Aggiornato alle 9 del 24 dicembre: Questo post è stato aggiornato per chiarire chi è escluso dalla legge.
Con il passaggio del Senato Bill 454 e la firma del governatore, l’Oregon quest’anno è diventato il quarto stato a richiedere ai datori di lavoro di fornire un congedo pagato per malattia.
A partire dal 1 gennaio 2016, la legge richiede ai datori di lavoro con 10 o più lavoratori di dare loro almeno 40 ore di congedo pagato per malattia – essenzialmente, cinque giorni all’anno. I datori di lavoro con nove o meno lavoratori devono fornire 40 ore di tempo di malattia non pagato.
A Portland, la soglia è più bassa. I datori di lavoro con sei o più lavoratori devono fornire un congedo pagato, mentre quelli con cinque o meno devono offrire tempo di malattia non pagato. I legislatori hanno ritagliato un’eccezione per Portland, che ha approvato la propria ordinanza sul congedo per malattia due anni prima, e hanno effettivamente cancellato la legge di Eugene, che doveva entrare in vigore il 1° luglio e si sarebbe applicata a tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalle dimensioni.
La nuova legge si applica sia ai datori di lavoro del settore pubblico che privato, ma esclude il governo federale. La stragrande maggioranza della forza lavoro dell’Oregon è coperta dalla legge, il che significa che i lavoratori a tempo pieno, part-time, temporanei e stagionali matureranno tempo di malattia.
Anche se i gruppi imprenditoriali si sono generalmente opposti al nuovo mandato, i sostenitori hanno detto che avrebbe aiutato soprattutto i lavoratori a basso salario, citando uno studio che ha trovato quasi la metà dei lavoratori del settore privato in Oregon non guadagnano giorni di malattia.
Lo statuto fa delle eccezioni limitate per gli appaltatori indipendenti, alcuni partecipanti al programma di formazione al lavoro e al programma work-study, e gli individui impiegati dai loro genitori, coniugi o figli.
Con l’Oregon che si unisce alla California, Connecticut e Massachusetts, The Oregonian/OregonLive si è rivolto a due avvocati locali esperti in diritto del lavoro per maggiori dettagli.
Di seguito una conversazione con Shenoa Payne, un avvocato di Portland che rappresenta i dipendenti, e Jillian Pollock, un avvocato di Lake Oswego che rappresenta i datori di lavoro.
Q. Quanto è importante la nuova legge?
Payne: È un’espansione perché si applica a tutti i datori di lavoro in tutto lo stato, non solo a Portland.
Pollock: Penso che questo stia spostando molto l’ago della bilancia. Anche quei datori di lavoro che hanno già delle politiche di congedo in atto devono rivederle per assicurarsi che siano conformi alle nuove leggi.
In termini di contabilità, non credo che sia un grosso peso. È tenere traccia di quante ore di malattia il dipendente ha maturato e tenere traccia di quante ore di malattia il dipendente ha utilizzato.
Jillian Pollock (a sinistra) e Shenoa Payne.
Q. Chi ha diritto a ricevere il tempo di malattia pagato?
Payne: Qualsiasi dipendente che ha lavorato per un datore di lavoro qualificato per almeno 91 giorni di calendario può utilizzare il tempo di malattia che ha maturato. Se sei un dipendente esistente il 1 ° gennaio, è possibile iniziare a utilizzare il tuo tempo di malattia non appena si matura. Si matura un’ora per ogni 30 ore di lavoro o 1,3 ore per ogni 40 ore di lavoro. Il datore di lavoro può decidere quale si applica.
Il tempo di malattia può essere preso in incrementi orari, a meno che farlo non imponga al datore di lavoro una difficoltà eccessiva, nel qual caso il datore di lavoro ha l’onere di dimostrarlo.
Pollock: Questo è solo un piano. Un piccolo datore di lavoro potrebbe sempre offrire tempo di malattia pagato e potrebbe volerlo fare per attrarre e mantenere i dipendenti.
Q. Per cosa può essere usato il tempo di malattia pagato?
Payne: Il tempo di malattia pagato o il tempo di malattia non pagato può essere usato per malattie fisiche o mentali, lesioni, o appuntamenti medici per il trattamento o la cura preventiva.
Può essere usato per le proprie condizioni di salute o la cura di un membro della famiglia con una di queste condizioni.
Pollock: Può anche essere usato in certe situazioni che coinvolgono la violenza nelle relazioni domestiche – stalking e aggressione sessuale. Se avete una situazione in cui un dipendente è vittima di violenza domestica e ha bisogno di incontrare le forze dell’ordine o andare a un’udienza in tribunale o cercare una consulenza per le vittime, quel dipendente può utilizzare il tempo di malattia. I dipendenti possono anche usarlo se hanno un bambino malato a casa, e il bambino non può essere lasciato solo.
