Come fundraiser, stai imparando come gestire un’asta silenziosa di successo. Proprio quando pensi di avere tutto sotto controllo, le tendenze cambiano, spuntano nuovi articoli, i donatori cercano qualcosa di diverso, la tecnologia si evolve e altro ancora. Quindi, bisogna adattarsi.
Le aste silenziose sono uno dei modi più popolari per coinvolgere gli ospiti e raccogliere fondi durante gli eventi di raccolta fondi. Ci sono una varietà di modi per gestire un’asta silenziosa, ma se ricordate i punti chiave qui sotto, siete destinati a vedere il successo.
1. Reclutamento e formazione dei volontari per l’asta silenziosa
Fate attenzione a chi reclutate per gestire l’asta silenziosa. I volontari che procurano gli articoli per l’asta sono in grado di consegnare? Hanno le connessioni necessarie per assicurarsi gli oggetti o le esperienze che i vostri donatori desiderano?
Poi, dovete pensare al giorno effettivo della vostra asta silenziosa. I volontari che hanno detto che aiuteranno con la cassa saranno presenti o sulla pista da ballo? Questi volontari sono estroversi e incoraggeranno gli ospiti dell’evento a fare offerte all’asta?
2. Come formare i volontari dell’asta silenziosa
Non solo è fondamentale che i volontari dell’asta silenziosa si presentino per aiutare a massimizzare l’asta, ma che sappiano cosa fare. La formazione dei volontari è una componente importante per qualsiasi evento, specialmente se si utilizza un software per aste silenziose.
L’accademia di formazione online di GiveSmart è disponibile per tutti i nostri partner no-profit, a qualsiasi livello di servizio. Il nostro team per le aste silenziose arriva prima dell’evento per aiutarvi ad allestire l’area di check-in, formare gli ospiti sul software, fornire le attrezzature e garantire la coerenza tra il sito web dell’asta silenziosa e gli oggetti d’asta disponibili durante l’evento.
La formazione insegna anche ai volontari e allo staff come utilizzare la piattaforma GiveSmart in modo che possano fare offerte e donazioni per conto degli ospiti che potrebbero aver bisogno di assistenza.
3. Come sollecitare le donazioni per l’asta silenziosa
Oltre ai volontari della notte dell’evento, probabilmente vi affiderete ad alcuni volontari per ottenere donazioni per la vostra asta silenziosa. Quando iniziate a pianificare l’asta silenziosa, è importante decidere chi dovrà sollecitare un certo valore di oggetti per l’asta.
Questi obiettivi dovrebbero essere chiaramente definiti in modo che i volontari e lo staff siano ritenuti responsabili della realizzazione di un catalogo d’asta che vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi di raccolta fondi.
È anche utile discutere quali oggetti o esperienze i vostri donatori desiderano e sono interessati, poiché questo guiderà i sollecitatori di donazioni e, in definitiva, porterà a maggiori attività di offerta. Oggetti molto ricercati aumenteranno gli importi che i donatori sono disposti a offrire, rispetto agli oggetti (come le carte regalo) che hanno un valore fisso.
L’asta silenziosa dovrebbe essere composta interamente da donazioni, se possibile. A volte, le organizzazioni utilizzano le società di consegna quando non riescono a procurarsi oggetti che sono più difficili da ottenere (per esempio, i biglietti per Hamilton o pacchetti vacanze esclusivi).
Si consiglia di adottare un approccio strategico quando si incorporano oggetti in consegna. È importante capire la struttura dei prezzi della società di consegna e la misura in cui i loro articoli sono desiderati dai donatori. In alcuni casi, gli articoli dell’asta in conto vendita che offrite possono attirare un nuovo pubblico all’evento.
Capire cosa vogliono i donatori è la chiave per organizzare un’asta silenziosa di successo.
Quando vi rivolgete alla vostra comunità per le donazioni per la vostra asta silenziosa, potete anche attivare il modulo di donazione di articoli sul vostro sito GiveSmart. Questo modulo accelera la raccolta di informazioni dai donatori e aggiunge automaticamente gli articoli alla coda che gli amministratori possono caricare nel catalogo dell’asta. Utilizzando la tecnologia in questo modo, è possibile inviare facilmente gli articoli all’asta e caricare le immagini mentre si importano gli articoli.
