Management by Walking Around (MBWA) – The Essential Guide

Viviamo in un mondo dove la comunicazione è più facile che mai, ma le conversazioni faccia a faccia tendono ad essere difficili da mantenere. L’interazione sta diventando sempre più digitalizzata, e la maggior parte di noi preferisce inviare un’e-mail piuttosto che organizzare un incontro. Ma un metodo di gestione sfida le nostre strategie di comunicazione chiedendo una più profonda integrazione delle conversazioni reali sul posto di lavoro.

La gestione a piedi è in giro da un po’, ma in cosa consiste questa strategia? Esploreremo la storia e il concetto dietro questa teoria di gestione. Prima di darvi consigli su come utilizzare al meglio il metodo, ne esamineremo anche i punti di forza e di debolezza.

Che cos’è il MANAGEMENT BY WALKING AROUND?

Avrete probabilmente incontrato molte teorie di management e potreste avere le vostre idee su uno stile di gestione efficace. Una parte fondamentale dell’essere un buon manager è essere in contatto con i tuoi subordinati. Affinché la gestione funzioni, devi essere consapevole di ciò che succede intorno a te e questo è, essenzialmente, ciò che riguarda la gestione camminando.

La storia del metodo

Prima di esaminare la definizione della teoria, è bene considerare la sua storia. Dopo tutto, camminare fa parte della funzione dell’essere umano, quindi come ha fatto a diventare una parte evidente del management? Anche se il concetto di far camminare il management tra i subordinati e parlare con loro faccia a faccia, è stato usato dai manager e dalle organizzazioni per decenni, il termine ‘Management by Walking Around’ è stato reso popolare negli anni 80.

Nel 1982, i consulenti di management Tom Peters e Robert H. Waterman hanno proposto il concetto nel loro libro In Search of Excellence: Lessons from America’s Best Run Companies. Nel libro, Peters e Waterman hanno esaminato le aziende di successo, realizzando un nominatore comune tra quelle di maggior successo. Secondo loro, le aziende di successo avevano CEO e manager che passavano molto del loro tempo sul campo invece di essere confinati in ufficio. Peters e Waterman notarono che questi manager erano più consapevoli delle operazioni e, in generale, avevano una migliore capacità di risolvere i problemi. Peters ha continuato a scrivere un libro A Passion for Excellence in cui ha continuato ad affermare lo stile come l’elemento centrale della leadership eccellente.

L’idea ha guadagnato ulteriore attenzione quando William Hewlett e David Packard, i fondatori di Hewlett Packard, hanno menzionato la teoria come parte della “HP Way”. Le lezioni apprese dall’azienda tecnologica furono, infatti, esaminate e presentate da Peters e Waterman.

Lo stile di gestione up-close-and-personal divenne un’opzione popolare per le organizzazioni e altre grandi aziende seguirono presto gli insegnamenti di Peter e Waterman. Disney ha implementato il management by walking, facendo lavorare i suoi manager a turni insieme ai subordinati. Steve Jobs della Apple era un altro grande sostenitore di questo stile, mettendosi in situazioni in cui aveva a che fare direttamente con i clienti.

La definizione

Quindi, la gestione camminando è solo, beh, camminare? La teoria è semplice, ma spesso incompresa. Anche se il nucleo principale è quello di far muovere il management, non ci si può aspettare che camminando senza meta per l’azienda si risolvano i problemi. Il metodo è essenzialmente uno stile di gestione in cui i manager vanno in giro in modo non strutturato e non pianificato tra i dipendenti.

L’obiettivo è quello di interagire con i subordinati e supervisionare il loro lavoro, mentre lo svolgono. Secondo i sostenitori, questo tipo di interazione permetterà ai manager di capire meglio i problemi, le idee e le preoccupazioni dei subordinati. Questo a sua volta assicurerà che la gestione possa agire di conseguenza sui risultati. La teoria è anche chiamata Management by Wandering Around o MBWA. Potete guardare la breve clip introduttiva qui sotto per una rapida definizione del metodo.