Seminari sul tempo di malattia per i datori di lavoro
Il Bureau of Labor and Industries terrà una serie di seminari in tutto lo stato all’inizio del 2016 per i datori di lavoro che vogliono conoscere la nuova legge dell’Oregon sul tempo di malattia.
I seminari da gennaio a marzo spiegheranno i dettagli delle protezioni ampliate promulgate dalla legislatura del 2015. Un totale di 26 sessioni di due ore sono previste in 19 città dal 6 gennaio al 16 marzo.
La registrazione è di $25 a persona. I datori di lavoro possono riservare un posto inviando un’email all’agenzia all’indirizzo
Anche se i luoghi delle riunioni sono ancora in corso, i dettagli su giorni, orari e città sono disponibili sul sito dell’agenzia
. Ulteriori informazioni: (971) 673-0824.
Q. Cosa definisce un membro della famiglia?
Payne: “Membro della famiglia” sotto la nuova legge è definito come sotto l’Oregon Family Medical Leave Act – include coniugi, genitori e figli (biologici, adottivi o affidatari), nonni e nipoti, suoceri, e chiunque il dipendente abbia una responsabilità genitoriale legale per
Q. Quando è richiesta la verifica medica per prendere il tempo di malattia pagato?
Pollock: Non è mai richiesta. Ma un datore di lavoro può chiedere una verifica medica se un dipendente ha usato il tempo di malattia per quattro o più giorni di lavoro programmati.
Payne: Il datore di lavoro può richiedere una verifica medica, ma il datore di lavoro deve pagare per qualsiasi costo associato a tale verifica medica. Il datore di lavoro può anche richiederla se un dipendente sta abusando del tempo di malattia – per esempio, se c’è un modello di assenza o abuso.
Un datore di lavoro può anche richiedere la verifica medica se un dipendente non riesce a fornire il preavviso. Se il tempo di malattia è prevedibile, come nel caso di una visita medica, si suppone che tu dia un preavviso che sia ragionevole. Se ci si sveglia malati, si suppone che si dia un preavviso il più presto possibile.
Q. Qual è la sua sensazione su quanto bene entrambe le parti – datori di lavoro e dipendenti – sono preparati per la nuova legge?
Payne: Non ho la sensazione di questo a tutti. Spero che i datori di lavoro vengano istruiti sulle loro responsabilità, perché se non lo fanno, un dipendente può intentare un’azione presso il Bureau of Labor and Industries per la mancata fornitura di tempo di malattia o se un datore di lavoro fa ritorsioni contro un dipendente per la richiesta di tempo di malattia. I datori di lavoro devono davvero capire i loro obblighi e i dipendenti devono capire i loro diritti.
Pollock: Nella mia pratica, abbiamo visto una risposta varia. Una piccola percentuale, forse il 20 per cento, era consapevole che la legislatura stava cercando di emanare una legge sul congedo per malattia pagato o non pagato, quindi non erano sorpresi quando la legge è stata approvata. Alcuni, di nuovo circa il 20 per cento, sono stati completamente sorpresi quando ne sono venuti a conoscenza nell’ultimo mese o due. La maggioranza era nel mezzo – sapevano che c’era qualcosa ma non sapevano se avrebbe avuto un impatto sul loro business.
Sono andato sul posto di lavoro di un cliente questa settimana e penso che tutti i dipendenti sapevano che c’era una nuova legge a loro beneficio, ma non sapevano davvero quanto fosse espansiva. Ho iniziato a scorrere una lista di ragioni ammissibili per utilizzare il tempo di malattia pagato e sono rimasti sorpresi di quanto sia ampia. Di cosa sono preoccupati i datori di lavoro?
Pollock: Ci sono state tre aree principali di preoccupazione:
Costo. Come influenzerà la linea di fondo. Per quei datori di lavoro che già offrono qualche forma di congedo pagato per malattia, è meno di un problema. Per i datori di lavoro di piccole o medie dimensioni, specialmente quelli senza un grande margine di profitto, sono profondamente preoccupati per i costi.
Amministrazione. Come faccio a tenere traccia di tutto questo? Di che tipo di sistema ho bisogno? Ho bisogno di un aiuto extra per farlo o c’è già qualcuno nello staff che può gestirlo? Che i dipendenti che non sono malati stanno andando a prendere il tempo di malattia pagato come vacanza o quello che hai.
Q. Cosa può fare un datore di lavoro se un dipendente ha una “sbornia del lunedì mattina” – diciamo, dopo aver festeggiato il Super Bowl?
