Blanket Purchase Agreements

Un GSA Schedule BPA è un accordo stabilito da un acquirente governativo con un appaltatore Schedule per soddisfare esigenze ripetitive di forniture o servizi (FAR 8.405-3). I BPA rendono più facile per l’appaltatore e l’acquirente riempire i bisogni ricorrenti con i requisiti specifici del cliente in mente, mentre si usa il pieno potere d’acquisto dell’acquirente approfittando degli sconti sulla quantità, risparmiando tempo amministrativo e riducendo le scartoffie. I BPA sono vantaggiosi per:

Schedule BPAs: Al vostro servizio

Governmentwide Schedule BPAs

Come sono diversi gli Schedule BPAs?

Stabilire gli Schedule BPAs

BPA Set Asides

Open Market Items

Governmentwide Schedule BPAs

GSA gestisce diversi BPAs che sono disponibili per tutte le agenzie federali. Questi BPA sono stati stabiliti per consolidare un bisogno specifico identificato tra le agenzie governative.

• Iniziativa Federale di Sourcing Strategico BPAs
  • Wireless FSSI
  • Supporti igienici e sanitari
  • Manutenzione, riparazione, e operazioni
• IT e servizi
  • Servizi di protezione dell’identità
  • Salesforce
  • Contratti di acquisto software (ex SmartBUY)
    • Contratti software
    • Accordi software di gestione database
    • Accordi software di gestione aziendale (EMS)
    • Accordi software di Information Assurance
• Viaggi, Trasporti e Logistica
  • Alloggi di emergenza

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Come sono diversi gli Schedule BPA?

La differenza tra i “tradizionali” Blanket Purchase Agreements (BPA) e i BPA stabiliti nell’ambito del GSA Schedules Program è che i BPA “tradizionali” sono soggetti ai requisiti della FAR Part 13. FAR Part 13 non si applica ai BPA del GSA Schedule, eccetto FAR 13.303-2(c), che afferma che “i BPA possono essere stabiliti con gli appaltatori del GSA Federal Supply Schedule…” FAR 8.405-3 afferma che le attività ordinanti possono stabilire BPA sotto qualsiasi contratto Schedule per riempire i bisogni ricorrenti.

Considerate i vantaggi di usare GSA Schedules: risparmio di costi, tempo e sforzi amministrativi, più flessibilità, trasparenza e controllo degli acquisti.

Partendo da questi vantaggi, considerate se stabilire delle BPA – e quante BPA stabilire – e valutate vari fattori specifici per l’agenzia, ma compresi:

• La portata e la complessità dei requisiti;
• La frequenza/numero totale dei requisiti previsti da porre sotto il/i BPA – compresi tutti gli utenti previsti/le attività di ordinazione;
• I vantaggi di una concorrenza continua e la necessità di confrontare periodicamente più approcci tecnici o prezzi;
• I costi amministrativi dei BPA rispetto alla capacità di stabilire e utilizzare un sistema di ordinazione. la capacità di stabilire e utilizzare procedure di ordinazione che sono ancora più veloci e semplificate dalle nuove procedure di ordinazione Schedule; e
• Le qualifiche tecniche del contraente Schedule disponibile.

Determinazione del miglior approccio di approvvigionamento e Schedule BPAs

FAR 17.5, Interagency Acquisition, richiede alle agenzie di preparare una determinazione del miglior approccio di approvvigionamento quando si utilizza il contratto di un’altra agenzia. Questo requisito si applica agli ordini Schedule che superano i 550.000 dollari di valore, e include gli ordini contro gli Schedule BPA.

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Stabilire gli Schedule BPA

Quando si stabiliscono gli Schedule BPA singoli o multipli, un acquirente deve seguire le procedure delineate in FAR 8.405-3. Il risultato è che il compratore generalmente sollecita almeno, e riceve le citazioni da, tre fonti e cerca le riduzioni di prezzo prima di stabilire un GSA Schedule BPA.

Se il compratore sollecita soltanto una fonte (cioè, una “fonte unica”), l’attività d’ordinazione deve giustificare la relativa azione secondo FAR 8.405-6, giustificazione ed approvazione delle fonti limitate. Nello stabilire una fonte unica” BPA, l’acquirente ha limitato la considerazione del numero di contraenti che potrebbero ricevere sia il BPA che gli ordini risultanti. Pertanto, l’acquirente deve rispettare le fonti limitate e i requisiti di approvazione di FAR 8.405-6 al momento dell’aggiudicazione del BPA.