4. Come promuovere l’asta silenziosa
Promuovere l’asta silenziosa prima dell’evento è un ottimo modo per entusiasmare gli ospiti sugli articoli e sull’evento stesso. Se è la prima volta che usi un software per le offerte mobili, è importante far sapere agli ospiti che faranno offerte sui loro telefoni in modo che si ricordino di portarli all’evento.
La piattaforma per aste silenziose di GiveSmart ti permette di comunicare con gli ospiti tramite e-mail o messaggi di testo, quindi puoi utilizzare questa funzione per promuovere l’asta silenziosa prima dell’evento. Puoi anche aprire l’asta prima dell’inizio dell’evento per coinvolgere i donatori nella pre-offerta.
Fare offerte prima dell’evento è vantaggioso perché abitua gli ospiti alla piattaforma mobile, li entusiasma per l’evento e coinvolge le offerte, permettendoti di iniziare la serata dell’evento con i soldi già raccolti!
5. Ospitare l’asta silenziosa online
Organizzare l’asta online con offerte mobili permette ai donatori di partecipare da qualsiasi luogo, quindi è una grande idea promuovere gli articoli dell’asta e la pagina delle donazioni sui social media. La tua organizzazione, lo staff e i volontari dovrebbero tutti condividere l’asta su Facebook, Twitter, Instagram e qualsiasi altra piattaforma su cui sono attivi.
Questo incoraggerà le persone oltre il tuo tipico gruppo di donatori a donare, poiché l’asta raggiungerà un nuovo pubblico attraverso i social network. Forse i tuoi amici dall’altra parte del paese vogliono sostenere un’organizzazione in cui sei coinvolto, o conoscono proprio la persona che spenderà per quella maglia firmata per una buona causa.
6. Come impostare un evento asta silenziosa
È utile avere una homepage per il tuo evento asta silenziosa che gli ospiti possono raggiungere per l’itinerario dell’evento, biglietti, informazioni di contatto, dettagli dell’asta e altro. Una landing page per il tuo evento ti prepara al successo quando gli ospiti, i donatori e i volontari cercano maggiori informazioni.
GiveSmart fornisce alle organizzazioni un hub per vendere biglietti, sponsorizzazioni, fare donazioni, fare offerte, acquistare merce, elaborare pagamenti ed eseguire rapporti. Per l’elaborazione dei pagamenti e dei report è ottimo avere una soluzione di ticketing che si integri con la tua asta in modo che gli ospiti debbano solo accedere e pagare una volta sola.
L’allestimento fisico dell’asta il giorno dell’evento è importante quanto quello digitale da considerare. Il modo in cui esponi i tuoi oggetti d’asta avrà un impatto diretto sul loro rendimento. Ecco alcune cose da considerare:
- Tenete a mente la posizione e lo spazio mentre pensate a dove gli ospiti si mescoleranno.
- Posizionate l’asta in vista.
- Assicuratevi che ci sia spazio per esaminare gli articoli dell’asta.
- Stampate i fogli di esposizione con un carattere leggibile.
- Per le esperienze o i certificati, puoi stampare un foglio espositivo personalizzabile direttamente dal tuo sito GiveSmart invece di riscrivere tutte le informazioni che già esistono nel tuo catalogo d’asta.
7. Gestire l’evento dell’asta silenziosa
Il giorno dell’evento l’area dell’asta dovrebbe essere un punto di forza, ed è qui che entrano in gioco lo staff o i volontari dell’asta silenziosa. È importante che incoraggino gli ospiti a girare per l’area dell’asta e a dare un’occhiata agli articoli quando arrivano e si dirigono al bar.
Se gli ospiti desiderano fare un’offerta, puoi indirizzarli al messaggio di testo di benvenuto che hanno ricevuto al loro arrivo, offrire di fare un’offerta per loro conto o fornire ulteriori istruzioni sulle offerte, se necessario.