I COMPONENTI CHIAVE DEL MBWA

Quindi, il concetto generale della teoria è di far muovere il management. Si tratta di controllare i subordinati nel loro ambiente di lavoro e di creare una relazione più significativa con loro per aumentare i successi dell’organizzazione. Ma quali sono i componenti chiave del metodo di gestione? I cosiddetti mattoni su cui ci si deve concentrare per praticare la MBWA e non finire per camminare a caso.

Ci sono tre elementi, che sono essenziali per lo stile: andare in giro, avviare conversazioni e creare reti. Questi sono gli obiettivi chiave su cui il management deve concentrarsi per implementare una strategia MBWA. In primo luogo, il manager deve prendere tempo per camminare intorno all’organizzazione. Mentre il metodo si basa su interazioni spontanee e non pianificate, il manager deve concentrarsi consapevolmente sull’alzarsi e allontanarsi dalla scrivania.

In un ambiente di lavoro frenetico può essere troppo facile sedersi e pensare di fare i giri più tardi, solo per rendersi conto che la giornata è finita. Il manager deve creare un sistema, dove lui o lei è costretto ad alzarsi e parlare con i dipendenti su base regolare. Il manager deve anche assicurarsi che le passeggiate siano dirette alle aree direttamente sotto il suo comando. Non c’è bisogno che il manager cammini in parti che non lo coinvolgono, ma il manager deve camminare tra i suoi subordinati.

Ora, quando si cammina per l’organizzazione come manager, non si dovrebbe semplicemente camminare senza meta e dire ‘Ciao’ ai subordinati. L’elemento chiave della MBWA afferma che il manager deve avviare delle conversazioni. Queste conversazioni possono essere direttamente collegate al lavoro che il subordinato o l’azienda sta facendo, o la discussione può occasionalmente toccare questioni private. L’obiettivo, naturalmente, dovrebbe essere quello di imparare da queste situazioni informali. Il manager può utilizzare diverse situazioni, dalle discussioni in corridoio alle pause pranzo. L’obiettivo è quello di raccogliere informazioni, che possono essere utili per prendere decisioni e risolvere problemi.

Quindi, l’idea è quella di imparare di più sulla situazione attuale dei subordinati, conoscere le loro opinioni, e rimanere in cima a qualsiasi problema che potrebbero incontrare sia sul lavoro che in privato (le questioni private potrebbero influenzare direttamente la capacità di lavoro della persona).

Le conversazioni sono la base della terza componente chiave della creazione di reti all’interno dell’organizzazione. Il manager vuole incoraggiare relazioni migliori e una comunicazione aperta. Anche quando una singola discussione non porta a nuove informazioni dirette, il manager potrebbe aver rafforzato la comunicazione tra lui o lei e il subordinato.

Questo può garantire che quando sorgono problemi, la persona sta condividendo immediatamente la notizia con la direzione. L’obiettivo non riguarda solo il rapporto rafforzato tra la direzione e i subordinati. L’MBWA può dare l’esempio per una migliore comunicazione in tutta l’organizzazione.

Nel suo libro, Peters ha delineato tre componenti dietro l’MBWA di successo. Secondo Peters, il metodo funziona quando:

• I manager ascoltano le persone – Non puoi solo andare in giro e parlare, ma devi ascoltare quello che i subordinati ti dicono. Come manager, devi diventare bravo a leggere i sottili segnali che le persone ti stanno dicendo. I tuoi subordinati potrebbero non sentirsi a proprio agio nell’essere molto onesti con te, specialmente all’inizio dell’implementazione del nuovo metodo.
• I manager usano la discussione come un’opportunità per trasmettere i valori dell’azienda – Le passeggiate e le discussioni ti danno la possibilità di rafforzare la comprensione del subordinato dei valori e della visione dell’azienda.
• I manager sono disposti a fornire assistenza e supporto sul posto – Se i tuoi subordinati hanno bisogno di aiuto, devi essere disposto a dare l’esempio e fornire supporto sul posto. Il metodo ha un senso di urgenza e non si tratta di “indagare”, ma di risolvere i problemi rapidamente.

I PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA DEL METODO

Come ha fatto la gestione a piedi a diventare una tecnica così popolare? Gran parte della sua popolarità è dovuta ai benefici che le aziende e i team di gestione hanno sperimentato come risultato di questa strategia. Mentre i benefici sono numerosi, la strategia non è priva di alcune insidie.

