La Catering Invoice è un documento che aiuterà sia il ristoratore che il cliente nella creazione, fatturazione (ristoratore) e pagamento (cliente) di un evento speciale. Il ristoratore esaminerà l’evento e il tipo di evento che il cliente vorrebbe creare. Il ristoratore raccoglierà poi un deposito (di solito non rimborsabile) per assicurare tutti gli aspetti dell’evento di catering e fornirà al cliente la data in cui il resto dovrà essere pagato per intero (di solito poco prima che l’evento abbia luogo). La fattura fornirà tutte le informazioni sui prezzi e sui servizi necessari, così come un documento allegato che raccoglierà tutte le informazioni di pagamento preferite dal cliente.
- Fornisce ai clienti un elenco dettagliato dei servizi e dei costi, e specifica i termini di pagamento.
- Serve sia come un riassunto del lavoro che come una formale richiesta scritta di pagamento, e dovrebbe essere considerato un documento essenziale in ogni lavoro di catering.
Passo dopo passo: Come fare un catering per un evento
I clienti spesso acquistano diversi catering prima di scegliere chi assumere. Quando un ristoratore riceve una richiesta, dovrebbe prenderla come un’opportunità per dimostrare le proprie capacità facendo le domande giuste e dimostrando la padronanza del mestiere.
Alcuni dettagli di base sono necessari per formulare un preventivo: C’è una fascia di prezzo generale che il cliente ha in mente? Verranno serviti alcolici? Sono richiesti altri servizi accessori? A seconda delle circostanze, la preparazione del cibo può essere fatta in loco o a distanza; il servizio in loco è di solito preferibile, ma può costare di più.
Rileva il numero di persone e fai un preventivo
Con un numero previsto di persone e alcune specifiche critiche dell’evento, il catering dovrebbe fornire un preventivo scritto. Ricordate che ci può essere un potenziale di negoziazione, quindi una proposta di servizi non dovrebbe essere consegnata in termini definitivi. Se un cliente non è soddisfatto dei parametri suggeriti, il preventivo potrebbe essere modificato cambiando il menu o il piano dei servizi.
Il preventivo dovrebbe specificare anche i termini di pagamento. Sarà richiesto un deposito anticipato? Quando è previsto il pagamento finale? E per quanto riguarda gli aggiustamenti al preventivo iniziale in risposta ai cambiamenti di prezzo o ad altre variabili?
Preparare il personale e il cibo
Preparare un evento significa più che raccogliere gli ingredienti o preparare i piatti. Un catering di successo si basa su un’attenta preparazione del personale. I membri del team devono avere ben chiare le loro responsabilità. Alcuni ristoratori usano anche programmi software come CaterPro, Event Master o altri per schematizzare le planimetrie, mappare il flusso di lavoro e in generale preparare tutto il team per l’evento.
Fornire il servizio in modo professionale
Il buon cibo non può compensare un servizio scadente. L’esecuzione deve essere meticolosa, indipendentemente da quanto “esigente” possa essere il cliente.
Completa e consegna la fattura del catering con le ultime modifiche
Quando sei pronto a richiedere il pagamento, consegna la fattura al cliente. Alcuni cambiamenti dell’ultima ora possono essere necessari, se, per esempio, i prezzi degli ingredienti critici sono cambiati, o il numero di persone è stato rivisto al rialzo.