. Prendono un campione rappresentativo delle opinioni delle persone su argomenti come un modo per misurare gli atteggiamenti in un contesto più ampio. I conteggi dei ciclisti prendono un’istantanea di luoghi specifici. Usando queste informazioni, le aziende possono determinare se l’inventario è accurato nei luoghi esaminati e usarlo come guida per altre aree.

Se il vostro inventario è sbagliato nei conteggi dei cicli, probabilmente troverete le stesse imprecisioni in altre aree. Allo stesso modo, se i conteggi del ciclo mostrano che il vostro inventario è accurato, è più probabile che abbiate conteggi accurati in tutto il magazzino.

I conteggi del ciclo possono essere fatti come parte del flusso di lavoro quotidiano senza chiudere l’intero magazzino. Nel corso del tempo, si può fare un ciclo attraverso ogni area di inventario. Per massimizzare il valore del controllo e minimizzare il dolore del conteggio fisico, raccomandiamo di eseguire almeno quattro conteggi completi del ciclo all’anno.

Conta dell’inventario fisico

Il conteggio dell’inventario fisico è fatto contando ogni articolo nell’intero inventario. Questo conteggio è usato per abbinare le registrazioni d’inventario per eliminare qualsiasi imprecisione. È un processo che richiede tempo e lavoro.

Fare un conteggio fisico dell’inventario può anche essere difficile da fare accuratamente senza chiudere l’intera operazione. Mentre i conteggi vengono eseguiti, nuove scorte possono arrivare o alcune delle scorte correnti possono essere spedite fuori.

Perché sono importanti i conteggi delle scorte?

Le procedure di conteggio dell’inventario servono a rendere conto delle discrepanze tra le quantità che si dovrebbero avere e le quantità che sono fisicamente presenti nel vostro magazzino. Questo è particolarmente importante per i venditori eCommerce.

Se i conteggi dell’inventario non si sincronizzano con i prodotti disponibili sui marketplace online, potresti non essere in grado di soddisfare gli ordini. Per i venditori multicanale senza un sistema integrato di gestione dell’inventario, può essere molto facile andare fuori strada con i conteggi dell’inventario quando si vende su più piattaforme che hanno un sistema di reporting individuale.

La maggior parte delle aziende ha problemi di conteggio dell’inventario

L’operazione media di vendita al dettaglio negli Stati Uniti ha un conteggio accurato dell’inventario solo sul 63% del suo stock, secondo la GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, un consorzio di rivenditori, distributori e fornitori. Si tratta di un sacco di entrate potenzialmente perse o di scorte fuori posto.

Un inventario impreciso porta a vendite eccessive e fuori stock. Più del 30% delle aziende hanno sperimentato situazioni in cui hanno venduto articoli che mostravano come in stock, ma che non erano in grado di essere localizzati all’interno dell’inventario. Questo può causare incubi logistici per i venditori e lasciare i clienti frustrati.

Un inventario accurato migliora i margini

Gestire accuratamente il tuo inventario migliorerà la tua redditività. Ridurre il numero di stock-out e overstocks può abbassare i costi complessivi di inventario del 10%.

Come fare i conteggi di inventario

La maggior parte delle operazioni di vendita al dettaglio sono richieste dalle loro regole contabili o dalle regole fiscali per condurre conteggi di inventario. Questo può significare fare un conteggio fisico dell’inventario per fornire registrazioni accurate per le autorità fiscali o per assicurarsi che i libri contabili riflettano il valore corrente dell’inventario.

Sia che si effettuino conteggi di ciclo, conteggi fisici di inventario, o una combinazione, l’Associazione per la gestione della catena di approvvigionamento raccomanda di implementare un ciclo di feedback di conteggio:

Counting Feedback Loop

1. Valutate lo stato attuale dell’integrità dell’inventario e stabilite i livelli di accuratezza desiderati
2. Conducete il vostro conteggio
3. Tracciate le variazioni e indagate sulle cause principali
4. Attuare azioni per migliorare il livello di precisione
5. Confrontare i numeri attuali e fissare i livelli di precisione

Si chiama ciclo di feedback del conteggio perché quando si completa il passo 5 è il momento di tornare al passo 1.

