Dipendenze nel Project Management – Una guida completa

Immaginate di costruire una casa. Devi montare le pareti prima di poterle dipingere. Dipingere i muri dipende dal fatto che i muri siano costruiti.

I progetti, proprio come la vita reale, non avvengono nel vuoto e hanno un proprio insieme di dipendenze e vincoli indipendentemente dal settore. Trovare un’attività o un compito isolato del progetto è quasi impossibile, poiché i progetti sono intrinsecamente interconnessi.

Molti manager considerano l’identificazione e la gestione delle dipendenze nella gestione del progetto come uno dei compiti più importanti e consequenziali.

Cosa sono le dipendenze del progetto?

Le dipendenze nella gestione del progetto riguardano la gestione e la programmazione dei compiti del progetto, tenendo a mente le loro sequenze e requisiti. Se il compito B richiede il completamento del compito A, allora diremo che il compito B dipende dal compito A. Questo può sembrare semplice ora, ma in progetti complessi con diversi compiti interdipendenti, le cose possono diventare confuse.

Quelli che seguono sono alcuni dei termini importanti relativi alle dipendenze nella gestione del progetto.

Costrizioni

Nella gestione del progetto, dipendenze e vincoli vanno di pari passo. I vincoli del progetto sono le restrizioni o i confini entro i quali il manager deve stare durante il completamento del progetto. I tre vincoli principali di ogni progetto sono

• costo
• tempo
• ambito del progetto.

A volte, le dipendenze nei progetti avvengono a causa di certi vincoli nel progetto. Per esempio, se il tuo team può permettersi un solo sviluppatore di software, allora i compiti in cui hai bisogno di uno sviluppatore saranno dipendenti l’uno dall’altro.

Lead e Lag

Lead è un concetto unico che è applicabile solo alle relazioni ‘finish to start’, più avanti su questo. Si riferisce al tempo per il quale le attività successive vengono accelerate rispetto a quelle precedenti. Mentre la relazione FtS richiede che le attività successive non possono iniziare prima della fine delle attività precedenti, i project manager applicano i lead time per ridurre il tempo complessivo del progetto.

Lag non è limitato dal tipo di relazione. Si riferisce al ritardo di tempo tra le attività quando non ci sono risorse in uso. Anche se indesiderabile, il tempo di ritardo è talvolta necessario per assicurare il completamento del progetto. Quando dipingi una stanza, il tempo extra richiesto per lasciarla asciugare prima di iniziare ad appendere i quadri è il tempo di ritardo.

Percorso critico

La catena di attività continue che portano al completamento di un progetto è il percorso critico del progetto. Se una qualsiasi attività del percorso critico subisce un ritardo, l’intero progetto subirà lo stesso ritardo, a meno che un’altra attività critica non venga completata in anticipo per compensare il ritardo.

Tipi di dipendenze nella gestione dei progetti

Le dipendenze possono essere di diversi tipi, poiché fattori interni ed esterni possono influenzarle. Le seguenti sono alcune delle principali categorie di dipendenze del progetto.

1. Dipendenze logiche

Conosciuto anche come dipendenze causali. Queste dipendenze sono una parte intrinseca del progetto e non possono essere evitate. I compiti caratterizzati come dipendenza logica di solito usano l’output dei compiti precedenti come input quindi non puoi eseguirli in parallelo.

Considera la cottura di una torta come il tuo progetto. Non puoi iniziare il processo se non hai tutti gli ingredienti necessari.

2. Dipendenze dalle risorse

Questa dipendenza ha origine da un vincolo di progetto in quanto riguarda la disponibilità di risorse condivise. Se due compiti richiedono la stessa risorsa per il completamento, allora saranno dipendenti dal completamento dell’altro.

3. Dipendenze preferenziali

Queste dipendenze dipendono generalmente dai membri del team, da altre parti interessate e dalle pratiche industriali. Le dipendenze preferenziali sorgono quando i compiti sono programmati per seguire pratiche standard sviluppate.

Nella maggior parte dei casi, il progetto può competere anche se ignori le dipendenze preferenziali nei tuoi compiti, ma ci saranno alcuni problemi di qualità.