Pollock: I datori di lavoro devono educare i loro dipendenti sugli usi consentiti del tempo di malattia. I datori di lavoro devono avere una politica scritta contro l’uso abusivo del tempo di malattia. E, se il datore di lavoro sospetta che un dipendente abbia abusato del tempo di malattia, è molto utile avere una documentazione che dimostri che il dipendente ha lasciato il lavoro in anticipo per malattia ogni venerdì per le ultime cinque volte o negli ultimi due mesi – o ha la tendenza ad essere malato nei giorni in cui l’Università dell’Oregon sta giocando una partita di calcio.
Il datore di lavoro deve sedersi con il dipendente e consigliarlo, a seconda della situazione.
Q. Ci sono aree di confusione di cui si sente parlare? Qualche mito o percezione errata?
Payne: Penso che ci sia confusione su ciò che accade con le leggi precedenti a Portland e Eugene. La gente si è abituata ad avere queste leggi locali e ora la legge statale le sostituirà una volta entrata in vigore.
Pollock: Ricevo molte domande su come può essere calcolato il tempo di malattia. Secondo lo statuto, ci sono due metodi di accumulo per guadagnare tempo di malattia man mano che si va avanti in base al numero di ore lavorate. Oppure c’è il front-loading, dove il datore di lavoro assegna un certo numero di ore all’inizio dell’anno, forse 40. Ricevo molte domande su queste due opzioni. Quale sia meglio dipende dal business.
Q. Cosa sta sentendo dai clienti? E cosa sta dicendo loro?
Payne: Non sto sentendo niente in particolare. Posso dire che per molto tempo c’è stato bisogno di una legge di questo tipo, specialmente per le famiglie monoparentali. Non possono permettersi di prendere del tempo libero per prendersi cura dei loro figli. Questa legge farà un’enorme differenza per loro.
Pollock: La maggior parte dei datori di lavoro hanno accettato la nuova legge e stanno solo cercando i modi migliori per farla funzionare per il loro business. Ho avuto un piccolo gruppo di datori di lavoro che sono più arrabbiati per questo. Sentono che è una legge inutile se stavano già fornendo tempo di malattia ai loro dipendenti e sentono che questo è solo un altro livello di regolamenti e burocrazia.
Ho rivisto un bel po’ di politiche occupazionali e ho dovuto fare delle revisioni a quasi tutte per assicurarmi che fossero in conformità con la nuova legge.
Alcune politiche hanno permesso al dipendente di utilizzare il congedo per le vacanze o la propria malattia ma non necessariamente per i membri della famiglia. Altre politiche permettevano al dipendente di accumulare tempo di malattia, ma non gli permettevano di riportare il tempo di malattia inutilizzato.
Generalmente, un datore di lavoro ora deve lasciare che un dipendente riporti il tempo di malattia accumulato e inutilizzato da un anno all’altro. Il datore di lavoro può impostare alcune restrizioni – un tetto massimo di 80 ore – e può anche limitare il dipendente a usare solo 40 ore all’anno.
Q. Cosa succede se un datore di lavoro non si adegua? Che ricorso ha un dipendente?
Pollock: Un dipendente può lamentarsi con un datore di lavoro internamente attraverso il dipartimento delle risorse umane o può presentare una denuncia al Bureau of Labor and Industries, che ha il potere di indagare e imporre una sanzione civile per il mancato rispetto. In certe situazioni, se un dipendente crede di essere stato discriminato o ritentato per aver usato o chiesto del tempo di malattia, può intentare una causa civile.
Payne: Generalmente, se un individuo porta un’azione al BOLI, non è rappresentato da un avvocato. BOLI ha l’autorità di intraprendere diverse azioni, compresa la valutazione di una sanzione civile, che può superare i 1.000 dollari se la violazione è intenzionale.
Un’azione civile può anche essere un modo efficace per far rispettare la legge. A volte porta un’ulteriore minaccia di applicazione. Se un dipendente ha perso il salario o ha subito ritorsioni, un’azione civile potrebbe essere un modo migliore per far rispettare la legge. Dipende se all’individuo è stato negato il congedo per malattia o se ha subito una forma più estrema di ritorsione – perdita di un lavoro o di un’opportunità di lavoro o a volte molestie per aver chiesto i diritti previsti dalla legge.
Q. Pensieri finali?
Payne:
I dipendenti federali sono esclusi dalla legge. La legge può anche non applicarsi ai dipendenti del sindacato in circostanze limitate.
Pollock: Questa legge non sta andando via. I datori di lavoro devono affrontare i cambiamenti nelle loro politiche o adottare nuove politiche ora e i dipendenti dovrebbero imparare quali sono i loro nuovi diritti.
— George Rede
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