Queste sono alcune delle migliori pratiche per le procedure di conteggio dell’inventario per condurre il conteggio fisico dell’inventario e il conteggio del ciclo dell’inventario.

Best Practices for Inventory Cycle Counting

* Per implementare con successo queste migliori pratiche, utilizza il team di successo del cliente SkuVault come risorsa.

Seguire queste best practice per il conteggio del ciclo di inventario può rendere il processo più efficace:

1. La tua struttura dovrebbe programmare il conteggio del ciclo come parte delle normali operazioni della struttura.
2. Programma il conteggio del ciclo frequentemente. Più alta è la frequenza del conteggio del ciclo, più alta sarà l’accuratezza dell’inventario e più bassi saranno gli annullamenti dell’inventario. Molte operazioni di magazzino fanno il conteggio del ciclo ogni giorno in diverse aree del magazzino ogni giorno.
3. Piuttosto che fare conteggi casuali, il modo più efficace di fare i conteggi del ciclo è classificare gli articoli in gruppi A, B e C. Ha senso spendere più tempo facendo il conteggio del ciclo con l’inventario che rappresenta il valore più alto.
   • Il gruppo A compromette l’inventario che costituisce il 70-80% del valore globale del tuo inventario
   • Il gruppo B rappresenta il successivo 10-15% del valore dell’inventario
   • Il gruppo C rappresenta il 10-5% inferiore del valore dell’inventario
4. Se devi fare aggiustamenti rapidi alla precisione dell’inventario, concentra la tua attenzione su quelli A. In genere, le A rappresentano circa il 20-25% del totale delle vostre SKU, ma forniscono il rendimento più alto. Inoltre, se puoi identificare le carenze in questi gruppi, è probabile che tu possa identificare la causa principale delle discrepanze che può essere applicata a tutti i gruppi.
5. L’assegnazione di squadre di conteggio del ciclo dedicate permette all’azienda di formare diversi individui per eseguire questi compiti. La dimensione della squadra dipenderà dalle dimensioni e dalla complessità dell’inventario di un’azienda. Una grande organizzazione potrebbe avere una squadra di conteggio dei cicli di diversi impiegati a tempo pieno. Tuttavia, un’organizzazione più piccola potrebbe avere solo due impiegati che eseguono i conteggi del ciclo per una piccola parte della loro giornata lavorativa.
6. I conteggi del ciclo dovrebbero muoversi metodicamente in tutto il magazzino in modo che tutti i prodotti vengano contati almeno una volta ogni trimestre.
7. Due individui separati dovrebbero contare i prodotti quando possibile. Un confronto alla cieca dei loro conteggi dovrebbe essere fatto prima di registrare gli aggiustamenti. Qualsiasi discrepanza dovrebbe essere rivista.
8. Prima che il conteggio del ciclo sia eseguito, tutte le transazioni aperte come ricezione, spedizione, WIP, dovrebbero essere chiuse per gli articoli che sono selezionati per il conteggio del ciclo.
9. Puoi prevenire gli errori investigando le fonti di errore. È cruciale identificare e correggere qualsiasi processo o problema di formazione che causa errori di inventario.
10. Si dovrebbe tracciare la metrica dell’accuratezza dell’inventario nel tempo. Inoltre, è possibile impostare obiettivi per l’accuratezza dell’inventario. Conoscere i vostri numeri e tracciare i miglioramenti (o i cali) può aiutare a identificare dove i sistemi stanno funzionando (o fallendo).
11. Il conteggio del ciclo dovrebbe essere fatto all’inizio della giornata prima che le operazioni della struttura siano iniziate a pieno ritmo o alla fine della giornata dopo la chiusura delle operazioni.
12. Il processo di conteggio del ciclo dovrebbe essere ben definito e documentato.
13. Separare il processo di conteggio del ciclo e la registrazione dell’inventario per assicurare la precisione.