4. Dipendenze esterne

Non importa quanto tu pianifichi, ci sono cose destinate ad essere fuori dal tuo controllo. Alcuni compiti dipendono da fattori esterni e i project manager non possono fare nulla per influenzare il loro progresso. Per affrontare queste dipendenze, si raccomanda di avere un piano di riserva.

Possono verificarsi ritardi da parte dei fornitori o altre circostanze impreviste che possono influenzare i tuoi progressi. Un buon project manager fa sempre dei piani di emergenza in modo che tutto continui a funzionare bene anche di fronte alle avversità.

5. Dipendenze tra team

Questo è un evento comune nelle grandi organizzazioni. A volte più team lavorano su un singolo progetto complesso e fanno affidamento l’uno sull’altro per completare il progetto in tempo.

Comprendere le dipendenze dei compiti in un progetto

Comprendere e identificare la relazione tra le dipendenze nella gestione dei compiti è una parte importante del lavoro di un project manager. Le seguenti sono le relazioni di quattro tipi di dipendenze dei compiti nella gestione del progetto.

• Finish to start (FtS): Il compito B non può iniziare finché il compito B non è completato. Per esempio, è necessario assemblare la pizza prima di metterla nel forno.

• Finish to finish (FtF): Il compito A può finire solo quando il compito B finisce. Nello sviluppo del software, il team QA trova e segnala i bug (compito A) e il team di ingegneria li corregge (compito B). In questo caso, il test è completo solo quando le correzioni dei bug sono completate.
• Da inizio a inizio (StS): Il compito B non può iniziare prima che il compito A inizi. Quando l’asfalto viene versato sulla strada, deve essere immediatamente livellato perché si asciuga rapidamente. Quindi, i compiti di versare l’asfalto e livellare la strada devono iniziare insieme.

• Iniziare a finire (StF): Il compito B deve iniziare perché il compito A sia completato. Consideriamo il posto di una guardia di sicurezza. Una guardia notturna non sarà sollevata fino a che la guardia del mattino non prende il comando.

Come gestire le dipendenze nella gestione del progetto

Similmente a molte altre sfide nella gestione del progetto, non c’è un modo da manuale di trattare le dipendenze. Come le affronterai dipende dai requisiti e dalle condizioni del progetto in questione.

Tuttavia, ci sono alcune cose comuni che tutti i manager fanno per affrontare con successo le dipendenze nei loro progetti.

Identificare e visualizzare

E’ importante identificare e registrare tutte le dipendenze durante la pianificazione del progetto. Altrimenti, rischierete di complicare le cose perché, senza un’adeguata gestione dei compiti, le possibilità di successo del vostro progetto diventano scarse.

Visualizzare i dati può aiutarvi a riconoscere le dipendenze. Questo è dove strumenti come i grafici di Gantt sono utili. Anche le tavole Kanban funzionano bene, ma dovrai configurarle con delle etichette.

Interagire con gli stakeholder

I manager hanno bisogno di prendere a bordo gli stakeholder del progetto in modo che tutti quelli coinvolti siano sulla stessa pagina. Devi assicurarti che gli stakeholder capiscano le principali dipendenze e come ognuna di esse influenzerà il progetto.

Fai un registro dei rischi

Capire le dipendenze del progetto è ottimo per mitigare i rischi. Una volta che hai identificato tutte le dipendenze, è il momento di sapere come influiranno sul tuo progetto se qualcosa va storto. La maggior parte dei progetti sono di solito vulnerabili a causa di dipendenze esterne sulle quali non avete alcun controllo.

Molti vincoli hanno anche alcuni rischi associati ad essi, quindi dovrete essere preparati anche per loro. Una volta che hai identificato ed elencato tutte le liste, è il momento di ridurre il loro impatto sul tuo progetto.

Fai piani di emergenza

Solo conoscere le dipendenze e i rischi non è sufficiente. Dovete assicurarvi che anche se qualcosa va storto, il progetto rimanga in pista e si completi con successo. Una corretta gestione dei rischi del progetto consente di risparmiare tempo prezioso e di entrare in modalità “controllo dei danni” non appena le cose iniziano ad andare male.

Creare dei buffer per ridurre al minimo l’effetto delle dipendenze è anche una grande strategia di mitigazione per garantire il completamento del progetto in tempo.

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