Athens, Ga. – L’ufficio dell’Università della Georgia del cancelliere ha recentemente lanciato una nuova richiesta elettronica e un sistema di tracciamento, che sta fornendo un servizio migliore e una maggiore efficienza per studenti e alumni che hanno bisogno delle loro trascrizioni UGA.
Il nuovo programma e-transcript, che è alimentato da Avow Systems Inc, permette a qualsiasi studente o alumno con un numero di identificazione 810 di richiedere un PDF certificato delle loro trascrizioni inviate a se stessi o a terzi, sia a un futuro datore di lavoro che a un’altra scuola o college. Gli studenti e gli alumni che hanno ricevuto un numero 810 possono accedere al nuovo sistema.
“Prima di lanciare il servizio e-transcript, abbiamo richiesto ai nostri studenti ed alumni di inviarci una lettera su carta per richiedere l’invio delle loro trascrizioni, poi avremmo elaborato la loro richiesta nel nostro ufficio e spedito una trascrizione cartacea al destinatario”, ha detto Jan Hathcote, registrar per UGA. “L’intero processo richiedeva circa due settimane, a volte più a lungo, a seconda di quanto tempo impiegava la richiesta per arrivare nella posta e per la posta di ritorno per arrivare a destinazione.”
Lo scorso autunno, dopo la nuova nomina di Hathcote come cancelliere nell’estate 2011, il suo ufficio è stato in grado di incorporare il primo passo nel processo di trascrizione elettronica per gli utenti di inviare una richiesta attraverso un modulo online, e una trascrizione cartacea è stata generata dall’ufficio del cancelliere e inviata via posta di prima classe degli Stati Uniti al destinatario.
“Questo ha accelerato il processo di diversi giorni sul front-end, ma il processo non era ancora così efficiente come avevamo previsto”, ha detto Hathcote. “Volevamo fornire un servizio migliore che fosse molto più efficiente, pur mantenendo la sicurezza e l’affidabilità”.
Il 1° maggio, Hathcote e il suo staff sono stati in grado di fare il passo successivo nel fornire un processo elettronico completamente integrato. In collaborazione con Avow Systems Inc, una società di servizi di consegna di documenti autentici, il nuovo sistema di trascrizione elettronica permette al richiedente di ordinare la trascrizione online e ricevere un PDF certificato in pochi minuti, riducendo il tempo di consegna di diversi giorni. Il PDF certificato permette solo agli utenti autenticati – gli utenti designati dalla persona che richiede la trascrizione – di accedere alla trascrizione dello studente.
“Abbiamo avuto uno studente nel nostro ufficio che aveva bisogno della sua trascrizione per un colloquio di lavoro due giorni dopo. Siamo stati in grado di fornirgli la sua trascrizione elettronicamente in un paio di minuti”, ha detto Hathcote, “ed è stato in grado di inviare la sua trascrizione simultaneamente in un formato PDF sicuro e certificato anche alla persona che lo stava intervistando.”
Un ulteriore servizio incluso da Avow fornisce capacità di tracciamento in modo che l’utente sappia l’esatta posizione della trascrizione. Questo allevia l’ansia di sapere se i documenti sono stati inviati e ricevuti in modo appropriato. Permette anche agli studenti di allegare documenti supplementari, come curriculum, lettere di referenze e candidature insieme alle loro trascrizioni.
Per maggiori informazioni e per effettuare ordini di e-transcript, vedere http://www.reg.uga.edu/transcripts.