Quando l’evento continua, utilizza il Centro messaggi per comunicare con gli ospiti durante la serata. Fai sapere loro quando è ora di sedersi per la cena. Ricorda loro che alcuni articoli potrebbero non avere ancora offerte. Chiedi se hanno controllato il fantastico pacchetto vacanze. Dite loro quando il programma sta per iniziare, o avvertiteli quando l’asta sta per concludersi.
I volontari e lo staff che fungono da assistenti alle offerte dovrebbero continuare a sostenere gli ospiti durante l’evento, oltre l’ora del cocktail, controllando se hanno bisogno di assistenza per fare offerte o donazioni.
8. L’impatto di un’offerta visiva
Quando l’evento è in corso puoi proiettare un’offerta visiva su una parete o uno schermo di proiezione che si aggiornerà in tempo reale man mano che arrivano le offerte. Questo stimola la competizione nella stanza e aggiorna gli ospiti sulla situazione delle offerte mentre l’orologio dell’asta continua a diminuire. Una donazione simile o un termometro visivo possono essere visualizzati durante un pegno digitale o un text-to-donate in modo che tutti possano guardare le donazioni che arrivano. È un ottimo modo per creare entusiasmo nella stanza e incoraggiare le donazioni di tutte le dimensioni.
9. Come terminare l’asta silenziosa
È una buona idea fissare un’ora di fine per l’asta, in quanto crea un senso di urgenza ed è eccitante per gli ospiti essere ancora all’evento quando scoprono di essere vincitori. Quando l’asta finisce invia un messaggio di testo ai vincitori attraverso il Message Center.
Filtrare e indirizzare i vincitori verso l’area di checkout accelererà il processo di checkout ed eliminerà la congestione alla fine della serata. Gli ospiti sapranno se hanno vinto e non avranno bisogno di bombardare l’area casse chiedendo informazioni sui vincitori dell’asta.
10. Seguire gli ospiti dopo un’asta silenziosa
Le note di ringraziamento e le ricevute fiscali sono importanti da inviare dopo un evento. Tuttavia, i donatori di tutte le età dicono che ricevere un rapporto sull’impatto è il messaggio di follow-up più importante da ricevere, secondo il Donor Experience Study di Community Brands. I donatori vogliono sapere come il loro contributo ha avuto un impatto diretto sulla missione della vostra organizzazione – vogliono vedere che hanno contribuito a fare la differenza.
11. Fornire ricevute
Per scopi finanziari e fiscali, le ricevute sono un must. La piattaforma di GiveSmart invia automaticamente le ricevute ai donatori e agli acquirenti dei biglietti dopo che un pagamento viene elaborato su un sito di eventi. Questa caratteristica da sola fa risparmiare ai team di sviluppo ore di lavoro e il fastidio di compilare e inviare manualmente le ricevute.
12. Come valutare il successo della tua asta silenziosa
Una volta che l’evento è stato detto e fatto, è importante guardare indietro e vedere come sono andati gli articoli dell’asta. Ecco alcune cose da considerare:
- Quanti ospiti hanno partecipato all’asta?
- Chi sono stati gli offerenti più attivi
- Qual è stato il ROI?
13. Reporting post-evento e pianificazione per il prossimo anno
Il report post-evento è importante per la pianificazione del prossimo anno. L’Event Dashboard di GiveSmart fornisce approfondimenti in tempo reale per le aste, gli utenti e i dati finanziari.
L’hub Rapporti è dove gli amministratori dell’organizzazione possono scaricare una serie di rapporti in formato Excel, CSV e PDF.
Questi rapporti includono:
- Saldi non pagati
- Offerte d’asta silenziose
- Donazioni
- Ordini di biglietti
- Partecipanti
- Raffles
- Articoli istantanei, e altro.
Conclusione
Le aste silenziose sono un ottimo modo per coinvolgere i donatori, fornire esperienze uniche, raccogliere fondi e creare entusiasmo per la missione della tua organizzazione. Prestare la giusta attenzione ad ogni fase del processo assicura il massimo successo e il minimo stress quando si utilizza un’asta nella raccolta fondi.
Ti invitiamo ad esplorare i nostri prodotti, a programmare una demo gratuita, o a contattarci per qualsiasi curiosità, domanda, o se vuoi parlare con qualcuno del nostro team nella tua zona!
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