Best Practices for Physical Inventory Counting

* Per implementare con successo queste best practices, utilizza il team di successo del cliente SkuVault come risorsa.

Le migliori pratiche per il conteggio fisico o l’inventario fisico possono migliorare l’efficacia del conteggio fisico:

1. Si dovrebbe effettuare un conteggio simulato durante la fase di pianificazione del conteggio fisico per stimare accuratamente il tempo e le risorse necessarie.
2. Informare i fornitori, i clienti e la produzione sul programma del conteggio fisico in modo da poter effettuare in anticipo eventuali modifiche alla fornitura.
3. Condurre il conteggio fisico di SKU a lento movimento alcuni giorni prima che il conteggio effettivo abbia luogo per minimizzare la quantità di tempo in cui la struttura deve essere chiusa per l’inventario fisico.
4. Prima di intraprendere il conteggio fisico, smaltire tutte le scorte difettose e obsolete in modo che il tempo dedicato a questo processo sia ridotto.
5. Non visualizzare i valori economici delle quantità SKU durante il conteggio. Poiché state contando tutto l’inventario, è irrilevante per il conteggio fisico.
6. Le aree di conteggio designate sono la base per l’assegnazione delle squadre di conteggio e per il monitoraggio del progresso dell’inventario.
7. Assicuratevi di avere l’attrezzatura adeguata, così come qualsiasi dispositivo specializzato, disponibile per le vostre squadre di conteggio.
8. Assicuratevi di formare il vostro personale nelle attività di conteggio fisico per assicurare il regolare progresso del conteggio.
9. In definitiva, le operazioni dovrebbero cessare completamente per il conteggio. Almeno, il movimento dei materiali dovrebbe essere ridotto al minimo e ben documentato per garantire che gli articoli non vengano contati due volte o, al contrario, omessi del tutto.
10. Se non sei in grado di fermare le operazioni per un conteggio fisico, assicurati di avere un sistema ben definito per come gestirai le modifiche all’inventario dopo che il conteggio fisico è stato fatto.
11. Il personale dei sistemi dovrebbe essere disponibile per il supporto se si incontrano problemi di sistema durante le attività di conteggio fisico.
12. Separare il processo di conteggio fisico dell’inventario e la registrazione dell’inventario per assicurare la precisione.

Esempi del mondo reale dell’importanza del conteggio dell’inventario

C’è un numero record di parti e prodotti nei magazzini in questo momento. La Federal Reserve Bank traccia gli inventari privati e stima che ci sono più di 674 miliardi di dollari di merci destagionalizzate nei magazzini e nei negozi. Quando l’inventario non viene venduto, può portare ad un accumulo di scorte, vincolando il capitale che potrebbe essere usato per altre cose.

Quando i conteggi delle scorte non sono accurati, ogni sorta di cose può andare male. Walmart riconosce di aver perso 3 miliardi di dollari di vendite per un anno. Allo stesso tempo, il suo inventario è cresciuto ad un ritmo più veloce delle vendite. La scarsa tracciabilità ha portato a scorte eccessive e out-of-stocks.

Nike ha perso quasi 100 milioni di dollari a causa della cattiva gestione dell’inventario. Best Buy non è stata in grado di consegnare gli ordini di novembre e dicembre prima di Natale un anno, quando il loro inventario in magazzino si è sbilanciato sui conteggi del suo mercato online. Ralph Lauren ha visto i suoi profitti calare del 50% e il valore delle sue azioni diminuire di 16 miliardi di dollari a causa di fallimenti nella gestione dell’inventario.

L’inventario impreciso è più che frustrante. È costoso.

