Nel mercato degli affari moderno, si è condizionati a guardare verso il futuro. Lo siamo tutti. E questa è una cosa che può rendere più difficile navigare con successo nell’Affordable Care Act (ACA), perché non è sufficiente guardare al futuro quando si tratta della conformità all’ACA.
Per rispettare la legge, in molti casi è necessario anche guardare al passato per determinare l’idoneità ACA dei dipendenti.
L’accurata misurazione dell’idoneità è diventata sempre più importante perché le sanzioni dell’IRS possono ammontare a milioni di dollari. E, come abbiamo imparato nel nostro blog precedente, le sanzioni maturano mensilmente e possono accumularsi rapidamente per ogni anno in cui non si è in regola.
Quando la misurazione è necessaria
In base alle disposizioni di responsabilità condivisa del datore di lavoro dell’ACA, i grandi datori di lavoro devono offrire una copertura sanitaria che soddisfi i requisiti minimi essenziali (MEC) al 95% dei loro dipendenti a tempo pieno o essere esposti a possibili sanzioni. Sembra abbastanza facile, ma quando si tratta di ciò che costituisce un dipendente a tempo pieno, la risposta può sembrare abbastanza complicata.
Secondo la legge, un dipendente a tempo pieno è uno che ha una media di 30 o più ore di servizio a settimana o 130 ore al mese. Questo può essere un calcolo facile per i dipendenti che hanno un orario fisso. Ma per i dipendenti ad orario variabile, la misurazione dell’idoneità non è sempre così diretta.
Come datore di lavoro, la vostra azienda può determinare lo stato di tempo pieno dei vostri dipendenti contando le ore di servizio di ogni dipendente utilizzando uno dei due metodi di misurazione “equivalenti”: mensile e look-back. Oggi ci concentreremo sul metodo di misurazione look-back.
Che cos’è il metodo look-back?
Quando si usa il metodo look-back, un datore di lavoro “guarda indietro” alle precedenti ore di servizio per determinare lo stato a tempo pieno per un periodo di tempo futuro. Detto in un altro modo, il metodo look-back è un approccio per determinare lo stato a tempo pieno tracciando le ore dei dipendenti in un periodo di tempo stabilito e poi calcolando il numero medio di ore lavorate in quel periodo per determinare lo stato a tempo pieno.
Ci sono tre parti critiche per le misure look-back:
1. Periodo di misurazione
Il periodo di misurazione è il periodo per il quale il datore di lavoro “guarda indietro” alle ore storiche di servizio. Il periodo di misurazione può essere ovunque tra 3 e 12 mesi. I datori di lavoro possono scegliere la lunghezza del periodo di misurazione, purché sia conforme agli standard di misurazione minimi e massimi.
Ci sono due tipi di periodi di misurazione: Misurazione iniziale per i nuovi dipendenti e Misurazione standard per i dipendenti in corso.
Periodo di misurazione iniziale: Nuovi dipendenti
Per misurare l’idoneità dei nuovi assunti, è necessario considerare se il dipendente è ragionevolmente destinato a lavorare più di 30 ore alla settimana. In caso affermativo, al dipendente e ai suoi familiari a carico deve essere offerta la copertura entro 90 giorni dall’assunzione.
Se non può essere ragionevolmente determinato che il nuovo dipendente lavorerà più di 30 ore a settimana, allora il dipendente può essere classificato come dipendente a ore variabili. In questo caso, dovrai iniziare a tracciare le ore su base continuativa. Per i nuovi dipendenti a ore variabili e stagionali, puoi utilizzare un periodo di riferimento compreso tra 3 e 12 mesi che inizia in qualsiasi data tra il primo periodo di paga in cui vengono registrate le ore del dipendente e il primo giorno del primo mese successivo alla data di inizio. Se le ore del dipendente raggiungono o superano una media di 130 ore al mese nel periodo di misurazione iniziale, il dipendente sarà considerato “a tempo pieno” e quindi idoneo alla copertura per tutto il successivo periodo di stabilità, anche se le sue ore vengono ridotte durante il periodo di stabilità.
Periodo di misurazione standard: Dipendenti in corso
I periodi di misurazione standard sono usati per i dipendenti in corso, cioè un dipendente che ha lavorato un intero periodo di misurazione standard. In questo caso, i datori di lavoro devono letteralmente guardare indietro per fare la media delle ore di lavoro nel periodo di misurazione. Se il dipendente ha una media di 130 ore o più al mese, il dipendente è considerato a tempo pieno e idoneo per i benefici sotto l’ACA.
