Se vuoi imparare come creare una nuova cartella in SharePoint, segui i passi illustrati e sarai in grado di personalizzare e gestire le cartelle nel tuo sito web. Le cartelle di SharePoint forniscono opzioni su come raggruppare e gestire il contenuto del sito contenuto in una lista o libreria. I siti SharePoint che hanno molti contenuti dovrebbero usare le cartelle per raggruppare e classificare facilmente le categorie di contenuti per una più facile identificazione ed evitare confusioni.
Come creare una nuova cartella in SharePoint
Creare una cartella di base nel tuo sito SharePoint è molto facile. Per impostazione predefinita, SharePoint è personalizzato per mostrare il menu nuova cartella nella libreria del sito, ma non appare nelle liste a meno che l’amministratore non abiliti le liste. Se vuoi aggiungere il menu nuova cartella a un elenco, devi cambiare le impostazioni avanzate dell’elenco del tuo sito.
- Per fare questo, clicca sul nome di una lista che si trova nelle opzioni di avvio rapido
- Sul nuovo menu clicca su new-folder
- Crea la cartella e nominala con un nome adatto che copra la sua categoria
Come organizzare gli elementi in sottocartelle e cartelle per un facile accesso
Se una lista o libreria contiene molti elementi che sono simili o confusi in un modo particolare, usa le cartelle per organizzare il contenuto all’interno dell’elenco o della libreria. Un buon esempio di cartelle di gruppo sono: dipartimenti, categorie, progetti, fasce di età, sottogruppi alfabetici e elenchi alfabetici. Le cartelle aiutano gli utenti del sito SharePoint a gestire facilmente i file in modo molto professionale.
Per impostazione predefinita, gli elenchi e le librerie di SharePoint abilitano la visualizzazione delle cartelle per tutti gli elenchi o le librerie senza un filtro. Questa opzione ti aiuta a scegliere la cartella di file appropriata e a inserire nuovi elementi. Avere diverse cartelle nel tuo sito ti permette di aggiungere correttamente elementi e contenuti dall’interno o dall’esterno del sito. Anche se puoi facilmente riorganizzare gli elementi in diverse cartelle di librerie usando l’esploratore standard, non c’è un modo automatico per i nuovi utenti di spostare gli elementi tra le cartelle in un elenco.
Anche se l’elenco o le librerie non vengono visualizzati nella sezione documenti di quick-launch, i proprietari del sito con i permessi di modificare o progettare il sito possono abilitare la visualizzazione ad albero che mostra la sezione dei contenuti del sito in quick-launch. A seconda del design del tuo sito web, puoi considerare di usare le cartelle oltre alle viste perché aiutano a filtrare i contenuti, ordinarli in modi diversi e raggrupparli in modo diverso.
Come aggiungere una cartella a una lista
Se stai imparando come creare una nuova cartella in SharePoint, potresti anche essere interessato a imparare come aggiungere quella cartella a una lista. Per default, il comando new-folder non è disponibile nelle liste. Un utente con i permessi di progettazione sugli elenchi di SharePoint può aggiungere nuove cartelle a un elenco cambiando alcune impostazioni avanzate dell’elenco.
- Se hai i permessi necessari, vai al sito web che contiene gli elenchi a cui vuoi aggiungere nuove cartelle.
- Clicca sul nome di un particolare elenco situato nel quick-launch. Se non riesci a farlo, clicca su site-settings >> site-contents e cerca il titolo della tua lista.
- Nei nastri, clicca su items-tab e poi, new-group. clicca new-folder.
- Nella finestra di dialogo nuova-cartella, digita un nome per la cartella nella casella del nome e clicca su OK.
Come cancellare una cartella contenuta in un elenco o in una biblioteca
Eliminare le cartelle nelle liste cancella tutti i file, le sottocartelle e i documenti in essa contenuti. È necessario fare sempre attenzione quando si esegue questa opzione per non eliminare cartelle importanti e critiche del tuo sito web SharePoint. Considera di copiare le cartelle in una destinazione nel tuo desktop nel caso tu possa averne bisogno in futuro.
Se hai i permessi per modificare e creare nuove cartelle di un particolare sito, puoi fare le seguenti azioni per eliminare definitivamente le cartelle. Un sito web sever che porta poche cartelle risponde più velocemente di un server che ospita migliaia di cartelle. È molto importante assicurarsi che il tuo server web SharePoint contenga solo cartelle utili. Se il tuo server contiene alcune cartelle di elenco irrilevanti, considera la possibilità di eliminarle.
- Visita il tuo sito web contenente l’elenco o la libreria che contiene una cartella che vorresti eliminare.
- Clicca sul nome della cartella nelle opzioni di avvio rapido.
- Conferma la cartella da eliminare cliccando sulla sua riga.
- Nella scheda degli elementi del gruppo di gestione, clicca su elimina elemento o elimina documento.
- La tua cartella sarà eliminata definitivamente.
Come creare una nuova cartella in una biblioteca
Di default, la creazione di una nuova cartella in una biblioteca appare in un comando di quella biblioteca. Se hai i permessi di progettazione del tuo sito, puoi cambiare le impostazioni avanzate e creare cartelle in un altro modo civile che desideri.
- Per creare una nuova cartella vai al sito che contiene la biblioteca che vuoi aggiungere una nuova cartella.
- Sull’opzione di avvio rapido clicca sul nome della biblioteca.
- Nei nastri, clicca sulla scheda elementi e poi, nuovo-gruppo. clicca su new-folder.
- Nella finestra di dialogo new-folder, digita il nome di una cartella nella casella del nome e clicca su OK.
Come spostare un documento in una nuova cartella creata nella tua libreria o elenco
A differenza di altre versioni precedenti di SharePoint, SharePoint 2013 è dotato di nuove funzionalità che ti permettono di trascinare facilmente i file nelle cartelle. Non è possibile trascinare i file nelle cartelle nelle versioni 2010 e 2007 di SharePoint e quindi è necessario copiare e incollare direttamente in modo manuale. Spostare più file o documenti in una nuova cartella è stata una grande sfida per gli utenti che usano le vecchie versioni di SharePoint. SharePoint 2013 è dotato di una nuova funzione drag-drop che consente di copiare facilmente cartelle, file e documenti contenuti in un sito SharePoint. Con la funzione drag-drop, è possibile copiare più documenti da una lista all’altra.
1. Per trascinare file e documenti, aprire le cartelle e tutti i luoghi in cui si desidera copiare gli elementi.
2. Ridimensiona le finestre delle cartelle in piccole finestre e disponile sullo schermo in modo che nessuna finestra sia in cima all’altra.
3. Trascina i documenti e i file nelle destinazioni della cartella che vuoi che siano.
Le cartelle sono molto importanti poiché aiutano a categorizzare i documenti e i file per un accesso più facile. Usate il tutorial di cui sopra per creare ed eliminare le cartelle nel vostro sito. Una volta eseguite le procedure di cui sopra, sarà facile mantenere le cartelle del tuo sito SharePoint e anche imparare a creare una nuova cartella in SharePoint.