I benefici del MBWA

Ci sono tre benefici fondamentali nell’uso del metodo come strategia di gestione: miglioramenti nella comunicazione e nelle relazioni tra dipendenti e superiori, un efficace focus operativo e una maggiore efficienza. La tabella seguente delinea i benefici in modo più dettagliato.

Creare canali di comunicazione più forti e migliorare le relazioni dipendenti-superiori

• La strategia costringe la direzione a migliorare il modo di comunicare con i subordinati. Sottolinea l’importanza di una buona comunicazione in tutta l’organizzazione. I manager insegnano la pratica di ascoltare efficacemente e parlare in modo efficiente ai subordinati.
• Il livello migliorato di comunicazione aiuta a creare un ambiente di apertura. Le discussioni sono basate sullo scambio positivo di idee e non sull’imposizione. I manager non impongono la comunicazione, ma la rendono parte del tessuto dell’organizzazione.
• La comunicazione rilassata e regolare ha dimostrato di migliorare le relazioni e di far sentire i subordinati più motivati nel loro lavoro.
• Quanto sopra genera comprensione all’interno dell’organizzazione, poiché le persone si sentono ascoltate. Sentirsi parte dell’organizzazione e apprezzati dai propri manager può aiutare ad aumentare la motivazione e la lealtà dei dipendenti. Se sei trattato bene dalla tua organizzazione, molto probabilmente non vorrai andartene altrove nell’immediato futuro.

Aiutando tutti a concentrarsi sui corretti aspetti operativi con il lavoro

• Il manager incontra i subordinati nella reale situazione e ambiente di lavoro e quindi, ottiene un’esperienza di prima mano di ciò che sta succedendo. Questo gli permette di avere un senso migliore delle cose che stanno accadendo intorno a lui e risulterà in una migliore comprensione dei punti di forza e delle debolezze dell’organizzazione.
• MBWA rafforza un ambiente di feedback, in cui i subordinati possono fornire al manager idee, consigli e suggerimenti per agire.
• La “bolla del management” viene rimossa e i manager non vedono solo quello che vogliono vedere o quello che i dipendenti vogliono presentare loro, ma hanno un’idea realistica di quello che sta succedendo.

Migliorare l’efficienza dell’organizzazione

• Entrambi i punti precedenti possono portare a migliorare l’efficienza operativa. L’ambiente di lavoro positivo aumenta la motivazione al lavoro e i manager hanno una migliore comprensione delle corrette decisioni operative che devono essere prese.
• Il management sarà in grado di chiarire i problemi più velocemente incontrando le persone faccia a faccia, piuttosto che affidarsi alla scrittura di una serie di e-mail. Invece di aspettare una risposta, un manager può semplicemente andare a chiedere della situazione.
• Questo significa anche che il feedback su problemi e idee è istantaneo, con conseguenti azioni più veloci. Il subordinato o il manager non deve aspettare il momento “giusto”, ma può fare aggiustamenti immediatamente quando le cose si presentano e vengono risolte. Se è necessario un chiarimento, può essere affrontato sul posto.

I pericoli della MBWA

Come sono i pericoli della MBWA? Come qualsiasi altra teoria di gestione, la strategia può avere le sue insidie. I tre problemi che i manager devono tenere a mente ruotano intorno alla natura che richiede tempo della strategia, la sua enfasi sull’opinione dei subordinati, e le difficoltà che le organizzazioni potrebbero avere nell’implementare la strategia.

Strategia che richiede tempo

• La MBWA può prendere molto tempo dall’agenda del manager. L’atto stesso di camminare dal proprio ufficio per stare in mezzo ai dipendenti può essere un affare puntuale, che può ostacolare la capacità di lavorare su altre questioni. Anche quando la discussione si traduce in un beneficio, stai comunque sottraendo tempo ad altri compiti.
• L’elemento che richiede tempo può essere particolarmente dannoso se consideri il fatto che non ogni conversazione porterà ad un beneficio immediato. La natura non strutturata significa che parlerete con i subordinati senza ottenere alcuna nuova comprensione delle operazioni dell’organizzazione. Le intuizioni sono piuttosto casuali in termini di beneficio immediato.