Termini e condizioni

Quando si stabilisce uno Schedule BPA, tutti i termini e le condizioni del contratto Schedule confluiscono nel BPA. Gli acquirenti non possono alterare o adattare i termini e le condizioni del contratto Schedule, ma possono aggiungere termini e condizioni a livello di agenzia e locali che non siano in conflitto con i termini e le condizioni del contratto Schedule.

Le disposizioni e le clausole comunemente aggiunte riguardano argomenti come i conflitti di interesse organizzativi e l’approvazione dei subappaltatori o del personale chiave. Altre considerazioni a livello di ordine possono includere tempi di consegna più rapidi e sconti sui prezzi.

Quando c’è una domanda sul fatto che i termini aggiuntivi del GSA Schedule BPA siano in conflitto con il contratto GSA Schedule, l’acquirente dovrebbe contattare il responsabile della contrattazione GSA.

Approvazione del BPA a singola aggiudicazione

Nessun BPA a singola aggiudicazione con un valore stimato superiore a 112 milioni di dollari, comprese tutte le opzioni, può essere assegnato a meno che il capo dell’agenzia determini per iscritto che:

• Gli ordini previsti dal BPA sono così strettamente correlati che solo una singola fonte può ragionevolmente eseguire il lavoro;
• Il BPA prevede solo ordini a prezzo fisso, che includono:
  • Prodotti o servizi (compiti specifici da eseguire) con prezzi stabiliti nel BPA; e
  • Solo una fonte è qualificata e in grado di eseguire il lavoro ad un prezzo ragionevole per il governo, o è necessario nel pubblico interesse assegnare il BPA ad una singola fonte per circostanze eccezionali.

Limitazioni temporali

I BPA ad aggiudicazione multipla non devono superare i cinque anni di lunghezza, ma possono farlo per soddisfare i requisiti del programma (FAR 8.405-3(d)(1)).

Un BPA ad aggiudicazione singola non deve superare un anno di durata, ma può avere fino a quattro opzioni di un anno.

Un appaltatore Schedule può ricevere un BPA che si estende oltre il termine corrente del suo contratto Schedule (o un BPA che contiene opzioni che si estendono oltre il termine corrente del contratto Schedule) se ci sono periodi di opzione rimasti sul contratto Schedule che, se esercitati, coprono il periodo di esecuzione del BPA, comprese eventuali opzioni.

Ogni ordine emesso (comprese le sue opzioni di ordine) a fronte di un BPA esistente prima della scadenza del BPA avrà il proprio periodo di esecuzione (comprese le opzioni di ordine). Dovrà essere completato (comprese le opzioni d’ordine) secondo la clausola 52.216-22(d) del contratto Schedule FAR, che afferma

“Qualsiasi ordine emesso durante il periodo effettivo di questo contratto e non completato entro tale periodo dovrà essere completato dal contraente entro il tempo specificato nell’ordine. Il contratto regolerà i diritti e gli obblighi del contraente e del governo riguardo a quell’ordine nella stessa misura come se l’ordine fosse completato durante il periodo effettivo del contratto, a condizione che il contraente non sia tenuto ad effettuare alcuna consegna ai sensi del presente contratto dopo il completamento dell’ordine del cliente, comprese le opzioni, 60 mesi dopo la scadenza del periodo di ordinazione del contratto di base.”

Posizione dell’ordine

Quando un compratore stabilisce un BPA contro un contratto di programma del GSA, gli ordini disposti nell’ambito del BPA incontrano la concorrenza nella Legge di contrattazione del 1984 (CICA) requisiti per la concorrenza completa ed aperta quando le procedure d’ordinazione del BPA di programma del GSA sono seguite a 8.405-3 (c).

Revisione annuale

L’acquirente condurrà una revisione annuale del GSA Schedule BPA per determinare se:

• Il sottostante contratto Schedule è ancora in vigore
• Il BPA rappresenta ancora il miglior valore
• Le quantità/gli importi stimati sono stati superati e possono essere ottenute ulteriori riduzioni di prezzo.

L’acquirente documenterà i risultati della sua revisione.

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BPA Set Asides

A discrezione dell’acquirente, i BPA possono essere messi da parte per i seguenti tipi di piccole imprese:

• Piccole imprese
• 8(a) (le agenzie devono lavorare con la SBA per completare il processo di offerta e accettazione)
• Piccole imprese HUBZone
• Veterani disabili
• Piccole imprese di proprietà di donne economicamente svantaggiate
• Piccole imprese di proprietà di donne ammissibili al Women-Owned Small Business Program

Le procedure in 8.405-3 devono essere seguite per gli accantonamenti BPA. La ricerca di mercato fornirà informazioni sul fatto che tre o più titolari di Schedule all’interno di una delle categorie di piccole imprese dichiarate possano fornire i prodotti e/o i servizi richiesti.