Domande comuni sul conteggio dell’inventario

Ecco alcune delle domande più comuni che le organizzazioni hanno sul conteggio dell’inventario:

Quanto spesso dovresti contare il tuo inventario?

La risposta breve è il più spesso possibile. Un conteggio completo di tutto l’inventario dovrebbe essere fatto almeno una volta al trimestre, anche se molte operazioni di magazzino fanno conteggi giornalieri per sezioni strategiche per evitare di dover contare grandi quantità alla fine del trimestre. I conteggi fisici dovrebbero essere fatti almeno una volta all’anno.

Quando dovrei contare il mio inventario?

Idealmente, i vostri conteggi di inventario dovrebbero avvenire quando le operazioni cessano alla fine del giorno o prima che inizino. Se devi fare l’inventario mentre le operazioni continuano, devi avere un sistema in atto per tenere conto della merce appena arrivata o degli articoli raccolti per la spedizione.

Posso usare chiunque per contare l’inventario?

Puoi, ma non è consigliato. La maggior parte delle operazioni di magazzino hanno squadre di conteggio o individui che sono stati addestrati sulle procedure e sono monitorati per la precisione. Dovresti avere un meccanismo di monitoraggio in atto per assicurare che le tue squadre stiano contando accuratamente.

Ho bisogno di un sistema di gestione del magazzino/sistema di gestione dell’inventario?

Puoi fare tutto a mano e tenerne traccia in Excel, ma il rischio di errori è significativo. Un sistema di gestione del magazzino (WMS) e un sistema di gestione dell’inventario (IMS) miglioreranno drasticamente la vostra accuratezza e vi permetteranno di fare un robusto reporting su richiesta. Inoltre, un IMS si sincronizza con i marketplace online e si integra con le vostre piattaforme di ordinazione, vendita e spedizione per un’esperienza senza soluzione di continuità.

Come SkuVault aiuta con il conteggio dei cicli

La funzione di controllo di SkuVault ti permette di aggiungere o rimuovere prodotti da una posizione, così come di spostare in blocco i prodotti da una posizione all’altra, stampare tutti i prodotti in una posizione, ed eseguire un riconteggio completo di tutti i prodotti in una posizione, dove è sufficiente eseguire la scansione degli articoli esistenti, sostituendoli con i nuovi SKU.

Dopo un riconteggio, SkuVault genera un rapporto di verifica, che mostra le discrepanze tra ciò che dovresti avere in magazzino e ciò che hai effettivamente in magazzino. E, in combinazione con i nostri rapporti sulle transazioni e il monitoraggio degli utenti, è semplice vedere cosa è andato storto e chi è responsabile.

Rapporto sul conteggio dei cicli

Il rapporto sul conteggio dei cicli di SkuVault ti permette di contrassegnare le posizioni come “contate”. Questo ti permette di eseguire il report per cercare le sedi che non sono state contate in precedenza e ti permette di essere più efficiente non ricontando le sedi più volte.

Un aumento dei conteggi dei cicli significa meno conteggi fisici, il che significa meno ore di lavoro e più vendite. Inoltre, un inventario disordinato è un inventario impreciso, e un inventario impreciso porta a:

• Vendite in eccesso
• Vendite in eccesso
• Stock in giro per il magazzino non elencati nei vostri canali online
• Deadstock

Un ciclo ben eseguito e un programma di conteggio fisico possono portare a riduzioni significative dei costi operativi e di trasporto dell’inventario. L’aumento della precisione dell’inventario può ridurre i livelli di stock di sicurezza. Di conseguenza, questo riduce i costi di trasporto dell’inventario.

Conclusione

Seguire le migliori pratiche per le procedure di conteggio dell’inventario può migliorare la precisione. I conteggi dei cicli e dell’inventario fisico possono aiutare a mantenere l’inventario a portata di mano in sincronia con quello che c’è nel tuo negozio, che sia online sul tuo sito web, online su diversi marketplace o nel tuo negozio fisico.