Esaltare l’importanza dell’opinione dei dipendenti

• Il focus della strategia è ascoltare i subordinati e usare le loro intuizioni sul business come un modo per migliorare le operazioni. Anche se questo può essere molto vantaggioso, dato che i subordinati hanno sempre la visione più vicina alle operazioni quotidiane, l’enfasi può essere eccessiva. Concentrandosi sulle intuizioni e le opinioni dei subordinati, la direzione non presterà molta attenzione ad altre intuizioni, come quelle dei clienti o di altre parti interessate.

L’implementazione può essere difficile

• Fare la strategia giusta può essere difficile. Come menzionato in precedenza, alcuni manager potrebbero trattare il metodo semplicemente come una strategia per “gironzolare”. Se non si pone abbastanza enfasi sul valore della conversazione e della comunicazione, il manager passerà semplicemente il tempo a parlare con le persone. La strategia non consiste solo nell’essere fisicamente presente tra i subordinati, ma nell’ottenere informazioni da queste situazioni e conversazioni reali.
• Se si va semplicemente in giro e ci si impegna in una conversazione, si sta dimenticando il punto chiave della strategia: l’informazione. Non puoi semplicemente sederti sulle informazioni e le intuizioni che ottieni, devi essere in grado di usare le informazioni come parte della tua strategia di gestione globale.

Come utilizzare al meglio lo stile di gestione

Come puoi evitare al meglio le insidie della gestione camminando? Per assicurarsi di non finire a camminare senza meta o trovarsi in una situazione in cui “lo farò più tardi” diventa il tormentone. Se vuoi ottenere il massimo dal metodo di gestione, devi concentrarti sui seguenti punti chiave.

Trova un equilibrio

La cosa più importante, e forse la più difficile, da ottenere con il MBWA è trovare un equilibrio. Il metodo richiede un uso sistematico e deve diventare parte della routine del manager. Il sistema non funziona in modo appropriato se lo si fa solo quando si ha tempo, perché questo può facilmente portare sulla strada dell’inazione. Il metodo dovrebbe diventare una cosa che si prende tempo per fare invece di considerarlo di seconda importanza.

Ma allo stesso tempo, non puoi iniziare a programmare le tue passeggiate o finirai per creare un sistema che i subordinati si aspettano. La gestione tramite passeggiate deve essere regolare (nel senso che avviene frequentemente), ma anche irregolare (nessun orario specifico per le “passeggiate”). Una buona idea è assicurarsi di andare in giro ogni giorno o ogni due giorni, e invece di farlo negli stessi giorni o alla stessa ora del giorno, scambiare la routine. Invece di camminare sempre intorno alla mensa, di tanto in tanto iniziate delle conversazioni al parcheggio e così via.

L’altro punto chiave da bilanciare sono le conversazioni intorno al lavoro e alla vita privata. Anche se l’attenzione dovrebbe essere focalizzata sull’uso dello stile per saperne di più sull’organizzazione e su come stanno andando i progetti, per esempio, non dovrebbe essere l’unica parte della storia. Si vuole anche usare lo stile per rafforzare l’atmosfera di lavoro e la motivazione dei dipendenti e una grande parte di questo può essere la cura della vita personale dei subordinati.

Grandi eventi della vita (matrimonio, nascita di un figlio, divorzio, ecc.) possono influenzare il modo in cui la persona lavora e stare in cima a questo può garantire di limitare i danni di queste questioni personali. Quindi, non concentrarsi solo sulle chiacchiere di lavoro, ma fare domande occasionali su argomenti non legati al lavoro. L’importante è mantenerlo informale ed evitare di diventare rumorosi. Non si vuole forzare nessuno in una situazione in cui sente il bisogno di parlare della propria vita privata, anche se non vuole.

In generale, è necessario creare una situazione in cui il MBWA è un metodo efficace e parte di una strategia di gestione globale e non una distrazione. La natura dello stile può causare disturbo, in quanto si sta effettivamente intervenendo nella giornata di lavoro programmata di qualcuno per prendere tempo per parlare di cose in modo non organizzato. Se lo fai troppo spesso, la capacità dei subordinati di eseguire il lavoro potrebbe risentirne.