In alternativa, le attività di ordinazione possono considerare lo status socioeconomico quando identificano gli appaltatori per la considerazione o la competizione per l’assegnazione di un ordine o BPA. Come minimo, le attività ordinanti dovrebbero considerare, se disponibile, almeno una piccola impresa, una piccola impresa di proprietà di un veterano, una piccola impresa di proprietà di un veterano disabile, una piccola impresa HUBZone, una piccola impresa di proprietà di una donna o una piccola impresa svantaggiata (FAR 8.405-5).

Se un BPA è messo da parte per altri tipi di piccole imprese, la documentazione del file deve includere la ricerca di mercato condotta insieme alle Schedules considerate per l’assegnazione.

Ordine di set-aside nell’ambito di BPA non set-aside

Se i BPA ad aggiudicazione multipla sono stabiliti senza l’uso di set-aside, gli ordini nell’ambito di tali BPA possono essere set-aside a condizione che al momento dell’aggiudicazione del BPA sia stato dato un adeguato avviso che l’attività ordinante può, a sua discrezione, condurre set-aside. Quando si piazzano ordini di set-aside contro i BPA, le attività ordinanti devono attenersi alle seguenti indicazioni:

Quando si piazzano ordini di set-aside contro i BPA, abbiamo le seguenti indicazioni:

• I BPA esistenti ad aggiudicazione multipla, o i BPA che sono stati stabiliti senza previa notifica ai potenziali titolari di BPA che gli ordini possono essere messi da parte nell’ambito dei BPA, non dovrebbero avere ordini di set-aside. Le procedure per l’immissione di ordini nei BPA derivano da FAR 8.405-3(c) e richiedono che l’attività di ordinazione dia “un’equa opportunità” a tutti i titolari di BPA.
• I BPA a premio multiplo di nuova costituzione possono utilizzare ordini accantonati se:
  1. L’RFQ del BPA stabilisce chiaramente che l’acquirente/i può decidere di accantonare ordini per compiti o consegne, come descritto nelle procedure di ordinazione contenute nella richiesta di offerte del BPA e secondo FAR 8.405-3(c)(2); e
  2. C’è abbastanza concorrenza tra i titolari del BPA in modo che il compito risultante o gli ordini di consegna siano pienamente conformi ai requisiti normativi sopra citati. Il modo più semplice per soddisfare questi requisiti è quello di stabilire un numero più che adeguato di BPA per coprire l’ampiezza e la profondità degli ordini di consegna previsti, e almeno tre fonti saranno concorrenti validi per ogni compito o ordine di consegna; o
  3. L’acquirente ha documentato correttamente la limitazione della considerazione in conformità con i requisiti di FAR 8.405-6, e ha generato una giustificazione limitata delle fonti.

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Open Market Items

In base ai termini dei contratti GSA Schedule, i contraenti hanno la possibilità di presentare richieste per aggiungere forniture o servizi che rientrano nello scopo dei loro contratti esistenti. Così, gli acquirenti possono contattare gli appaltatori Schedule per chiedere che gli articoli del mercato aperto che sono all’interno della portata siano aggiunti ai loro contratti GSA Schedule.

Gli articoli del mercato aperto sono anche conosciuti come articoli incidentali, articoli non contrattuali, articoli non-Schedule e articoli che non rientrano nella portata dello Schedule del contraente e non possono essere aggiunti al contratto. In conformità con FAR 8.402(f), per convenienza amministrativa, un ufficiale appaltante di acquisto può aggiungere articoli non sul contratto GSA Schedule – cioè, articoli di mercato aperto – a un BPA GSA Schedule o un singolo compito o ordine di consegna solo se:

• Tutti i regolamenti di acquisizione applicabili relativi all’acquisto degli articoli non sul contratto GSA Schedule sono stati seguiti (ad esempio, pubblicizzazione (FAR Parte 5), requisiti di concorrenza (FAR Parte 6), acquisizione di articoli commerciali (FAR Parte 12), metodi di contrattazione (FAR Parti 13, 14 e 15), e programmi di piccole imprese (FAR Parte 19));
• L’ufficiale di contratto d’acquisto ha determinato i prezzi per gli articoli non sul contratto di programma GSA sono giusti e ragionevoli;
• Gli articoli sono chiaramente etichettati sull’ordine come articoli non sul contratto di programma GSA; e
• Tutte le clausole applicabili agli articoli non sul contratto di programma GSA sono incluse nell’ordine.

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