Mentre un datore di lavoro può avere diversi periodi di misurazione standard per diverse categorie di dipendenti (diverse categorie sono limitate a quelle descritte in 54.4980H-3(d)(1)(v)), i periodi di misurazione e la determinazione dell’idoneità devono essere fatti su una base uniforme e coerente per tutti i dipendenti nella stessa categoria.
Guardate un esempio.
Esempio: Diciamo che un datore di lavoro utilizza un periodo di misurazione standard di 12 mesi a partire dal 1 novembre 2018. Come tale, i dipendenti in corso sono misurati dal 1 novembre 2018 al 31 ottobre 2019 dell’anno successivo per determinare l’idoneità per l’inizio del 1 gennaio 2020, anno del piano.
Per calcolare le ore per i dipendenti in corso, si fa la media delle ore di lavoro nel periodo di riferimento. In questo esempio, il nostro dipendente ha lavorato un totale di 1.596 ore, con una media di 133 ore al mese.
Perché le ore lavorate sono superiori alle 130 ore richieste, il dipendente è considerato a tempo pieno e idoneo.
2. Periodo di attesa
La seconda parte della misurazione del look-back include un periodo di attesa amministrativa prima che i benefici sanitari siano implementati. Questo periodo non può essere più di 90 giorni ed è opzionale per i datori di lavoro.
Esempio: Dopo che i dipendenti sono stati misurati dal 1 novembre al 31 ottobre, l’azienda utilizza un periodo di attesa di 61 giorni (1 novembre – 31 dicembre). In questo lasso di tempo, il datore di lavoro estende le offerte di copertura agli individui identificati come a tempo pieno e lascia il tempo al dipendente di fare le selezioni dei benefici e iscriversi per la copertura effettiva il 1 gennaio.
3. Periodo di stabilità
La terza componente è un periodo di stabilità, il periodo di copertura “lock-in” per i dipendenti che sono determinati a essere a tempo pieno durante un periodo di misurazione iniziale o standard. Il periodo di stabilità non può essere più breve del periodo di misurazione e deve essere lungo da 6 a 12 mesi. Spesso, è la stessa lunghezza del periodo di misurazione.
È importante notare che se le ore del dipendente soddisfano o superano la media del tempo pieno (130 ore al mese) per tutta la durata del periodo di misurazione, sarà considerato un dipendente ACA “a tempo pieno” e quindi idoneo per la copertura durante il successivo periodo di stabilità – anche se le sue ore sono ridotte durante il periodo di stabilità.
Esempio: Poiché la nostra dipendente di esempio ha lavorato un numero medio di ore superiore a 130, le devono essere offerti benefici per il periodo di stabilità del 1 gennaio 2020 – 31 dicembre 2020.
Punti finali di considerazione
Prima di chiudere, ecco un paio di considerazioni finali sui metodi di misurazione del look-back.
L’IRS ha dichiarato che il metodo di misurazione del look-back non può essere usato per il calcolo del numero di dipendenti a tempo pieno al fine di determinare lo status di Applicable Large Employer. Questi metodi di calcolo possono essere trovati sul sito web dell’IRS. Invece può essere usato solo per determinare:
- A chi il datore di lavoro deve offrire una copertura minima essenziale per evitare un pagamento di responsabilità condivisa dal datore di lavoro; e
- L’ammontare di qualsiasi potenziale responsabilità per un pagamento di responsabilità condivisa dal datore di lavoro.
Come Health e(fx) può aiutare
Mentre tutto questo può sembrare complicato, Health e(fx) può aiutarvi a semplificare il processo del metodo di misurazione del look-back attraverso le nostre Health e(fx) Employer Solutions.
Health e(fx) Enterprise™ traccia tutte le ore di servizio lavorate per tutti i dipendenti all’interno della vostra organizzazione e automatizza le misurazioni del look-back per le vostre popolazioni di dipendenti, sia per i dipendenti in corso che per i nuovi. Vi forniamo un rapporto che dettaglia il numero medio di ore lavorate nel corso di un periodo di misurazione standard e lo stato di idoneità risultante per ogni dipendente della vostra organizzazione. Il risultato è una soluzione che vi dà una comprensione accurata delle considerazioni di look-back della vostra azienda, quando ne avete bisogno. Così puoi continuare a guardare avanti per il tuo business.