Mantenere un linguaggio del corpo positivo

MBWA è costruito intorno alla comunicazione. Come manager, devi concentrarti sul miglioramento delle tue capacità di comunicazione – per diventare più bravo a far passare il tuo messaggio e ad ascoltare ciò che l’altra persona ha da dire. Dovresti assolutamente dare un’occhiata ai consigli di Julian Treasure per una comunicazione efficace dal TedTalk.

Ma la comunicazione non riguarda solo quanto sei bravo a parlare o ascoltare le altre persone; devi anche essere attento al linguaggio del corpo. Non parliamo solo con le parole e il tono, anche il nostro corpo racconta una storia. Capire il linguaggio del corpo è particolarmente importante per il MBWA perché si mette se stessi e gli altri in una situazione inaspettata – una situazione in cui leggere tra le righe può spesso essere la chiave per migliorare.

Come si può mantenere un linguaggio del corpo positivo? In primo luogo, è necessario rilassarsi. Se siete disinvolti nella situazione e la trattate come un’opportunità per fare una chiacchierata e non una conversazione formale, potete rendere la situazione meno scoraggiante. Assicurati che le conversazioni avvengano in spazi neutri (fuori dal tuo ufficio) e in un ambiente rilassato. Durante il pranzo è un buon esempio o mentre l’altra persona sta prendendo una tazza di caffè.

Osserva l’altra persona e impara a leggere il suo linguaggio del corpo. Non vuoi saltare su di loro quando sembrano chiaramente occupati. Controlla prima con domande come “Come va?” o “Oh, stai assemblando il nuovo prodotto?”. Se la persona diventa timida, cercate di diffondere la situazione con qualcosa di casuale (forse gli piace il calcio o avete appena sentito una buona notizia su un fornitore). Non portare avanti la conversazione se il linguaggio del corpo della persona è negativo. Andate avanti e tornate più tardi.

Focalizzatevi sul riconoscimento positivo

L’ultimo elemento per garantire un uso efficace del metodo è quello di usarlo per il riconoscimento positivo. Non si vuole apparire come un manager che è come un inquisitore che va in giro ad interrogare le persone. L’MBWA è un approccio per conoscere l’ambiente di lavoro e condividere un feedback positivo.

Utilizzare le conversazioni per condividere i successi, non i fallimenti. Fornite ai subordinati un feedback positivo e criticate solo quando la situazione lo richiede. Se incoraggi le persone con un feedback positivo, dai credito alle idee che senti e condividi le storie di successo con tutti, rafforzi la motivazione dei subordinati a lavorare sodo e a condividere le loro preoccupazioni e idee.

L’altro punto sul riconoscimento positivo riguarda l’inclusione. È fondamentale assicurarsi che le strategie MBWA includano tutti all’interno dell’organizzazione e che non ci sia una situazione in cui la direzione parla solo con alcune persone. Alcune persone saranno sempre più loquaci e aperte di altre, ma non puoi scegliere i preferiti come manager, specialmente quando si tratta di una strategia di ascolto delle opinioni.

Devi assicurarti che le voci di tutti siano ascoltate, anche quando potrebbero non condividerle apertamente. Inoltre, l’aspetto dell’inclusione significa anche che è necessario fornire un feedback positivo per tutti, non solo per alcune persone. È importante fornire a tutti messaggi positivi per mantenere un ambiente di lavoro positivo.

L’INFINE

La gestione a piedi è un altro metodo di gestione che dovresti considerare. È stato popolare, con piccole e grandi aziende che garantiscono per questa strategia. L’MBWA può aiutare a capire meglio cosa sta succedendo nell’organizzazione e a creare un ambiente di comunicazione autentica e aperta.

Può aiutare a creare una relazione più significativa tra la direzione e i subordinati, che può portare a migliorare l’efficienza organizzativa. Ma per beneficiare appieno del metodo, è necessario capire come implementarlo correttamente ed evitare le insidie di avere il management che se ne va in giro senza ottenere informazioni rilevanti o sapere come usarle.